Mengubah layanan, membuka nilai dengan Oracle Cloud

Pemerintah Skotlandia (SG) bertanggung jawab untuk mengembangkan kebijakan dan agenda legislatif dengan para Menteri. Sebagai elemen sentral dalam sektor publik Skotlandia, SG mensponsori dan mendanai banyak lembaga publik yang bertanggung jawab atas penyediaan layanan kepada penduduk Skotlandia yang berjumlah lima juta orang.

Untuk bekerja secara efektif dengan berbagai badan publik lainnya, SG harus berjalan dengan lancar di belakang layar. Tuntutan ini tidak selalu menjadi tugas yang mudah, terutama mengingat teknologi yang terfragmentasi dan ketinggalan zaman.

Inilah realitas yang dihadapi fungsi sumber daya manusia (SDM) dan keuangan di SG. Untuk memprediksi perilaku molekul mRNA dalam tubuh, penting memahami struktur sekundernya—pola tarik-menarik antar nukleotida yang menyebabkan RNA melipat membentuk batang, loop, dan tonjolan.  Struktur ini memengaruhi efisiensi terjemahan mRNA menjadi protein, stabilitasnya, dan interaksinya dengan mesin seluler.

Brian Reid, Direktur Transformasi Perusahaan, mengatakan bahwa teknologi yang digunakan sudah usang dan tidak lagi memenuhi kebutuhan organisasi. Sistem yang ada malah menghambat efisiensi kerja dan menghalangi akses insight yang dibutuhkan. Mereka juga membawa banyak risiko operasional. Menjadi sangat sulit untuk mempertahankan penggajian, misalnya, di platform kami sebelumnya. "

SG memiliki aspirasi yang berkelanjutan untuk mengintegrasikan layanan keuangan dan sumber daya manusia ke dalam platform layanan terpadu guna menstandardisasi proses, mengurangi biaya, dan meningkatkan pengalaman bagi pegawai negeri sipil maupun masyarakat.  

Reid mencatat, “Dengan lebih dari 30 lembaga pemerintah yang masih menggunakan sistem lama, hal itu sudah menjadi layanan bersama secara efektif." Namun, platform tersebut belum mencapai visi awal SG tentang data terpadu, proses yang disederhanakan, dan penghematan bersama. Aspirasi kami adalah mengembangkan model layanan bersama itu dan benar-benar memanfaatkannya demi karyawan sektor publik dan masyarakat Skotlandia."

Dalam waktu tiga minggu setelah diluncurkan, SG menghadapi ujian besar pertama platform Oracle barunya—mengelola penggajian bulanan untuk 20.000 karyawan. Solusi tersebut berhasil dengan gemilang dan sejak itu telah membantu SG dalam menyelesaikan proses penggajian bulanan selama beberapa bulan dengan sukses.

“Kami telah melewati banyak tonggak penting sejak peluncuran, menghindari semua potensi masalah yang paling kami khawatirkan,” kata Reid. “Menyelesaikan proses-proses penting dengan benar – seperti penggajian, pembayaran, pelaporan keuangan – merupakan langkah awal yang sangat penting. Aplikasi Oracle Cloud memberikan konsistensi, transparansi, dan kontrol yang kuat yang kami cari.”

Seperti yang diantisipasi sejak awal, proyek ini bukannya tanpa tantangan. Tidak semua bagian sistem dan proses terkait belum optimal. Reid juga menunjukkan bahwa beberapa pemangku kepentingan masih melakukan transisi ke cara kerja baru, dan bahwa organisasi mengalami masalah pasca-go-live yang tak terhindarkan yang umum terjadi dalam perubahan skala dan kompleksitas ini. Akibatnya, belum semua bagian SG mengakui manfaat transformasi. Namun, Reid yakin bahwa organisasi tersebut memiliki platform inti dan kemampuan yang diperlukan untuk dikembangkan dan dioptimalkan. Skala perubahannya sangat besar. Reid mengatakan peningkatan berkelanjutan, peningkatan reguler, dan kemitraan dengan Oracle dan IBM® akan mengatasi berbagai bidang yang belum optimal.

“Tim IBM® telah memainkan peran krusial dalam dukungan pasca implementasi, memberikan kelanjutan keahlian dan transfer pengetahuan yang berkelanjutan,” kata Reid. “Bersama-sama, kami bertindak cepat untuk menangani masalah pasca implementasi, memvalidasi kembali keputusan desain kunci dalam lingkungan ‘live mode’, dan memastikan solusi dan platform memungkinkan semua pengguna untuk mendapatkan nilai penuh dari transformasi.”

Meskipun masih banyak pekerjaan yang harus dilakukan, tim di seluruh SG sudah dapat mengakses pandangan terpadu tentang data SDM dan keuangan di cloud, yang mendorong pengambilan keputusan yang lebih baik.

Reid mencatat, “Dengan IBM dan Oracle, kami telah mengaktifkan versi kebenaran tunggal klasik. Kami kini memiliki kemampuan untuk menjalankan laporan dan analisis pada satu kumpulan data SDM-keuangan yang lengkap, dan tidak bekerja dengan dua kumpulan data terpisah. Hal ini akan memberikan dampak yang signifikan. Manusia dan uang sebelumnya terpisah; sekarang keduanya dapat digabungkan. Itulah kunci agar kami dapat membuat keputusan yang jauh lebih tepat dari perspektif manajemen.”

Ia melanjutkan: “Bekerja pada platform yang sama telah mendekatkan rekan SDM dan Keuangan untuk memahami dan meningkatkan data, mengelola perubahan pada platform, dan menanamkan kontrol. Kami sudah melihat banyak peluang untuk perbaikan lebih lanjut, yang dimungkinkan berkat teknologi bersama, kumpulan data umum, dan keinginan untuk membuat model operasional berfungsi sebaik mungkin.”

Menurut Reid, “Kami memiliki transparansi data keuangan di Oracle pada tingkat yang lebih tinggi daripada yang pernah kami miliki di sistem lama.” Para profesional keuangan dapat menganalisis secara detail buku besar dan daftar akun untuk melihat setiap faktur dan setiap baris pengeluaran. Tentu, mempelajari alat baru ini memang butuh waktu dan pemahaman yang mendalam, tetapi sudah ada indikasi bahwa kualitas data dan transparansi akan memberikan insight yang lebih cepat dan jelas tentang penggunaan dana.

Demikian juga, mengadopsi solusi standar industri dan mengikuti pendekatan praktik terbaik untuk desain proses mulai membawa ketelitian yang lebih besar pada operasi, mengurangi biaya dan menyajikan opsi untuk pertumbuhan departemen dan organisasi.

"Kontrol yang terintegrasi dalam sistem berfungsi dengan baik, dan organisasi dapat segera menikmati manfaatnya,” kata Reid. “Hal itu adalah potensi positif yang besar dari perspektif audit. Selain itu juga mendukung pengujian tuntas yang lebih luas seputar manajemen keuangan sehari-hari. Kami dapat mengetahui bahwa orang mengikuti proses yang konsisten, dan bukan melakukan berbagai hal dengan cara mereka sendiri.”

Dengan aplikasi cloud modern dan proses yang terstandardisasi yang telah diterapkan, SG sedang dalam perjalanan untuk mewujudkan ambisinya dalam menyediakan layanan bersama yang efektif. Organisasi ini sekarang bekerja dengan IBM® dalam serangkaian sesi penemuan dengan lembaga lain, yang bertujuan untuk membawa lebih banyak badan publik Skotlandia ke platform layanan bersama yang sama.

Reid berkomentar: “Setiap badan publik tersebut harus mengelola penggajian, catatan SDM, keuangan, dan akun pelaporan. Opsi untuk bekerja sama dengan kami dan bergabung dengan platform bersama kini tersedia, memungkinkan lembaga publik menghindari penanganan masalah secara internal beserta seluruh biayanya. Kesempatan untuk mendeduplikasi, dan bekerja sama untuk membangun dan mematangkan layanan teknologi dalam skala besar, sekarang nyata. Jika entitas-entitas tersebut bergabung ke platform bersama kami, mereka akan mendapatkan manfaat dari perubahan yang lebih cepat dan biaya operasional yang lebih rendah. Itulah tujuan akhir kami.”

Di latar belakang, SG melanjutkan untuk bekerja dengan IBM® untuk menyempurnakan sistem baru dan praktik kerja. Reid menyimpulkan: “Masalah tidak bisa dihindari dalam proyek besar seperti ini. Kuncinya adalah bagaimana Anda mengatasi masalah tersebut, tetap tenang, dan mempertahankan etos tim yang kuat. Sangat penting untuk memiliki mitra yang konsisten, bekerja secara harmonis dengan tim internal Anda untuk kepentingan bersama, dan mampu mengenali saat Anda membutuhkan bimbingan untuk mengambil keputusan yang tepat. Saya pikir IBM® telah menjadi mitra itu dan kami senang memiliki mereka di pihak kami saat kami Lanjutkan perjalanan kami.”

Pemerintah Skotlandia (The Scottish Government/SG) bertanggung jawab atas pengembangan kebijakan dan agenda legislatif bersama para menteri. Sebagai elemen sentral dalam sektor publik Skotlandia, SG mensponsori dan mendanai banyak lembaga publik yang bertanggung jawab atas penyediaan layanan kepada penduduk Skotlandia yang berjumlah lima juta orang.