Tetapi tidak satu pun dari karakteristik ini yang mungkin terjadi tanpa infrastruktur dasar yang sehat dan terpelihara dengan baik. Departemen Manajemen Aset Perusahaan (DEAM) kota memainkan peran penting dalam menjaga infrastruktur itu berjalan lancar.

Departemen ini menangani aset fisik yang berada di bawah dana umum untuk kota, seperti balai kota, pengadilan kota, pusat komunitas, stasiun pemadam kebakaran dan kantor polisi. Semua mengatakan, divisi ini mempertahankan 51 fasilitas. Selain itu, departemen ini mengelola program modal untuk proyek pembangunan kota baru.

Komitmen terhadap warga dan pekerja kota merupakan hal yang mendasar bagi misi DEAM. "Tulang punggung pemeliharaan fasilitas adalah layanan pelanggan," kata Remy Saintil, Komisaris DEAM. "Petugas pemadam kebakaran yang tinggal di kantor pemadam kebakaran, misalnya, membutuhkan lingkungan tempat mereka dapat menjadi produktif dan siap untuk memadamkan api. Mereka tidak perlu khawatir tentang atap yang bocor atau HVAC yang tidak berfungsi."

Ketika Saintil bergabung dengan DEAM pada tahun 2020, sistem manajemen aset departemen telah menjadi kuno. "Kami membutuhkan sistem yang memungkinkan kami untuk membuat program pemeliharaan, menerima permintaan perintah kerja dan kemudian berkomunikasi secara terus menerus dengan para pemohon," kata Saintil. "Manajemen aset perusahaan adalah nama departemen kami. Kami ingin menjadi pakar dalam bidang tersebut dan mendapatkan sertifikasi ISO 55001."

Sertifikasi membawa banyak keuntungan bagi sebuah kota. Dengan mendorong tata kelola manajemen aset, sertifikasi ini membantu memastikan fasilitas terpelihara dengan baik dan uang pembayar pajak dibelanjakan dengan baik. Dan dengan meningkatkan peringkat obligasi dan asuransi, hal ini dapat menghemat uang kota.

Proses sertifikasi sangat ketat, melibatkan banyak audit selama beberapa tahun. Hanya delapan entitas di AS yang saat ini disertifikasi, dua di antaranya berada di wilayah Atlanta: Metropolitan Atlanta Rapid Transit Authority (MARTA) dan bandara Atlanta. Saintil dan timnya ingin menjadikannya trifecta Atlanta, dengan DEAM sebagai yang ketiga.

Saintil merupakan bagian dari tim yang memimpin inisiatif sertifikasi di MARTA dan mengepalai proyek proof-of-concept tersendiri menggunakan kapabilitas pemeliharaan prediktif IBM. Dia sangat memahami kekuatan solusi ini, terutama terkait persyaratan sertifikasi yang sangat ketat dan membutuhkan waktu bertahun-tahun untuk menyelesaikannya. "Saya membutuhkan sistem manajemen perusahaan yang tangguh dengan fitur-fitur terbaru," katanya. "Saya tahu bahwa kemampuan-kemampuan tersebut tersedia dengan IBM dan IBM® Maximo® Application Suite, jadi itulah jalan yang kami ambil."

Untungnya, kota ini telah memiliki kontrak untuk menggunakan IBM Maximo Application Suite untuk manajemen aset, dengan penerapan di tempat yang sangat sukses di beberapa departemen. Solusi ini menyediakan platform tunggal yang terintegrasi dengan akses ke aplikasi pemantauan, pemeliharaan, dan keandalan yang komprehensif di masing-masing departemen. Departemen-departemen tersebut dapat menggunakan platform ini untuk merencanakan dan menjadwalkan pemeliharaan, melacak perintah kerja, dan mengelola tingkat inventaris pemeliharaan, perbaikan, dan operasi (MRO) dalam satu platform.

Namun, Saintil ingin memanfaatkan lebih jauh lagi kemampuan solusi ini. Dia sangat tertarik untuk menggunakannya sebagai layanan terkelola berbasis cloud, dengan IBM yang menghosting dan mengelola platform di IBM^Cloud®, dan fitur pemeliharaan prediktif yang memanfaatkan IBM^Watson® Machine Learning.

Persiapan adalah kunci keberhasilan proyek. Tim DEAM bekerja sama dengan IBM Expert Labs untuk menyusun rencana. Langkah pertama adalah mengedukasi karyawan tentang apa itu manajemen aset perusahaan dan bagaimana manajemen ini dapat membantu mereka dalam melakukan pekerjaan mereka. Selain memberikan pelatihan manajemen aset, Saintil bekerja dengan timnya sehingga mereka bisa mendapatkan sertifikasi di Maximo.

Karena implementasi IBM Maximo sebelumnya di kota ini hanya berjalan di lokasi, tim perlu memperbarui kontrak IBM agar bisa menjalankan solusi di IBM Cloud sebagai layanan terkelola. Butuh waktu untuk menyelesaikan detailnya dengan legislatif kota, tetapi upaya tersebut membuahkan hasil dan kontrak disetujui pada tahun 2021.

Dengan adanya kontrak yang diperbarui, tim proyek mulai bekerja. Tim IBM membawa Mitra Bisnis IBM, Aquitas Solutions, untuk membantu penerapannya. "Aquitas meninjau rencana proses, jenis informasi terkait aset kami yang perlu kami kumpulkan dan cara kami mengumpulkan informasi tersebut dan memasukkannya ke dalam Maximo," kata Saintil. "Kami memutuskan untuk memanfaatkan sinergi dan mengumpulkan informasi terkait penilaian kondisi peralatan pada saat yang bersamaan."

Selama fase perencanaan dan implementasi, IBM Customer Success berada di belakang layar, terus berkolaborasi dengan tim DEAM dan Aquitas, melakukan tinjauan bulanan, serta memberikan wawasan dan masukan selama proses tersebut.

Mengumpulkan data membutuhkan waktu dan usaha. "Ini adalah tugas yang melelahkan, membutuhkan waktu berjam-jam," ujar Tiffany Burden, Direktur Administrasi DEAM. "Namun setelah kami mengumpulkan informasi, kami bekerja sama dengan Aquitas untuk memindahkannya ke dalam sistem. Dan kami masih terus bergerak. Ini bukan sebuah proses yang berhenti, melainkan terus berlanjut. Sistem ini hanya sebaik informasi yang Anda masukkan ke dalamnya, jadi kami juga memiliki tim yang memverifikasi data untuk keakuratannya."

Proses pengunggahan informasi ke dalam Maximo dimulai pada pertengahan tahun 2022 dan pada bulan Maret 2023, DEAM meluncurkan sistem manajemen aset yang baru.

Sistem manajemen aset yang baru membangun fondasi yang kuat yang dibutuhkan DEAM untuk meraih sertifikasi ISO 55001 dan memungkinkan departemen untuk melakukan hal-hal yang belum pernah dilakukan sebelumnya.

"Sistem ini memungkinkan pengguna, apakah Anda direktur, komisaris, supervisor atau mekanik pemeliharaan fasilitas, untuk mengakses dasbor untuk referensi cepat," kata Burden. "Mekanik kami dapat langsung melihat tiket mereka atau supervisor dapat melihat lokasi dan status semua tiket yang terbuka dan tertutup. Kami juga dapat mengumpulkan metrik kinerja dan menjalankan laporan.”

Data merupakan inti dari inovasi tersebut. "Anda tidak bisa menjalankan laporan tanpa riwayat," kata Saintil. "Dengan informasi yang kami kumpulkan sekarang, kita yang akan menciptakan sejarah itu. Di situlah letak keunggulannya: memiliki data yang dapat ditindaklanjuti, yang dapat kita gunakan untuk melakukan berbagai hal. Jadi kami sangat senang memiliki kemampuan tersebut; mengumpulkan, memformat, dan menyimpan data dengan benar dalam satu sistem manajemen aset, semua hal yang tidak ada sebelumnya. Sekarang kami memiliki kemampuan itu, itu sungguh hebat. Sungguh luar biasa."

Sementara itu, reaksi dari para pekerja di kota sangat positif, menurut Saintil. "Yang paling menarik adalah melihat antusiasme para karyawan di kantor pemadam kebakaran dan kantor polisi yang mengetahui bahwa jika mereka memiliki masalah, mereka sekarang memiliki cara untuk mengomunikasikannya."

Solusi ini juga pada akhirnya akan berkontribusi pada inisiatif keberlanjutan kota. Solusi ini tidak hanya akan membantu DEAM menjaga dan melestarikan aset kota, tetapi juga akan membantu fasilitas berjalan lebih efisien dan teknisi menghemat waktu dan uang kota dengan mengurangi kebutuhan untuk melakukan perjalanan untuk memeriksa dan memperbaiki peralatan yang rusak.

Tim ini berencana untuk terus mengembangkan kemampuan Maximo, khususnya di bidang AI. "Menggunakan IBM Watson akan menjadi hal yang penting bagi kami," ujar Saintil. "Misalnya, kemampuan untuk mengunggah manual aset ke dalam Maximo, lalu mengajukan pertanyaan dan mendapatkan jawaban atas apa yang salah berdasarkan pertanyaan dan masukan Anda. Memiliki sistem untuk memandu kami mengatasi akar masalah akan sangat membantu kami."

Pelapisan pemeliharaan prediktif juga dapat memberikan informasi yang sangat berharga, seperti kapan seorang teknisi membutuhkan lebih banyak pelatihan, bagaimana sebuah peralatan beroperasi pada hari tertentu dalam kondisi cuaca tertentu, dan bagaimana kinerjanya berdasarkan informasi yang dikumpulkan.

"Setelah itu terwujud, kami akan memiliki sistem yang sangat kuat, di mana kami tidak akan terpengaruh lagi oleh kondisi lingkungan," kata Saintil. "Itu benar-benar akan menjadi bukti nyata."

Fondasi untuk kesuksesan di masa depan sangat kuat, diperkuat oleh semangat kerja sama tim antara DEAM dan IBM. "IBM adalah sahabat kami saat ini," kata Saintil. "Hubungan yang terjalin sangat luar biasa. Tidak selalu mudah untuk bekerja melalui peraturan kota. Tetapi bahkan sejak masa-masa saya di MARTA, hubungan dengan IBM sudah sangat fenomenal."

DEAM (tautan berada di luar ibm.com) adalah cabang pemerintah kota Atlanta yang bertanggung jawab atas manajemen aset perusahaan untuk 51 fasilitas kota, termasuk Balai Kota Atlanta, Pengadilan Kota Atlanta, Markas Besar Keamanan Publik, stasiun pemadam kebakaran, dan kantor polisi, di antaranya. Departemen ini juga mengawasi proyek-proyek pembangunan kota yang baru dan mengelola inventaris properti yang dimiliki dan disewakan. 

Tentang Aquitas Solutions

Berbasis di Atlanta, GA, Mitra Bisnis IBM Aquitas Solutions (tautan berada di luar ibm.com) adalah penyedia manajemen aset perusahaan dan solusi IoT. Perusahaan ini didirikan pada tahun 2006.