Membangun proses rekrutmen yang efisien dan efektif, terutama yang relevan di pasar kerja yang ketat atau kompetitif. Menurut Kamar Dagang AS (tautan berada di luar ibm.com), ada lebih dari 10 juta lowongan pekerjaan pada musim semi 2023, tetapi hanya 5,7 juta pekerja yang menganggur di AS. Hal ini menempatkan pekerja pada posisi yang menguntungkan, memungkinkan mereka untuk bernegosiasi untuk mendapatkan gaji yang lebih tinggi, tunjangan yang lebih baik, dan kondisi yang menciptakan keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi yang lebih baik.

Untuk mencapai tujuan perekrutan, perusahaan mengevaluasi kembali proses perekrutan mereka—mengidentifikasi inefisiensi dan peluang di mana kecerdasan buatan (AI) dan otomatisasi dapat membuat proses lebih menarik bagi kandidat dan karyawan.

Perekrutan adalah proses menarik dan merekrut kandidat yang memenuhi syarat untuk mengisi peran dalam suatu organisasi. Alur kerja langkah demi langkah ini bersifat komprehensif—mulai dari mengidentifikasi keterampilan yang dibutuhkan hingga orientasi karyawan baru. Proses perekrutan pada akhirnya dirancang untuk menjadikan perekrutan lebih efisien, hemat biaya, terukur, dan selaras dengan tujuan perusahaan dan persyaratan hukum.

Selain mengisi peran dan memenuhi kebutuhan tenaga kerja, strategi perekrutan saat ini bertujuan untuk memberikan pengalaman kandidat yang positif. Tim sumber daya manusia (SDM) melakukan hal ini dengan menyoroti budaya perusahaan yang terbaik dan menggunakan teknologi untuk membuat proses pengajuan lamaran menjadi lebih efisien. Dalam lingkungan yang mendukung pencari kerja, data dan AI dapat memberikan keunggulan kompetitif bagi perusahaan dengan memberikan pemahaman yang lebih baik tentang jenis pekerja yang mereka butuhkan dan cara menarik mereka dengan lebih baik.

Membangun proses perekrutan yang lebih baik dimulai dengan menentukan strategi rekrutmen. Berikut adalah beberapa tahapan utama bisnis yang sering termasuk:

• Menilai kebutuhan perekrutan Anda: Langkah pertama dalam proses rekrutmen yang efektif adalah memahami apa yang dibutuhkan oleh organisasi. Perusahaan akan mengidentifikasi kesenjangan keterampilan, lowongan utama dan area di mana kekurangan staf mempengaruhi layanan dan kinerja. Hal ini termasuk meninjau semua posisi yang terbuka, bagaimana karyawan yang ada saat ini mengisi kebutuhan tersebut dan bagaimana karyawan baru dapat melengkapi tim dengan sebaik-baiknya.
• Menentukan pendekatan perekrutan: Apakah Anda akan merekrut secara internal, menggunakan perekrut atau menggunakan tim konsultan untuk mengarahkan perekrutan di organisasi Anda? Saat membuat rencana rekrutmen, organisasi sering kali membentuk tim perekrutan yang terdiri dari para pemangku kepentingan yang memimpin interaksi dengan para pencari kerja.
• Membuat deskripsi pekerjaan: Jabatan dan deskripsi pekerjaan yang terperinci membantu mengidentifikasi kandidat yang tepat untuk peran tersebut dan harus dibuat dengan hati-hati. Pilihan kata secara tidak sengaja dapat mengungkapkan bias, seperti menggunakan istilah seperti 'bercukur bersih' alih-alih 'penampilan dan pakaian profesional'. Rincian deskripsi pekerjaan dapat mencakup:
  • Judul
  • Peran
  • Tanggung jawab
  • Kualifikasi minimum
  • Lokasi
  • Apakah itu di lokasi/hybrid/jarak jauh
  • Manfaat
• Posting lowongan pekerjaan: Pada tahap ini, penting untuk memberi tahu orang-orang, terutama mereka yang berada di dalam industri Anda, tentang adanya lowongan tersebut. Ini bisa termasuk memposting posisi secara internal, ke papan lowongan kerja, melalui media sosial, dll. Tujuannya adalahmenargetkan orang-orang yang paling mungkin menjadi kandidat terbaik untuk meningkatkan kualitas kumpulan talenta dan lebih cepat mengidentifikasi kandidat terbaik.
• Tinjau lamaran dan resume: Baik secara manual atau menggunakan sistem pelacakan pelamar (ATS), perusahaan Anda harus meninjau pelamar dan mengerucutkannya menjadi kandidat-kandidat terbaik. Organisasi sering kali tidak hanya mempertimbangkan keterampilan, tetapi juga bagaimana berbagai kandidat menyelaraskan diri dengan tujuan perusahaan dan metrik keragaman, kesetaraan dan inklusi (DEI). Alat AI prediktif dapat digunakan untuk membuat profil kandidat ideal yang dapat Anda bandingkan dengan kandidat teratas, dan selanjutnya menargetkan mereka yang paling cocok.
• Lakukan penyaringan melalui telepon: Setelah kandidat papan atas diidentifikasi, jadwalkan percakapan telepon untuk mengetahui pengalaman dan kualifikasi mereka. Hal ini dapat ditangani oleh staf SDM atau anggota tim perekrutan.
• Melakukan wawancara: Setelah memilih dua atau tiga kandidat teratas, organisasi dapat menjadwalkan wawancara tatap muka atau video untuk menilai talenta yang tepat. Anggota tim perekrutan atau mereka yang akan langsung mengelola perekrutan harus hadir pada wawancara kerja.
• Memilih kandidat: Berbagai pemangku kepentingan yang terlibat dalam proses wawancara harus dilibatkan dalam pemilihan kandidat akhir. Langkah ini dapat mencakup memeriksa kandidat lowongan dengan memeriksa referensi dan melakukan pemeriksaan latar belakang.
• Buatlah tawaran pekerjaan: Selanjutnya, kirimkan surat penawaran, termasuk detail penting tentang peran, tanggal mulai, ketentuan kerja, jam kerja, dan kompensasi.
• Mulailah orientasi: Ini termasuk pelatihan dan penyediaan alat dan teknologi untuk melakukan pekerjaan, serta memastikan karyawan baru bertemu dengan sesama staf. Proses orientasi satu per satu bisa memakan waktu, sehingga banyak perusahaan beralih ke alat bantu otomatisasi dan AI untuk menyediakan sistem yang lebih efisien bagi karyawan dan membantu pelatihan.
• Meninjau, merevisi atau memposting ulang: Dengan menggunakan platform dan analitik ATS, tinjau berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mengisi posisi, jumlah pelamar, dan data lainnya untuk menyesuaikan proses agar lebih efisien. Jika suatu saat kandidat teratas menolak tawaran, ini bisa menjadi kesempatan Anda untuk memahami apa yang salah, memberikan tawaran kepada kandidat lain, atau menyesuaikan lowongan pekerjaan untuk putaran wawancara berikutnya.

Mari kita rumuskan kembali proses perekrutan. Jika Anda merancang proses perekrutan untuk perusahaan baru, pada bagian mana Anda akan menerapkan AI dan otomatisasi untuk mencari dan mendapatkan talenta terbaik?

Apakah tujuannya untuk mengurangi biaya dan waktu yang diperlukan untuk merekrut karyawan baru atau sekadar menciptakan tempat kerja yang lebih beragam, proses perekrutan yang dirancang dengan baik memiliki banyak keuntungan, termasuk yang berikut ini:

• Menurunkan biaya perekrutan: Strategi akuisisi talenta yang sukses merampingkan proses perekrutan, membuatnya lebih cepat dan lebih hemat biaya. Dengan menargetkan talenta terbaik dengan cara yang proaktif, hal ini akan meningkatkan kemungkinan mereka akan melamar dan perusahaan akan mendapatkan kompetensi yang dibutuhkan untuk beroperasi secara efektif.
• Menarik talenta terbaik: Survei oleh Robert Half tahun 2021 (tautan berada di luar ibm.com) menemukan bahwa 62% profesional kehilangan minat terhadap suatu pekerjaan jika mereka tidak mendapat kabar dari perusahaan dalam waktu dua minggu. Memiliki proses perekrutan yang efisien akan meningkatkan pengalaman kandidat dan memastikan Anda tidak membuat talenta terbaik merasa bahwa mereka sedang digantung.
• Meningkatkan produktivitas SDM: Lebih sedikit waktu yang dihabiskan untuk proses seleksi sehingga tim SDM memiliki lebih banyak waktu untuk berinvestasi dalam pelatihan, pengembangan karyawan, dan inisiatif budaya perusahaan.
• Memastikan keterampilan sesuai dengan tujuan bisnis: Perusahaan dapat meningkatkan kualitas deskripsi pekerjaan, meningkatkan kemungkinan memilih kandidat yang tepat dan membantu memastikan retensi ketika mereka melakukan pekerjaan untuk memahami sepenuhnya keterampilan yang mereka butuhkan dan tujuan bisnis yang harus dicapai oleh posisi tersebut. Analitik dan AI adalah alat yang berharga di sini yang menunjukkan kepada perusahaan kesenjangan keterampilan yang mungkin mereka lewatkan.
• Memenuhi persyaratan kepatuhan dan internal: Strategi perekrutan memastikan praktik terbaik diikuti dan persyaratan peraturan dipenuhi, mulai dari melindungi data pelamar hingga kesempatan yang sama dan inisiatif DEI.
• Mengatasi masalah dalam proses dengan lebih cepat: Ketika Anda memiliki pendekatan yang komprehensif terhadap rekrutmen berdasarkan pengumpulan dan analisis data, akan lebih mudah untuk melihat keberhasilan dan kegagalan dan pada akhirnya membuat keputusan perekrutan yang lebih baik.

Mengembangkan dan menyempurnakan proses perekrutan adalah tugas yang berkelanjutan, terutama dalam perubahan pasar kerja. Berikut ini adalah beberapa cara organisasi dapat meningkatkan kemampuan mereka untuk menarik talenta secara efisien:

• Memanfaatkan reputasi merek: Talenta terbaik umumnya tertarik pada perusahaan yang berinvestasi dalam pengalaman karyawan dan mempertahankan citra perusahaan yang positif. Saat berbicara dengan kandidat potensial, berikan detail tentang retensi pekerja, kepuasan karyawan, dan inisiatif layanan masyarakat, jika sesuai, untuk menyoroti tunjangan di tempat kerja.
• Memberikan insentif: Pertimbangkan tunjangan apa yang dapat ditawarkan di atas gaji pokok, seperti bonus penandatanganan. Selain itu, merupakan ide yang bagus untuk membuat program rujukan karyawan. Putuskan bagaimana dan kapan insentif ini harus digunakan dan apakah SDM atau manajer perekrutan memiliki keputusan ini.
• Mengalihdayakan atau menggunakan konsultan: Tentukan apakah perekrutan yang dilakukan secara internal lebih efektif daripada melalui perekrut dan konsultan pihak ketiga. Ini mungkin pilihan organisasi atau situasional, berdasarkan posisi tertentu.
• Memprioritaskan kandidat internal atau eksternal: Putuskan apakah akan memprioritaskan perekrutan dari dalam organisasi atau mencari dari luar untuk membawa perspektif baru.
• Menargetkan lowongan pekerjaan: Lakukan penelitian mengenai metode dan platform terbaik yang dapat digunakan untuk menjangkau kandidat terbaik. Ini dapat mencakup saluran online seperti LinkedIn atau outlet khusus industri.
• Menggunakan alat bantu canggih: Tentukan peran yang akan dimainkan oleh teknologi seperti otomatisasi dan AI dalam perekrutan, seleksi kandidat, dan orientasi. Pertimbangkan bagaimana alat ini dapat membantu mengurangi bias, meningkatkan efisiensi, dan meningkatkan pengalaman karyawan.

Teknologi dan data dapat membantu mengoptimalkan proses rekrutmen dengan membuat informasi kandidat utama tersedia selama proses perekrutan dan merampingkan alur kerja. Alat yang umum digunakan meliputi:

• Sistem pelacakan pelamar (ATS): ATS menyediakan berbagai kemampuan untuk melacak data kandidat dan mengotomatiskan tugas-tugas langsung, mulai dari memposting daftar lowongan pekerjaan hingga menyaring resume hingga menemukan pelamar yang paling memenuhi syarat.
• Analisis data yang komprehensif: Sistem analisis data dapat menunjukkan kepada tim SDM berapa banyak orang yang melamar suatu pekerjaan, berapa banyak orang yang diwawancarai, dan dari mana kandidat terbaik berasal. Mengambil insight tersebut dan menganalisis proses dengan setiap perekrutan akan membantu meningkatkan proses perekrutan secara keseluruhan.

Alat baru lainnya didukung oleh AI untuk memberikan kemampuan baru dan insight yang lebih dalam. Berikut ini adalah beberapa alat bantu utama:

• Pembelajaran mesin (machine learning atau ML): Cara terbaik untuk meningkatkan proses perekrutan perusahaan adalah dengan menilai apa yang berhasil dan apa yang tidak. Namun demikian, banyak departemen SDM tidak memiliki waktu dan sumber daya untuk menjalankan analitik dan menilai data perekrutan historis. Di sini, machine learning dapat sangat bernilai dalam memberikan insight tentang data perekrutan di seluruh aplikasi untuk memberdayakan pengambilan keputusan yang lebih baik.
• Otomatisasi berbasis AI: Mengotomatiskan proses orientasi telah menghemat berjam-jam pekerjaan manual departemen SDM dalam beberapa tahun terakhir, sehingga prosesnya menjadi lebih efisien. AI dapat membantu membuat proses orientasi lebih personal. Anggota tim yang baru bergabung dipandu melalui orientasi dengan alat yang didukung oleh pemrosesan bahasa alami dan AI adaptif.
• AI Prediktif: AI saat ini digunakan tidak hanya untuk membuat profil kandidat yang ideal dan menilai kebutuhan talenta di masa depan, tetapi juga untuk memberikan insight yang lebih mendalam mengenai kinerja karyawan dan memandu keputusan kompensasi yang adil dan berbasis industri dengan lebih baik.

Perekrutan kandidat melibatkan bolak-balik tanpa henti dengan manajer perekrutan, pelacakan manual dan spreadsheet, dan penggunaan beberapa alat di berbagai sistem selama proses perekrutan. Anda dapat merampingkan proses—mengurangi jumlah langkah dan alat—dengan menggunakan IBM watsonx Orchestrate untuk mengotomatiskan tugas secara cerdas, seperti membuat dan memposting persyaratan pekerjaan dengan lebih cepat. Orchestrate terintegrasi dengan alat bantu terbaik yang Anda gunakan setiap hari, termasuk perangkat lunak pencarian kandidat dan pelacakan lamaran.