Sistem manajemen pemeliharaan terkomputerisasi atau CMMS adalah perangkat lunak yang memusatkan informasi pemeliharaan dan memfasilitasi proses operasional pemeliharaan. Sistem ini membantu mengoptimalkan pemanfaatan dan ketersediaan peralatan fisik seperti kendaraan, mesin, komunikasi, infrastruktur pabrik dan aset lainnya. Juga disebut sebagai CMMIS atau sistem informasi manajemen pemeliharaan terkomputerisasi, sistem CMMS ditemukan di bidang manufaktur, produksi minyak dan gas, pembangkit listrik, konstruksi, transportasi, dan industri lain yang sangat mementingkan infrastruktur fisik.
Inti dari CMMS adalah database. CMMS memiliki model data yang mengatur informasi tentang aset yang harus dipelihara oleh organisasi pemeliharaan, serta peralatan, bahan, dan sumber daya lain untuk melakukannya.
Informasi dalam database CMMS mendukung berbagai fungsi sistem, yang memungkinkan kemampuan berikut:
Sumber daya dan manajemen tenaga kerja:Melacak sertifikasi karyawan dan peralatan yang tersedia. Menetapkan tugas tertentu dan mengumpulkan kru. Mengatur giliran kerja dan mengelola tingkat gaji.
Registri aset: menyimpan, mengakses, dan berbagi informasi aset seperti:
Manajemen perintah kerja: Biasanya dipandang sebagai fungsi utama CMMS, manajemen perintah kerja mencakup informasi seperti:
Manajemen perintah kerja juga mencakup kemampuan untuk:
Pemeliharaan preventif: Mengotomatiskan inisiasi perintah kerja berdasarkan waktu, penggunaan, atau peristiwa yang dipicu. Gunakan pemeliharaan preventif untuk mengatur dan mengaitkan aset di beberapa perintah. Urutkan dan jadwalkan perintah kerja preventif.
Manajemen bahan dan inventaris: Menginventarisasi, mendistribusikan, dan mengambil kembali peralatan dan material operasional pemeliharaan dan perbaikan (MRO) di seluruh area penyimpanan, pusat distribusi, dan fasilitas. Kelola pemasok, melacak biaya inventaris, dan otomatiskan pasokan ulang.
Pelaporan, analisis, dan audit: Menghasilkan laporan di seluruh kategori pemeliharaan seperti ketersediaan aset, penggunaan material, biaya tenaga kerja dan material, penilaian pemasok, dan banyak lagi. Analisis informasi untuk memahami ketersediaan aset, tren kinerja, optimalisasi inventaris MRO, dan informasi lainnya untuk mendukung keputusan bisnis serta mengumpulkan dan mengatur informasi untuk audit.¹
Sebelum ada CMMS, upaya memperoleh visibilitas terpusat, dinamis, dan manajemen otomatis sungguh tidak praktis karena informasi pemeliharaan terkubur dalam file kertas, dan kemudian, tersebar di seluruh spreadsheet.
Versi CMMS paling awal muncul pada tahun 1960-an dan biasanya digunakan oleh perusahaan besar. Teknisi menggunakan kartu punch dan mainframe IBM untuk menginformasikan catatan terkomputerisasi dan melacak tugas pemeliharaan. Pada tahun 1970-an, kartu punch digantikan oleh daftar periksa yang dimasukkan ke dalam sistem CMMS oleh teknisi di akhir giliran kerja mereka.
CMMS memperoleh prevalensi yang lebih besar pada bisnis skala kecil dan menengah pada tahun 1980-an dan 1990-an, seiring dengan semakin kecilnya ukuran komputer, semakin terjangkau, semakin terdistribusi — dan semakin terhubungnya komputer. Pada tahun 1990-an, CMMS mulai berbagi informasi melalui jaringan area lokal atau LAN.
Tahun 2000-an menyaksikan munculnya intranet dan konektivitas berbasis web yang memperluas kemampuan CMMS ke berbagai perangkat seluler, aplikasi lapangan, dan lokasi operasional.
CMMS generasi terbaru berbasis cloud dan sangat seluler. Sistem ini menawarkan fungsionalitas yang lebih besar dengan implementasi yang lebih cepat, pemeliharaan yang lebih mudah, dan keamanan data yang lebih baik.²
Istilah CMMS sering dikacaukan atau digunakan secara bergantian dengan EAM atau manajemen aset perusahaan. Keduanya memiliki fungsi dan tujuan yang sangat mirip namun pada dasarnya berbeda. Untuk membedakan perbedaan utama antara CMMS dan EAM, ada baiknya kita melihat sekilas sejarah CMMS dan hubungan antara CMMS, EAM, dan APM.
Seiring berkembangnya CMMS, CMMS menjadi landasan bagi EAM. Pada dasarnya, EAM berisi fungsionalitas CMMS,³ dan fungsinya dapat tumpang tindih. Apa yang dibawa EAM ke CMMS — sebagian berkat konektivitas dan berbagi informasi yang lebih baik — adalah kemampuan untuk menjangkau lokasi, mendorong kolaborasi antar departemen, dan memberikan integrasi yang lebih mendalam dengan sistem lain seperti perencanaan sumber daya perusahaan (ERP).⁴
Kemampuan ini memberikan solusi EAM konteks bisnis yang lebih luas yang mempertimbangkan siklus hidup aset secara keseluruhan serta dampaknya terhadap analisis keuangan, pengadaan, manajemen proses, risiko dan kepatuhan, pelepasan aset, dan banyak lagi. Solusi CMMS cenderung berfokus pada ketersediaan aset tetap dan waktu aktif dengan mengotomatiskan perintah kerja dan alur kerja, menjadwalkan tenaga kerja, mengelola material — dan menyediakan laporan dan audit tentang tugas-tugas tersebut.
Baca: Memahami dampak dan nilai EAM
CMMS — dan EAM — sangat penting karena memudahkan dan efisien bagi manajer dan departemen pemeliharaan untuk memenuhi tujuan utama mereka: waktu aktif yang andal.
Semakin lama aset dan peralatan fisik dipertahankan dan dijalankan, semakin besar nilai yang dihasilkan. Dalam postingannya, "Panduan lengkap tentang manfaat CMMS," blogger IBM Sarah Dudley menyatakan, "Semakin lama kita dapat menjaga suatu peralatan tetap berjalan tanpa perbaikan besar, semakin banyak uang yang kita hemat dalam jangka panjang."
Memberikan waktu aktif yang andal berarti bisnis dapat menerima dan memenuhi pesanan, memenuhi permintaan pelanggan, membentuk pengalaman pelanggan, dan dengan percaya diri membuat berbagai keputusan yang bergantung pada aset. IBM melaporkan bahwa survei terhadap manajer aset menemukan bahwa 75% menyebutkan keandalan sistem sebagai alasan utama untuk berinvestasi di EAM.
Manfaat CMMS antara lain:
Visibilitas aset: Informasi terpusat dalam database CMMS memungkinkan manajer dan tim pemeliharaan untuk segera menghubungi kapan suatu aset dibeli, kapan pemeliharaan dilakukan, frekuensi kerusakan, suku cadang yang digunakan, peringkat efisiensi, dan banyak lagi.
Visibilitas alur kerja: dasbor dan visualisasi dapat disesuaikan dengan teknisi dan peran lainnya untuk menilai status dan kemajuan secara virtual dalam waktu nyata. Tim pemeliharaan dapat dengan cepat menemukan lokasi suatu aset, apa yang dibutuhkannya, siapa yang harus mengerjakannya, dan kapan.
Otomatisasi: Mengotomatiskan tugas-tugas manual seperti pemesanan suku cadang, pengisian kembali inventaris MRO, penjadwalan giliran kerja, pengumpulan informasi untuk audit dan tugas administratif lainnya membantu menghemat waktu, mengurangi kesalahan, meningkatkan produktivitas, dan memfokuskan tim pada tugas-tugas pemeliharaan — bukan administratif.
Proses yang disederhanakan: Perintah kerja dapat dilihat dan dilacak oleh semua pihak yang terlibat. Detailnya dapat dibagikan ke seluruh perangkat seluler untuk mengoordinasikan pekerjaan di lapangan dengan pusat operasional. Distribusi dan pemanfaatan material dan sumber daya dapat diprioritaskan dan dioptimalkan.
Mengelola tenaga kerja lapangan: Mengelola tenaga kerja lapangan internal dan eksternal bisa jadi rumit dan mahal. Kemampuan CMMS dan EAM dapat menyatukan dan menerapkan tim internal dan kemitraan eksternal dengan biaya yang efektif. Solusi EAM terbaru menawarkan kemajuan dalam konektivitas, mobilitas, realitas tertambah dan blockchain untuk mentransformasikan operasional di lapangan.
Pemeliharaan preventif: Data CMMS memungkinkan operasional pemeliharaan beralih dari pendekatan reaktif ke pendekatan proaktif, sehingga strategi pemeliharaan aset tingkat lanjut dapat dikembangkan. Data yang diperoleh dari aktivitas sehari-hari serta sensor, meteran, dan instrumentasi IoT lainnya dapat memberikan insight tentang proses dan aset, menginformasikan tindakan pencegahan, dan memicu peringatan sebelum aset gagal atau berkinerja buruk.
Konsistensi dan transfer pengetahuan: Dokumentasi, manual perbaikan, dan media yang mencatat prosedur pemeliharaan dapat disimpan di CMMS dan dikaitkan dengan aset terkait. Menangkap dan memelihara pengetahuan ini menciptakan prosedur dan pengerjaan yang konsisten. Hal ini juga menjaga pengetahuan tersebut untuk ditransfer ke teknisi baru, daripada meninggalkan personel yang keluar.
Manajemen kepatuhan: Audit kepatuhan dapat mengganggu operasional pemeliharaan dan bisnis yang padat aset secara keseluruhan. Data CMMS membuat audit menjadi lebih mudah secara eksponensial dengan menghasilkan tanggapan dan laporan yang disesuaikan dengan tuntutan audit.
Kesehatan, keselamatan, dan lingkungan: Sejalan dengan manajemen kepatuhan, CMMS dan EAM menawarkan pelaporan terpusat untuk masalah keselamatan, kesehatan dan lingkungan. Tujuannya adalah untuk mengurangi risiko dan menjaga lingkungan operasi yang aman. CMMS dan EAM dapat melakukan investigasi untuk menganalisis insiden atau cacat yang berulang, ketertelusuran insiden dan tindakan perbaikan, serta manajemen perubahan proses.
Memilih dan menerapkan CMMS yang efektif memerlukan pertimbangan faktor fungsional dan teknologi. Penyedia dan pengadopsi dapat menggunakan istilah CMMS dan EAM secara bergantian dalam konteks ini, yang dapat diterima karena tumpang tindih dalam kemampuan mereka.
Salah satu pertimbangan fungsional utama, menurut analis TI IDC, adalah menangani peningkatan jumlah data: “Seiring dengan bertambahnya jumlah sumber data yang tersedia bagi manajer aset Lanjutkan (sensor, data spasial, data visual, dll.), pengelolaan, menggabungkan dan menganalisis kumpulan data ini dengan cepat akan menjadi tantangan besar bagi para profesional EAM selama lima tahun ke depan.”
IDC juga menunjukkan bahwa menyelaraskan penempatan staf dan pengembangan sumber daya dengan manajemen aset merupakan hal yang sangat penting: “Fungsi sumber daya sering kali kekurangan sumber daya dalam hal penempatan staf, pelatihan dan pengembangan. Kurangnya sumber daya ini mengikis motivasi dan menciptakan budaya kontraproduktif di antara staf.”
Terakhir, IDC menyatakan bahwa memodernisasi fungsi CMMS dan EAM adalah hal yang penting dan bahwa “beberapa organisasi belum beralih dari sistem dan spreadsheet lama untuk fungsi EAM yang penting seperti manajemen perintah perbaikan, penjadwalan kerja, dan keputusan penggantian/perbaikan.”
Solusi CMMS dan EAM menangani tantangan fungsional dalam beberapa cara, namun salah satu pendekatan teknologi utama adalah menerapkan solusi CMMS dan EAM yang dihosting di cloud sebagai perangkat lunak sebagai layanan (SaaS).
Menurut IBM, “Saat memilih perangkat lunak manajemen aset, organisasi semakin tertarik pada perangkat lunak sebagai layanan (SaaS) – model pengiriman berbasis cloud dengan perangkat lunak di-host secara terpusat oleh vendor dan tersedia sesuai permintaan.”
SaaS, sebagai pendekatan teknologi, menangani beberapa faktor fungsional utama:
Kelola dan pelihara aset tingkat tinggi dengan IBM Maximo Application Suite, menggunakan AI dan analitik untuk mengoptimalkan kinerja, memperpanjang siklus hidup aset, serta mengurangi waktu henti operasional dan biaya.
Berdayakan teknisi yang terhubung dengan manajemen aset perusahaan seluler (EAM) yang cerdas untuk mengelola aset apa pun, kapan pun, di mana pun.
Ubah data menjadi insight yang dapat ditindaklanjuti untuk meningkatkan keselamatan di tempat kerja. Menempatkan kepatuhan sebagai pusat keselamatan, sehingga memudahkan untuk mengidentifikasi dan menghilangkan bahaya.
Baca tentang berita terkini, teknologi dan tren dalam keberlanjutan.
Lihat apa yang dikatakan klien tentang penyelesaian tantangan CMMS dan EAM dengan IBM Maximo.
Tujuh pertanyaan yang perlu dipertimbangkan sebelum memilih solusi yang tepat untuk Anda.
1. Peran CMMS (tautan berada di luar IBM.com)
2. Apa itu CMMS? Benar-benar semua yang perlu Anda ketahui
3. Perbedaan nyata antara CMMS dan EAM (tautan berada di luar IBM.com)
4. Rasionalisasi dan Optimasi Inventaris MRO (tautan berada di luar IBM.com)