Apa yang dapat dilakukan bisnis untuk meningkatkan produktivitasnya?

Produktivitas bisnis adalah efektivitas organisasi secara keseluruhan dan efisiensi karyawan dalam menyelesaikan tugas-tugas bisnis. Ada banyak faktor yang berperan dalam tingkat produktivitas bisnis, tetapi menetapkan tujuan yang dapat dicapai dan jelas untuk anggota tim adalah titik awal yang baik.

Untuk memaksimalkan produktivitas, bisnis perlu menerapkan strategi produktivitas yang mempertimbangkan faktor-faktor seperti kelelahan karyawan, merampingkan alur kerja, menerapkan kecerdasan buatan (AI) dan alat otomatisasi dan komunikasi terbuka antar tim. Sebuah organisasi harus mencapai keseimbangan yang tepat antara faktor-faktor ini dan banyak faktor lainnya untuk mencapai efisiensi yang optimal dan meningkatkan produktivitas.

Produktivitas bisnis sangat penting untuk memahami efektivitas perusahaan, atau seberapa baik bisnis berfungsi dari tingkat individu hingga tingkat perusahaan. Sangat penting untuk meningkatkan kinerja bisnis secara keseluruhan dan memastikan kesuksesan jangka panjang. Ini secara langsung mempengaruhi operasi bisnis dengan menyoroti penggunaan sumber daya terbaik (waktu, tenaga kerja dan modal).

Pesan yang efektif dalam sebuah organisasi adalah kunci untuk menyelaraskan tim dengan tujuan bisnis dan memastikan kejelasan dalam tugas, yang dapat menghasilkan koordinasi dan produktivitas yang lebih baik. Organisasi yang melacak metrik produktivitas dapat mengevaluasi efisiensi proses mereka dan mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan, yang mungkin termasuk komunikasi internal.

Memiliki lingkungan kerja yang positif mendorong produktivitas karyawan dan mendorong karyawan untuk melakukan yang terbaik. Ketika karyawan merasa termotivasi dan didukung, mereka lebih mungkin untuk terlibat dan fokus pada tugas-tugas mereka, yang mengarah pada output yang lebih tinggi. Sebaliknya, hambatan dalam operasi bisnis dapat menghambat produktivitas. Penting untuk mengidentifikasi dan menangani hambatan ini untuk mempertahankan alur kerja yang lancar.

Dengan meningkatkan produktivitas, bisnis dapat memangkas biaya, meningkatkan layanan, meningkatkan laba atas investasi (ROI), dan tetap kompetitif. Ini menciptakan peluang untuk pertumbuhan, inovasi, dan kesuksesan berkelanjutan di pasar yang dinamis. Oleh karena itu, sangat penting bagi para pemimpin bisnis dan karyawan mereka untuk memahami, meningkatkan, dan mengoptimalkan produktivitas.

Pentingnya produktivitas bisnis tidak bisa ditekankan lebih besar lagi. Tetapi dari mana harus memulainya? Berikut adalah enam strategi utama untuk meningkatkan produktivitas dan memaksimalkan efektivitas:

Organisasi masih menghabiskan terlalu banyak jam kerja yang berharga untuk mengerjakan dokumen. Penggunaan teknologi dapat secara signifikan meningkatkan produktivitas bisnis dengan merampingkan tugas-tugas yang berulang dan mengurangi proses manual yang memakan waktu. Dengan solusi teknologi seperti alat otomatisasi, organisasi dapat mengotomatiskan aktivitas rutin seperti entri data, penjadwalan, dan pembuatan laporan. Sebagai hasil, otomatisasi ini dapat membebaskan waktu berharga bagi karyawan untuk fokus pada tugas-tugas strategis tingkat tinggi yang membutuhkan kerja tim dan kreativitas.

Agen dan asisten AI juga merupakan teknologi penting yang mendorong produktivitas bisnis. Bisnis dapat menerapkan agen AI untuk menangani tugas rutin dan membantu meminimalkan kesalahan manusia, memastikan akurasi yang lebih besar dalam tugas-tugas seperti perhitungan dan pencatatan. Bantuan ini mengurangi kebutuhan koreksi yang memakan waktu dan meningkatkan kualitas pekerjaan, sehingga berkontribusi pada proses bisnis yang lebih lancar. Hal ini juga memungkinkan bisnis untuk menskalakan operasi tanpa peningkatan biaya tenaga kerja secara proporsional, yang berkontribusi pada daya saing.

Secara terpisah, kemampuan agen dan asisten AI untuk mengotomatiskan tugas dan menganalisis data dengan cepat dapat mengurangi hambatan dan meningkatkan konsistensi output. Peningkatan efisiensi ini memungkinkan pelacakan metrik kinerja yang lebih baik secara real time, memberikan insight ke area untuk perbaikan dan pengoptimalan.

Tidak peduli ukuran organisasi, karyawan yang bahagia mengarah pada produktivitas di tempat kerja. Organisasi harus menyadari bahwa keseimbangan kehidupan kerja yang tepat adalah prediktor utama kepuasan kerja. Budaya perusahaan dan penawaran yang diberikan untuk kesejahteraan karyawan sangat penting bagi tingkat produktivitas secara keseluruhan. Organisasi dapat mempertimbangkan untuk menawarkan opsi pekerjaan jarak jauh, layanan kesehatan mental untuk karyawan, insentif untuk pergi ke kantor, dan waktu cuti yang dibayar untuk yang berkinerja tinggi.

Agar bisnis dapat tumbuh dan meningkatkan produktivitas bisnis, karyawannya perlu diutamakan. Organisasi harus fokus pada strategi dan rencana yang mempromosikan kerja keras dan lebih sedikit waktu untuk rapat yang tidak perlu. Ruang kerja yang aman dan nyaman di mana karyawan merasa disambut dan dihargai juga merupakan kunci untuk memastikan kepuasan karyawan. Organisasi dan pemilik bisnis harus meminta masukan dari karyawan mereka dan memberdayakan mereka untuk menyuarakan keprihatinan dan merasa bahwa mereka didengar.

Contoh untuk meningkatkan kesejahteraan karyawan adalah dengan menggunakan saluran komunikasi yang efektif, seperti aplikasi Slack, atau menetapkan kebijakan untuk opsi kerja hybrid atau pekerjaan jarak jauh. Memiliki budaya tempat kerja yang positif dan aman sangat penting, namun diperlukan upaya terus-menerus untuk mempertahankan budaya yang mendukung dukungan dan pertumbuhan karyawan. Karyawan harus selalu merasa bahwa mereka dapat menyuarakan keprihatinan mereka, dan para eksekutif tingkat atas harus mengetahui bagaimana perasaan karyawan terhadap bisnis dan para eksekutif.

Sistem organisasi untuk melacak proses dan prosedur adalah strategi yang ampuh untuk meningkatkan produktivitas bisnis. Sistem seperti itu memungkinkan bisnis untuk mengalokasikan tugas secara efektif dan mengevaluasi prosedur dan alat bantu, memastikan semua proses berfungsi pada tingkat yang paling optimal. Merampingkan proses kerja juga dapat membantu mencegah beban kerja yang berlebihan dan meminimalkan waktu henti, memastikan tugas-tugas diselesaikan tepat waktu dan dengan standar yang tinggi.

Sistem alur kerja dapat memantau kemajuan secara real time, sehingga memudahkan manajemen proyek dan penyesuaian beban kerja. Pendekatan proaktif ini mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan, penundaan, dan peluang yang terlewatkan, yang semuanya dapat berdampak negatif terhadap pertumbuhan dan produktivitas bisnis.

Sistem organisasi juga dapat memberikan insight tentang area kelemahan dan di mana pelatihan karyawan lebih lanjut mungkin diperlukan dalam proses atau alur kerja. Produktivitas tim adalah kunci produktivitas bisnis secara keseluruhan. Memiliki sistem pelacakan yang jelas dan terorganisir memastikan bahwa setiap orang memiliki tujuan dan ekspektasi yang sama, sehingga menumbuhkan lingkungan yang kolaboratif.

Seiring berkembangnya organisasi, begitu pula teknologi. Peningkatan keterampilan karyawan adalah strategi penting untuk meningkatkan produktivitas bisnis karena meningkatkan keterampilan, pengetahuan, dan efisiensi tenaga kerja. Meningkatkan keterampilan memastikan bahwa karyawan mendapatkan informasi terbaru tentang alat, proses, dan praktik terbaik terbaru. Kesiapan ini menghasilkan efisiensi yang lebih tinggi dalam pekerjaan mereka, karena mereka lebih siap untuk menangani tugas-tugas yang kompleks dan beradaptasi dengan kebutuhan bisnis yang terus berubah.

Dengan berinvestasi dalam pelatihan keterampilan baru ini, bisnis dapat fokus pada menghasilkan pekerjaan yang berkualitas dan meminimalkan waktu yang dihabiskan untuk melatih karyawan baru. Tim yang terlatih dengan baik dapat bekerja secara lebih mandiri dan menyelesaikan masalah dengan cepat, yang mengarah pada kelancaran operasi dan pada akhirnya karyawan yang lebih termotivasi dan terlibat serta merasa dihargai.

Peningkatan keterampilan dapat diterapkan ketika organisasi menerapkan alat atau proses teknologi baru yang mengharuskan karyawan mempelajari sistem yang sama sekali baru untuk melakukan pekerjaan mereka. Ini dapat terjadi di departemen mana pun tergantung pada sistem atau alat baru dan bagaimana penerapannya. Peningkatan keterampilan memberi karyawan waktu dan kebaikan untuk mempelajari sistem atau alat baru sebelum diminta untuk menggunakannya sehari-hari. Ini mencontohkan bisnis yang berinvestasi pada karyawannya saat ini dan menyiapkan mereka untuk sukses.

Peningkatan keterampilan mendorong retensi karyawan. Organisasi yang berinvestasi dalam pengembangan profesional karyawannya akan menciptakan budaya kerja yang positif yang dapat mengurangi tingkat pergantian karyawan dan biaya yang terkait dengan perekrutan dan orientasi karyawan baru. Peningkatan keterampilan karyawan adalah bagian penting dari penerapan teknologi baru dan pada akhirnya mengarah pada tenaga kerja yang lebih mampu dan termotivasi yang dapat mendorong pertumbuhan bisnis.

Jumlah gangguan sehari-hari sangat banyak—baik di kantor atau bekerja dari rumah. Faktor-faktor seperti media sosial dan notifikasi telepon dapat mengalihkan perhatian bahkan karyawan terbaik. Banyak juga yang mengaku pandai melakukan banyak tugas, padahal kenyataannya, penelitian menunjukkan bahwa hal tersebut berdampak negatif pada produktivitas. Pemberdayaan karyawan dan membantu tim mengelola waktu mereka secara efektif adalah komponen kunci untuk meningkatkan produktivitas bisnis.

Alat seperti perangkat lunak manajemen proyek dan alat pelacakan waktu dapat meningkatkan produktivitas karyawan dan memastikan bahwa hari kerja digunakan dengan cara yang seefisien mungkin. Solusi manajemen waktu dapat membantu karyawan memprioritaskan tugas sehari-hari dan meminimalkan gangguan. Dengan menyediakan alat penjadwalan yang jelas, daftar tugas dan tenggat waktu, solusi ini memungkinkan karyawan untuk fokus pada tugas-tugas yang memiliki prioritas tinggi dan memenuhi tujuan secara efisien.

Sistem manajemen waktu juga mengurangi risiko kelelahan dengan mempromosikan beban kerja yang seimbang, yang dapat mengarah pada hasil proyek yang lebih baik dan operasi bisnis yang lebih lancar. Organisasi bisa memulai dengan templat untuk membangun alat manajemen waktu dan kemudian mempersonalisasi solusinya ketika sudah lebih familiar.

Meskipun semua solusi manajemen waktu ini penting, intinya jelas: pemimpin bisnis harus mengomunikasikan prioritas. Tak satu pun sistem ini akan berjalan jika karyawan dan pimpinan tidak selaras dalam prioritas dan tujuan bisnis secara keseluruhan.

Sangat penting untuk memiliki tujuan yang jelas dan menyatukan sebagai organisasi yang dikomunikasikan kepada seluruh tenaga kerja. Bisnis harus menetapkan prioritas dan pencapaian yang dapat dicapai yang semua karyawan sadari dan dapat dikerjakan. Ada juga metrik yang dapat dilacak organisasi yang memberikan insight spesifik dan terperinci tentang seberapa baik proses atau alat bekerja untuk bisnis.

Prioritas memastikan bahwa seluruh tenaga kerja memiliki tujuan yang sama. Misalnya, jika prioritasnya adalah meningkatkan kepuasan pelanggan secara keseluruhan sebesar 5%, maka seluruh organisasi harus bekerja sama untuk mencapai tujuan tersebut. Departemen individu—misalnya penjualan—mungkin membuat serangkaian prioritas yang lebih kecil yang pada akhirnya akan memengaruhi sasaran kepuasan pelanggan secara keseluruhan. Departemen tertentu mungkin juga melacak poin-poin penting tertentu seperti metrik berbasis tugas, metrik keuangan, metrik berbasis pelanggan, atau mekanisme pelacakan waktu.

Apa yang sebenarnya terjadi adalah dengan menyelaraskan serangkaian tujuan bisnis, kemungkinan keberhasilan jauh lebih besar. Pemimpin dalam organisasi harus memutuskan metrik bisnis spesifik mana yang paling penting dan menggunakan data kinerja untuk mengukur produktivitas, efisiensi operasional, pengembangan karyawan, manajemen proyek, dan manajemen waktu. Prioritas dan tujuan bisnis yang telah ditetapkan bertindak sebagai payung untuk semua strategi lain untuk meningkatkan produktivitas bisnis.