Dari kebijakan yang tersebar hingga jawaban yang berdasar: Membangun asisten pengetahuan yang sadar izin dengan IBM® watsonx Orchestrate

Menemukan suatu kebijakan seharusnya tidak mengharuskan pengguna mengetahui sekolah mana yang menerbitkannya, SharePoint site mana yang menyimpannya, atau filter apa yang harus digunakan untuk menemukan versi yang berlaku saat ini. Namun itulah tantangan praktis bagi para karyawan di seluruh Swan Christian Education Association (SCEA), sebuah jaringan yang terdiri atas tujuh sekolah dan kantor pusat di Australia Barat.

Guru, administrator, pimpinan sekolah dan staf kantor pusat mengandalkan kebijakan, prosedur, formulir, dan dokumen operasional yang didistribusikan di seluruh organisasi. SCEA telah memiliki sistem manajemen bisnis yang terstruktur di Microsoft 365, dengan SharePoint sebagai repositori dokumen yang terkontrol dan Power Platform untuk mendukung persetujuan, penerbitan, dan alur kerja lainnya. Namun, karyawan tetap harus memahami struktur repositori sebelum dapat menemukan jawaban yang bersifat otoritatif.

Origin Digital, konsultan digital transformation asal Australia sekaligus kolaborator IBM®, bekerja sama dengan mitra teknologi IBM® Symplistic.ai untuk membangun bantuan pengetahuan yang mendukung akses yang peka terhadap izin bagi SCEA. IBM® watsonx Orchestrate menginterpretasikan pertanyaan dan mengoordinasikan interaksi, sementara Symplistic.ai ContentIQ mengambil konten yang telah diotorisasi dari SharePoint melalui antarmuka agen percakapannya. Karyawan dapat mengajukan pertanyaan dalam bahasa alami dan menerima jawaban yang didukung oleh kutipan ke dokumen sumber yang disetujui.

Keterlibatan SCEA dimulai sebagai percontohan untuk memvalidasi arsitektur, model izin, dan pengalaman pengguna sebelum penerapan produksi. Pilot membuktikan bahwa watsonx Orchestrate dan ContentIQ terintegrasi dengan sistem manajemen bisnis yang diterapkan Origin Digital untuk SCEA.

Meskipun proyeksi peningkatan produktivitas tersebut masih belum divalidasi di lingkungan produksi, kasus bisnis SCEA memperkirakan bahwa proses pencarian informasi yang lebih cepat dapat memulihkan sekitar 40.000 jam kerja setiap tahun. Peningkatan ini diperkirakan menghasilkan nilai produktivitas tahunan sebesar 2,2 juta AUD.

Dalam artikel ini, kami memeriksa mengapa enterprise search konvensional tidak cukup untuk SCEA. Kami juga menjelaskan bagaimana lapisan pengambilan dan orkestrasi bekerja bersama dan bagaimana pilihan desain membuat arsitektur dapat digunakan kembali untuk asisten masa depan.

Contoh penggunaan tampak sederhana: seorang karyawan mengajukan pertanyaan tentang kebijakan atau prosedur dan menerima jawaban yang benar. Persyaratan yang mendasarinya lebih menuntut.

SCEA mengelola konten baik di tingkat kantor pusat maupun sekolah. Beberapa dokumen berlaku di seluruh asosiasi, sementara dokumen lainnya tetap bersifat spesifik untuk masing-masing sekolah. Dalam kondisi tertentu, kebijakan dari kantor pusat harus diprioritaskan dibandingkan dokumen lokal. Pertanyaan terkait ketenagakerjaan, keselamatan, aspek hukum, dan tata kelola juga memerlukan tingkat akurasi serta keterlacakan yang lebih tinggi daripada yang dapat disediakan oleh chatbot serbaguna.

Batasan akses yang ketat juga menghadirkan kendala tersendiri. Staf di satu sekolah tidak boleh mengakses informasi yang dibatasi dari sekolah lain kecuali telah diberikan access yang sesuai. Oleh karena itu, asisten perlu memahami tidak hanya pertanyaan yang diajukan, tetapi juga identitas, peran, dan izin dari pengguna yang mengajukannya.

Arsitektur mempertahankan model akses yang sudah dikelola SCEA melalui Microsoft Entra ID dan SharePoint. Entra ID mengautentikasi pengguna dan memberikan informasi identitas seperti keanggotaan grup dan klaim peran. SharePoint tetap menjadi sumber izin tingkat dokumen. ContentIQ membawa izin tersebut ke dalam pengambilan guna memastikan bahwa ContentIQ mengembalikan konten yang diizinkan untuk diakses pengguna.

Pendekatan ini mengikuti prinsip hak istimewa paling sedikit: memberi pengguna akses yang diperlukan untuk peran mereka. Langkah ini juga menghindari pembuatan sistem otorisasi kedua untuk AI yang perlu dikelola oleh administrator secara terpisah dari SharePoint.

Asisten meningkatkan akses tanpa melewati tata kelola. Alih-alih mengembalikan daftar panjang dokumen yang mungkin, asisten dapat mengidentifikasi bagian-bagian yang relevan, mengumpulkan jawaban dan mengutip sumber yang digunakan. Karyawan mengalokasikan lebih sedikit waktu untuk menavigasi repositori sementara SCEA mempertahankan kendali atas kepemilikan dokumen, persetujuan, penerbitan, pembuatan versi, dan ulasan.

Diagram arsitektur memisahkan sistem menjadi lima area: antarmuka pengguna, IBM® watsonx Orchestrate, Symplistic.ai ContentIQ, Sistem Manajemen Bisnis Microsoft 365 SCEA dan kontrol identitas dan tata kelola bersama.

Seorang karyawan yang diautentikasi mengirimkan pertanyaan bahasa alami melalui Asisten Pengetahuan AI, yang dirancang untuk beroperasi di dalam Microsoft 365. Mempertahankan antarmuka dalam lingkungan yang sudah dikenal pengguna membantu mengurangi hambatan adopsi sekaligus menghindari kebutuhan untuk menyediakan destinasi terpisah.

Antarmuka mengirimkan pertanyaan dan konteks yang relevan ke watsonx Orchestrate. Konteks tersebut dapat mendukung percakapan dan pemeriksaan otorisasi selanjutnya.

watsonx Orchestrate menyediakan lapisan percakapan dan orkestrasi. Solusi ini menentukan maksud pengguna, merencanakan langkah selanjutnya dan mengirimkan permintaan pengambilan ke ContentIQ.

Diagram tersebut menunjukkan empat tahapan:

• Pemahaman maksud mengidentifikasi apa yang ditanyakan pengguna.
• Orkestrasi dan perencanaan menentukan cara memproses permintaan.
• Permintaan pengambilan mencakup kueri dan identitas pengguna untuk ContentIQ.
• Pembuatan respons mengubah bukti yang dikembalikan menjadi jawaban yang jelas.

Memisahkan orkestrasi dari pengambilan membuat setiap lapisan tetap fokus. Watsonx Orchestrate mengelola interaksi dan alur kerja sementara ContentIQ menangani penyerapan konten, pencarian, pemeringkatan, dan penegakan izin.

Pemisahan ini juga mendukung ekspansi di masa depan. Asisten selanjutnya dapat mengambil informasi kebijakan, memeriksa catatan bisnis terstruktur dan memanggil alur kerja yang disetujui tanpa memaksa tim untuk membangun kembali lapisan percakapan.

ContentIQ berfungsi sebagai lapisan Generasi dengan dukungan pengambilan data atau lapisan RAG.

Implementasi RAG dasar mungkin menemukan teks yang relevan tanpa mengonfirmasi apakah pengguna dapat mengaksesnya. ContentIQ menerapkan pemeriksaan izin selama pengambilan daripada setelah jawaban telah dibuat.

Diagram memecah proses pengambilan menjadi lima tahap:

1. Pemrosesan kueri mempersiapkan pertanyaan pengguna untuk pencarian.
2. Pencarian berbasis izin hanya mencari konten yang diizinkan.
3. Menilai ulang dan memfilter urutan bagian kandidat berdasarkan relevansi.
4. Perakitan konteks mengemas bukti dan metadata terkuat.
5. Atribusi sumber mempertahankan tautan ke dokumen asli.

Selama konsumsi, dokumen dibagi menjadi bagian-bagian yang lebih kecil yang disebut potongan atau chunk. Setiap potongan membawa metadata seperti sumber, jenis dokumen, dan aturan aksesnya. Chunking memungkinkan sistem mengembalikan bagian kebijakan yang relevan daripada mengirim seluruh dokumen ke model.

Pemeringkatan ulang mengevaluasi hasil pencarian awal lebih dekat untuk meningkatkan relevansi. Percontohan SCEA tidak menerapkan peringkat berbasis hierarki yang secara otomatis memprioritaskan kebijakan kantor pusat di atas dokumen tingkat sekolah. Kemampuan itu, bersama dengan penyerapan metadata file yang lebih kaya, tetap menjadi bagian dari peta jalan pengembangan Symplistic.ai.

ContentIQ mencari konten yang disetujui yang disimpan di Sistem Manajemen Bisnis berbasis SharePoint SCEA. Repositori mencakup kebijakan, prosedur, formulir, templat, dan dokumen operasional.

Power Automate dan Power Apps terus mendukung persetujuan dokumen, penerbitan, dan proses terkait. Arsitektur AI ini tidak menggantikan kontrol yang telah ada. Arsitektur ini menggunakan konten setelah proses tata kelola yang telah diterapkan SCEA menetapkan dokumen yang berlaku saat ini dan telah disetujui.

Perbedaan tersebut meningkatkan kualitas jawaban. Model bahasa seharusnya tidak memutuskan kebijakan mana yang otoritatif. Kepemilikan dokumen, status, pembuatan versi, dan metadata harus menetapkan otoritas sebelum pengambilan dimulai.

Garis putus-putus dalam diagram menunjukkan validasi identitas dan izin di Watsonx Orchestrate, ContentIQ, dan SharePoint. Microsoft Entra ID menyediakan akses masuk tunggal dan kontrol akses berbasis peran. Kontrol akses berbasis peran menetapkan izin sesuai dengan peran seseorang atau keanggotaan grup daripada mengonfigurasi akses untuk pengguna individual.

ContentIQ memvalidasi izin sebelum mengembalikan potongan dokumen. SharePoint terus menegakkan akses di sumbernya. watsonx Orchestrate kemudian hanya menggunakan bukti resmi untuk menghasilkan jawaban yang berdasar dengan kutipan.

Grounding berarti bahwa respons bergantung pada konten perusahaan yang diambil daripada informasi yang dipelajari selama pelatihan model saja.

Salah satu manfaat dari arsitektur yang dipilih adalah kemampuannya meminimalkan jumlah komponen yang perlu dibangun dan dikelola oleh Origin Digital. Tumpukan pengambilan kustom memerlukan upaya berkelanjutan untuk mengelola konektor konten, chunking, pembaruan index, pemetaan identitas, sinkronisasi izin, integrasi model, dan pemantauan. ContentIQ menangani sebagian besar kompleksitas retrieval, sementara watsonx Orchestrate menyediakan lapisan interaksi dan koordinasi.

Desain ini lebih mengutamakan konfigurasi yang dapat diulang daripada rekayasa khusus. Origin Digital dapat mengonfigurasi penyerapan dan pengambilan melalui antarmuka pengguna ContentIQ dengan sedikit kode atau no-code, kemudian menggunakan API yang tersedia untuk menghubungkan asisten pengetahuan ke aliran Power Automate. Kombinasi itu mengurangi upaya yang diperlukan untuk menyesuaikan pola bagi pelanggan lain sekaligus menjaga ruang untuk integrasi khusus pelanggan.

Arsitektur ini juga mempertahankan investasi Microsoft yang telah dimiliki SCEA. SharePoint tetap menjadi repositori dokumen. Power Platform terus mengelola business processes, sementara Entra ID tetap berperan sebagai otoritas identitas. IBM® watsonx Orchestrate memperluas lingkungan tersebut tanpa memerlukan migrasi konten.

Bagi karyawan, pilihan teknologi tersebut menghasilkan hasil praktis: jawaban menjadi lebih mudah diperoleh tanpa menjadi kurang terkontrol. Seorang guru dapat meminta prosedur, menerima panduan yang relevan dan mengikuti kutipan ke dokumen yang disetujui. Seorang pemimpin sekolah dapat menerima bukti yang lebih luas ketika perannya memberikan akses yang lebih luas.

Proyek pilot ini juga memperkuat pelajaran inti untuk AI perusahaan: kualitas pengambilan tergantung pada kualitas informasi. Kepemilikan yang jelas, metadata yang konsisten, dan siklus hidup dokumen yang andal membantu asisten membedakan konten yang disetujui dari materi duplikat atau usang.

Penerapan pertama SCEA berfokus pada kebijakan, prosedur, dan pengetahuan operasional, tetapi arsitekturnya mendukung peta jalan yang lebih luas. Asisten masa depan dapat alamat sumber daya manusia, keuangan, risiko dan kesehatan, praktik pengajaran dan fungsi bisnis lainnya.

Setiap asisten dapat menggunakan kembali kontrol identitas, pola orkestrasi, dan fondasi konten yang diatur yang sama sambil terhubung ke sumber dan alur kerjanya sendiri. Watsonx Orchestrate memberi Origin Digital lapisan yang konsisten untuk mengoordinasikan kemampuan tersebut alih-alih menempatkan setiap fungsi di dalam satu asisten besar.

Kemampuan untuk menggunakan kembali pola implementasi yang sama juga dapat membantu menurunkan biaya total kepemilikan (TCO). Origin Digital berencana menawarkan pattern watsonx Orchestrate dan ContentIQ yang sama kepada pelanggan lain, dan saat ini telah memiliki sejumlah penerapan prospektif yang direncanakan. Origin Digital dapat menggunakan kembali implementation pattern yang sama di lingkungan pendidikan maupun pemerintahan tanpa harus membangun autentikasi, pengambilan, dan pipeline responsif baru untuk setiap penerapan. Lingkungan pengembangan, pengujian, dan produksi yang terpisah lebih lanjut mendukung rilis terkontrol.

Dengan menggabungkan IBM® watsonx Orchestrate, ContentIQ, dan Microsoft 365 environment yang telah dimiliki SCEA, arsitektur ini mengubah tantangan pencarian dokumen yang kompleks menjadi pola pengetahuan perusahaan yang dapat digunakan kembali. Proyek pilot SCEA memvalidasi model integrasi tersebut. Jalur konfigurasi low-code, ContentIQ APIs, dan koneksi Power Automate yang dapat digunakan kembali memberikan Origin Digital pendekatan yang praktis untuk menerapkan model tersebut pada penerapan pelanggan berikutnya tanpa perlu membangun ulang fondasi implementasinya setiap kali.

Baca selengkapnya tentang IBM watsonx Orchestrate