Perencanaan bisnis tangkas: Dasar-dasar tangkas untuk siklus perencanaan tahunan

Bisnis menjadi lebih digital, dan teknologi baru membentuk kembali fungsi, proses, dan aktivitas. Banyak organisasi mengembangkan perangkat lunak khusus mereka sendiri, yang membuka peluang digitalisasi lebih lanjut. Faktor-faktor ini membuat organisasi beralih ke praktik tangkas dan perencanaan tangkas.

Perencanaan Tangkas adalah pendekatan berulang untuk manajemen proyek yang menekankan penyampaian nilai yang sering, masukan pengguna yang konstan, kolaborasi lintas fungsi, dan peningkatan berkelanjutan. Alih-alih bekerja dalam skala dan ruang lingkup yang telah ditentukan sebelumnya, perencanaan tangkas merangkul prinsip-prinsip tangkas. Prinsip-prinsip ini memungkinkan anggota tim untuk berputar secara real time, meningkatkan kelincahan bisnis organisasi.

Metodologi tangkas mewakili pendekatan yang berbeda secara fundamental untuk bekerja dan merencanakan. Ketika pekerjaan tangkas harus direncanakan bersama proyek bergaya air terjun tradisional, itu menciptakan tantangan. Ketika program tangkas mulai mencerminkan area kerja dan investasi yang lebih luas, penting bahwa semua perencana bisnis secara proaktif memahami perbedaan utama antara praktik Tangkas dan mengantisipasi cara terbaik untuk memasukkannya ke dalam rencana bisnis.

Ada elemen umum untuk semua pekerjaan dan perencanaan tangkas. Memahami elemen-elemen ini memungkinkan organisasi untuk berhasil memperhitungkan program-program tangkas dalam siklus perencanaan tahunan tradisional dan bahkan merangkul elemen-elemen metodologi tangkas untuk membuat proses perencanaan tradisional menjadi lebih responsif.

Tiga elemen perencanaan tangkas adalah:

• Batasan waktu
• Iteratif
• Responsif

Meskipun prinsip-prinsip tangkasmenguraikan bagaimana memprioritaskan kelincahan bisnis sepenuhnya, namun dengan mengingat ide-ide penting ini dapat membantu organisasi menerapkan perencanaan bisnis yang tangkas secara efektif.

Penting untuk diingat seberapa signifikan batasan waktu saat menggabungkan praktik tangkas. Meskipun ada banyak metodologi dan kerangka kerja untuk praktik tangkas di tingkat tim dan perusahaan, semuanya menekankan batasan waktu yang berbeda dan berulang.

Metodologi tangkas tingkat tim menggunakan sprint atau peningkatan yang biasanya berdurasi dua hingga empat minggu. Enterprise kerangka kerja tangkas sering menekankan program, yang terdiri dari sejumlah kenaikan, yang biasanya mencerminkan kuartal kalender. Tim produk dan program yang tangkas, serta manajer portofolio yang mengelola portofolio tangkas-berat, secara proaktif merencanakan semuanya sesuai dengan kotak waktu ini.

Perencana bisnis harus mengantisipasi kebutuhan untuk menyeimbangkan berbagai proyek tradisional yang memiliki jadwal khusus dengan proyek dan program yang tangkas dalam batasan waktu yang teratur dan tetap.

Kepatuhan ketat pada batasan waktu sangat bermanfaat untuk semua tingkat perencanaan karena praktik tangkas juga bersifat berulang. Setiap batasan waktu menggunakan struktur dan pendekatan yang sama untuk merencanakan sprint atau iterasi, menyampaikan hasil, dan melakukan retrospektif untuk ulasan sprint dan menangkap pelajaran yang dipelajari. Sifat berulang ini memungkinkan tim untuk terus meningkatkan keakuratan perencanaan kerja masa depan.

Bagi para perencana bisnis, ini berarti mereka dapat memiliki keyakinan lebih tinggi terhadap perencanaan dan ramalan yang terkait dengan program Tangkas, khususnya yang memanfaatkan tim yang sudah mapan. Pada tingkat strategis, hal ini dapat berarti bahwa risiko yang terkait dengan tujuan yang dipublikasikan dalam rencana bisnis tahunan yang disampaikan melalui program-program yang tangkas.

Perencana bisnis juga dapat membuat siklus perencanaan yang mapan lebih berulang dengan melakukan ulasan ringan dan memperbarui rencana strategis setiap triwulan atau bahkan setiap bulan.

Sifat pekerjaan yang dengan batasan waktu dan berulang inilah yang memberikan praktik-praktik ini ketangkasan sesuai namanya. Jika diperlukan, kerja tangkas dapat dijeda, dan sprint berikut dan sisa program dapat direncanakan ulang untuk menyelaraskan dengan strategi yang diperbarui. Tim tangkas dapat bereaksi dengan cepat terhadap perubahan dan sering terbiasa melakukannya.

Ini adalah kunci bagi perencana bisnis untuk dipahami. Program tangkas dapat disesuaikan di tengah proses, dan fleksibilitas ini membantu perencana bisnis merespons perubahan tren ekonomi makro atau peristiwa yang belum pernah terjadi sebelumnya seperti pandemi COVID-19. Salah satu cara organisasi dapat mengurangi risiko portofolio adalah dengan memperluas segmen program tangkas dalam portofolio dan mengurangi proyek tradisional, yang secara inheren kurang responsif.

Rencana bisnis menyeluruh, termasuk program tangkas dan proyek tradisional, juga dapat dibuat lebih responsif dengan mengadopsi perencanaan ulang berulang pada kotak waktu triwulanan atau bahkan bulanan. Ketika organisasi mengadopsi siklus perencanaan yang lebih berulang dan menyempurnakan pendekatan tangkas mereka, mereka bahkan dapat memfasilitasi pembaruan perencanaan yang dipicu kapan saja sebagai respons terhadap perubahan pasar.

Metode perencanaan tradisional sering berfokus pada rencana jangka panjang. Dalam rencana bisnis tradisional, tonggak pencapaian dan peta jalan ditentukan di awal proses, dengan aspirasi bahwa rencana bisnis yang diartikulasikan dengan baik dapat menjelaskan semua keinginan pasar, serta perubahan yang diperlukan dalam proses pembuatan. Dalam kehidupan dan dalam bisnis, hal-hal jarang berjalan sesuai rencana.

Perencanaan bisnis yang tangkas dirancang untuk memperhitungkan lingkungan bisnis yang berubah dengan cepat. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk memprioritaskan aliran nilai dan strategi bisnis yang komprehensif di atas ukuran lain, seperti metrik statis. Pola pikir tangkas juga memungkinkan organisasi untuk menempatkan fokus yang lebih besar pada kebutuhan pelanggan dengan produk atau layanan baru dengan menggabungkan retrospektif dan masukan dengan para pemangku kepentingan. Pendekatan ini dapat membantu mengurangi jumlah waktu yang terbuang pada Strategi atau rencana yang tidak berfungsi dan membantu tim menciptakan produk atau layanan yang lebih fokus.

Perencanaan tangkas bekerja dengan merangkul pola pikir tangkas dan prinsip-prinsip tangkas. Alih-alih mengikuti rencana jangka panjang yang tetap, proyek dipecah menjadi sprint yang memungkinkan penyesuaian yang sering. Setelah akhir setiap sprint, ada kesempatan bagi para pemangku kepentingan untuk mengadakan retrospeksi di mana pekerjaan dari sprint tersebut ditinjau ulang. Pelajaran yang dipetik dicatat, dan penyesuaian dilakukan untuk sprint di masa depan. Setiap pekerjaan yang tidak selesai selama sprint ditambahkan ke backlog dan ditugaskan untuk diselesaikan pada sprint berikutnya.

Perencanaan tangkas sering menggabungkan kerangka kerja dan metodologi tangkas populer seperti Scrum dan Kanban. Scrum adalah kerangka kerja tangkas populer yang sering digunakan untuk pengembangan perangkat lunak yang memungkinkan tim untuk mengambil akuntabilitas penuh untuk pengambilan keputusan selama pengembangan produk atau layanan.

Dalam scrum, tim besar dipecah menjadi unit yang lebih kecil, dipimpin oleh master scrum. Scrum master menjawab pemilik produk, yang juga bertindak sebagai titik kontak antara masing-masing tim scrum. Tim-tim kecil ini didorong untuk mengambil kepemilikan tugas yang diberikan selama setiap sprint, memungkinkan kemampuan beradaptasi dan solusi kreatif tanpa perlu berhenti dan menunggu masukan dari pemangku kepentingan lainnya.

Kanban adalah metodologi manajemen proyek dan alur kerja visual yang menggunakan papan Kanban dengan kartu dan kolom untuk memahami perkembangan dan tanggung jawab proyek dengan lebih baik. Papan kanban membantu tim melacak posisi proyek dan siapa yang bertanggung jawab untuk memindahkan proyek ke tahap berikutnya. Kanban digunakan untuk membatasi pekerjaan yang sedang berlangsung, mengidentifikasi dan menyelesaikan hambatan dan terus meningkatkan alur proyek.  

Praktik tangkas masih memperhitungkan biaya baik melalui forecasting maupun perolehan aktual. Namun karena sifat pekerjaan yang dibatasi waktu, iteratif dan responsif, maka waktu dan cara biaya diestimasi dan diaktualisasikan berbeda. Alih-alih membuat anggaran berdasarkan inisiatif, penganggaran tangkas berfokus pada pendanaan aliran nilai atau produk untuk jangka waktu tertentu. Selain itu, biaya diaktualisasikan berdasarkan usaha yang diselesaikan atau pekerjaan yang dilakukan per tim.

Pertimbangan penting bagi perencana bisnis adalah bahwa sebagian besar fokus manajemen keuangan dan pengoptimalan biaya dalam praktik-praktik agile saat ini sangat berfokus pada biaya tenaga kerja. Namun, ketika bisnis terus meningkatkan praktik tangkas, mereka menyadari dampak signifikan pengiriman tangkas terhadap total biaya kepemilikan produk (TCO), pengeluaran bisnis secara keseluruhan, dan pendapatan.

Fitur baru dapat memengaruhi pendapatan dan langganan, konsumsi layanan cloud, biaya dukungan dan kontrak, biaya unit, pengeluaran aset modal yang diperlukan, dan biaya operasional jangka panjang. Ini adalah salah satu area di mana perencana bisnis mungkin perlu mengantisipasi mengambil langkah-langkah untuk berkolaborasi dengan tim perencanaan yang tangkas dan menekankan perlunya mengadopsi pandangan yang lebih menyeluruh tentang keuangan ke dalam siklus perencanaan.

Memperhitungkan segmen kerja tangkas dan praktik di seluruh bisnis dalam siklus perencanaan tahunan sangat penting bagi para pemimpin saat ini. Sementara bisnis nonteknologi atau bahkan departemen teknologi besar dalam suatu bisnis mungkin tidak akan pernah sepenuhnya tangkas, perencana bisnis harus mengantisipasi bagaimana program tangkas sesuai dengan rencana strategis serta peluang (risiko yang berkurang) dan pertimbangan (keuangan holistik perlu diprioritaskan) yang pantas mereka dapatkan.

Alat Enterprise Agile Planning (EAP) dapat membuat proses ini lebih mudah. Alat terkemuka menawarkan berbagai solusi yang membantu perencana bisnis menentukan strategi dan sasaran, mengonfirmasi bahwa pekerjaan di semua tingkat bisnis terkait dengan tujuan tersebut, dan mengadopsi prinsip-prinsip Tangkas ke bidang perencanaan lain, seperti manajemen sumber daya.