Apa itu perencanaan strategis TI?

Kurangnya kejelasan tentang hasil bisnis berkontribusi terhadap 43% keterlambatan proyek TI, sementara jadwal yang tidak realistis menyumbang 42% keterlambatan, menurut survei Boston Consulting Group tahun 2024. Secara keseluruhan, hampir setengah dari eksekutif C-suite mengatakan bahwa setidaknya 30% proyek TI baru mereka gagal memenuhi ekspektasi anggaran atau jadwal.

Salah satu alasannya adalah bahwa perusahaan mungkin mengambil proyek baru tanpa sepenuhnya memeriksa ruang lingkup atau biaya mereka. Karena bisnis mengalokasikan rata-rata 5,5% dari anggaran tahunan mereka untuk investasi teknologi, konsekuensi keuangan dari operasi TI yang dibatalkan dapat dengan cepat bertambah, sehingga mengganggu kesehatan fiskal perusahaan. 

Perencanaan strategis TI adalah salah satu faktor terbesar yang menentukan apakah proyek TI baru mencapai kesuksesan jangka panjang. Rencana strategis yang efektif dapat menyaring prioritas utama perusahaan menjadi inisiatif yang dapat ditindaklanjuti dan menilai terlebih dahulu bagaimana proyek baru dapat berkontribusi secara bermakna kepada mereka. 

Selain pertimbangan anggaran, proses perencanaan strategis juga membantu para pemangku kepentingan untuk menyatukan sekumpulan tujuan bisnis bersama. Mereka dapat meningkatkan akuntabilitas dengan merencanakan ekspektasi, jadwal, dan tolok ukur yang jelas bagi tim untuk melacak kemajuan. Rencana strategis TI yang efektif juga mempertimbangkan berbagai topik seperti keamanan siber, infrastruktur TI, alokasi sumber daya, dan manajemen risiko. 

Misalnya, perusahaan mungkin memutuskan untuk: 

• Mengurangi pengeluaran perangkat kerasnya untuk mengakomodasi kontrak baru yang menawarkan komputasi melalui cloud 

• Berinvestasi dalam alat enkripsi yang tangguh untuk menanggapi peningkatan ancaman keamanan siber 

• Memprioritaskan teknologi canggih seperti machine learning, jaringan edge, dan komputasi quantum untuk mencapai keunggulan kompetitif

Ketika keputusan ini dibuat dalam fase perencanaan, organisasi memiliki kesempatan untuk memperdebatkan utilitas dan skalabilitas mereka serta membuat kerangka kerja untuk mengukur dampaknya. 

Perencanaan strategis TI adalah proses berkelanjutan yang melibatkan banyak pemangku kepentingan, termasuk kepemimpinan eksekutif, tim TI, pemimpin unit bisnis, vendor, dan pelanggan. Perusahaan mungkin melakukan sesi perencanaan strategi setiap tahun atau setiap beberapa tahun sekali, di samping ulasan triwulanan atau bulanan yang cakupannya lebih sempit.  

Namun, perusahaan dapat mengevaluasi kembali rencana TI mereka kapan saja dalam menanggapi perubahan pasar, tolok ukur kinerja, dan pertimbangan lainnya. Dari awal hingga akhir, proses perencanaan biasanya memakan waktu antara tiga hingga enam bulan, meskipun jangka waktu tersebut dapat bervariasi tergantung pada organisasi. 

Chief Information Officer (CIO) atau Chief Technology Officer (CTO) sering menjadi ujung tombak proses perencanaan strategis. Manajer proyek kemudian ditugaskan untuk melaksanakan tujuan strategis rencana dan melaporkan kemajuan tim mereka. 

Pemimpin TI sering merujuk pada empat pilar yang umumnya merupakan bagian dari setiap proses perencanaan strategis TI.

Perusahaan mungkin mengidentifikasi bagaimana inisiatif dan proses TI dapat membantu mendorong pertumbuhan, efisiensi, dan nilai bisnis. Penyelarasan melibatkan pembukaan jalur komunikasi yang jelas antara unit dan mengubah kebutuhan bersama menjadi strategi yang dapat ditindaklanjuti yang dapat dikerjakan oleh setiap tim.

Proses ini membantu mengatasi masalah umum, di mana tim TI merasa bahwa unit bisnis lain tidak sepenuhnya memahami proses pengambilan keputusan mereka. Pada gilirannya, divisi nonteknologi merasa bahwa mereka tidak memiliki sumber daya dan alat teknologi yang tepat untuk memenuhi kebutuhan mereka.

Setelah tim menjembatani kesenjangan komunikasi dan menyelaraskan prioritas bersama, mereka sering kali menguraikan langkah-langkah nyata yang akan mereka ambil untuk mencapai tujuan tersebut.

Tujuan ini melibatkan penugasan tanggung jawab kepada kelompok yang berbeda dan menyusun jadwal dan alur kerja untuk tonggak utama. Misalnya, langkah satu dapat diselesaikan dalam dua bulan, langkah dua dalam enam bulan, dan langkah tiga dalam 12 bulan. Selain itu, proses ini melibatkan identifikasi data dan metrik yang dapat digunakan untuk mengukur kemajuan. Peta jalan sering kali menyoroti potensi saling ketergantungan di antara tim, membantu mengidentifikasi di mana kolaborasi atau urutan sangat penting.  

Tujuan ini melibatkan penilaian anggaran, staf, dan infrastruktur saat ini departemen TI dan mengoptimalkan ketiganya. Bisnis mungkin perlu untuk menskalakan kembali investasi teknologi di satu area untuk mengakomodasi ekspansi di area lain. Langkah ini tumpang tindih dengan manajemen portofolio strategis atau proses umum mengoptimalkan sumber daya dan pendanaan perusahaan. 

Misalnya, sebuah perusahaan mungkin:  

•  Menunda transisi ke operasi baru jika rencana strategis menunjukkan bahwa perubahan ini berada di luar cakupan anggaran tahunannya

• Mencoba rangkaian perangkat lunak sumber terbuka yang terjangkau daripada memperbarui paket mahal dari penyedia pihak ketiga 

• Memperbarui laptop mantan karyawan alih-alih membeli perangkat keras yang belum dibuka untuk karyawan baru 

Saat menyusun rencana tindakan TI, perusahaan sering kali mengantisipasi hambatan potensial dan menyertakan tindakan darurat sehingga para pemimpin bisnis mengetahui cara menanggapi situasi yang tidak terduga. Setelah mengidentifikasi kemungkinan risiko, pemimpin TI dapat mengevaluasi kemungkinan terjadinya skenario tertentu—dan memperkirakan seberapa parah kemunduran tersebut akan memengaruhi hasil bisnis. 

Potensi risiko meliputi:  

• Kerentanan keamanan siber dan hambatan peraturan 

• Peningkatan biaya pemeliharaan dan beban kerja yang berlebihan 

• Gangguan layanan dan kekurangan sumber daya 

• Gangguan pasar dan tantangan dari pesaing 

Selain mengidentifikasi ancaman, penilaian risiko mungkin juga mempertimbangkan biaya untuk tidak bertindak. Misalnya, menerapkan sistem otomatisasi didukung AI yang baru mungkin mahal dan memakan waktu dalam jangka pendek, tetapi mengarah pada peningkatan produktivitas dan profitabilitas yang signifikan dalam jangka panjang.  

Perusahaan juga dapat menggunakan perencanaan skenario—sebuah metode untuk menjelajahi hasil bisnis pada masa depan dan menyusun rencana tentang cara menanganinya—untuk melindungi diri mereka sendiri dari ketidakpastian. Salah satu pendekatan yang disebut pemodelan simulasi menggunakan model kuantitatif untuk meniru proses kehidupan nyata, seperti manajemen rantai pasokan atau lalu lintas jaringan, yang memungkinkan organisasi untuk menguji keputusan strategis sebelum diimplementasikan.

Organisasi semakin bergantung pada strategi simulasi yang lebih canggih. Beberapa strategi ini termasuk kembaran digital (membangun replika digital dari aset fisik) dan analitik prediktif (menggabungkan machine learning, pemodelan statistik, dan penggalian data). Intinya adalah untuk mencapai prakiraan mendalam yang lebih andal.

Dokumen rencana strategis TI adalah cetak biru fisik yang menunjukkan bagaimana organisasi menjalankan strategi TI dan langkah-langkah yang diperlukan untuk mencapai tujuan strategisnya. Ini membantu mengubah visi strategis perusahaan menjadi garis besar konkret yang dapat diikuti oleh setiap tim. Tim dapat menggunakannya untuk membantu memastikan bahwa keputusan mereka sesuai dengan tujuan organisasi yang tercantum dalam dokumen. 

Perusahaan sering kali menggunakan templat rencana strategis TI—baik yang bersumber dari konsultan maupun yang dikembangkan sendiri—untuk memulai prosesnya. Menggunakan dokumen standar dapat membantu memastikan bahwa organisasi tidak mengabaikan kebutuhan atau perspektif bisnis utama. Banyak perusahaan menemukan bahwa menggunakan alat manajemen proyek online seperti Trello, Miro, Asana, atau Jira dapat membantu merampingkan proses penyusunan. 

Meskipun bagiannya bervariasi tergantung pada ruang lingkup rencana, komponen umum meliputi: 

Ringkasan eksekutif: Tinjauan tingkat tinggi tentang tujuan perusahaan dan bagaimana departemen TI dapat membantu mencapainya. 

Kemampuan TI saat ini: Mempertimbangkan sumber daya, kekuatan, dan ketidakefisienan departemen TI saat ini. 

Penyelarasan tujuan bisnis: Menunjukkan bagaimana strategi TI perusahaan terhubung dengan misi dan prioritas bisnis yang lebih besar. 

Analisis SWOT: Mengidentifikasi kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman internal dan eksternal yang dapat memengaruhi kinerja TI. 

Peta jalan TI: Terdiri dari rencana langkah demi langkah terperinci tentang cara mencapai tujuan TI perusahaan, dan mencakup tonggak, metrik, dan jadwal spesifik untuk setiap tujuan. 

Pertimbangan anggaran: Menetapkan anggaran untuk berbagai program TI dan menganalisis bagaimana TI sesuai dengan keuangan perusahaan secara keseluruhan. 

Persyaratan sumber daya: Memperkirakan sumber daya yang dibutuhkan perusahaan untuk berhasil menjalankan strategi TI, termasuk komputasi, personel, dan pelatihan. Juga dikenal sebagai perencanaan kapasitas. 

Strategi data: Menjelaskan bagaimana data harus dikumpulkan, dikelola, dan diatur di seluruh organisasi untuk mendukung pengambilan keputusan strategis. Mempertimbangkan kualitas data, garis keturunan (melacak alur data dari waktu ke waktu) dan kepatuhan (menyelaraskan manajemen data dengan persyaratan peraturan, standar industri, dan kebijakan internal). 

Penilaian risiko: Membantu memastikan bahwa tujuan TI mematuhi kerangka kerja tata kelola, kepatuhan, dan keamanan perusahaan. Penilaian ini juga membantu tim menyusun rencana mitigasi untuk mempersiapkan potensi ancaman. 

Indikator kinerja utama (KPI) adalah pengukuran kinerja yang dapat diukur yang dapat digunakan untuk menilai seberapa baik kinerja alat atau inisiatif tertentu. KPI dapat membantu perusahaan menyusun strategi bisnis berbasis bukti yang mencerminkan data.

Contohnya antara lain:

Perusahaan menggunakan berbagai metodologi untuk menyusun rencana strategis TI, bergantung pada ukuran, sistem tata kelola, dan pertimbangan lainnya. Berikut adalah salah satu struktur yang mungkin digunakan perusahaan sebagai titik awal untuk menyusun rencana mereka sendiri.  

Mulailah dengan meninjau faktor tingkat tinggi, termasuk jalur penjualan, target dan rencana pertumbuhan, akuisisi, kemitraan, dan merger.  

Perusahaan mungkin mencoba mencari jalan tengah antara garis waktu yang terlalu luas dan tidak jelas, serta garis waktu yang terlalu sempit dan tidak fleksibel. 

Pertemuan dengan tim tertentu dapat membantu mengidentifikasi pola dan pengalaman bersama yang dapat diprioritaskan dalam rencana akhir. Karena organisasi sering kali mengandalkan platform dan layanan pihak ketiga, vendor dan mitra eksternal biasanya juga menjadi bagian dari proses ini.  

Para pemangku kepentingan dapat memberikan insight tentang kompleksitas integrasi organisasi, yang menjelaskan betapa sulitnya menghubungkan layanan baru ke sistem yang ada. Mereka juga dapat menawarkan informasi tentang ketergantungan sistem—kapan satu layanan bergantung pada layanan lain agar berfungsi dengan baik. Percakapan ini juga dapat membantu organisasi menilai kesesuaian vendor, atau sejauh mana kemitraan tertentu selaras dengan tujuan bisnis jangka panjang perusahaan.  

Menyampaikan tujuan dan pentingnya strategi TI Anda—dan bagaimana dampaknya terhadap setiap departemen dan fungsinya—dapat memastikan bahwa tidak ada area bisnis yang terkotak-kotak atau diabaikan. Langkah ini sangat penting untuk mendorong penyelarasan lintas fungsi. 

Meninjau keadaan infrastruktur perusahaan saat ini dapat membantu mengidentifikasi tantangan yang ada. Sebagai contoh, sebuah bisnis mungkin berencana untuk memperluas kontrak perangkat lunak namun ternyata karyawannya lebih memilih untuk menggunakan aplikasi yang berbeda. 

Setiap perubahan biasanya ditinjau dari sudut pandang tata kelola untuk membantu memastikan bahwa perubahan tersebut mematuhi standar keamanan siber dan persyaratan hukum perusahaan. 

Tim yang mengembangkan rencana strategis TI harus menghadapi tantangan berikut:

Perencanaan strategis TI sering kali merupakan proses yang lambat, mahal, dan disengaja. Hal ini memerlukan input dari berbagai pemangku kepentingan serta analisis data dan penelitian yang mendalam. Jika perusahaan membutuhkan waktu terlalu lama untuk merancang strategi, hal itu dapat membatasi kemampuan mereka untuk berubah dengan cepat dan menanggapi peristiwa yang berkembang. 

Perusahaan riset Gartner memperkirakan pengeluaran TI akan tumbuh hampir 8% pada tahun 2025. Faktor utama yang mendorong pengeluaran TI termasuk peningkatan masalah keamanan, pertumbuhan karyawan, dan kebutuhan untuk meningkatkan infrastruktur yang usang, menurut jaringan profesional TI Spiceworks. Dengan adanya semua kendala ini, organisasi TI mungkin akan kesulitan untuk bereksperimen dengan teknologi baru dan berinovasi di luar kebutuhan inti.

Perencanaan strategis TI membutuhkan banyak kompromi antara para pemangku kepentingan yang, meskipun bekerja untuk mencapai tujuan bisnis yang sama, memiliki keahlian dan prioritas masing-masing. Rencana strategis TI yang efektif dapat menyampaikan bagaimana inisiatif baru dapat memberikan manfaat pada semua area bisnis, membantu memastikan bahwa setiap tim merasa terwakili. 

Meskipun berakar pada bukti dan tren historis, rencana strategis TI pasti membutuhkan proyeksi hingga tingkatan tertentu. Teknologi yang mengganggu, pesaing baru, atau ancaman keamanan siber baru dapat muncul secara tak terduga dan mengacaukan rencana yang ada. Strategi TI sering mengantisipasi ketidakpastian ini dengan mengadopsi struktur tangkas dan fleksibel yang memungkinkan tim untuk mengubah arah bila diperlukan. 

Teknologi yang muncul memberikan tantangan yang signifikan, namun juga menghadirkan peluang baru bagi perusahaan dan tim TI yang bersedia menerimanya. Perusahaan mungkin mempertimbangkan untuk memasukkan transformasi digital ke dalam kerangka kerja perencanaan strategis mereka untuk mendorong inovasi, ketangkasan, dan nilai bisnis jangka panjang. 

Tren teknologi yang muncul dan berkembang meliputi:

Internet of Things (IoT) atau jaringan perangkat yang terhubung ke internet dapat memberikan data real-time yang mendalam, memberi perusahaan pemahaman yang lebih dalam tentang kinerja berbagai layanan.

Perusahaan telah memasukkan perangkat IoT ke dalam alur kerja mereka setidaknya selama dua dekade. Namun demikian, jaringan 5G, satelit orbit Bumi rendah (LEO), Wi-Fi 7, dan terobosan lainnya telah mempercepat adopsi di seluruh industri manufaktur, perawatan kesehatan, retail, dan industi lainnya. AI semakin memungkinkan perusahaan untuk menganalisis tren data di seluruh perangkat yang terhubung, sementara komputasi tepi—atau memproses data pada atau di dekat perangkat—dapat membantu memberikan insight yang lebih cepat dan lebih tepat. 

Agen yang didukung AI dapat mempercepat alur kerja dengan mengotomatiskan tugas berulang. Otomatisasi ini memungkinkan tim TI untuk berfokus pada tingkat pekerjaan yang lebih tinggi.

Dalam rentang waktu hanya enam bulan pada tahun 2024, penggunaan AI oleh organisasi untuk TI melonjak dari 27% menjadi 36%, yang merupakan peningkatan terbesar dari setiap fungsi bisnis, menurut McKinsey.  Selain itu, platform manajemen kerja Asana menemukan bahwa lebih dari tiga perempat pemimpin TI meyakini bahwa mereka akan ditugaskan untuk memimpin transformasi AI di dalam perusahaan mereka. Temuan ini menunjukkan bahwa AI adalah prioritas yang berkembang bagi mereka.

Adopsi cloud dan hybrid terus berkembang, sebagian karena teknologi ini dapat membantu perusahaan mengoptimalkan penggunaan sumber daya mereka dan merespons kebutuhan klien dengan lebih cepat.

Meskipun kerangka kerja cloud bukanlah hal baru, inovasi seperti machine learning dan komputasi nirserver (model yang memungkinkan pengembang untuk menerapkan aplikasi tanpa perlu mengelola server tempat aplikasi berjalan) telah membantu membuat pendekatan cloud lebih efisien, dapat disesuaikan, dan responsif untuk beberapa perusahaan dibandingkan dengan infrastruktur on premises. Sebagai contoh, perusahaan dapat membayar penyimpanan data berdasarkan penggunaan daripada membangun dan memelihara pusat data mereka sendiri.

TI berkelanjutan mengacu pada proses meminimalkan dampak sistem TI perusahaan terhadap lingkungan menggunakan teknologi hijau.

Menurut perusahaan konsultan Capgemini, meskipun separuh dari organisasi telah menyusun strategi keberlanjutan, hanya 18% dari rencana tersebut yang memiliki tujuan dan jadwal spesifik tentang cara mencapai tonggak terkait lingkungan. Rencana strategis TI dapat membantu mengatasi perbedaan ini dengan mendorong perusahaan untuk menghasilkan metrik nyata untuk melacak penggunaan energi mereka sekaligus mempertahankan tujuan bisnis. 

Pada beberapa tahun mendatang, tim TI kemungkinan akan menggunakan model dasar dunia. Alat ini adalah model AI yang mengkhususkan diri dalam fisika dan kesadaran spasial untuk membantu mengumpulkan insight dari data digital untuk digunakan dalam perangkat dan aplikasi dunia nyata.

Sebagai contoh, sebuah perusahaan yang bergerak di bidang kemudi otonom dapat membuat replika digital dari mobil swakemudinya untuk melakukan eksperimen digital sebelum mengujinya di jalan sungguhan. Rencana strategis TI dapat mencakup program percontohan yang menjelajahi bagaimana kecerdasan spasial dapat digunakan untuk mengembangkan produk baru atau merampingkan operasi. 

Beberapa tim TI meletakkan dasar untuk komputer yang menggunakan prinsip fisika quantum untuk melakukan operasi jauh lebih cepat daripada komputer klasik. Meskipun saat ini komputer quantum sebagian besar beroperasi dalam konteks eksperimental, beberapa ilmuwan komputer percaya bahwa mereka mungkin digunakan untuk aplikasi praktis dalam beberapa tahun ke depan. Perkembangan ini memiliki potensi untuk merombak departemen TI, memimpin perusahaan untuk mengembangkan kerangka kerja keamanan baru yang melindungi jaringan dari munculnya ancaman siber yang ditimbulkan komputer quantum.