Memberikan laporan manajemen utama dengan lebih cepat melalui otomatisasi
Deloitte merampingkan produksi laporan dengan rangkaian bot RPA
Jembatan kabel terkenal di kota Sao Paulo

Setelah berdiri selama 11 tahun, pada tahun 1911 sebuah firma akuntansi terkemuka di London membuka kantor pertamanya di Brasil untuk mengaudit perusahaan kereta api Inggris yang beroperasi di negara terbesar di Amerika Selatan ini.

Saat ini firma akuntansi itu, Deloitte, telah menjadi salah satu penyedia layanan audit, konsultasi, pajak, dan penasihat terkemuka di dunia. Deloitte juga merupakan salah satu perusahaan akuntansi dan penasihat top Brasil, dengan lebih dari 5.500 profesional di 12 kantor yang berlokasi di pusat-pusat ekonomi utama Brasil.

Untuk mengawasi operasi, 190 mitra Deloitte di Brasil mengandalkan laporan manajemen yang komprehensif yang disiapkan untuk ditinjau oleh pimpinan setiap bulan. Laporan-laporan ini memberikan informasi keuangan dan operasional yang dibutuhkan mitra untuk membuat keputusan bisnis dan mengembangkan strategi pertumbuhan.

Selama bertahun-tahun, menyiapkan laporan manajemen membutuhkan sumber daya staf yang signifikan dalam hal jumlah karyawan yang ditugaskan dan jumlah jam kerja yang mereka curahkan untuk proyek tersebut. Para karyawan secara manual memasukkan informasi dari berbagai sistem ke dalam lebih dari 200 spreadsheet Microsoft Excel dan membuat setiap laporan dengan tenggat waktu yang sangat ketat. Untuk memastikan kesalahan input manual dapat diketahui dan diperbaiki, kantor Chief Financial Officer (CFO) meluangkan waktu tambahan untuk meninjau laporan sebelum mengirimkannya kepada para mitra.

"Kami memiliki lima analis profesional yang ditugaskan untuk menyiapkan laporan manajemen bulanan," ujar Martin Seefelder, Robotic and Cognitive Process Automation Leader untuk Deloitte di Brasil. "Mereka membutuhkan waktu lima hingga delapan hari kerja untuk mengumpulkan informasi operasional, mengkonfirmasi angka-angka anggaran, dan menyusun pembaruan. Membuat laporan tersebut, bulan demi bulan, membuat mereka tidak bisa mengerjakan tugas-tugas lain yang bernilai tinggi."

Penghematan Usaha

 

 

Mengurangi waktu persiapan laporan manajemen dari 5-8 hari menjadi 1 jam sehingga dapat membebaskan 5 analis untuk pekerjaan yang lebih bernilai tinggi

Mengurangi Waktu Pelaporan

 

Mengurangi waktu persiapan laporan biaya perjalanan dari 3 jam sehari menjadi 10 menit sekaligus menghilangkan kesalahan terkait entri manual

RPA adalah cara yang murah untuk meningkatkan produktivitas dan meningkatkan kualitas sistem sekaligus membebaskan waktu untuk berfokus pada aktivitas yang lebih bernilai. Martin Seefelder Pemimpin Robotic and Cognitive Process Automation (RPA) Deloitte-Brasil

Selain pelaporan manajemen, tugas pelaporan penting lainnya membutuhkan komitmen waktu yang besar dan upaya yang berulang-ulang, termasuk laporan piutang usaha dan laporan biaya perjalanan. Karena Deloitte makin terlibat dalam konsultasi TI dan mengerjakan proyek-proyek transformasi digital untuk klien-kliennya, Deloitte mulai mencari peluang untuk menggunakan perangkat lunak canggih untuk operasi internal.

"Kami membutuhkan solusi yang dapat meningkatkan kualitas pelaporan dan juga memungkinkan kami untuk mengarahkan keahlian ke kegiatan bernilai tinggi lainnya," kata Seefelder. "Kami perlu mengoptimalkan bagaimana kami dapat menganalisis data, bukan hanya mengumpulkan data dan membuat laporan. Dan hal tersebutlah yang membawa kami ke otomatisasi."

Meluangkan waktu untuk pekerjaan yang bernilai tinggi

Karena Deloitte adalah Mitra Bisnis IBM, Deloitte akrab dengan berbagai solusi IBM yang dirancang untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi bisnis. Saat tim TI Deloitte mengevaluasi solusi IBM Robotic Process Automation, sebuah platform yang ditanami AI, tim mengetahui bahwa kemampuan solusi ini cocok dengan kebutuhan Deloitte untuk mengotomatiskan proses pelaporan utama.

Solusi otomatisasi proses robotik (RPA) dari IBM memiliki keunggulan teknis dan praktis dalam hal integrasi dengan sistem Deloitte. Pertama, sistem ini bekerja dengan lancar dengan SAP, platform ERP Deloitte, yang memungkinkan transfer data secara otomatis ke dalam templat laporan tanpa perlu entri manual. Kedua, paket perangkat lunak RPA dikonfigurasikan untuk berjalan pada laptop dan tidak memerlukan hosting pada server jaringan. "Kemampuan untuk menjalankan RPA di laptop membuat perbedaan besar ketika staf kami mulai bekerja dari jarak jauh akibat pandemi COVID 19," kata Seefelder.

Pada awal proyek RPA, tim TI Deloitte melihat bahwa beberapa karyawan salah paham tentang bagaimana penyederhanaan produksi laporan akan berdampak pada peran mereka. "Beberapa analis khawatir bahwa hal ini dapat menggantikan pekerjaan mereka," kata Seefelder. "Namun, setelah bot RPA diimplementasikan, analis kami sangat senang dan puas dengan otomatisasi ini karena dengan waktu yang dihemat, mereka dapat mengerjakan aktivitas lain yang lebih bermanfaat."

Setelah bot RPA diimplementasikan, analis kami sangat senang dan puas dengan otomatisasi ini karena hemat waktu dan mereka dapat mengerjakan aktivitas lain yang lebih bermanfaat. Martin Seefelder Pemimpin Robotic and Cognitive Process Automation (RPA) Deloitte-Brasil
Bekerja lebih cepat dengan lebih sedikit kesalahan

Setelah mencocokkan kemampuan RPA dengan kebutuhan pelaporannya, Deloitte menyiapkan empat bot RPA yang didedikasikan untuk laporan manajemen bulanan, piutang usaha, biaya perjalanan, dan pemantauan nilai tukar mata uang.

Bot RPA yang ditugaskan untuk mengotomatisasi pembuatan laporan manajemen bulanan memungkinkan Deloitte menyelesaikan laporan tersebut dalam satu jam—sebuah proses yang biasanya memakan waktu lima hingga delapan hari. Otomatisasi menghilangkan kesalahan yang dimasukkan ke dalam proses melalui entri data manual. Deloitte juga menggunakan bot RPA untuk mengotomatiskan pembuatan laporan manajemen kuartalan. Proses ini dulunya membutuhkan waktu 240 menit untuk dijalankan, tetapi sekarang diselesaikan oleh bot RPA dalam 30-40 menit.

Untuk piutang usaha, bot RPA menghasilkan daftar harian yang melaporkan lama setiap faktur yang ada di pembukuan yang belum dibayar. Laporan umur piutang ini dulunya membutuhkan waktu satu jam sehari untuk diproses, tetapi sekarang dapat diselesaikan dalam waktu 15 menit.

Untuk mengelola biaya perjalanan, bot RPA menghasilkan laporan harian dari semua biaya perjalanan untuk ditinjau oleh manajemen puncak. “Dulu kami membutuhkan waktu tiga jam sehari untuk memperoleh informasi karena para analis harus membuka banyak email dari agen perjalanan untuk mengekstrak informasi dan memasukkannya ke dalam sistem,” kata Seefelder. “Sekarang, bot RPA dapat menyelesaikan tugasnya dalam 15 menit.”

Untuk menjaga karyawan Deloitte tetap terkini tentang nilai tukar mata uang yang berfluktuasi, bot RPA terhubung langsung ke bank sentral Brasil. Pembaruan tidak memerlukan campur tangan manusia.

Berdasarkan keberhasilan penerapan bot RPA dalam mengotomatisasi laporan manajemen, Deloitte sedang mempertimbangkan aplikasi lain untuk teknologi RPA, baik secara internal maupun eksternal. "Kami yakin bahwa teknologi ini berfungsi sehingga kami dapat mendatangi klien kami dan menawarkan produk ini kepada mereka," kata Seefelder. "Sebagai contoh, salah satu klien kami adalah perusahaan telekomunikasi besar asal Brasil, dan kami akan bekerja sama dengan mereka untuk mencari peluang untuk mendapatkan keuntungan dari solusi ini, berdasarkan pengalaman kami."

Logo Deloitte
Tentang Deloitte

Sebagai penyedia jasa konsultasi audit dan asuransi, penasihat keuangan, penasihat risiko, pajak, dan layanan terkait, Deloitte (tautan berada di luar ibm.com) melayani empat dari lima perusahaan Fortune Global 500. Deloitte memiliki lebih dari 335.000 profesional yang berdedikasi di perusahaan-perusahaan independen yang beroperasi di lebih dari 150 negara. Perusahaan-perusahaan ini adalah anggota Deloitte Touche Tohmatsu Limited, sebuah perusahaan swasta yang didirikan di Inggris dan Wales.

Klien yang ditampilkan dalam studi kasus ini awalnya terlibat dengan WDG Soluções Em Sistemas E Automação De Proces LTDA, yang mulai menjalankan bisnis sebagai IBM pada tanggal 1 Januari 2021. Produk WDG dalam studi kasus ini, WDG Studio dan WDG RPA, sekarang dikenal masing-masing sebagai IBM RPA Studio dan IBM RPA Solution.

Ambil langkah selanjutnya

Untuk mempelajari lebih lanjut tentang solusi IBM yang ditampilkan dalam cerita ini, silakan hubungi perwakilan IBM atau Mitra Bisnis IBM Anda.

Lihat lebih banyak studi kasus Hubungi IBM Lojacorr Network

Membangun kepercayaan pada bot dan otomatisasi proses

Baca studi kasus
Inter Aduaneira

Tukar tambah

Baca studi kasus
Pusat Penjualan Cobmax

Menghilangkan hambatan pertumbuhan dengan otomatisasi proses robotik

Baca studi kasus
Hukum

© Hak Cipta IBM Corporation 2021. IBM Corporation, Hybrid Cloud, New Orchard Road, Armonk, NY 10504

Diproduksi di Amerika Serikat, Juli 2021.

IBM, logo IBM, dan ibm.com adalah merek dagang dari International Business Machines Corp, yang terdaftar di banyak yurisdiksi di seluruh dunia. Nama produk dan layanan lain mungkin merupakan merek dagang dari IBM atau perusahaan lain. Daftar merek dagang IBM saat ini tersedia di web di "Informasi hak cipta dan merek dagang" di ibm.com/legal/copyright-trademark.

Microsoft, Windows, Windows NT, dan logo Windows adalah merek dagang dari Microsoft Corporation di Amerika Serikat, negara lain, atau keduanya.

Dokumen ini adalah yang terbaru pada tanggal awal publikasi dan dapat diubah oleh IBM kapan saja. Tidak semua penawaran tersedia di setiap negara tempat IBM beroperasi.

Data kinerja dan contoh klien yang dikutip disajikan hanya untuk tujuan ilustrasi. Hasil kinerja aktual dapat bervariasi, tergantung pada konfigurasi dan kondisi pengoperasian tertentu. INFORMASI DALAM DOKUMEN INI DISEDIAKAN "SEBAGAIMANA ADANYA" TANPA JAMINAN APA PUN, BAIK TERSURAT MAUPUN TERSIRAT, TERMASUK TANPA JAMINAN UNTUK DAPAT DIPERJUALBELIKAN, KESESUAIAN UNTUK TUJUAN TERTENTU, DAN JAMINAN ATAU KETENTUAN APA PUN YANG TIDAK MELANGGAR. Produk IBM dijamin sesuai dengan syarat dan ketentuan perjanjian yang mengatur penyediaan produk tersebut.