Robot cenderung memiliki reputasi buruk; yaitu, mereka menggantikan manusia. Itu tidak terjadi di System of Credit Unions of Brazil (Sicoob). Sistem koperasi kredit terbesar di negara itu menggunakan teknologi IBM® Robotic Process Automation dalam membangun robot bisnis untuk melakukan tugas proses yang paling umum dan berulang. Dan karyawan sangat berbahagia.
"Budaya organisasi kami adalah kami bekerja sebagai tim," jelas Dr. Everton Gomede, Kepala Teknologi di Sicoob. "Saya mengerjakan satu tugas, orang lain mengerjakan tugas berikutnya, dan seterusnya, dan kami berproduksi bersama. Namun, setiap orang memiliki batasan berapa banyak tugas yang dapat mereka lakukan dalam sehari."
Banyak proses di Sicoob, seperti proses penawaran asuransi, pinjaman penggajian, dan pendaftaran pelanggan, yang bersifat dokumen dan formulir, dan membutuhkan entri data dalam jumlah besar. Sebagai contoh, hingga saat ini, pembukaan rekening nasabah merupakan proses uji tuntas selama dua hari, dengan karyawan yang meninjau dan mengevaluasi berbagai formulir yang diberikan nasabah untuk keabsahannya. Setelah itu, mereka secara manual memasukkan data ke dalam sistem ERP. Ketika ada kesalahan, karyawan harus mundur, yang menambah lebih banyak waktu. Mereka mengulangi proses untuk setiap permintaan pembukaan akun - sekitar 150 per hari.
"Ketika orang mengetik data sepanjang hari, kualitas data akan menurun," kata Dr. Gomede. “Manusia sangat pandai menciptakan sesuatu. Namun, kami tidak baik jika harus mengulangi tugas atau aktivitas berulang kali."
Memastikan kepatuhan terhadap peraturan perlindungan data yang kompleks juga merupakan tantangan karena kesalahan dapat membuat perusahaan berisiko terkena hukuman dan denda. "Sangat sulit untuk menjamin bahwa semua tugas dilakukan dengan mengikuti aturan kepatuhan," tambah Dr. Gomede.
Pada tahun 2019, Sicoob meluncurkan inisiatif otomatisasi proses robotik (RPA) yang bertujuan untuk mengurangi waktu tunggu proses bisnis utama. Namun, yang tak kalah penting adalah tujuan untuk membebaskan karyawan dari tugas-tugas yang membosankan sehingga mereka dapat terlibat dan berkontribusi kepada perusahaan dengan cara yang lebih bermakna.
Penghematan Waktu
Tergantung pada proses bisnis, keuntungan hingga 80% penghematan waktu
Penghematan Biaya
Menggunakan otomatisasi memberikan penghematan biaya 10% - 20%
Sicoob menyelidiki beberapa solusi RPA sebelum akhirnya memilih teknologi IBM Robotic Process Automation. Yang menonjol adalah integrasi solusi dan fungsionalitasnya yang kuat, seperti kemampuan pemantauan, pembelajaran mesin, dan brankas kata sandi, yang mendukung privasi dan membantu mengurangi contoh penipuan.
Dr. Gomede menjelaskan: "Kami memiliki daftar fitur-fitur spesifik yang ingin kami terapkan pada sistem kami dan menyukai apa yang kami temukan dalam solusi RPA IBM. Brankas kata sandi adalah fitur yang hebat karena kita dapat menghapus pengguna tertentu dari mengakses perangkat lunak tertentu. Dan kami menggunakan fitur pemantauan untuk mengumpulkan data log dan membuat laporan untuk manajer sehingga mereka bisa melihat, misalnya, berapa banyak tugas yang diselesaikan hari ini atau bulan lalu."
Program RPA dimulai dengan bukti konsep (POC) untuk menguji solusi dan memahami bagaimana teknologi tersebut dapat memengaruhi infrastruktur, proses bisnis, dan tenaga kerja perusahaan. "Setelah itu, kami memiliki kepercayaan diri untuk bergerak maju dan menciptakan bot yang berbeda untuk masalah yang berbeda," tambah Dr. Gomede.
Robot-robot Sicoob berada dalam pengawasan, yang berarti robot-robot tersebut diaktifkan oleh dan bekerja bersama karyawan untuk menyelesaikan tugas-tugas tertentu dalam suatu proses, seperti entri data atau analisis. Banyak robot yang mendukung proses dengan uji tuntas yang intensif, di mana mengumpulkan, memverifikasi, mengevaluasi, dan menganalisis informasi yang diberikan pelanggan membutuhkan waktu yang lama.
Robot pertama, bernama Eva, yang dibangun pada tahun 2020, berfokus pada pendeteksian penipuan. Saat ini, 13 robot bisnis tambahan sedang diproduksi untuk mendukung proses-proses berikut:
- Pembaruan registrasi: menerima dan meninjau dokumen pelanggan dan memperbarui informasi registrasi sesuai permintaan pelanggan.
- Analisis batas kredit: melakukan analisis kredit pada formulir yang disediakan pelanggan, memasukkan data ke dalam perangkat lunak ERP dan memperbarui batas kredit yang sesuai.
- Penawaran asuransi: menerima permintaan pelanggan, mengakses situs web berbagai perusahaan asuransi, menentukan harga, dan memberikan opsi terbaik kepada pelanggan.
- Pembukaan rekening giro: menangani proses pembukaan rekening baru dari awal hingga akhir dengan mendapatkan dokumen nasabah, menganalisis validitas informasi, memasukkan data ke dalam perangkat lunak ERP, dan mengembalikan rekening giro yang siap digunakan.
- Konverter file: membaca dan mengonversi dokumen ke dalam format berbeda yang ditentukan oleh karyawan setelah dokumen dimuat ke dalam perangkat lunak alur kerja.
- Pinjaman penggajian: mendapatkan dan meninjau dokumen pelanggan, memasukkan data ke dalam sistem ERP dan membuat proposal kredit.
- Formulir pendaftaran: membaca dan mengevaluasi dokumen pendaftaran untuk akurasi.
Dr. Gomede mengatakan kunci untuk mengintegrasikan manusia dengan otomatisasi digital adalah melibatkan semua bidang organisasi. "TI berpartisipasi, area bisnis perlu menyediakan informasi proses, dan sumber daya manusia perlu menentukan karyawan penuh waktu dan kompetensi apa yang dibutuhkan mulai sekarang, dengan desain ulang tugas."
Sejak menerapkan robot bisnisnya, Sicoob telah memperoleh penghematan waktu rata-rata 80% untuk proses bisnis utama. Hal ini berarti penghematan biaya sebesar 10% - 20%, tergantung pada prosesnya. "Dengan mengurangi waktu pemrosesan dan waktu tunggu, kami juga mengurangi biaya karena biaya terkait dengan orang, memperbaiki kesalahan, dan mengelola informasi," jelas Dr. Gomede. “Ditambah lagi, ketika kita menggunakan robot, kesalahannya mendekati nol.”
Saat ini, misalnya, rekening nasabah dibuka dalam 30 - 40 menit, bukan dua hari. Terlebih lagi, datanya bebas dari kesalahan. Di masa lalu, proses ini ditangani secara manual, dan tidak memberikan visibilitas tentang di mana suatu tugas berada dalam proses. Kini dengan kemampuan pembuatan laporan yang baru, para manajer memiliki visibilitas di seluruh proses dan seluruh alur kerja.
Dengan brankas kata sandi, proses pendeteksian penipuan yang dulunya memakan waktu hingga 10 jam sehari sekarang sepenuhnya otomatis dari ujung ke ujung. Karyawan yang bertanggung jawab atas tugas tersebut sekarang menggunakan skill mereka untuk menyelidiki jenis dan penyebab kecurangan tingkat lanjut. Brankas kata sandi juga mendukung upaya kepatuhan dan keamanan karena memungkinkan Sicoob untuk mengontrol siapa saja yang bisa mengakses sistem dan bagian mana saja dari sistem. Misalnya, ketika bot RPA menggunakan brankas, bot tersebut memiliki akses eksklusif ke platform, sistem, dan akun keuangan. Tanpa mengetahui kata sandi, karyawan hanya dapat mengakses informasi dalam sistem, bukan platform, sehingga melindungi platform.
"Otomatisasi mengurangi kerugian dan biaya, bukan orang," kata Dr. Gomede. "Bot adalah anggota tim yang melakukan banyak tugas. Hal yang menarik dari teknologi ini adalah bagaimana organisasi menyerapnya. Robot meningkatkan kecepatan dan strategi bisnis kami, yang membantu kami mencapai tujuan kami."
Ketika mengimplementasikan robot baru, Dr. Gomede sangat menghormati nilai pengetahuan manusia. "Sangat penting untuk memikirkan jenis tugas apa yang bisa dilakukan oleh bot dan tugas apa yang bisa dilakukan oleh manusia," pungkasnya. "Karena ini benar-benar berbeda. Biarkan bot memproses informasi dan tugas. Biarkan manusia menciptakan proses baru, berinteraksi dengan pelanggan, dan memikirkan strategi serta bisnis kami."
Didirikan pada tahun 1998, SicoobTautan Eksternal adalah koperasi keuangan terbesar di Brasil, dengan lebih dari lima juta nasabah yang juga merupakan pemiliknya. Produknya meliputi rekening giro, kartu kredit, dana pensiun, dan lainnya. Berbasis di Patos de Minas, Minas Gerais, Sicoob mempekerjakan lebih dari 41.000 orang dan mengoperasikan lebih dari 3.000 titik layanan dan ATM di 22 negara bagian, di samping kanal-kanal digitalnya.
Catatan kaki
© Hak Cipta IBM Corporation 2021. IBM Corporation, IBM Cloud, New Orchard Road, Armonk, NY 10504
Diproduksi di Amerika Serikat, Desember 2021.
IBM, logo IBM, dan ibm.com adalah merek dagang dari International Business Machines Corp, yang terdaftar di banyak yurisdiksi di seluruh dunia. Nama produk dan layanan lain mungkin merupakan merek dagang dari IBM atau perusahaan lain. Daftar merek dagang IBM saat ini tersedia di web di “Informasi hak cipta dan merek dagang” di https://www.ibm.com/id-id/legal/copytrade.
Dokumen ini adalah yang terbaru pada tanggal awal publikasi dan dapat diubah oleh IBM kapan saja. Tidak semua penawaran tersedia di setiap negara tempat IBM beroperasi.
Data kinerja dan contoh klien yang dikutip disajikan hanya untuk tujuan ilustrasi. Hasil kinerja aktual dapat bervariasi, tergantung pada konfigurasi dan kondisi pengoperasian tertentu. INFORMASI DALAM DOKUMEN INI DISEDIAKAN "SEBAGAIMANA ADANYA" TANPA JAMINAN APA PUN, BAIK TERSURAT MAUPUN TERSIRAT, TERMASUK TANPA JAMINAN UNTUK DAPAT DIPERJUALBELIKAN, KESESUAIAN UNTUK TUJUAN TERTENTU, DAN JAMINAN ATAU KETENTUAN APA PUN YANG TIDAK MELANGGAR. Produk IBM dijamin sesuai dengan syarat dan ketentuan perjanjian yang mengatur penyediaan produk tersebut.
Klien bertanggung jawab untuk memastikan kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku. IBM tidak memberikan nasihat hukum atau menyatakan atau menjamin bahwa layanan atau produknya akan memastikan bahwa klien mematuhi hukum atau peraturan apa pun.