Digitalisasi pengalaman perencanaan PI

Perencanaan inkrementasi program (PI) adalah elemen kunci dari metodologi tangkas perusahaan. Meskipun awalnya dipopulerkan oleh Scaled Tangkas Framework (SAFe), yang terus memajukan praktik terbaik terkait konsep, perencanaan PI memiliki kesadaran universal sebagai kegiatan perencanaan. Ini dianut bahkan oleh organisasi yang belum sepenuhnya berkomitmen pada kerangka kerja SAFe.

Mengusung prinsip-prinsip aktivitas tangkas tingkat tim, perencanaan PI pada awalnya menekankan pada kolaborasi langsung dan penggunaan perangkat fisik seperti papan dan catatan tempel. COVID-19 mempercepat pergeseran ke perencanaan PI jarak jauh untuk tenaga kerja yang sepenuhnya jarak jauh untuk melanjutkan pengembangan dan pengiriman produk digital. Efektivitas peristiwa perencanaan ini biasanya terganggu dengan aspek kolaboratif dari pengalaman yang sering kali menjadi pukulan terbesar.

Sebagian besar organisasi akan terus memiliki campuran tenaga kerja jarak jauh, hybrid, dan di tempat. Sementara manajer portofolio dan tim produk memiliki beberapa alat yang disetujui secara tergesa-gesa untuk memfasilitasi kegiatan dasar perencanaan PI. Peralihan untuk bekerja kembali di kantor tidak pasti.

Hal ini membuat upaya terkoordinasi untuk meninjau dan memilih platform yang ideal untuk digitalisasi perencanaan PI menjadi tugas penting bagi para pemimpin organisasi. Bahkan dalam situasi di mana perencanaan PI secara langsung merupakan pilihan bagi tim produk, platform yang tepat akan meningkatkan aktivitas. Hal ini dapat membantu berbagai tim untuk mengeksekusi dengan lebih tangkas dan mengintegrasikan rencana program ke dalam strategi perusahaan yang lebih luas.

Program Tangkas harus berbagi banyak informasi di beberapa tim. Ini berarti perencanaan PI yang efektif membutuhkan data yang dapat dibagikan dan diakses. Tidak mudah dilakukan ketika alat yang berbeda mengakses penyimpanan data yang berbeda. Informasi sering terkunci dalam silo departemen atau alat, sehingga sulit untuk menyajikan informasi lintas fungsi kepada tim program tangkas.

Platform ideal untuk perencanaan PI jarak jauh bertindak sebagai sumber kebenaran tunggal untuk semua tim. Ini harus menangkap dan menampilkan informasi untuk tim tertentu dan menggabungkan informasi ke dalam tampilan yang sesuai untuk program tersebut. Hal ini memungkinkan berbagai tim, baik yang bekerja jarak jauh maupun yang datang langsung, untuk bekerja dari dan berbagi informasi dalam acara perencanaan sambil mengamati bagaimana program itu sendiri terbentuk.

Pengembangan dewan program, salah satu hasil utama dari acara perencanaan PI, menjadi contoh yang bagus. Papan ini mengandalkan informasi dari kapasitas dan ketersediaan tim, fitur, papan ide, prioritas strategis, dan peta jalan sebagai input untuk merencanakan program secara visual. Mereka menunjukkan komitmen untuk pengiriman fitur, dependensi, dan pencapaian.

Dari sana, sesi breakout memanfaatkan tampilan khusus tim dari informasi yang sama untuk merencanakan dan mengelola cerita pengguna, fitur, dan dependensi untuk berbagai papan dan daftar. Ini juga memungkinkan tim untuk pindah, mengurutkan, dan mengedit item dengan cepat dan efisien. 

Salah satu contohnya adalah kemampuan untuk memvisualisasikan informasi yang dimungkinkan dengan platform digital. Platform perencanaan PI digital dapat mempercepat upaya perencanaan pra-program dengan memungkinkan tim untuk secara proaktif input kapasitas mereka untuk kenaikan yang akan datang, menyesuaikan kotak waktu kenaikan, dan banyak lagi.

Perencanaan PI adalah kegiatan kolaboratif; selalu dan akan selalu demikian. Tapi, peristiwa perencanaan langsung, dengan informasi mereka yang terpisah, tidak kolaboratif seperti yang mungkin terjadi. Sementara sumber kebenaran tunggal memberikan dasar untuk kolaborasi, masih ada peluang untuk meningkatkan kolaborasi dengan pengalaman digital.

Sebagai contoh, platform untuk perencanaan PI jarak jauh harus mendorong komunikasi tim melalui komentar pada elemen informasi seperti cerita pengguna, tugas, dan daftar pekerjaan. Dukungan untuk "@mention" berkomentar secara efektif memberi tahu tim melalui messenger umum, email, dan alat kolaboratif lainnya. Pemungutan suara kepercayaan, survei, dan retrospektif juga merupakan elemen inti dari perencanaan dan pelaksanaan PI yang dapat ditingkatkan melalui pengalaman digital yang tepat.

Dengan menggunakan platform digital untuk perencanaan PI jarak jauh, semua informasi dari aktivitas perencanaan ada di dalam sistem agar tim dapat mulai mengeksekusi segera setelah acara perencanaan. Tampilan spesifik tim dari satu sumber informasi membuat dasbor tim, menghitung metrik aliran, dan membekali tim dengan praktik DevOps yang lebih baik untuk mengelola pelaksanaan program. Sumber kebenaran tunggal juga memberikan kelincahan dalam pelaksanaan program dengan memungkinkan tim untuk menyesuaikan diri dengan cepat terhadap perubahan.

Hal ini berbeda dengan pengambilan keputusan perencanaan pada aset fisik dan memasukkan data secara manual ke dalam perangkat lunak yang terpisah-pisah setelah perencanaan. Alat-alat yang terkotak-kotak tersebut juga membatasi kelincahan dan kemampuan tim untuk bereaksi terhadap perubahan saat menjalankan aktivitas program. Tantangan ini dapat diatasi dengan mengadopsi platform yang tepat untuk perencanaan PI.

Secara historis, perencanaan program tangkas difokuskan pada kapasitas tim yang tersedia dan fitur serta kisah pengguna yang dimasukkan ke dalam peningkatan program yang akan datang. Pertimbangan keuangan terbatas pada biaya tenaga kerja.

Karena bisnis saat ini terus meningkatkan praktik tangkas, mereka melihat dampak pengiriman tangkas pada TCO produk, pengeluaran bisnis secara keseluruhan, dan pendapatan. Fitur baru dapat memengaruhi segalanya mulai dari pendapatan dan langganan, konsumsi layanan cloud, biaya dukungan dan kontrak, biaya unit dan pengeluaran aset modal yang diperlukan, hingga biaya operasional jangka panjang.

Menambahkan visibilitas keuangan holistik ke aktivitas perencanaan PI jarak jauh biasanya tidak menjadi perhatian prioritas bagi tim produk selama perencanaan PI. Akibatnya, ini bukan hasil yang didukung secara umum di sebagian besar platform vendor, tetapi melakukannya dapat secara signifikan memengaruhi rencana yang dihasilkan dan nilai yang disampaikan. Ke depannya, setiap peluang untuk memasukkan data keuangan ke dalam perencanaan yang tangkas harus menjadi prioritas utama bagi organisasi.

Bagi sebagian besar organisasi saat ini, terutama yang memiliki tenaga kerja terdistribusi, digitalisasi aktivitas perencanaan PI sangatlah penting. Platform yang tepat dapat membantu memfasilitasi dan meningkatkan perencanaan PI lokal dan jarak jauh, serta memperkuat elemen kolaboratif dalam aktivitas perencanaan. Platform digital untuk perencanaan PI dapat memecah silo informasi, menghilangkan kesenjangan pengetahuan, dan menjaga semua tim tetap berada di halaman yang sama saat menjalankan program yang kompleks.