Semuanya berjalan sesuai rencana. Tim acara di balik IBM® Think, acara unggulan tahunan IBM, bersiap-siap untuk putaran sukses lainnya di bulan Mei 2020.
Tempat-tempat sudah dipesan, hotel-hotel sudah penuh, materi pemasaran sudah dalam tahap akhir persiapan—dan platform pemasaran acara RainFocus IBM yang baru sudah siap untuk menangani 40.000 peserta yang diantisipasi.
Kemudian, pandemi COVID 19 melanda, dan semua rencana pun terhenti. Dengan cepat menjadi jelas bahwa acara IBM Think tidak akan diadakan—setidaknya tidak di tempat fisik di San Francisco. Daripada membatalkan acara tersebut, tim IBM dan RainFocus membuat keputusan yang berani: beralih dari format tatap muka ke format virtual. Masalahnya? Acara ini hanya tinggal 46 hari lagi.
Kedua tim beraksi, baik di hari kerja, malam hari maupun akhir pekan. Sebagian besar persiapan teknis untuk acara fisik sudah hampir selesai. Banyak aspek yang harus dikerjakan ulang.
Perlombaan pun dimulai.
Tingkatkan skala sesuai permintaan
Meningkat dari perkiraan 40.000 pendaftar untuk acara fisik menjadi 122.000 pendaftaran untuk acara virtual
Migrasi yang lebih cepat
Bermigrasi dari acara fisik ke format acara virtual dalam waktu 46 hari
Untungnya, pada tahun 2019, IBM telah meluncurkan rencana untuk memigrasikan sistem pemasaran acaranya—bermacam-macam alat berpemilik lokal dan solusi titik vendor yang berbeda—ke platform RainFocus Piranti lunak sebagai layanan (SaaS), yang dihosting pada teknologi IBM Cloud.Platform yang dapat diskalakan menggunakan kemampuan IBM Cloud tidak hanya memungkinkan transisi cepat ke format virtual, tetapi juga memberikan peluang baru untuk inovasi.
Strategi cloud untuk platform ini masih tepat sasaran. RainFocus dan IBM berada di tengah-tengah peluncuran bertahap, awalnya menjalankan platform di lingkungan hybrid di IBM Cloud dan teknologi cloud-hosted lainnya, dengan rencana untuk bermigrasi sepenuhnya ke IBM Cloud pada pertengahan tahun 2021.
Pada saat itu, RainFocus menggunakan IBM Cloud for Kubernetes Service untuk implementasi cloud, memungkinkan perusahaan untuk mengambil pendekatan cloud-agnostik standar industri. Itu juga menggunakan IBM Cloud Object Storage untuk menyimpan berbagai aset yang diperlukan untuk menjalankan acara IBM, IBM Content Delivery Network untuk mengirimkan aset tersebut dengan kecepatan dan konsistensi, dan penyeimbang beban global IBM untuk mempertahankan ketersediaan tinggi, menghosting platform di pusat data IBM di Dallas dan Washington, D.C.
Dengan infrastruktur cloud yang sudah siap, kedua tim fokus pada konfigurasi ulang platform RainFocus untuk menjalankan acara online. Platform ini menyediakan serangkaian fitur luar biasa yang sangat sesuai dengan kebutuhan pemasaran acara IBM: antarmuka tunggal dan terintegrasi; arsitektur terbuka dan dapat diskalakan; front-end yang mudah digunakan; integrasi dengan sistem back-end IBM; serta kemampuan pelaporan dan analitik yang kuat.
Pertama, tim merestrukturisasi konferensi di sekitar area di mana acara digital dapat berjalan dengan baik—seperti penyampaian konten yang berhubungan dengan sesi, pengembangan keterampilan melalui pendidikan teknis dan laboratorium, dan peluang jaringan.
Dari perspektif teknis, tim menangani masalah seperti cara mengumpulkan informasi peserta pada saat pendaftaran, melacak kehadiran dan keterlibatan, mengaktifkan single sign on dan mengintegrasikan pertukaran informasi antara platform dan sistem back-end IBM.
Tantangan skalabilitas tampak besar. Pendaftaran biasanya terjadi seperti yang bisa diprediksi untuk acara-acara fisik, secara bertahap meningkat dalam beberapa minggu sebelum hari pembukaan. Namun tidak ada yang bisa mengantisipasi irama dan volume pendaftaran acara virtual.
Sebagai persiapan, RainFocus dan IBM melakukan uji pengukuran fitur pendaftaran platform RainFocus dan integrasinya ke dalam infrastruktur IBM. RainFocus menciptakan fitur lobi—ruang tunggu yang aktif ketika pendaftaran mencapai ambang batas—guna menangani lalu lintas yang melimpah, mengonfigurasinya dan melakukan uji beban untuk memastikannya dapat memenuhi permintaan.
Dan kemudian, setelah 46 hari, semua sudah siap—dan ujian yang sebenarnya dimulai.
Platform RainFocus, yang di-host di IBM Cloud hybrid, bekerja dengan sempurna selama konferensi berlangsung. Pada akhirnya, lebih dari 122.000 peserta mendaftarkan diri dari 30.000 pendaftar untuk acara tatap muka 2019. Hal itu merupakan pencapaian yang penting. "IBM Think 2020 merupakan salah satu konferensi online terbesar hingga saat ini," ujar Sherman. "Konferensi ini merupakan yang pertama dalam ukurannya dan diubah di tengah-tengah acara dari acara fisik menjadi acara virtual—luar biasa!"
Tingkat keberhasilan tersebut menjadi bukti kuat atas dampak teknologi pemasaran terhadap keuntungan perusahaan. "Jika Anda adalah CIO dari sebuah perusahaan besar dan sedang mengkaji platform pemasaran acara untuk diterapkan secara global, Anda pasti menginginkan kredibilitas yang serius pada platform tersebut," ujar Sherman. "Menawarkan platform yang bisa bersifat cloud-agnostic dan berjalan sepenuhnya di IBM Cloud—dan memiliki jenis lingkungan SaaS dengan redundansi dan kemampuan yang telah kami bangun sebagai hasil dari kolaborasi ini—membuat kami berbeda dengan perusahaan lain di bidang kami."
Salah satu aspek yang paling menarik dari format virtual adalah pengalaman yang dipersonalisasi yang ditawarkan kepada para peserta, memberikan rekomendasi di sepanjang jalan untuk konten, sesi dan pertemuan, dan kesempatan untuk berkolaborasi. Pengalaman IBM Think, misalnya, diasah berdasarkan minat dan aktivitas setiap peserta—yang pada dasarnya menghasilkan 122.000 acara Think individual.
Bersama-sama, RainFocus dan IBM juga mencapai tujuan proyek penting: untuk membuat template acara selama IBM Think 2020 yang dapat ditingkatkan skalanya untuk 600+ acara tahunan IBM. Templat ini meringankan beban pada 300 manajer acara regional IBM, menyediakan platform acara terpusat tunggal dengan kemampuan yang telah dikonfigurasi sebelumnya yang dapat mereka gunakan untuk acara mereka sendiri.
Hubungan antara IBM dan RainFocus terus berkembang. Migrasi ke lingkungan IBM Cloud 100% masih berlangsung dan dijadwalkan untuk diluncurkan pada pertengahan 2021, setelah konferensi virtual IBM Think 2021. Kedua perusahaan terus mendorong satu sama lain ke tingkat inovasi yang lebih tinggi. "IBM benar-benar meningkatkan permainan kami dalam hal mengirimkan data hampir real time ke sistem pihak ketiga," kata Sherman. "Meskipun dalam kasus ini, itu bukan vendor yang terpisah tetapi berbagai sistem TI, pemasaran, dan data IBM." Saat kedua perusahaan bergabung untuk konferensi virtual IBM Think lainnya, mereka berharap dapat menampilkan pencapaian terbaru dari kerja tim mereka.
Didirikan pada tahun 2013, RainFocus ( tautan berada di luar ibm.com) merupakan platform pemasaran acara generasi berikutnya yang dibangun dari bawah ke atas untuk menangkap, menganalisis, dan memanfaatkan data dalam jumlah yang belum pernah ada sebelumnya untuk acara dan konferensi yang jauh lebih baik. Sebagai platform SaaS sejati, RainFocus menyederhanakan pendaftaran acara, manajemen konten, dan aktivasi peserta dengan lancar di seluruh pengalaman fisik, virtual, dan hybrid, semuanya dari satu dasbor.Perusahaan ini berbasis di Lehi, Utah.
Hukum
© Hak Cipta IBM Corporation 2021. IBM Corporation, IBM Cloud, New Orchard Road, Armonk, NY 10504
Diproduksi di Amerika Serikat, Mei 2021.
IBM, logo IBM, ibm.com, dan IBM Cloud adalah merek dagang dari International Business Machines Corp, terdaftar di banyak yurisdiksi di seluruh dunia. Nama produk dan layanan lain mungkin merupakan merek dagang dari IBM atau perusahaan lain. Daftar merek dagang IBM saat ini tersedia di web di "Informasi hak cipta dan merek dagang" di ibm.com/legal/copyright-trademark.
Dokumen ini adalah yang terbaru pada tanggal awal publikasi dan dapat diubah oleh IBM kapan saja. Tidak semua penawaran tersedia di setiap negara tempat IBM beroperasi.
Data kinerja dan contoh klien yang dikutip disajikan hanya untuk tujuan ilustrasi. Hasil kinerja aktual dapat bervariasi, tergantung pada konfigurasi dan kondisi pengoperasian tertentu. INFORMASI DALAM DOKUMEN INI DISEDIAKAN "SEBAGAIMANA ADANYA" TANPA JAMINAN APA PUN, BAIK TERSURAT MAUPUN TERSIRAT, TERMASUK TANPA JAMINAN UNTUK DAPAT DIPERJUALBELIKAN, KESESUAIAN UNTUK TUJUAN TERTENTU, DAN JAMINAN ATAU KETENTUAN APA PUN YANG TIDAK MELANGGAR. Produk IBM dijamin sesuai dengan syarat dan ketentuan perjanjian yang mengatur penyediaan produk tersebut.