Masa depan itu seperti lautan. Terus bergeser. Dan meskipun persiapan yang tepat dapat membantu Anda menavigasinya dengan lebih baik, ketidakpastian dapat dengan cepat dan tanpa ampun merusak rencana yang dibuat dengan sebaik-baiknya.
Idaho Forest Group, LLC (IFG) menyadari bahwa mereka perlu mengatasi masa depan yang tidak menentu ini dengan lebih baik, sehingga mereka mempekerjakan Dan Redmond untuk menjabat sebagai Director of Financial Planning and Analysis yang baru.
"Sebelum saya direkrut," ia menjelaskan, "IFG belum pernah melakukan forecasting sebelumnya. Yang mereka lakukan hanyalah mencocokkan anggaran dengan realisasi di akhir bulan, lalu menambahkan pengalaman pribadi dan firasat untuk mengambil keputusan. Jadi mereka tidak tahu seperti apa arus kas masa depan mereka nantinya. Dan hal ini membuat mereka rentan dan kesulitan jika ada masalah di salah satu pabrik atau jika harga turun."
Pada saat Redmond bergabung, IFG sedang mengalami perubahan yang belum pernah terjadi sebelumnya di pasar akibat dampak pandemi. Sementara itu, perusahaan sedang berupaya memperbarui dan meningkatkan salah satu pabrik penggergajiannya, dan menggunakan sebagian cadangan kasnya untuk proyek tersebut.
Selain tantangan keuangan, inefisiensi perencanaan yang dilakukan perusahaan juga mulai mengganggu operasional sehari-hari, sehingga menyebabkan waktu tunggu pengiriman produk menjadi lebih lama dan terkadang terjadi kekurangan bahan mentah.
“Secara umum, saya suka menjadi efisien dan membuat hidup saya lebih mudah,” tambah Redmond. “Saya lebih suka berfokus pada analitik dan meninjaunya daripada harus menghabiskan seluruh waktu saya menyusun forecasting. Namun, kami melakukan semuanya di spreadsheet Excel. Saya menghabiskan 80 jam setiap bulan hanya untuk satu tugas ini.”
Dia melanjutkan: “Excel jelas bukan alat yang ideal untuk ini—terutama saat modelnya menjadi lebih besar. Saya melakukan perencanaan di beberapa pabrik dan lokasi perusahaan, dan data yang saya lihat penuh dengan kesalahan. Setelah bekerja dengan alat bantu perencanaan di perusahaan saya sebelumnya, saya tahu bahwa ada teknologi di luar sana yang bisa membantu."
Membebaskan sekitar 25% dari jadwal eksekutif dengan memotong upaya forecasting dari lebih dari 80 jam menjadi kurang dari 15 jam
Menggunakan otomatisasi proses untuk menghasilkan penghematan waktu 25% di seluruh departemen keuangan
Redmond dan IFG dengan cepat menemukan bantuan tersebut dengan Mitra Bisnis IBM ActionKPI dan Solusi Profitabilitas Terintegrasi-nya, yang didukung oleh teknologi IBM Planning Analytics. Perangkat lunak baru ini memungkinkan IFG untuk memusatkan semua data neraca, laporan laba rugi, dan laporan arus kas, sehingga membantu menyederhanakan upaya forecasting.
"Menurut saya," kata Lance Tylor, Chief Executive Officer di ActionKPI, "Planning Analytics merupakan langkah evolusi berikutnya dari Excel, dan saya pribadi menganggapnya sebagai salah satu produk terbaik yang ada di pasaran. Kami telah mampu memanfaatkannya sebagai dasar dan membuatnya lebih fungsional."
Dengan adanya Solusi Profitabilitas Terintegrasi, staf IFG kini dapat memiliki forecasting 24 bulan bergulir yang terus diperbarui dengan data produk, harga, penjualan, dan inventaris. Pada saat yang sama, supervisor pabrik dapat membuat forecasting harian untuk memprioritaskan jadwal pemotongan dengan lebih baik dan menyeimbangkan beban kerja sepanjang minggu atau bulan tertentu.
“Tim ActionKPI menghubungkan segala sesuatu dalam IPS,” jelas Redmond. “Jadi sekarang kami bisa melihat pendapatannya sampai saat ini. Kami bisa melihat komposisi penjualannya, volume penjualan/MBF [1.000 board feet] per pabrik. Kami dapat menelusurinya ke pelanggan. Kami dapat melihat pengiriman kayu dan berapa harganya serta mengelompokkan berbagai komponen pengiriman kayu tersebut. Kami bahkan dapat melihat data produksi secara langsung dan mencocokkannya dengan forecasting kami.”
Untuk membantu menyederhanakan perizinan seputar perangkat lunak Planning Analytics yang mendasarinya, ActionKPI memberikan Solusi Profitabilitas Terintegrasi di bawah Perjanjian Solusi Tertanam IBM. Teknologi IBM, pada gilirannya, menyediakan inti dari solusi, menangani analisis dan perhitungan kompleks yang digunakan untuk membuat forecasting. Tentu saja, ActionKPI telah meningkatkan perangkat lunak untuk mendorong nilai lebih lanjut.
“IPS lebih merupakan kerangka kerja daripada hanya produk,” jelas Tylor. “Ada perubahan proses. Ada integrasi data yang dibangun sebelumnya. Ada metodologi yang kami terapkan seputar manajemen perubahan dan adopsi. Kemudian kami membungkus layanan dukungan di sekelilingnya—portal, meja bantuan—sehingga kami dapat membantu menyelesaikan tantangan apa pun dengan model yang telah dikembangkan. Ini adalah paket lengkap."
"Untuk forecasting, kami sekarang meminta supervisor pabrik kami untuk masuk ke lembar perencanaan produksi yang dibuat oleh ActionKPI," jelas Redmond. "Dan mereka dapat mengubah jam kerja dan spesies serta pemotongan untuk membuat rencana produksi harian yang dimasukkan langsung ke dalam antrean forecasting. Kami kemudian dapat melihat tingkat yang direncanakan ini dalam modul penjualan dan mengidentifikasi nilai dolar produksi berdasarkan spesies, berdasarkan bulan, dan berdasarkan pabrik."
“Kami bisa memperhitungkan segalanya,” lanjutnya. “Kami bisa melakukan forecasting utilitas, forecasting capex. Kami dapat memperkirakan biaya untuk jumlah karyawan untuk pabrik atau departemen tertentu. Dan kami dapat menggabungkan semua itu ke dalam berbagai laporan dan memantaunya melalui dasbor khusus. Kami tidak lagi menghitung angka. Sebagai gantinya kami hanya perlu memuat ulang sistem, mengambil tangkapan layar, dan memasukkannya ke PowerPoint. Dan kemudian kami mengirimkannya ke pemilik dan dewan untuk ditinjau.”
Di samping kemampuan forecasting-nya, Solusi Profitabilitas Terintegrasi juga membantu dalam manajemen inventaris.
“Dalam bisnis kehutanan, saldo inventaris selalu rumit,” catat Redmond. “Selama musim semi, ketika salju mulai mencair, sangat sulit untuk mengeluarkan kayu karena kondisi jalan. Kami biasanya harus bertahan dari kayu yang kami miliki dalam inventaris saat ini. Jadi, dengan dapat mengawasi level saat ini di seluruh perusahaan, kami tidak akan kehabisan kayu atau spesies tertentu."
Fungsionalitas platformnya tidak berhenti di situ. Seperti yang dijelaskan Redmond: “Alat forecasting terakhir yang saya gunakan tidak menawarkan fitur komentar. Tetapi dengan IPS, fitur komentar tersedia sejak hari pertama, yang sangatlah berguna. Terkadang Anda melihat forecasting, dan ada item yang awalnya Anda masukkan dua bulan yang lalu, dan apa yang Anda lakukan dua bulan yang lalu sulit untuk diingat. Namun, kemudian Anda melihat komentarnya, dan semua menjadi masuk akal.”
Dengan memanfaatkan solusi ActionKPI, yang didukung oleh perangkat lunak IBM Planning Analytics, IFG secara dramatis mempercepat waktu dari upaya forecasting dan pelaporannya. Secara rata-rata, departemen keuangan perusahaan berhasil menghemat waktu 25% di seluruh operasi berkat otomatisasi proses.
“Saya pribadi menghabiskan sekitar 80 jam setiap bulan menyulap spreadsheet untuk melakukan forecasting kami,” catat Redmond. “Sekarang saya hanya menghabiskan 10 hingga 15 jam untuk tugas yang sama. Ini benar-benar membebaskan sekitar 25% dari waktu saya. Selain itu, tim FP&A [perencanaan dan analisis keuangan] kami beroperasi jauh lebih ramping. Kami dapat mendukung bisnis dan menangani lebih banyak permintaan untuk analisis tanpa harus menambahkan jumlah karyawan.”
"Kami membantu mereka menghilangkan banyak spreadsheet yang mereka gunakan dengan membawa semuanya ke Planning Analytics," tambah Tylor. "Perangkat ini menarik informasi dari enam sistem yang berbeda, jadi kami membuat gudang data kecil dengan pelaporan dan antarmuka bawaan yang membuatnya ramah pengguna. Ini pada dasarnya adalah sumber kebenaran tunggal untuk perencanaan dan analisis di seluruh perusahaan. "
Dengan alat bantu yang lebih komprehensif dan intuitif, IFG mengurangi siklus anggaran tahunannya dari sekitar tiga bulan menjadi hanya beberapa minggu. Solusi ini juga membantu mengurangi tingkat stres bagi karyawan bagian akuntansi karena mereka sekarang dapat menjawab pertanyaan dari Chief Financial Officer dan pemilik dalam hitungan menit, sehingga tidak perlu lagi melakukan riset yang memakan waktu seperti di masa lalu.
Selanjutnya, pengembalian investasi (ROI) dari Solusi Profitabilitas Terpadu sangatlah menarik. Seperti yang dicatat oleh Redmond, "Anda melihat biaya IPS dibandingkan dengan biaya sistem buku besar, dan Anda mendapatkan nilai yang jauh lebih besar dari ActionKPI—terutama dalam hal pembuatan laporan dan analisis."
Dia menyimpulkan, menyatakan: "Dengan IPS, kami sekarang memiliki forecasting yang benar-benar tanpa emosi. Bekerja dengan ActionKPI hanya akan menjadi lebih akurat di masa depan. Selain itu, merupakan sebuah kenyamanan tersendiri untuk bisa memiliki nama besar seperti IBM yang berjalan di bagian belakang."
Berkantor pusat di Coeur d'Alene, Idaho, IFG adalah salah satu produsen kayu terbesar di AS, memproduksi hampir dua miliar kaki papan kayu setiap tahun. Secara keseluruhan, bisnis ini mengoperasikan tujuh pabrik penggergajian dan satu pabrik finger-joint yang memproduksi kayu dengan berbagai ukuran dan kelas dari sepuluh spesies pohon yang berbeda.
Tentang ActionKPI
Mitra Bisnis IBM ActionKPI adalah perusahaan konsultan manajemen yang berspesialisasi dalam menghadirkan manajemen kinerja, analitik, dan peningkatan profitabilitas untuk departemen keuangan. Berkantor pusat di Calgary, Alberta, bisnis ini juga memiliki kantor di Dover, Delaware.
Hukum
© Hak Cipta IBM Corporation 2023. IBM Corporation, New Orchard Road, Armonk, NY 10504
Diproduksi di Amerika Serikat. Agustus 2023.
IBM dan logo IBM adalah merek dagang dari International Business Machines Corporation, di Amerika Serikat dan/atau negara lain. Nama produk dan layanan lain mungkin merupakan merek dagang milik IBM atau perusahaan lain. Daftar merek dagang IBM saat ini tersedia di ibm.com/trademark.
Microsoft, Windows, dan Windows NT adalah merek dagang dari Microsoft Corporation di Amerika Serikat, negara lain, atau keduanya.
Dokumen ini adalah yang terbaru pada tanggal awal publikasi dan dapat diubah oleh IBM kapan saja. Tidak semua penawaran tersedia di setiap negara tempat IBM beroperasi.
Semua contoh klien yang dikutip atau dijelaskan disajikan sebagai ilustrasi tentang cara beberapa klien menggunakan produk IBM dan hasil yang mungkin telah mereka capai. Biaya lingkungan dan karakteristik kinerja yang sebenarnya akan bervariasi, tergantung pada konfigurasi dan kondisi tiap-tiap klien. Hasil yang diharapkan secara umum tidak dapat diberikan karena hasil setiap klien akan bergantung sepenuhnya pada sistem dan layanan yang dipesan oleh klien. INFORMASI DALAM DOKUMEN INI DISEDIAKAN "SEBAGAIMANA ADANYA" TANPA JAMINAN APA PUN, BAIK TERSURAT MAUPUN TERSIRAT, TERMASUK TANPA JAMINAN UNTUK DAPAT DIPERJUALBELIKAN, KESESUAIAN UNTUK TUJUAN TERTENTU, DAN JAMINAN ATAU KETENTUAN APA PUN YANG TIDAK MELANGGAR. Produk IBM dijamin sesuai dengan syarat dan ketentuan perjanjian yang mengatur penyediaan produk tersebut.