Pelopor paradigma - memimpin jalan menuju platform SDM dengan layanan lengkap

Sebelum meluncurkan upaya untuk mentransformasi sistem SDM-nya, para manajer di Departemen Layanan Administrasi (DAS) Oregon mempertimbangkan berbagai tantangan yang ada di depan. Faktor terbesarnya adalah besarnya cakupan proyek dan memenuhi kebutuhan begitu banyak pemangku kepentingan, termasuk 41.000 karyawan, 18 organisasi buruh, dan lebih dari 90 lembaga yang mewakili ketiga cabang pemerintahan. Negara juga mengamanatkan bahwa setiap sistem SDM yang baru harus memenuhi lebih dari 800 persyaratan dan mengelola lebih dari 40 proses bisnis yang penting.

"Perangkat lama kami bukanlah sesuatu yang saya sebut sebagai sistem SDM. Itu benar-benar sebuah database yang berisi informasi personalia," kata Zike. "Informasi SDM tersebar dan tidak lengkap. Sangat sulit untuk melakukan fungsi bisnis inti yang akan Anda lakukan sebagai perusahaan besar. Juga merupakan mimpi buruk untuk membuat catatan publik dan memiliki konsistensi dalam praktik kami."

"Kami tidak memiliki fleksibilitas dan menerapkan proses baru adalah hal yang mustahil," ujar Joyce Martinez, Manajer Proyek untuk negara bagian Oregon DAS. "Hanya sedikit orang yang memiliki akses ke sana dan tidak ada lagi lahan yang tersisa di layar untuk dimasukkan ke dalam lebih banyak bidang. Pada saat itu, sebagian besar proses SDM masih menggunakan kertas di seluruh agensi."

“Itu adalah kesempatan biasa bagi kami untuk diminta memberikan data di tingkat perusahaan yang tidak dapat kami jawab,” kata Lawson. “Anggota parlemen akan meminta informasi dan laporan dan kami hanya bisa mengatakan 'kami dapat memberi tahu Anda ini, tetapi kami tidak memilikinya.' Memenuhi kebutuhan akan informasi tepat waktu adalah pendorong besar untuk perubahan.”

Segera setelah negara mengalokasikan anggaran transformasi sistem, manajer DAS mulai mencari platform SDM berbasis cloud yang dapat memenuhi kebutuhan saat ini dan meningkatkan skala untuk pertumbuhan di masa depan. "Negara bagian Oregon memiliki proses pengadaan yang sangat kuat, dan kami mengajak banyak orang untuk mengevaluasi berbagai alternatif yang diberikan kepada kami," ujar Zike. "Kami juga berbicara dengan pemerintah negara bagian lain dan mendapatkan referensi. Itulah mengapa Workday dipilih."

Tim DAS Oregon menyadari bahwa menjadi bagian dari komunitas pengguna Workday juga akan memberikan keuntungan operasional yang penting. "Bisa berbicara dengan entitas lain dan mengeksplorasi praktik terbaik merupakan nilai tambah yang besar," kata Zike. "Dan memiliki sistem yang secara teratur diperbarui dengan perubahan peraturan jauh lebih baik daripada harus memikirkan bagaimana kami harus memprogram sistem kami sendiri untuk membuat perubahan."

Saat memilih mitra untuk mengintegrasikan solusi Workday HR ke dalam lingkungan sistem Oregon yang kompleks, DAS mencari perusahaan yang memiliki rekam jejak di negara bagian tersebut dan juga berkomitmen pada hubungan kerja yang kolaboratif. "Kami tahu bahwa para IBMers akan menjadi orang-orang terpintar di ruangan ini dan mereka adalah para pakar," ujar Martinez. "Namun mereka menegaskan bahwa mereka akan mendengarkan kami dan kami akan melakukan hal ini bersama-sama. Hal itu sangat menarik bagi kami."

Faktor lain yang menyebabkan IBM dipilih sebagai mitra integrasi sistem adalah pengalamannya dalam bekerja sama dengan organisasi pemerintah. "Memiliki pemahaman dasar tentang bagaimana sistem ini dapat mendukung pemerintah sangat membantu," kata Zike. "Ada juga kejelasan dalam proposal dan arah yang harus kami ambil."

Sebelum penerapan, IBM mengadakan lokakarya Design Thinking untuk membantu memastikan bahwa platform SDM yang baru akan memenuhi kebutuhan pelanggan tertentu. Metode Kanban digunakan untuk memvisualisasikan dan merencanakan proses dan persona dibuat dan diuji untuk mengorientasikan pengembangan di sekitar pengalaman pengguna di dunia nyata. "Kami memiliki tim yang beragam yang berasal dari berbagai lembaga dan jenis pekerjaan," kata Lawson. "Design Thinking membantu kami memahami perspektif mereka dan merupakan alat yang sangat berguna untuk digunakan."

Migrasi dari proses manual ke sistem otomatis merupakan tantangan yang signifikan terhadap budaya kerja. "Banyak manajer kami yang tidak pernah diminta untuk melakukan apa pun dalam sistem otomatis dan mereka mengandalkan kertas untuk tindakan personalia," ujar Zike. "Mengharuskan mereka masuk ke dalam sistem seperti Workday dan terlibat dengan teknologi benar-benar berbeda bagi mereka, dan di situlah kami sangat membutuhkan manajemen perubahan."

"Kami memiliki seorang ahli manajemen perubahan khusus dari IBM dan ini sangat membantu," ujar Martinez. "Proyek ini merupakan perubahan paradigma yang sangat besar bagi negara bagian Oregon. Sebelumnya, kami adalah sistem transaksional dan sekarang kami telah beralih ke sistem proses bisnis secara keseluruhan."

DAS menerapkan modul Workday secara bertahap, dimulai dengan Core HR, Compensation, Recruiting, Absence Management, Talent Suite dan yang terbaru, Learning. "Ketika kami meluncurkan Workday Learning, itu adalah implementasi termudah yang pernah saya miliki dalam karier saya," kata Zike. "Saya mengira sesuatu akan menjadi kacau, namun ternyata tidak. Itu telah diterima dengan sangat baik."

"Oregon telah melakukan pekerjaan yang sangat baik dalam memanfaatkan Workday untuk semua hal yang bisa ditawarkan kepada negara bagian ini," ujar Chad Duffy, Manajer Penjualan Regional Workday. "Kami bertiga, Workday, IBM dan DAS, bekerja sama untuk menentukan siapa yang perlu dilibatkan, bagaimana cara memenuhi kebutuhan mereka, dan memastikan bahwa negara bagian melihat manfaatnya."

Ketika pandemi COVID-19 melanda Oregon pada Maret 2020, beberapa modul Workday HR telah berjalan selama hampir satu tahun. Hal ini memungkinkan DAS untuk mendukung populasi pegawai negeri yang besar yang bekerja dari jarak jauh. "Jika kami tidak memiliki sistem di mana orang bisa berkomunikasi dan memproses transaksi, kami akan sangat kerepotan dengan semua formulir kertas yang bolak-balik," kata Zike. "Workday telah menjadi alat yang hebat, terutama karena begitu banyak dari kami yang masih bekerja di rumah."

Sebagai hasil dari kerja tim antara DAS, Workday dan IBM, fase awal penerapan Workday berada di bawah anggaran. Dan ketika negara bagian perlu mengisi 1.000 posisi terbuka selama tahun 2020 dan 2021, platform Workday membantu departemen SDM untuk melakukan orientasi karyawan baru sekitar 50% lebih cepat daripada sistem berbasis kertas yang sebelumnya digunakan.

"Para pimpinan dan manajemen sangat terkejut ketika mereka membutuhkan data atau laporan untuk melihat apa yang terjadi dengan tenaga kerja mereka," ujar Zike. "Kami bisa memberi tahu mereka di mana harus mengklik atau kami bisa membuatkan mereka laporan yang cepat. Sesuatu yang seharusnya memakan waktu dua minggu dengan sistem lama sekarang hanya membutuhkan waktu 20 menit, jadi ini adalah tempat di mana kami mengalami banyak kesuksesan."

Setelah tiga bulan pertama penerapan sistem, DAS melakukan survei snapshot untuk mengukur bagaimana pegawai negeri menggunakan Workday. “Hasilnya sangat bagus,” kata Lawson. “Kami memiliki 40.000 karyawan yang masuk hampir setiap bulan, banyak dari mereka yang masuk berkali-kali. Buktinya ada di data."

Pada Desember 2022, DAS berencana untuk menyelesaikan tahap akhir transformasi sistem SDM dengan menerapkan modul Payroll dan Time Tracking Workday. "Kami masih terhubung dengan sistem kompensasi karyawan yang sudah berumur 30 tahun, yang merupakan fungsi terakhir yang dimigrasi," ujar Lawson. "Saya sangat menantikan untuk meningkatkan proses perekrutan kami setelah proses orientasi kami sepenuhnya terintegrasi ke dalam Payroll."

"Oregon adalah negara bagian pertama di AS yang melakukan solusi Workday di seluruh perusahaan SDM lengkap," kata Duffy. "Ketika saya mendengar dari spektrum orang di seluruh negara bagian, mereka memberi tahu saya bahwa apa yang terbaik tentang proyek ini adalah nilai yang mereka dapatkan darinya."

Karena upaya perintis Oregon dalam transformasi sistem SDM, pemerintah negara bagian lain menghubungi DAS untuk meminta saran. "Kami tahu betapa sulitnya memulai proyek-proyek besar dengan pemerintah negara bagian dan betapa pentingnya melakukannya dengan benar," kata Martinez. "Kami senang berbicara dengan negara bagian lain dan membantu mereka di sepanjang jalan."

Melihat kembali upaya implementasi Workday, Zike merefleksikan pengalamannya bekerja sama dengan IBM. "Kemitraan adalah kunci untuk bisa menghadirkan Workday dan terus menyempurnakannya seiring dengan langkah kami ke depan," ujarnya. "IBM selalu bekerja sama dengan kami dan tidak pernah mengatakan 'ini adalah masalah yang terlalu pelik' atau 'ini adalah masalah Anda yang harus dipecahkan'. Ini adalah kemitraan dari mereka yang memberikan pilihan bagi kami. Mereka melakukan ini karena mereka ingin kami sukses."

DAS (tautan berada di luar ibm.com) adalah badan administrasi pusat pemerintah negara bagian Oregon dan menerapkan keputusan kebijakan dan keuangan yang dibuat oleh Gubernur dan Legislatif. DAS mendukung lembaga negara dengan menyediakan infrastruktur manajemen yang kuat dan stabil dan menetapkan standar akuntabilitas yang tinggi untuk memastikan negara bagian Oregon menggunakan pajak secara produktif.

Mitra Bisnis IBM, Workday (tautan berada di luar ibm.com) adalah penyedia aplikasi cloud perusahaan terkemuka untuk SDM dan keuangan, yang membantu pelanggan beradaptasi dan berkembang di dunia yang terus berubah. Aplikasi Workday untuk manajemen keuangan, SDM, perencanaan, manajemen pengeluaran, dan analitik telah diadopsi oleh ribuan organisasi di seluruh dunia dan di berbagai industri, mulai dari bisnis skala menengah hingga lebih dari 50% perusahaan yang masuk dalam daftar Fortune 500.