Strategi pengurangan biaya pengadaan

Pengurangan biaya yang efektif berfokus pada penurunan biaya yang terkait dengan perolehan barang dan jasa dengan tetap menjaga kualitas, efisiensi, dan hubungan pemasok yang kuat. Setiap perubahan pada manufaktur atau pengadaan harus menjaga integritas produk akhir.

Daripada berfungsi sebagai perbaikan jangka pendek, pengurangan biaya harus menjadi strategi jangka panjang yang membantu memastikan efisiensi dan stabilitas keuangan yang berkelanjutan. Dengan mengidentifikasi peluang penghematan melalui analisis pengeluaran dan pembandingan dengan standar industri, organisasi dapat membantu memastikan bahwa pengurangan biaya dapat dilakukan secara berkelanjutan dan kompetitif.

Di luar inisiatif penghematan biaya sederhana yang dilakukan dalam proses pembelian, pengurangan biaya pengadaan membutuhkan pendekatan strategis dan menyeluruh di seluruh organisasi. Beberapa strategi utamanya meliputi:

• Menerapkan teknologi dan AI dalam pengadaan untuk menyederhanakan proses dan meningkatkan pengambilan keputusan.
  
  
• Menegosiasikan ulang dan merevisi kontrak pemasok untuk mengamankan persyaratan dan harga yang lebih baik.
  
  
• Mengurangi pengeluaran maverick dengan menegakkan kepatuhan terhadap kebijakan pengadaan.
  
  
• Meningkatkan proses administrasi dan operasional untuk meningkatkan efisiensi.
  
  
• Mengoptimalkan kategori dan manajemen tender untuk pemilihansumber dan pemasok yang lebih baik.
  
  
• Meningkatkan manajemen risiko untuk mencegah kerugian finansial dan gangguan rantai pasokan.

Dengan menerapkan strategi ini, tim pengadaan dapat mengoptimalkan alur kerja, mengurangi biaya yang tidak perlu dan memaksimalkan profitabilitas sambil menjaga kualitas dan stabilitas.

Meskipun penghematan biaya pengadaan adalah hasil yang paling terlihat dan terukur, tim pengadaan juga harus fokus pada penghindaran biaya, mencegah pengeluaran yang tidak perlu, dan memitigasi risiko sebelum terjadi. Bersama-sama, pengurangan biaya dan penghindaran biaya berkontribusi pada organisasi yang lebih efisien, stabil secara finansial, dan kompetitif.

Pengurangan biaya dalam pengadaan sangat penting karena berdampak langsung pada laba perusahaan, menjadikannya indikator kinerja utama (KPI) bagi para profesional pengadaan. Karena pengeluaran pengadaan mewakili sebagian besar biaya bisnis secara keseluruhan, pengurangan kecil sekalipun dapat menghasilkan penghematan besar.

Manajemen biaya yang buruk dapat melemahkan bisnis dan menimbulkan risiko keuangan. Berfokus pada pengurangan biaya membantu perusahaan meningkatkan keuntungan, menambah arus kas, dan mempertahankan harga yang kompetitif. Mengidentifikasi dan menangani biaya pengadaan secara strategis membantu perusahaan meningkatkan keuntungan, menambah arus kas, mempertahankan harga yang kompetitif, dan memperkuat proses pengadaan.

Biaya pengadaan bisa langsung dan tidak langsung. Beberapa contoh utama meliputi:

Biaya langsung

• Harga pembelian: Harga barang atau jasa yang dibeli. 
  
• Bahan baku: Biaya bahan baku yang digunakan dalam pembuatan atau produksi. 
  
• Transportasi dan logistik: Biaya yang terkait dengan pemindahan barang atau jasa dari pemasok ke pengguna akhir. 
  
• Biaya tenaga kerja: Biaya tenaga kerja per jam untuk kontraktor. 
  
• Pajak dan bea: Setiap pajak atau bea yang berlaku atas pembelian. 

Biaya tidak langsung

• Manajemen persediaan: Biaya yang terkait dengan penyimpanan inventaris, termasuk pergudangan, asuransi, dan keusangan. 
  
• Biaya administrasi: Biaya yang terkait dengan pengelolaan proses pengadaan, seperti gaji staf pengadaan, pelatihan, dan perangkat lunak. 
  
• Kontrol dan pemeriksaan kualitas: Biaya yang terkait dengan memastikan kualitas barang atau jasa. 

Insight yang jelas tentang biaya ini membantu bisnis mengidentifikasi peluang pengeluaran, menegosiasikan kesepakatan pemasok yang lebih baik, dan mengembangkan strategi pengadaan yang efektif.

Selain manfaat finansial, pengurangan biaya pengadaan memperkuat manajemen risiko. Biaya yang lebih rendah membuat bisnis lebih tahan terhadap fluktuasi ekonomi, gangguan manajemen rantai pasokan, dan ketidakpastian pasar.

Menerapkan strategi penghematan biaya dalam pengadaan memungkinkan organisasi untuk mempertahankan efisiensi sekaligus mengurangi total biaya kepemilikan di seluruh siklus pengadaan.

Dalam pengadaan, pengelolaan biaya secara efektif memerlukan pemahaman yang jelas tentang berbagai strategi penghematan biaya. Sementara pengurangan biaya, pemotongan biaya, dan penghindaran biaya semuanya bertujuan untuk mengendalikan pengeluaran, pendekatan dan dampaknya berbeda.

Pengurangan biaya bertujuan untuk menurunkan biaya pengadaan secara permanen dengan merampingkan proses pengadaan dan meningkatkan efisiensi. Penghematan ini berkelanjutan dan dicapai tanpa mengorbankan kualitas atau layanan. Contohnya termasuk menegosiasikan ulang kontrak pemasok, meningkatkan proses pembelian, dan menggunakan teknologi untuk merampingkan pengadaan. Tujuannya adalah penghematan jangka panjang dan peningkatan berkelanjutan.

Pemotongan biaya adalah cara yang lebih cepat untuk mengurangi pengeluaran, sering kali dengan membuat perubahan drastis. Perubahan ini dapat mencakup pemotongan pembelian yang tidak penting, beralih ke pemasok atau bahan yang lebih murah, atau mengurangi operasi untuk sementara waktu. Meskipun memberikan penghematan yang cepat, hal ini dapat berdampak pada kualitas, layanan, atau hubungan dengan pemasok, sehingga kurang berkelanjutan dibandingkan dengan pengurangan biaya. Ini biasanya merupakan respons jangka pendek terhadap tekanan keuangan.

Penghindaran biaya mencegah kenaikan harga di masa mendatang daripada memangkas biaya saat ini. Membantu menjaga pengeluaran tetap stabil dengan mengelola risiko dan menghindari pengeluaran yang tidak perlu. Strategi tersebut meliputi peningkatan manajemen kontrak melalui negosiasi harga tetap, mengamankan perjanjian pemasok jangka panjang, dan penggunaan teknologi untuk meningkatkan efisiensi. Tidak seperti pengurangan biaya, penghindaran biaya mungkin tidak menunjukkan penghematan langsung tetapi membantu menjaga stabilitas keuangan dari waktu ke waktu. Penghindaran biaya sering disebut penghematan lunak, yang merupakan keuntungan finansial tidak langsung seperti perbaikan proses, mitigasi risiko, dan peningkatan efisiensi. Ini mengurangi biaya masa depan tanpa berdampak langsung pada laporan keuangan.

Singkatnya, pengurangan biaya bertujuan untuk penghematan permanen, pemotongan biaya adalah tindakan yang lebih cepat, terkadang reaktif dan penghindaran biaya membantu mencegah kenaikan biaya di masa depan. Masing-masing memiliki tempatnya dalam strategi pengadaan yang menyeluruh, tergantung pada keadaan dan tujuan organisasi.

Strategi pengurangan biaya dapat dikategorikan berdasarkan jangka waktu dampaknya: jangka pendek, jangka menengah, dan jangka panjang. Setiap kategori melibatkan pendekatan yang berbeda untuk optimasi biaya sambil mempertahankan kualitas, efisiensi, dan keselarasan dengan pemangku kepentingan.

Negosiasi dengan pemasok: Ulasan kontrak untuk mengetahui ketentuan yang sudah ketinggalan zaman atau biaya tersembunyi. Negosiasikan harga yang lebih baik atau persyaratan yang lebih menguntungkan dengan pemasok yang ada untuk penghematan langsung, seperti diskon untuk pembelian massal atau perpanjangan jangka waktu pembayaran.

Hilangkan pengeluaran maverick: Pengeluaran maverick adalah pembelian tidak sah yang dilakukan di luar kontrak yang disepakati. Ini dapat meningkatkan biaya, terutama dalam organisasi tanpa proses purchase-to-pay (P2P) terpusat. Melakukan analisis pengeluaran membantu mengidentifikasi pengeluaran yang tidak terkendali dan membantu memungkinkan penerapan kontrol otomatis untuk meminimalkannya.

Kurangi biaya transportasi: Negosiasikan tarif pengiriman yang lebih baik dan optimalkan metode pengiriman untuk pengiriman barang yang lebih hemat biaya.

Gunakan data Anda: Data yang bersih sangat penting untuk mengidentifikasi peluang penghematan. Analisis pembelian dan kinerja pemasok masa lalu untuk mendukung negosiasi dan manajemen risiko yang lebih baik serta mencegah pengeluaran yang tidak perlu.

Temukan pemasok alternatif: Kembangkan strategi pengadaan sumber yang kuat untuk mendapatkan barang dan jasa berkualitas tinggi dengan biaya yang lebih rendah. Gunakan manajemen kategori untuk menilai pola pengeluaran dan kinerja pemasok, mengidentifikasi opsi yang lebih kompetitif. Gunakan penawaran kompetitif atau lelang balik untuk mendapatkan nilai dan harga yang lebih baik.

Coba AI: Perkenalkan AI ke area dengan potensi terbesar untuk sukses. Sebagai contoh, 59% CPO percaya bahwa sangat penting untuk menerapkan AI generatif pada analitik pengeluaran dan sumber strategis yang bersifat prediktif.  AI dapat mendukung sumber strategis dan negosiasi dengan mengidentifikasi pola-pola dalam data pasar, kemudian dengan cepat menemukan peluang untuk mengumpulkan pembelian atau memangkas biaya yang mungkin terlewatkan oleh karyawan secara dramatis.

Konsolidasi pembelian: Menggabungkan pesanan untuk mendapatkan manfaat dari diskon volume, mengurangi biaya pengiriman dan meminimalkan upaya administratif, memanfaatkan skala ekonomi, dan meningkatkan daya beli.

Tingkatkan manajemen inventaris: Optimalkan tingkat inventaris untuk mengurangi biaya penyimpanan dan menghindari kehabisan stok dengan menggunakan strategi seperti inventaris tepat waktu.

Terapkan manajemen kategori: Kelompokkan pembelian terkait ke dalam kategori untuk mengembangkan strategi penghematan biaya yang ditargetkan dan mengoptimalkan pengeluaran di seluruh siklus pengadaan. Pendekatan ini meningkatkan manajemen biaya dengan menggunakan total biaya untuk penetapan harga yang lebih baik dan mengurangi kelebihan inventaris.

Standarkan produk dan layanan: Standarkan pembelian untuk menegosiasikan harga dan persyaratan massal yang lebih baik dengan lebih sedikit pemasok.

Rangkul transformasi digital: Jika Anda berhasil menerapkan AI ke dalam proses pengadaan, perluas investasi Anda dalam perangkat lunak pengadaan elektronik dan manajemen pengadaan untuk menciptakan peluang penghematan biaya. Alat-alat ini menggunakan AI generatif dan AI agen untuk menyederhanakan alur kerja, meningkatkan efisiensi, melacak pengeluaran, dan mengotomatiskan tugas-tugas pengadaan seperti pemrosesan pesanan pembelian.

Implementasikan metrik untuk mengukur kinerja pengadaan, menggunakan data real-time dan forecasting untuk merespons perubahan kondisi pasar dengan cepat. IBM, dengan operasi di lebih dari 170 negara yang melibatkan lebih dari 13.000 pemasok, telah mengubah operasi pengadaannya sendiri menggunakan AI, otomatisasi, dan blockchain. Transformasi ini memungkinkan tim pengadaannya untuk merekrut pemasok 10 kali lebih cepat dan melakukan analisis harga dalam 10 menit dibandingkan dengan 2 hari.

Membangun hubungan pemasok jangka panjang: Membentuk kemitraan yang kuat dan berkelanjutan dengan pemasok untuk menegosiasikan harga dan ketentuan kontrak yang lebih baik dari waktu ke waktu.

Mengurangi risiko pengadaan: Meminimalkan risiko seperti terlalu bergantung pada satu pemasok, kenaikan harga yang tidak terduga, dan masalah kualitas. Miliki rencana darurat untuk pasokan penting dan gunakan strategi penghindaran biaya agar biaya tidak meningkat secara tidak perlu.

Outsourcing: Subkontrak fungsi noninti atau alihkan pengadaan ke wilayah yang lebih murah untuk mengurangi pengeluaran jangka panjang.

Mempraktikkan keberlanjutan dan pengadaan ramah lingkungan: Dapatkan produk yang berkelanjutan dan bekerja sama dengan pemasok yang ramah lingkungan untuk memangkas biaya operasional jangka panjang.

Peningkatan margin keuntungan: Pengurangan biaya dalam pengadaan secara langsung berdampak pada keuntungan dengan menurunkan pengeluaran. Penghematan ini dapat diinvestasikan kembali ke bidang bisnis lain, meningkatkan margin keuntungan dan kinerja keuangan.

Meningkatkan efisiensi operasi: Dengan mengimplementasikan perangkat lunak pengadaan, merampingkan aktivitas pengadaan, dan mengoptimalkan hubungan dengan pemasok, perusahaan dapat mengurangi pemborosan dan meningkatkan efisiensi operasi sehari-hari. Ini menghasilkan persetujuan dan siklus pengadaan yang lebih cepat.

Memperkuat hubungan dengan pemasok: Strategi pengurangan biaya jangka panjang sering kali melibatkan penguatan kemitraan dengan penyedia. Hubungan ini dapat mengarah pada harga yang lebih baik, peningkatan kinerja pemasok, dan efisiensi bersama dari waktu ke waktu.

Mengurangi risiko: Pengurangan biaya dapat melibatkan analisis pengeluaran, diversifikasi pemasok, atau negosiasi harga tetap, yang membantu mengurangi risiko terkait fluktuasi harga, manajemen rantai pasokan, atau volatilitas pasar.

Meningkatkan kontrol kualitas: Pengurangan biaya tidak selalu berarti mengambil jalan pintas. Melalui pengadaan dan manajemen pemasok yang strategis, perusahaan dapat menemukan cara untuk mengurangi biaya tanpa mengorbankan kualitas, sehingga meningkatkan nilai produk secara keseluruhan.