Un système de gestion des transports (TMS) est un outil logistique en temps réel qui rationalise la capacité d’une entreprise à gérer ses expéditions entrantes et sortantes. Les solutions TMS, souvent fournies sous forme de SaaS (logiciel en tant que service), peuvent généralement s’intégrer aux logiciels de planification des ressources d’entreprise (ERP) ou de gestion de la chaîne d’approvisionnement (SCM) d’une entreprise.
Un TMS peut être une solution basée sur le cloud ou une solution sur site, bien que la première soit plus adaptable pour gérer la main-d’œuvre mobile (Mobile workforce) d’aujourd’hui.
Les TMS permettent aux entreprises internationales d’assurer le suivi de leurs envois importants, d’automatiser à grande échelle et d’aider les différentes organisations de la chaîne d’approvisionnement à collaborer pour assurer le bon fonctionnement de l’économie mondiale. L’adoption d’un logiciel TMS permet aux entreprises de mieux visualiser leurs opérations en termes d’indicateurs clés de performance.
Ces dernières années ont mis en évidence l’importance d’une chaîne d’approvisionnement connectée à l’échelle mondiale, où de nombreuses tâches sont automatisées, afin que chaque organisation sache où se trouvent les marchandises à tout moment et puisse communiquer ses actions aux autres acteurs de l’écosystème de la chaîne d’approvisionnement.
Une chaîne d’approvisionnement intégrée et pilotée par des logiciels permet de garantir que les marchandises arrivent à temps à la destination prévue, avec le moins de problèmes possible, fournissant ainsi aux grossistes, aux détaillants et aux fournisseurs de commerce électronique les marchandises dont ils ont besoin pour vendre aux clients finaux de la chaîne d’approvisionnement mondiale : les consommateurs.
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Les systèmes de gestion des transports (« transport management systems » ou TMS) utilisent souvent des technologies avancées telles que le machine learning (ML) et l’intelligence artificielle (IA) pour optimiser les processus manuels existants dans leurs opérations de transport, qui font perdre un temps précieux aux employés. Alors que certains clients achètent leur TMS en fonction du prix, d’autres choisissent les solutions qui disposent de certains composants importants, notamment :
Système de gestion d’entrepôt (« warehouse management system » ou WMS) : en comprenant les horaires d’entrée et de sortie actuels des marchandises, les gestionnaires d’entrepôt peuvent optimiser au maximum l’espace sans jamais dépasser la capacité.
Workflows : les TMS permettent d’établir, d’automatiser et de surveiller les workflows qui fluidifient le cycle de vie de la chaîne d’approvisionnement et améliorent l’optimisation des itinéraires. Plutôt que de s’appuyer sur des tâches manuelles telles que les appels, les e-mails ou les SMS, les workflows automatisés sont capables de gérer le routage, la sélection des transporteurs, le suivi des expéditions et la facturation sans intervention humaine inutile.
Approvisionnement: un TMS permet aux entreprises de centraliser et de comprendre leur approche de l’approvisionnement en comparant les fournisseurs et les distributeurs, en stockant toutes les conditions générales sur une seule plateforme et en observant plus efficacement l’impact des changements de fournisseurs sur les livraisons à court et à long terme.
Gestion des commandes : ce composant permet de suivre la création et la finalisation des commandes. Si plusieurs commandes proviennent du même client, les TMS peuvent éliminer le gaspillage et augmenter l’efficacité globale en combinant ces commandes.
Facturation : une facette chronophage de l’expédition est la facturation des clients et le paiement des factures aux fournisseurs. Les solutions TMS automatisent ce processus : l’exactitude des demandes de paiement et la facturation sont vérifiées, et l’argent est échangé sans intervention humaine. Cela entraîne une réduction importante des coûts pour toutes les organisations de la chaîne d’approvisionnement.
API : la possibilité d’exploiter des logiciels et des systèmes externes par l’intermédiaire d’API est un élément clé de tout TMS. De nombreux TMS modernes sont disponibles à l’achat ou sous licence, et ils peuvent fonctionner avec de nombreux logiciels et solutions internes par l’intermédiaire d’API, comme les ERP et les systèmes de gestion de la chaîne d’approvisionnement (« supply chain management » ou SCM).
L’ensemble de la chaîne d’approvisionnement est un écosystème délicat qui dépend du partage d’informations par diverses organisations en temps réel afin que la chaîne ne subisse aucune interruption. Toute organisation qui dépend de la gestion de flotte trouve de la valeur dans un logiciel de gestion du transport.
Entreprises qui possèdent ou produisent des biens expédiés par différents modes de transport. Il peut s’agir du transport maritime, ferroviaire, routier ou aérien, ou une combinaison de ces modes de transport comme le transport intermodal. Ils ont besoin d’une visibilité en temps réel et à long terme sur l’ensemble de la chaîne d’approvisionnement.
Cela signifie qu’ils ont besoin d’informations bien organisées pour gérer leurs factures, contrôler les flux de marchandises, connaître le statut de leurs produits dans les flottes et suivre les expéditions.
Les entreprises qui exploitent la flotte de véhicules qui transportent les matières premières et les fournitures doivent utiliser un TMS pour suivre le fret qu’elles expédient pour le compte des expéditeurs.
Les prestataires de services logistiques interviennent entre les expéditeurs et les prestataires de services de fret et s’occupent d’équipements de fret spécifiques. Ils ont besoin de connaître l’état de l’équipement de leurs clients et les exigences des expéditions prévues pour, le cas échéant, leur apporter des solutions adaptées.
Les responsables d’entrepôt et les employés des chantiers navals doivent disposer d’un tableau de bord en temps réel pour voir où se trouvent les livraisons. De cette façon, ils peuvent les accueillir avec le personnel et l’espace appropriés dans les bâtiments et les parcs afin d’optimiser les déchargements et le stockage.
Situées au bout de la chaîne d’approvisionnement, ces entreprises ont besoin de savoir quand les marchandises arriveront pour être vendues aux consommateurs. Le TMS leur offre une visibilité en temps réel pour gérer l’approvisionnement de leurs rayons et communiquer avec les clients.
Les systèmes de gestion des transports présentent des avantages qui permettent à tous les types d’organisations de la chaîne d’approvisionnement de mieux collaborer et gérer leurs processus.
Réduction des coûts : en optimisant les itinéraires de transport et les destinations, les entreprises peuvent réduire les coûts et améliorer leur rentabilité. Les entreprises consacrent une grande partie du travail manuel à la gestion et à la mise à jour d’un ensemble complexe de tableurs. Le logiciel TMS permet de gérer cette complexité en centralisant ces informations dans un seul outil.
En conséquence, cela réduit les coûts de main-d’œuvre à long terme, libérant les employés pour qu’ils puissent se consacrer à des problèmes plus complexes. Certains expéditeurs demandent des livraisons LTL (« Less Than Truckload » ou « moins que la charge d’un camion complet »), où un même camion transportent des marchandises d’autres expéditeurs.
Il est également important de pouvoir suivre les expéditions. En automatisant la création et l’analyse des données internes et externes, les organisations de transport peuvent générer de nouvelles informations qui les aident à augmenter leur rentabilité et à améliorer leur efficacité, par exemple en accélérant la facturation et le déchargement des marchandises.
Meilleure collaboration : l’expédition sur la chaîne d’approvisionnement mondiale nécessite une collaboration rigoureuse au sein du réseau de transport, entre les expéditeurs, les courtiers de fret, les prestataires de services de fret et d’autres entités. En alignant l’ensemble sur un seul logiciel basé sur le cloud, de multiples organisations peuvent avoir une vision globale de l’ensemble de la chaîne d’approvisionnement.
Prévisions plus précises : les expéditions sur la chaîne d’approvisionnement mondiale nécessitent des projections précises (lien externe à ibm.com) pour planifier le chargement des expéditions, les enlèvements et le routage.1 Ce type de visibilité sur la chaîne d’approvisionnement permet aux organisations de planifier et d’optimiser leur efficacité pour elles-mêmes et pour leurs clients. En suivant les expéditions selon des délais différents, les organisations ont une meilleure vision globale de leurs activités.
Satisfaction accrue des clients : à chaque étape de la chaîne d’approvisionnement, il y a un transfert entre les fournisseurs de matières premières et les fabricants, les expéditeurs et les revendeurs, puis les détaillants et les clients. Leur satisfaction et celle de leurs clients dépendent de la ponctualité des livraisons ou des notifications de retards afin qu’ils puissent prendre leurs dispositions. L’utilisation du TMS pour le suivi des mouvements et l’information de l’ensemble des participants en cas de retard (ou si quelque chose doit être livré avant la date et l’heure prévues) permet de satisfaire tout le monde.
Meilleure documentation : en automatisant le processus d’expédition des marchandises, un TMS améliore la documentation de plusieurs manières ; cela inclut l’uniformisation de tous les documents à des fins de conformité, la création d’une chaîne de traçabilité numérique, la mise à jour en temps réel des expéditions et la création automatique d’un enregistrement archivé des documents.
Appel d’offres automatisé : l’appel d’offres est le processus par lequel les expéditeurs peuvent solliciter plusieurs offres auprès des transporteurs pour tous leurs besoins d’expédition. Un TMS peut organiser toutes les informations dont les expéditeurs ont sur les transporteurs potentiels et les contacter automatiquement . (lien externe à ibm.com) sur la base des informations et des conditions requises, et accepter les offres, économiser sur les coûts et réduire les tâches manuelles inutiles.2
Mobilité : bien que de nombreuses organisations exécutent principalement leur TMS et gèrent leurs workflows sur des ordinateurs de bureau, disposer d’une application mobile est essentiel pour les entreprises agiles dans lesquelles les employés sont constamment en déplacement.
Les organisations qui souhaitent mettre en œuvre des solutions TMS automatisées peuvent rencontrer quelques difficultés au début, mais au final, les avantages d’une solution de gestion des transports l’emportent sur les défis.
Cela dit, chaque organisation doit être consciente de certains problèmes spécifiques lorsqu’elle passe à un logiciel TMS automatisé, afin de mener à bien sa transformation.
Adoption par les utilisateurs : pour les organisations ayant une approche manuelle et spécifique de la gestion de la logistique, il peut être difficile de s’adapter à un nouveau système. Souvent, lorsque les entreprises introduisent de nouveaux systèmes, les employés peuvent se rabattre sur leurs processus existants si le nouveau système génère de la confusion.
La direction doit communiquer clairement et justifier ses décisions à l’aide de données afin d’aider les équipes à comprendre l’importance de cette technologie dans leur travail. Une formation initiale visant à démontrer comment les différents modules fonctionnent facilitera également ce processus.
Intégration dans les ERP et les SCM existants : un nouveau TMS nécessite une intégration avec les logiciels et les systèmes existants. La complexité de cette intégration dépend des logiciels et des systèmes existants dans une entreprise, de son support informatique, des coûts de ces intégrations et de la manière dont elle peut aborder l’intégration sans perturber les processus métier existants.
Participation des partenaires : bien que les TMS puissent être utiles à une organisation faisant partie de la chaîne d’approvisionnement pour gérer sa partie du processus de transport, ils créent une valeur ajoutée pour l’ensemble des partenaires et fournisseurs.
Si les partenaires de l’entreprise n’intègrent pas et n’utilisent pas le logiciel, celle-ci devra gérer de multiples flux de communication et de logistique, ce qui réduira d’autant l’efficacité de la solution.
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Grâce à l’IA et au ML, les entreprises cherchent à aller au-delà de la simples qualité des informations. Elles ont besoin d’accéder à des recommandations qui simplifient les décisions complexes en termes d’allocation de ressources limitées, de planification des tâches et de prise en compte des contraintes.
1 Creating value in transport and Logistics, McKinsey, 1er novembre 2015 (lien externe à ibm.com)
2 3 things CPOs should puis explore for efficient doit automation, Supply and Demand Chain Executive, 19 avril 2023 (lien externe à ibm.com)