UWV adalah otoritas administratif otonom yang mengimplementasikan asuransi karyawan dan menyediakan layanan pasar tenaga kerja dan data: UWV membantu para penganggur untuk mendapatkan pekerjaan, menentukan tunjangan bagi mereka yang mengalami cacat akibat kerja, serta mengelola pembayaran medis dan tunjangan pengangguran bagi mereka yang memenuhi syarat.

Program NOW**, atau dikenal sebagai Tindakan Darurat Sementara untuk Menjembatani Pekerjaan, memberikan kompensasi kepada perusahaan yang terkena dampak negatif dari COVID-19 sehingga mereka dapat terus membayar gaji karyawan mereka. Perusahaan yang mengalami kerugian sebesar 20% atau lebih besar dalam hal pendapatan selama periode tiga bulan menerima subsidi hingga 90% dari biaya upah untuk periode tersebut. Program dengan durasi terbatas ini diselenggarakan dalam enam periode pendaftaran, yang berlangsung setiap tiga bulan sekali hingga program berakhir pada 1 Oktober 2021.

*Nama lengkap perusahaan dalam bahasa Belanda: Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen
**Nama program lengkap dalam bahasa Belanda: Tijdelijke Noodmaatregel Overbrugging Werkgelegenheidd

UWV bekerja sama dengan Mitra Bisnis IBM You-Get BV untuk mengembangkan aplikasi pengecualian permintaan NOW menggunakan kemampuan Business Automation Workflow dari IBM Cloud Pak for Business Automation. Aplikasi ini membantu mengatasi salah satu tantangan terbesar yang dihadapi perusahaan dalam memproses permintaan program: memastikan semua permintaan yang disetujui sesuai dengan peraturan dan persyaratan yang kompleks dari program NOW.

Begini cara kerjanya: Sebuah perusahaan mengajukan permohonan dana NOW melalui portal online. Jika ada pengecualian—seperti alamat yang sudah berganti atau perusahaan yang berkantor di luar Belanda—sistem mengarahkan permintaan melalui kemampuan Business Automation Workflow ke departemen yang sesuai berdasarkan proses yang telah ditetapkan. Setiap jenis pengecualian mengikuti proses uniknya sendiri, tergantung pada tindakan apa yang diperlukan untuk mengatasinya. Permintaan yang telah diselesaikan akan dikumpulkan setiap malam dan dimasukkan kembali ke dalam aplikasi untuk diproses pada tahap berikutnya.

Dalam waktu enam minggu, tim ini merilis iterasi pertama dari aplikasi NOW—sebuah prestasi yang luar biasa, mengingat UWV biasanya membutuhkan waktu berbulan-bulan, atau bahkan bertahun-tahun, untuk meluncurkan aplikasi baru. "Kami semua kagum bahwa kami dapat melakukannya," kata Peter van der Heijden, Direktur Program E-Werken di UWV, "tidak hanya dari sudut pandang perusahaan kami, tetapi juga dari sudut pandang seluruh sektor publik di Belanda. Sungguh luar biasa bahwa kami dapat menyiapkan dan menjalankannya dalam waktu yang singkat."

Setelah peluncuran, tim menggunakan metodologi agile untuk terus mengembangkan aplikasi, langsung mulai mengerjakan iterasi berikutnya untuk mengotomatisasi dan mengoptimalkan proses, memperbaiki masalah yang diketahui, dan memasukkan masukan dari pengguna. Setiap dua minggu, tim mengeluarkan rilis baru. Sebelumnya, siklus pengembangan memakan waktu tiga bulan, atau lebih lama. Kemampuan untuk melakukan pembaruan yang berkelanjutan ini sangat penting guna tetap mematuhi perubahan yang dilakukan pemerintah terhadap program ini, yang terjadi pada tiap siklus pendaftaran NOW setiap tiga bulan.

Waktu penyelesaian yang cepat untuk rilis baru, kecepatan luar biasa yang digunakan tim untuk menyiapkan dan menjalankan solusi sejak awal, serta kualitas tinggi dari hasil solusi tersebut menarik perhatian Dewan Direksi UWV dan departemen lainnya. "Kami sudah mulai menerapkan kemampuan Business Automation Workflow sebagai alat teknologi informasi dan komunikasi (TIK) umum dalam UWV untuk jenis aplikasi seperti ini, tetapi sekarang orang-orang makin yakin akan nilai, fleksibilitas, dan kemampuannya dalam memberikan hasil yang sangat baik dalam jangka waktu yang singkat," ujar van der Heijden.

Proyek berikutnya—merampingkan proses untuk program pembayaran pengangguran UWV—jauh lebih kompleks. "Ada banyak sistem lama yang berperan di sini, masing-masing sistem dengan beban kerjanya sendiri." kata van der Heijden. "Tujuan kami adalah menggabungkan semua sistem dan beban kerja ini ke dalam satu aplikasi yang bisa digunakan karyawan untuk melihat, memprioritaskan, dan mengatur pekerjaan mereka."

Proses klien melibatkan kepatuhan terhadap berbagai peraturan pemerintah, yang membutuhkan banyak titik keputusan. "Kami menggunakan kemampuan Manajemen Keputusan Operasional dari IBM Cloud Pak for Business Automation untuk membantu hal tersebut," jelas van der Heijden. "Di situs web kami, kemampuan ini berinteraksi dengan klien, memberikan jawaban berdasarkan input mereka untuk membantu proses aplikasi. Di back end, kemampuan ini mengambil beberapa informasi regulasi yang sama untuk memberikan dukungan pengambilan keputusan kepada karyawan." Setelah persiapan yang matang—dengan 2.000 karyawan yang mengandalkan aplikasi ini, sangat penting untuk memenuhi kebutuhan mereka sejak awal—tim meluncurkan aplikasi ini pada bulan Juli 2021.