Karnov Group telah menjadi pemimpin di pasar Denmark dan Swedia untuk layanan informasi hukum - tetapi pertumbuhan perusahaan yang cepat memberikan tekanan pada banyak proses keuangan berbasis spreadsheet.

Bekerja sama dengan Kapacity, Karnov Group menggunakan IBM Planning Analytics untuk merekayasa ulang proses konsolidasi keuangan, penganggaran, dan perencanaan, memperkenalkan otomatisasi dan transparansi yang lebih baik, dan mengurangi pekerjaan spreadsheet manual.

Karnov Group adalah contoh bisnis yang telah melewati badai disrupsi, dan menjadi lebih kuat dari sebelumnya. Didirikan lebih dari 150 tahun yang lalu sebagai penerbit untuk industri hukum, organisasi ini menyadari pada awal 2000-an bahwa mereka perlu memfokuskan kembali model bisnisnya di sekitar masa depan online. Saat ini, perusahaan ini adalah penyedia layanan informasi digital terbesar bagi para profesional hukum di Swedia dan Denmark.

Kasper Andersen, Manajer Intelijen Bisnis di Karnov Group, berujar: "Peralihan kami ke layanan digital sangat sukses, dan pertumbuhan perusahaan semakin cepat. Selama dua tahun terakhir, kami telah tumbuh secara signifikan baik secara organik maupun melalui akuisisi."

Ada tantangan tersendiri dalam sebuah kesuksesan: dengan organisasi yang lebih besar dan lebih kompleks untuk diawasi, tim keuangan Karnov Groups mulai mendapati bahwa proses analisis dan pelaporan keuangan yang ada tidak dapat berkembang untuk memenuhi permintaan yang terus meningkat dari para pemangku kepentingan internal dan eksternal.

"Kantor pusat kami berada di Kopenhagen, tetapi secara hukum kami adalah perusahaan Swedia, yang dimiliki oleh dana ekuitas Inggris," kata Kasper Andersen. "Kami memiliki efek mata uang dan efek antar perusahaan yang harus ditangani, dan kami harus melaporkan kepada manajemen, dewan direksi, bank-bank kami, dan pemilik kami di London"

"Kompleksitasnya terus bertambah setiap saat, namun tujuan kami adalah untuk menutup pembukuan lebih cepat dan lebih cepat lagi setiap bulannya. Kami telah mencapai titik di mana hanya ada dua pilihan: menemukan cara untuk mengotomatiskan beberapa proses keuangan kami, atau menghadapi kenyataan bahwa kami harus terus mempekerjakan orang baru seiring dengan pertumbuhan bisnis."

Perusahaan mengidentifikasi dua area di mana prosesnya yang ada saat ini sangatlah ketat: penganggaran dan konsolidasi keuangan.

"Setiap musim gugur, kami mengirimkan templat penganggaran melalui email ke semua manajer perusahaan kami. Ketika mereka mengirimkan kembali masukan mereka, kami harus mengonsolidasikan data dalam spreadsheet yang lebih besar dan memuatnya secara manual ke dalam sistem keuangan kami. Itu adalah tugas manual yang sangat besar, dan tidak menyenangkan menjadi Business Controller," kata Kasper Andersen.

"Kami melakukan konsolidasi keuangan dan pelaporan dalam spreadsheet juga, dan mencapai titik di mana model spreadsheet terlalu besar, dan terlalu rumit. Kami menginginkan sistem yang lebih dapat diaudit yang akan mengurangi waktu yang dihabiskan untuk mempersiapkan dan merekonsiliasi angka-angka. Tujuannya adalah untuk memfokuskan sumber daya kami pada peningkatan kualitas analisis dan pelaporan keuangan, dan membebaskan sumber daya untuk dukungan bisnis keuangan. "

Karnov Group telah menggunakan IBM Planning Analytics untuk merampingkan proses penganggaran dan konsolidasi - menciptakan alur kerja yang lebih sederhana dan lebih otomatis, baik untuk manajer pusat biaya di seluruh bisnis, maupun untuk tim keuangan grup.

Saat ini, ketika perusahaan memulai siklus anggaran baru, manajer pusat biaya dapat memasukkan angka-angka mereka secara langsung ke dalam sistem IBM Planning Analytics melalui antarmuka web. Ini meniadakan kebutuhan untuk mengedarkan spreadsheet melalui email. Angka-angka langsung divalidasi untuk meningkatkan kualitas data, dan banyak bidang dapat dihitung secara otomatis, sehingga menghemat waktu dan mengurangi jumlah data yang perlu dimasukkan pengguna secara manual.

Dari perspektif tim keuangan, tugas yang membosankan dan rawan kesalahan untuk menyusun angka anggaran ke dalam spreadsheet master telah dihilangkan: IBM Planning Analytics menggulung angka-angka tersebut dan memberikan pembaruan segera. Juga mudah untuk melihat manajer pusat biaya mana yang telah menyerahkan angka mereka dan mana yang perlu diingatkan. Tindakan ini menghemat waktu untuk email tindak lanjut dan panggilan telepon.

"Karena ini adalah pertama kalinya kami menggunakan IBM Planning Analytics untuk anggaran kami, kami menghabiskan banyak waktu untuk memvalidasi keakuratan sistem yang baru," ujar Kasper Andersen. "Namun sekarang kami yakin dengan prosesnya, kami berharap dapat menghemat banyak waktu selama siklus anggaran berikutnya."

IBM Planning Analytics juga telah mentransformasi proses konsolidasi keuangan perusahaan, mempercepat penutupan akhir bulan dan memastikan bahwa para pengambil keputusan mendapatkan wawasan yang mereka butuhkan dengan cepat.

“Kami sudah melihat angka keuangan konsolidasi bulanan kami beberapa hari lebih awal dari sebelumnya,” kata Kasper Andersen. “Analitik ini memberi kami kecepatan, stabilitas, dan kepercayaan pada angka-angka. Kami mengonsolidasikan angka keuangan dari seluruh grup dengan cara yang jauh lebih terstruktur dan dapat diaudit, jadi kami memiliki keyakinan yang lebih besar dalam hasilnya. Itu berarti kita dapat menghabiskan lebih sedikit waktu untuk memeriksa angka-angka, dan lebih banyak waktu untuk analisis keuangan nyata.”

Melihat ke masa depan, tim keuangan Karnov Group saat ini sedang dalam proses memindahkan proses peramalan keuangannya ke IBM Planning Analytics.

Kasper Andersen menyimpulkan: "Proses peramalan kami saat ini cukup melelahkan, sehingga para pengendali merasa kesulitan untuk membuat perkiraan yang cukup cepat untuk memberikan pandangan keuangan yang kami butuhkan untuk masa depan. Bagi Karnov Group, IBM Planning Analytics akan menjadi prasyarat untuk peramalan yang lebih cepat dan teratur."

Karnov Group (tautan berada di luar ibm.com) adalah pemasok solusi informasi terbesar di Skandinavia untuk para profesional di bidang hukum, pajak, dan akuntansi. Perusahaan ini memberikan pengetahuan dan wawasan yang memungkinkan lebih dari 40.000 pengguna membuat keputusan yang lebih baik dan lebih cepat-setiap hari. Dengan kantor di Kopenhagen, Stockholm dan Malmø, Karnov Group mempekerjakan 230 orang.