Arizona Department of Child Safety (DCS) mengelola proses yang kompleks sebagai bagian dari misinya untuk melindungi anak-anak, menyatukan kembali keluarga, memastikan lingkungan tempat tinggal yang aman, dan mencegah trauma yang tidak perlu.

Di masa lalu, departemen berjuang untuk mengelola pekerjaan kasus yang kompleks dan mengikuti kebijakan yang terus berkembang. Selain itu, proses manual memperlambat pengambilan keputusan, yang menyebabkan inefisiensi dan penundaan.

Kehalusan pekerjaan Arizona DCS membutuhkan pendekatan yang bijaksana. Untuk memastikan perubahan proses ditangani dengan hati-hati dan penuh pertimbangan, Arizona DCS bermitra dengan IBM Consulting dan menerapkan pendekatan bertahap dengan menggunakan kemampuan Microsoft Azure & Microsoft genAI. Kombinasi ini memungkinkan transformasi strategis, inovatif, dan berfokus pada hasil, yang dirancang khusus untuk memenuhi tuntutan khas operasi DCS. Para tim pelaksana jasa IBM Consulting juga menggunakan IBM Consulting Advantage for Cloud Transformasi (didukung oleh IBM watsonx) untuk materi-materi pendukung program utama dan internal alur kerja, yang meningkatkan akurasi dan menghasilkan berbagai keputusan yang lebih cepat dan lebih baik.

Transformasi & modernisasi DCS Arizona, Hasil dalam peningkatan klasifikasi registri pusat, dukungan asisten virtual untuk perubahan kebijakan, dan proses pengembangan yang efisien yang mengurangi beban kerja dan meningkatkan produktivitas. Semua ini memungkinkan para profesional DCS untuk menghabiskan lebih banyak waktu dengan keluarga dan anggota masyarakat daripada menyelesaikan tugas-tugas administratif.

“Tim IBM Consulting membantu kami menerapkan solusi AI Microsoft gen utama yang secara signifikan meningkatkan efisiensi pekerja kasus, memungkinkan mereka untuk fokus pada apa yang benar-benar penting membantu keluarga,” kata Frank Sweeney, Chief Information Officer Arizona DCS.

Arizona DCS menghadapi tantangan dalam mengklasifikasikan temuan dugaan historis dalam registri pusat mereka, sebuah basis data yang berisi laporan mengenai penelantaran dan pelecehan anak. Sistem yang ada saat ini mengandalkan penelusuran teks biasa secara manual, yang membuatnya sulit untuk mengelola dan menganalisis data yang sangat banyak secara efisien. Klasifikasi manual menyebabkan penundaan dalam pengambilan keputusan dan kurangnya subklasifikasi menyulitkan dalam mengidentifikasi dugaan spesifik dan tingkat keseriusannya. Pengenalan perubahan definisi subklasifikasi melalui undang-undang, kasus pengadilan, kebijakan dan prosedur semakin memperumit proses klasifikasi secara keseluruhan.

Dalam Tahap 1 dari Transformasi, tim gabungan Arizona DCS dan IBM Consulting berfokus pada klasifikasi yang ditingkatkan dan efisien memanfaatkan kemampuan Microsoft OpenAI untuk mengembangkan sistem klasifikasi tuduhan ke dalam 4 kategori.

Pada Fase 2, tim bekerja untuk meningkatkan kategorisasi menggunakan alat Microsoft Azure OpenAI untuk menghasilkan subkategori untuk dugaan rahasia berdasarkan narasi dan definisi subkategori. Keberhasilan ini membantu meningkatkan kemampuan kategorisasi DCS Arizona agar lebih selaras dengan tingkat keseriusan pelanggaran. Selain itu, otomatisasi ini membantu mendorong pengambilan keputusan manusia di DCS.

Arizonia DCS mengalami beberapa manfaat untuk klasifikasi dan kategorisasi registri pusat:

• Akurasi klasifikasi DCS yang baru membantu meningkatkan keputusan periode penyimpanan dan memungkinkan pengambilan keputusan yang tepat mengenai periode penyimpanan di Central Registry.
  
  
• Keseriusan pelanggaran sekarang menjadi faktor penentu tambahan dalam keputusan periode penyimpanan.
  
  
• Kategorisasi yang ditingkatkan memungkinkan pengambilan keputusan berbasis data dengan akurasi yang lebih baik, untuk hasil yang lebih baik bagi anak dan keluarga.
  
  
• Penghindaran biaya dan peningkatan produktivitas dicapai melalui klasifikasi yang benar dengan meminimalkan intervensi manual dan pemrosesan manual.

Arizona DCS menghadapi masalah dalam menjaga agar para pekerja sosial tetap mengetahui perubahan kebijakan dan pembaruan prosedur di portal Kebijakan Program, sebuah alat yang dibuat untuk memberikan informasi dan menjawab pertanyaan tentang kebijakan. Kompleksitas dokumen kebijakan dan masalah aksesibilitas lainnya menyebabkan inefisiensi dalam pencarian dan pemahaman informasi, yang mengakibatkan hilangnya produktivitas dan sulitnya upaya kepatuhan.

Bekerja sama dengan IBM Consulting dan menggunakan gen AI Microsoft Azure, tim memberikan solusi untuk mengatasi tantangan yang dihadapi oleh para profesional DCS Arizona; asisten virtual didukung AI dibuat untuk menyederhanakan proses mengakses dan memahami dokumen kebijakan.

Fitur asisten virtual baru mencakup antarmuka yang mudah digunakan yang memungkinkan profesional Arizona DCS menavigasi dokumen kebijakan yang rumit dan memberikan ringkasan dokumen kebijakan. Semua ringkasan diurutkan berdasarkan tingkat keyakinan dan keandalan untuk memastikan informasi yang akurat, beserta tautan ke sumber informasi. Asisten virtual menghemat waktu pengguna dalam mencari informasi kebijakan dan membantu memastikan pemahaman yang jelas agar patuh.

Solusi asisten virtual yang didukung AI ini sekarang aktif dan memberikan manfaat berikut:

• Pengalaman pengguna yang ditingkatkan melalui antarmuka intuitif menawarkan navigasi yang mulus dan akses ke dokumen kebijakan untuk profesional DCS.
  
  
• Pencarian dan pengambilan yang cepat memfasilitasi pencarian dan pengambilan informasi kebijakan yang cepat dan tepat dalam menanggapi pertanyaan pengguna.
  
  
• Bahasa kebijakan yang disederhanakan untuk penjelasan yang jelas membantu meminimalkan kemungkinan pelanggaran kebijakan.
  
  
• Meningkatkan produktivitas dan mengurangi waktu ulasan untuk perubahan kebijakan

Solusi ini juga telah meningkatkan pengalaman pengguna, menyederhanakan bahasa kebijakan, dan mengurangi risiko pelanggaran kebijakan.

Arizona DCS ditantang untuk menangani hambatan dalam proses mereka karena pemilik produk dan analis bisnis mengelola tanggung jawab tambahan untuk mendukung pekerja kasus, hal ini menyebabkan penurunan produktivitas. Proses yang memakan waktu bagi pemilik produk dan analis bisnis untuk membuat cerita pengguna dan kriteria penerimaan juga menunda pengembangan tugas, berdampak pada jadwal proyek, dan menurunkan produktivitas di seluruh tim.

Setelah desain dan perencanaan yang mendetail, tim bekerja untuk mengintegrasikan TachyonGPT, alat AI gen yang disediakan oleh Neudesic, sebuah perusahaan IBM, dengan Azure DevOps Board untuk menghasilkan dan menyempurnakan fitur, cerita pengguna, kriteria penerimaan, dan kasus pengujian. Tim menggunakan sintaks Gherkin untuk cerita pengguna dan kriteria penerimaan, untuk mendapatkan konsistensi dan kejelasan. Dengan ini, Arizona DCS dapat menetapkan cara yang konsisten dalam menulis item pekerjaan Azure DevOps dan mengurangi kesalahan serta meningkatkan produktivitas, yang pada akhirnya membantu pemilik produk dan analis bisnis untuk fokus pada tugas-tugas dengan prioritas tinggi dan mengurangi beban kerja mereka.

Manfaat tambahan untuk Arizona DCS meliputi:

• Peningkatan produktivitas dengan peningkatan 40% memungkinkan lebih banyak efisiensi.
  
  
• Jadwal pengembangan yang dipercepat memungkinkan pengiriman proyek dan fitur yang lebih cepat.
  
  
• Pengembangan didorong oleh AI memberdayakan tim tanpa memerlukan keahlian teknis yang luas dan mengelola risiko secara efektif.
  
  
• Integrasi TachyonGPT dengan Azure DevOps menyederhanakan proses pengembangan, mengurangi beban kerja, dan membuktikan potensi AI untuk mengubah cara tim bekerja dan menyampaikan proyek bersama.