Tangkas dan TBM: mengubah bisnis IT menjadi lebih baik

*Dean Leffingwell adalah pencipta Scaled Agile Framework (SAFe®) dan salah satu pendiri Scaled Agile, Inc. Dia bekerja dengan perusahaan-perusahaan yang mengembangkan Agile dari beberapa tim hingga puluhan, bahkan ratusan, tim yang membangun sistem dan solusi perangkat lunak berskala besar. 

Seorang analis IT menyimpulkannya dengan baik: “Beberapa tahun yang lalu, perusahaan-perusahaan melakukan beberapa metode Tangkas, dan mereka menghabiskan 5 juta USD hingga 10 juta USD untuk program-program Tangkas. Pada basis investasi dan tata kelola relatif, tidak masalah bagaimana itu dibelanjakan atau untuk apa dibelanjakan. Itu adalah eksperimen yang menarik, dan mereka menyukai hasilnya. Namun sekarang, mereka melihat program-program yang akan membutuhkan investasi sebesar 50 juta USD hingga 100 juta USD atau lebih dan mereka tidak akan lagi tertarik dengan Tangkas. Itu mengubah segalanya.”

Aspek ini menarik perhatian c-suite, khususnya CIO dan CFO, yang menyadari bahwa mereka tidak dapat mengabaikan Tangkas lagi. Itu akan segera mengambil alih sebagian besar proses di perusahaan. Jika mereka tidak menerapkan model keuangan dan tata kelola baru sekarang, mereka akan kewalahan.

Saat ini, kinerja bisnis untuk perusahaan yang berhasil menskalakan pengembangan Tangkas terbukti dalam rilis yang lebih sering, waktu ke pasar yang lebih cepat, kualitas yang lebih tinggi, dan keterlibatan karyawan yang lebih baik. Produktivitas dapat meningkat secara signifikan, katakanlah 30%-50%, mengurangi waktu ke pasar biasanya dua hingga tiga kali atau lebih. Keterlibatan karyawan meningkat ketika mereka melihat kode mereka dipasarkan lebih cepat dan menerima masukan yang lebih cepat dari pengguna mereka.

Kenyataannya adalah, Tangkas bukanlah ide iseng. Ini adalah tren besar yang mengubah bisnis, dan bisnis IT, menjadi lebih baik.

Saat ini, Tangkas membutuhkan jenis keterlibatan yang berbeda dengan bisnis. Di masa lalu, tim IT mungkin berkata, “Oke, ini yang Anda minta.” Bisnis mungkin menanggapi pengirimannya (setahun kemudian) dan berkata, “Ini tidak sesuai dengan yang diminta, dan kebutuhan bisnis telah berevolusi sehingga membutuhkan sesuatu yang berbeda sekarang.”

IT secara tradisional memiliki dasar pemikiran yang baik, bekerja sama dengan analis bisnis, menuliskan spesifikasi, melakukan kasus bisnis, membangun solusi, lalu pindah.

Tapi itu tidak benar-benar bekerja dengan baik. Di sisi IT, kenyataannya adalah ini: solusi Anda baik hanya ketika pemilik bisnis Anda mengatakan itu baik. Tidak masalah jika Anda menulisnya sesuai spesifikasi. Hasil terbaik adalah jika pemilik bisnis mengatakan bahwa itu memecahkan masalah mereka dan ingin melanjutkan kolaborasi.

Masuki Model Tangkas. Orang-orang di lini bisnis yang mendapat manfaat dari aplikasi ini harus memulai dan tetap terlibat dalam pengembangan solusi. Bukan, “tulis spesifikasi, tulis cek dan selesai.” Sekarang, dampaknya terhadap bisnis sangat signifikan, tetapi tingkat keterlibatan yang dibutuhkan juga lebih tinggi. Satu-satunya cara untuk membangun solusi adalah dengan membangunnya bersama.

Model Tangkas yang diskalakan melibatkan langsung pemilik bisnis dalam memberikan masukan, pengambilan keputusan, penentuan prioritas pekerjaan yang lanjut dan segala hal yang diperlukan untuk memastikan bahwa hasilnya sesuai dengan kebutuhan saat ini. Serah terima tradisional telah berubah. Pengembangan solusi tangkas bukanlah fungsi yang terisolasi atau serangkaian spesifikasi. Ini bukan kasus bisnis yang membuktikan hal tersebut secara teoritis. Melainkan, orang-orang bekerja sama secara kolaboratif selama keseluruhan jangka waktu pengembangan.

Sayangnya, model pendanaan berbasis proyek tradisional tidak berfungsi untuk tangkas. Proyek-proyek ini menciptakan “pekerjaan sementara untuk orang-orang sementara”, dan meskipun ini adalah cara yang nyaman untuk mengatur pemikiran Anda seputar pekerjaan baru, namun ini tidak mendukung aliran nilai yang berkelanjutan.

Dalam Tangkas, Anda mengelola pekerjaan secara berbeda. Ini bukan berdasarkan tugas dan penggunaan waktu individu; ini melalui segmen kecil nilai yang ingin Anda lihat mengalir melalui sistem secara real-time. Dampaknya langsung terlihat ketika seseorang mengatakan bahwa organisasi mereka terorganisir secara fungsional dan mereka memulai proyek dan mengukur penggunaan.

Mantra Tangkas adalah produk, bukan proyek. Hal ini menunjukkan pergeseran yang signifikan dalam cara organisasi berpikir tentang investasi, keuangan, dan pengembalian, dan membutuhkan alat yang berbasis nilai daripada tugas. Sebagian besar dari apa yang ada saat ini dalam akuntansi tradisional seputar pekerjaan berbasis proyek, seperti lembar waktu kerja, rekaman, dan catatan. Ini merupakan hambatan besar bagi aliran nilai.

Tangkas berfokus pada tanggapan atas perubahan daripada mengikuti rencana. Dan itu membutuhkan pergeseran ke bukti objektif: masukan cepat, indikator awal, dan prediktabilitas. Apakah tim Tangkas melakukan apa yang mereka katakan akan mereka lakukan dalam jangka waktu tertentu? Jika pemilik bisnis ingin melakukan sesuatu yang berbeda, dapatkah tim Tangkas beradaptasi?

Secara keseluruhan, model bergeser dari ROI ke pengembangan berbasis hipotesis dan produk minimal yang layak (MVP). Gagasan teoretis ROI memang menarik seperti angka konkret, tetapi ROI hanyalah perkiraan tentang apa yang mungkin terjadi jika semuanya berjalan sesuai rencana. Dan hal-hal jarang berjalan sesuai rencana. Bahkan ketika mereka melakukannya, data tidak tersedia sampai terlambat karena ROI tidak memberikan masukan selama pengembangan.

Untuk memahami efektivitas Tangkas, kami mencari indikator awal dan apa yang disebut sebagai ukuran akuntansi inovasi. Kami mendefinisikan prediktor untuk nilai yang baik, dan prediktor itu datang jauh sebelum ROI. Pada akhirnya, sistem perlu diperlengkapi tidak hanya untuk berapa biayanya, tetapi untuk nilai yang diterima pengguna.

Diskusi investasi awal adalah pertama tentang hipotesis dan kemudian bagaimana membuktikannya. Dan, tentu saja, berapa biayanya untuk sampai ke titik pertama itu. Biasanya, itu adalah sebagian kecil dari keseluruhan investasi karena tim dapat melihat masukan tentang MVP dalam jangka waktu yang disepakati (seperti beberapa minggu atau bulan). Akhirnya, diskusi kemudian mengikuti tentang lanjutkan investasi atau berputar ke sesuatu yang lain.

Manfaat dari model ramping ini adalah sebagian besar kebal terhadap biaya tenggelam. Di dunia tradisional, jika Anda sudah melakukan investasi 5 juta USD, itu harus terbayar kembali. Para pemangku kepentingan tidak suka menyebutnya pemborosan atau eksperimen. Mekanisme pertahanan mungkin berlaku seperti menyetujui 10 juta USD hingga 20 juta USD lagi untuk menjaga agar mimpi itu tetap hidup, terlepas dari apakah nilainya ada atau tidak.

Perusahaan Tangkas tidak seperti itu. Pendanaan gelombang bergulir, MVP, mengabaikan biaya yang tenggelam, dan membuat keputusan tentang langkah-langkah objektif berdasarkan akuntansi inovasi. Begitulah cara perusahaan Tangkas melakukan pekerjaannya, satu hipotesis pada satu waktu.

Dalam pengembangan Tangkas, Anda tidak perlu menunggu bertahun-tahun untuk apa pun. Jika Anda melihat program besar, titik bukti muncul dalam enam hingga dua belas minggu pertama. Setelah beberapa peningkatan program, bukti akan menunjukkan apakah akan melanjutkan jalan yang lebih panjang atau tidak.

Metrik tidak langsung dan langsung dapat membantu mengukur nilai produk yang dikirimkan melalui model Tangkas. Secara tidak langsung, Anda dapat mengukur kecepatan atau jumlah cerita atau poin cerita yang dapat dicapai tim dalam satu unit waktu. Alih-alih melihat struktur rincian pekerjaan, Anda dapat mengevaluasi bagaimana pekerjaan serupa di masa lalu menggunakan kapasitas itu.

Penting untuk terlebih dahulu melihat prediktabilitas. Apakah Anda memberikan nilai sesuai komitmen Anda dalam waktu yang ditentukan? Kemudian Anda dapat menyesuaikan dan mulai melakukan percakapan tentang mengapa tujuan ini jauh lebih penting daripada yang lain. Juga mudah untuk memeriksa sesuatu seperti skor NPS untuk menilai hasil dengan pemilik bisnis. Seberapa percaya diri Anda? Apakah Anda akan merekomendasikan tim yang telah ditinjau kepada orang lain?

Berpindah dari model Air Terjun ke Tangkas menantang pendekatan CapEx dan OpEx tradisional. Aturan FASB mengatakan bahwa pada saat kelayakan terbukti dan manajemen menyetujui, Anda dapat mengkapitalisasi tenaga kerja dan mendepresiasinya selama masa manfaat proyek, yang berdampak pada pendapatan.

Dalam model Air Terjun, setelah persyaratan dan desain ditentukan dan disetujui, Anda dapat mengkapitalisasi. Di Tangkas, tidak ada gerbang panggung seperti itu. Anda membangun solusi satu per satu, tetapi Anda masih dapat mengkapitalisasi.

Masih banyak pekerjaan yang terlibat dalam inovasi, penelitian, infrastruktur dan segala macam hal yang tidak berhubungan langsung dengan penambahan fitur ke sistem. Itu masih belum dikapitalisasi. Namun di Tangkas, Anda memiliki “cerita” yang mengimplementasikan fitur-fitur baru. Jika Anda memiliki cerita untuk fitur seperti mekanisme masuk tunggal baru, Anda dapat menggunakan huruf kapital. Dan Anda bahkan mungkin tidak perlu lembar waktu untuk melakukannya. Tetapi kapitalisasi membutuhkan penjelasan, percakapan yang harus terjadi.

Saat ini, Tangkas dalam skala besar berdampak pada pemangku kepentingan yang bertanggung jawab atas tata kelola dan investasi. Karena departemen IT sering kali masih beroperasi dengan transparansi biaya yang terbatas, persepsi manajemen keuangan IT dapat berupa, “Ini pusat biaya kami yang besar. Ini pengeluarannya, dan seiring berjalannya waktu, kami mendapatkan berbagai hasil bisnis, dan ya, kami mengalami kesulitan untuk menghubungkannya dengan investasi. Kami mengalokasikan biayanya ke tempat lain.”

Untuk menunjukkan nilai yang mereka bawa, transformasi Tangkas mengharuskan para pemimpin IT untuk memahami bagaimana mengukur dampak keuangan dan nilai pengembangan berkelanjutan, kapan harus memanfaatkan tenaga kerja, dan bagaimana memberikan visibilitas ke dalam inisiatif yang didanai. Anda membutuhkan tingkat transparansi yang tepat untuk menentukan apakah Anda berinvestasi pada hal yang tepat dengan cara yang benar di bidang IT. Di sinilah para pemimpin IT menggunakan manajemen bisnis teknologi (TBM).

TBM adalah sebuah disiplin ilmu yang meningkatkan hasil bisnis dengan memberikan cara yang konsisten kepada organisasi untuk menerjemahkan investasi teknologi menjadi nilai bisnis. TBM mendefinisikan alat, proses, data, dan orang-orang yang dibutuhkan untuk mengelola bisnis teknologi. Ini didukung oleh taksonomi dan kerangka kerja TBM standar yang menyusun masalah yang ingin dipecahkan oleh teknologi dan para pemimpin bisnis, termasuk mendanai Tangkas dalam skala besar.

TBM memiliki taksonomi dan pelaporan standar, terlepas dari model Air Terjun atau Tangkas. Fitur-fitur ini membantu perusahaan untuk memberikan visibilitas seputar metrik untuk pengembangan aplikasi berbasis Tangkas dan untuk mengatur sumber daya dan hasil ke dalam aktivitas spesifik aliran nilai. Hasilnya selaras dengan hasil bisnis dan meningkatnya nilai bisnis.

Beberapa perusahaan terbesar di dunia memiliki sekitar 10.000 pekerja IT, dan mungkin 5.000 atau 6.000 di antaranya sedang mengembangkan aplikasi, sebuah biaya yang cukup besar. Apakah itu pusat biaya atau pusat investasi? Ini adalah masalah perspektif, tetapi Anda harus tahu cara melacak pengembangan Tangkas jika Anda mencoba memahami bagaimana uang tersebut dibelanjakan. Prosesnya membutuhkan perencanaan bagaimana Anda akan memulai, mendanai, dan mengukur produk Tangkas.

Agar dapat dipandang sebagai mitra yang bernilai tambah di meja perundingan, Anda harus memahami aliran nilai serta pengeluaran untuk data dan komunikasi. Kekhawatiran itu penting, tetapi pembicaraan lebih bergeser ke arah bagaimana bersaing dengan solusi baru.

Wajar jika kita ingin segala sesuatunya dapat diprediksi, dipetakan ke dalam sebuah rencana, dan dikaitkan dengan anggaran masa depan, namun ditambah dengan biaya, hal ini akan membatasi.

Ya, Anda ingin tahu terlebih dahulu apa yang tidak dapat diketahui dan untuk memastikan ROI pada yang tidak dapat diketahui, tetapi itu tidak realistis. Ketika Anda dapat berdiri dengan pemangku kepentingan bisnis C-level di dewan dan menjelaskan investasi dan hasil saat ini sebagai lawan dari berkomitmen pada rencana multitahun, Anda dapat bersaing.

Kabar baiknya adalah Tangkas menggantikan semua spekulasi ROI dengan bukti objektif real-time. Alih-alih bekerja dengan persyaratan selama dua tahun ke depan, Anda mencari tahu bagian pertama dan mengirimkannya. Sekarang.

Kekuatan terbesar Tangkas adalah kemampuannya untuk mengambil inisiatif besar, membaginya menjadi beberapa bagian, dan memberikan nilai secara langsung. Sebagai gantinya adalah Anda mengetahui apakah Anda berada di jalan yang benar lebih cepat.

Pesatnya laju teknologi berarti semakin banyak perusahaan yang harus mengadopsi metodologi Tangkas, seperti Scaled Agile Framework (SAFe), untuk menanggapi perubahan model bisnis, pasar, dan teknologi dengan cepat. Sebagai hasil, mereka harus mengelola peningkatan pengeluaran teknologi dan mendapatkan transparansi dalam biaya IT. Organisasi dapat menggunakan TBM dan SAFe bersama-sama untuk memberikan lebih banyak nilai, dengan lebih banyak transparansi, untuk mencapai ketangkasan bisnis dan kemitraan yang lebih besar dengan bisnis.