Department of Community Affairs (DCA) New Jersey dan Board of Public Utilities (NJBPU) New Jersey adalah lembaga negara yang dibentuk untuk memberikan bimbingan administratif, dukungan keuangan, dan bantuan teknis kepada pemerintah daerah, organisasi pengembangan komunitas, bisnis, dan penduduk.

Proses mereka masih manual, berbasis kertas dan terfragmentasi, dengan lembaga-lembaga memiliki sistem terpisah yang tidak saling berkomunikasi. Ketidakefisienan ini membuat evaluasi permintaan manfaat menjadi terlalu rumit, dan persetujuan bantuan membutuhkan waktu lebih lama dari yang diinginkan. Penduduk sering kali kurang memanfaatkan layanan ini karena panduan yang tidak jelas dan akses yang terbatas.

Departemen mencari pandangan komprehensif tentang penduduk dan rumah tangga mereka, sebuah “mosaik data”, untuk menyederhanakan serta memodernisasi aplikasi, ajudikasi, dan administrasi bantuan pemerintahan. Dan secara lebih rinci, agensi tersebut ingin membangun portal baru yang mengintegrasikan sistem manajemen hubungan pelanggan (CRM), pelaporan, dan dasbor yang digunakan oleh penduduk, pengelola ajudikasi DCA New Jersey, vendor utilitas, organisasi berbasis komunitas (CBO), dan pemangku kepentingan lainnya.

IBM^® Consulting, New Jersey DCA dan NJBPU bergabung untuk membangun portal Utility Assistance Program (UAP). Situs ini menyederhanakan pengelolaan beberapa program negara bagian, yaitu:

• Program Universal Service Fund (USF) yang didanai negara bagian dan program Home Energy Assistance yang didanai federal (USFHEA), yang menawarkan bantuan keuangan untuk biaya pemanasan dan pendinginan rumah bagi penduduk New Jersey yang berpenghasilan rendah dan sedang. ​
• Weatherization Assistance Program (WAP), yang menyediakan peningkatan efisiensi energi yang didanai oleh pemerintah federal untuk rumah tangga berpenghasilan rendah.
• Program Bantuan Bahaya Cat Berbasis Timbal (LRAP), yang menangani bahaya cat timbal.

IBM juga telah membuat portal untuk memfasilitasi program sementara:

• Home Energy Assistance (ARP)
• Low Income Household Water Assistance Program (LIHWAP)

Sebagai bagian dari proyek IBM Consulting for Microsoft ini, tim IBM menerapkan metodologi IBM Design Thinking untuk merancang solusi yang akan memberikan manajemen kasus terpadu bersama dengan:

• Layanan mandiri penduduk. Menggunakan Microsoft Power Pages untuk membuat portal yang mudah digunakan yang menawarkan aplikasi online terpandu dan impor data cepat untuk pengiriman yang lebih cepat
• Manajemen kasus. Meningkatkan kemampuan Microsoft Power Platform untuk pemrosesan aplikasi yang lebih cepat dan pembayaran bantuan yang lebih efektif
• Otomatisasi dokumen. Bersandar pada Microsoft Azure AI Document Intelligence untuk mengulas dan mengekstrak data kunci dari dokumentasi yang diperlukan
• Sumber kebenaran tunggal. Menciptakan sumber data, dokumentasi, pelaporan, dan penjangkauan terpadu yang berfokus pada keamanan dan dihosting di Microsoft Azure Cloud
• Data lakehouse Menyatukan berbagai sistem dan sumber data NJBPU menjadi danau data komprehensif yang didukung oleh Microsoft Azure Databricks
• Konsumsi. Menghadirkan alat analisis real-time yang kuat yang dipasangkan dengan Microsoft Power BI

Tim penyedia jasa IBM Consulting juga menggunakan IBM Consulting Advantage for Cloud Transformation yang dibangun dengan IBM® watsonx, sebuah platform dengan AI generatif yang tertanam, untuk membuat materi-materi pendukung program utama, alur kerja internal, dan dokumen manajemen proyek. Solusi ini meningkatkan akurasi dan menghasilkan keputusan yang lebih cepat dan lebih terinformasi.

Portal UAP memberikan pengalaman yang mengubah permainan bagi penduduk dan ajudikator DCA. Hasilnya adalah pemrosesan manfaat yang lebih cepat dan lebih akurat dan meliputi:

• Akses dan kenyamanan yang diperluas dengan jangkauan yang ditingkatkan karena penduduk dapat menyelesaikan aplikasi secara mandiri dan dalam kenyamanan rumah mereka sendiri.
  • Pengurangan 60% dalam waktu rata-rata yang dibutuhkan penduduk untuk menyelesaikan aplikasi USFHEA
• Penurunan waktu ajudikasi sebesar 88%
• Peningkatan adopsi UAP sebanyak 4 kali lipat
• Penerapan kerangka kerja terpusat yang dapat digunakan kembali untuk pembuatan program-program inovatif yang lancar dan penarikan data dan dokumentasi yang efisien di berbagai aplikasi, yang selanjutnya melengkapi mosaik data penduduk dan rumah tangga mereka
  • Penambahan 2 program terbaru untuk WAP dan LRAP
  • Data dan dokumentasi USFHEA yang digunakan kembali dapat ditarik untuk membuat aplikasi LIHWAP, LRAP dan WAP dan sebaliknya
  • Peningkatan insight data penduduk dan rumah tangga mereka untuk memberikan lebih banyak bantuan
• Menciptakan akses ke dasbor intelijen bisnis dan alat pelaporan, mempromosikan insight yang lebih dalam dan analisis program dukungan dan memberdayakan DCA dan pemangku kepentingannya untuk menerapkan dan menilai inisiatif masa depan lebih cepat

"Tim IBM telah mengonfigurasi solusi untuk NJDCA yang secara drastis mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk memproses aplikasi bantuan utilitas, yang memberikan bantuan tersebut kepada keluarga dan penduduk New Jersey dengan lebih cepat, meningkatkan keamanan finansial dan kualitas hidup mereka.” John Harrison, Direktur Divisi Department of Community Affairs, Teknologi Informasi

Ke depannya, IBM Consulting membantu mengintegrasikan fungsi AI generatif langsung dengan portal UAP. Dengan Microsoft Copilot Studio, tim IBM akan mengembangkan AI agen untuk menjawab pertanyaan dengan lebih baik dan mengevaluasi aplikasi terhadap kebijakan yang ditetapkan.

DCA New Jersey adalah lembaga negara bagian yang dibentuk untuk memberikan bimbingan administratif, dukungan keuangan, dan bantuan teknis kepada pemerintah daerah, organisasi pengembangan komunitas, bisnis, dan individu untuk meningkatkan kualitas hidup di New Jersey. Organisasi ini menawarkan program dan layanan yang menanggapi masalah yang menjadi perhatian publik, termasuk keselamatan kebakaran dan bangunan, produksi perumahan, perencanaan dan pengembangan masyarakat, serta manajemen dan keuangan pemerintah daerah.