The Standard menggunakan IBM Apptio untuk menyelaraskan pengeluaran TI dengan strategi bisnis utama
Untuk memenuhi tujuan pertumbuhan yang menguntungkan, The Standard, penyedia jasa keuangan dan asuransi terkemuka, menerapkan strategi transformasi digital dan akuisisi strategis bercabang ganda. Strategi ini memerlukan tingkat investasi yang tinggi dalam transformasi, berfokus pada inovasi produk pensiun, platform data yang ditingkatkan, dan kemampuan penjualan dan layanan asuransi digital.
Meskipun area bisnis The Standard dan tim TI memiliki kemitraan yang kuat, kurangnya transparansi pada pendorong utama pengeluaran teknologi merupakan penghalang bagi penyelarasan yang lebih efisien antara biaya untuk menjalankan kegiatan bisnis dengan biaya transformasi. The Standard perlu lebih memahami garis dasarnya dan menentukan dengan lebih jelas pendorong utama timbulnya biaya langsung dan tidak langsung.
“Analisis dan pelaporan pada tingkat akun atau kategori tidak banyak membantu mengedukasi bisnis tentang biaya yang diperlukan untuk menjalankan TI atau lebih jelas menunjukkan hasil peningkatan atau kemampuan baru dari tahun ke tahun,” kata Dickson Kasamale, Second Vice President of IT di The Standard. “Tidak memiliki insight tersebut secara signifikan mengurangi efisiensi bisnis dan prioritas TI.”
Pada saat itu, The Standard mengandalkan informasi dari sistem perencanaan sumber daya perusahaan lama (ERP) dan banyak spreadsheet untuk menyiapkan anggaran, menganalisis data keuangan, dan membuat keputusan tentang investasi Teknologi. Pendekatan ini memerlukan kerja manual intensif, penuh dengan tantangan normalisasi data, dan tidak cukup untuk menyegmentasikan pengeluaran menjadi pandangan yang ramah bisnis atau insight yang dapat ditindaklanjuti.
“Saya ditugasi untuk membangun transparansi biaya yang memberikan insight yang dapat ditindaklanjuti dan memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih cepat sambil mendorong kemitraan yang lebih dalam antara TI dan area bisnis,” Kasamale menegaskan.
Mulai awal tahun 2020, Kasamale mulai mengganti proses berorientasi spreadsheet perusahaan dengan IBM Apptio. Langkah ini termasuk mengodifikasi taksonomi Manajemen Bisnis Techonology (TBM) ke dalam sistem ERP Workday baru perusahaan, memungkinkan tim Kasamale untuk merencanakan, menganalisis, dan menyampaikan insight menggunakan dimensi pengeluaran yang dapat dipahami oleh para pemimpin bisnis.
Di saat yang sama, organisasi ini menerapkan IBM Cloudability untuk manajemen biaya cloud dan IBM Targetprocess untuk manajemen sumber daya dan portofolio. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk mendapatkan lebih banyak visibilitas, insight, dan kontrol atas percepatan investasinya dalam kemampuan digital, dan baru-baru ini untuk mengelola integrasi dan tata kelola keuangan dari dua akuisisi.
The Standard menggunakan solusi IBM sebagai dasar dari proses perencanaan dan penyampaian TI, sehingga mendorong hasil yang signifikan bagi bisnis.
Peningkatan keselarasan dan ketangkasan dalam keuangan
Menurut Kasamale, sebelum mengimplementasikan Apptio, The Standard kesulitan untuk secara dinamis mengukur peluang untuk mengalihkan pengeluaran ke area-area strategis. “Sulit bagi kami untuk menunda pengeluaran di satu bidang untuk memprioritaskan yang lain,” akunya. “Tim kepemimpinan tidak memiliki cukup insight tentang kapasitas pengeluaran diskresioner untuk mendorong prioritas dana yang lebih efisien di seluruh fungsi IT atau portofolio, dan ini menyebabkan kelebihan anggaran portofolio selama beberapa tahun.”
Untuk mengalihkan fokus mereka, Apptio memperkenalkan The Standard ke model biaya standar di samping investasi, proyek, produk, tenaga kerja, dan alat perencanaan. Model baru ini memungkinkan tim Keuangan TI The Standard untuk memfokuskan 80% waktu mereka pada analisis, dukungan keputusan, perkiraan, dan insight. Apptio juga telah memungkinkan tim kepemimpinan untuk lebih percaya diri mengalihkan pendanaan untuk mencapai tujuan dan lebih konsisten mencapai target keuangan dalam beberapa tahun terakhir.
“Kualitas segmentasi dan insight rencana keuangan meningkatkan standar untuk analisis anggaran dan penceritaan,” kata Kasamale. “Mereka belum pernah melihat hal seperti ini sebelumnya. Tingkat kematangan proses perencanaan keuangan dan masukan atas hasil kami benar-benar melebihi ekspektasi sejak kami menerapkan Apptio.”
Kontrol lebih besar terhadap pengeluaran cloud
The Standard juga menggunakan Cloudability untuk meningkatkan visibilitas ke dalam pengeluaran cloud, area pengeluaran yang berkembang pesat yang didorong terutama oleh transformasi digital dan layanan infrastruktur inti. Visibilitas ini memberikan insight berharga kepada para pemimpin produk dan aplikasi perusahaan yang telah membantu mereka membuat keputusan yang lebih baik tentang pembelian cloud dan mendorong akuntabilitas.
Menurut Kasamale, jejak Azure perusahaan telah meningkat lima kali lipat dalam tiga tahun. Namun, menggunakan Cloudability untuk memilah-milah peluang penentuan ukuran Azure yang tepat dan dapat ditindaklanjuti telah membuka potensi penghematan, yang mengarah pada perubahan dalam lingkungan cloud perusahaan yang diproyeksikan untuk mengurangi pengeluaran cloud perusahaan pada tahun 2023 sebesar 10% — dan bahkan lebih baik lagi di 2024.
“Hasil yang paling besar adalah pada lintasan tahun 2024,” ungkap Kasamale. “Kami menghadapi peningkatan 30% dalam pertumbuhan organik Azure dalam setahun dan kami juga menegosiasikan ulang tarif dengan Microsoft. Dengan semua pengoptimalan yang telah kami lakukan hingga saat ini, ditambah dengan keputusan yang telah memengaruhi perubahan arsitektur data, kami berada di jalur yang tepat untuk menyerap dampak pertumbuhan organik dan berada dalam posisi yang lebih baik untuk menegosiasikan pembaruan pembelian kami.”
Manajemen sumber daya dan program yang lebih baik
Transformasi digital adalah dan akan terus menjadi bagian dari strategi bisnis The Standard. Namun, mengelola tim yang melaksanakan inisiatif transformasi ternyata cukup menantang, mengingat struktur perusahaan induk dan pendekatan penyampaian yang terpusat.
"Tim pengembangan kami tersebar," ujar Kaarina Bourquin, Senior Director, IT Strategy and Portfolio di The Standard. “Selain melakukan penyampaian Agile, kami juga melakukan penyampaian waterfall. Kami membutuhkan alat dan proses yang dapat memberikan insight operasional, terlepas dari metodologi penyampaiannya.”
Bourquin menambahkan bahwa penting bagi tim untuk menemukan bahasa yang sama di antara metodologi pengiriman. Tim perlu melihat apa yang diminta untuk mereka lakukan sekarang dan di masa mendatang untuk memahami di mana harus berinvestasi dari sudut pandang kemampuan, dan untuk menyelesaikan pekerjaan dengan cara yang optimal.
"Kami memiliki campuran antara tim khusus dan tim gabungan," katanya. “Kami memiliki beberapa portofolio di berbagai lini bisnis. Kami harus mencari tahu kapasitas dan urutan di seluruh campuran ini dan merencanakan pekerjaan yang perlu diselesaikan, yang mencakup investasi portofolio, operasi, dan pemeliharaan. Visibilitas itu penting bagi kami.”
Dari perspektif operasional, organisasi membutuhkan cara yang lebih baik untuk mengelola siklus hidup penyampaian strategy-to-value, dengan mempertimbangkan pekerjaan yang berorientasi pada produk dan pekerjaan yang berorientasi pada proyek, untuk memastikan para pemimpin bisnis bekerja secara kolaboratif terlepas dari kompleksitas organisasi.
Ini adalah salah satu alasan utama perusahaan mempertimbangkan penggunaan Targetprocess. Yang lainnya banyak berkaitan dengan pandemi COVID-19.
“Kami bergegas mencari cara untuk melakukan big room planning secara virtual,” kenang Bourquin. "Bagaimana kami menjalankan tindakan-tindakan ini, yang sangat berpusat pada tatap muka, dan memindahkannya ke lingkungan virtual?"
Menurut Bourquin, mereka menerapkan Targetprocess untuk membantu mereka menyelaraskan alur kerja tim dengan prioritas bisnis. Hal ini kemudian dapat menciptakan transparansi, membantu mengidentifikasi risiko atau hambatan, dan pada akhirnya memberi tim visibilitas ke dalam alur kerja terkonsolidasi yang menunjukkan kepada mereka informasi tentang proyek-proyek yang sedang berjalan atau yang telah selesai, termasuk status, pemangku kepentingan, dependensi yang relevan, pekerjaan yang telah dilakukan, dan kemajuan.
"Rasio say-do kami—yaitu apa yang kami katakan akan kami lakukan sebagai organisasi TI dibandingkan apa yang benar-benar kami selesaikan—sangatlah penting," jelas Bourquin. “Targetprocess jelas lebih memudahkan kami untuk mengukur hal itu secara konsisten.” Rasio say-do meningkat sebesar 20%, sebuah peningkatan yang lebih dari sekadar memberikan lebih banyak hasil; peningkatan ini berkisar pada visibilitas bersama ke dalam komitmen, yang memungkinkan tim untuk secara efisien mengelola gangguan dan menyelesaikan tugas dengan lebih cepat.
Mengalokasikan sumber daya dan melacak status pekerjaan hanyalah dua dari manfaat yang telah diterima perusahaan sejauh ini. Bourquin mengatakan bahwa mereka juga telah mulai menggunakan Targetprocess untuk mengelola daftar inisiatif strategis, sebagai alat untuk membantu mereka menambahkan ide-ide baru ke dalam corong portofolio, dan untuk membuat permintaan penugasan sumber daya.
“Manajemen portofolio strategis adalah fokus besar bagi kami saat ini,” katanya. "Di sinilah saya melihat nilai dari Targetprocess yang semakin meningkat bagi kami. Ketika saya berpikir tentang perencanaan untuk perusahaan, portofolio, program, atau proyek, saya berpikir tentang Targetprocess.
Langkah selanjutnya dan saran bagi perusahaan lain
Ketika ditanya tentang saran bagi perusahaan lain yang mungkin berada di tahap awal perjalanan TBM mereka, jawaban Kasamale cukup lugas, “Jangan menunggu. Anda dapat memulai dengan cepat hanya dengan pelaporan anggaran yang tangkas dan segmentasi pengeluaran sambil menggunakan komponen dasar inti Apptio. Dan itu akan membantu para pemimpin Anda memahami cara mengalihkan anggaran, dari sekadar untuk menjalankan kegiatan bisnis menjadi pendanaan untuk inisiatif pertumbuhan dan transformasi.”
Dari mengintegrasikan sepenuhnya manajemen portofolio strategis hingga membangun kemampuan chargeback yang lengkap, The Standard menganggap solusi IBM sebagai platform instrumental bagi organisasi dan sedang mencari aplikasi untuk membantu mendorong hasil bisnis yang signifikan di masa mendatang.
“Solusi IBM telah menjadi alat yang sangat diperlukan untuk membantu para pemimpin TI kami memecahkan masalah mendesak seputar transparansi, ketangkasan dalam keuangan, dan transformasi,” kata Kasamale. "Ada begitu banyak tantangan yang harus dihadapi oleh para pemimpin TI saat ini - tidak dapat memahami atau menceritakan kisah keuangan mereka ke area bisnis tidak boleh menjadi salah satunya."
The Standard (tautan berada di luar ibm.com) adalah penyedia produk dan layanan keuangan terkemuka, termasuk penawaran asuransi kelompok dan individu, rencana dan layanan pensiun, dan anuitas individu.
Didirikan dan berkantor pusat di Portland, Oregon, perusahaan ini telah membantu orang mencapai kesejahteraan finansial dan ketenangan pikiran selama 117 tahun.
Hukum
© Hak Cipta IBM Corporation 2025. IBM, logo IBM, dan Apptio adalah merek dagang atau merek dagang terdaftar dari IBM Corp., di AS dan/atau negara lainnya.
Contoh disajikan hanya sebagai ilustrasi. Hasil aktual akan bervariasi berdasarkan konfigurasi dan kondisi klien dan, oleh karena itu, hasil yang diharapkan secara umum tidak dapat diberikan.