Automatisation du Procure-to-Pay (P2P)

Le processus Procure-to-Pay comporte de nombreux éléments mobiles et, quand l’entreprise se développe, la gestion manuelle de chaque étape devient de plus en plus complexe. Avec l’augmentation des demandes d’achat, des factures et des interactions avec les fournisseurs à gérer, le risque d’erreurs ou de documentation égarée augmente. Les solutions logicielles et l’automatisation du Procure-to-Pay rassemblent tout le nécessaire dans un système fluide et intégré qui relie les achats et les comptes fournisseurs, rendant l’ensemble du processus plus facile à gérer et plus efficace.

Les technologies avancées telles que l’intelligence artificielle (IA), le machine learning (ML) et la Robotic Process Automation (RPA) réduisent les erreurs et les goulots d’étranglement et stimulent la productivité globale. Les entreprises qui mettent en œuvre l’automatisation du Procure-to-Pay peuvent rationaliser la gestion des fournisseurs, optimiser leur processus d’achat et gagner en visibilité sur leurs transactions financières. L’automatisation de la chaîne d’approvisionnement facilite la gestion des fournisseurs et améliore la prise de décision grâce à de meilleures données.

L’un des principaux avantages de l’automatisation du P2P est sa capacité à simplifier les processus, à créer de la cohérence et à assurer la conformité des activités d’approvisionnement. Les vérifications intégrées, telles que le rapprochement à trois facteurs, qui consiste à comparer les bons de commande, les factures et les reçus, permettent d’éviter les incohérences et les fraudes.

Selon une étude récente, seul un tiers des entreprises utilisent des outils d’automatisation dans les domaines tels que l’approvisionnement (33 %) et les comptes fournisseurs (35 %), alors que les entreprises ayant pleinement optimisé l’automatisation des comptes fournisseurs constatent une diminution de 33 % des paiements en double ou incorrects par rapport à celles qui n’ont pas opté pour cette solution.¹

Les workflows d’approbation automatisés permettent de garantir que les achats suivent les politiques de l’entreprise. Des fonctionnalités telles que le traitement des factures numériques avec la technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR) réduisent la saisie manuelle des données, ce qui accélère le processus de paiement et améliore les relations avec les fournisseurs, ce grâce à des notifications plus adaptées.

Les systèmes automatisés fournissent également des analyses et des informations en temps réel sur les habitudes de dépenses, aidant les entreprises à identifier les opportunités d’économies. L’intégration de l’automatisation P2P aux outils de planification des ressources d’entreprise (ERP) et aux outils financiers permet de s’assurer que les activités d’approvisionnement sont alignées sur les besoins plus larges de l’entreprise.

Alors que les entreprises s’efforcent d’accroître leur agilité opérationnelle, l’automatisation du Procure-to-Pay joue désormais un rôle essentiel dans la gestion des flux de trésorerie et des opérations sur le long terme.

L’automatisation du processus P2P est primordiale pour les entreprises qui cherchent à s’étendre efficacement et à avoir un meilleur contrôle sur leurs opérations. En remplaçant les tâches manuelles par des workflows automatisés, l’approvisionnement numérique permet aux entreprises d’aller au-delà de leurs systèmes obsolètes en créant des workflows plus rationalisés et connectés synonymes de rapidité et de précision.

Ce changement implique de choisir une solution d’approvisionnement appropriée, prenant en charge différents modules adaptés aux besoins de l’entreprise. IBM, qui opère dans plus de 170 pays et compte plus de 13 000 fournisseurs, a transformé ses propres opérations d’achat en utilisant l’IA, l’automatisation et la blockchain. Cette transformation a permis à l’équipe d’approvisionnement d’intégrer les fournisseurs 10 fois plus rapidement et de réaliser une analyse de la tarification en seulement 10 minutes (contre 2 jours auparavant).²

Néanmoins, les responsables des achats (CPO) seront peut-être plus difficiles à convaincre. Connus pour leurs décisions prudentes, ils sont en fait 60 % plus susceptibles que les autres cadres dirigeants de considérer l’IA générative comme un outil inutile, principalement en raison de leur scepticisme quant au ROI qu’elle représente. Mais ils ne verront pas de ROI à moins de commencer à s’en servir. Les PDG peuvent orienter les responsables des achats vers les opportunités à fort impact. Par exemple, 59 % des responsables des achats estiment qu’il est très important d’appliquer l’IA générative aux analyses prédictives des dépenses et des achats.³  

Dans un environnement d’entreprise dynamique, la capacité à s’adapter rapidement aux changements du marché est cruciale. L’automatisation du P2P élimine les silos en connectant les fonctions d’approvisionnement et de comptabilité fournisseurs, ce qui permet de s’assurer que les équipes chargées des achats et les parties prenantes ont accès aux bonnes informations au bon moment. Résultat : une prise de décision accélérée, des opérations plus efficaces et un meilleur alignement entre les objectifs financiers et stratégiques.

En outre, l’automatisation du cycle P2P est essentielle pour atténuer les risques liés aux erreurs humaines, à la fraude et à la non-conformité. Les systèmes automatisés appliquent des procédures normalisées et conservent des pistes d’audit détaillées, ce qui permet de garantir la transparence et la responsabilité tout au long du cycle de vie du processus d’approvisionnement. Cela permet de protéger les actifs financiers de l’entreprise et de renforcer sa réputation sur le marché.   

Plus important encore, l’automatisation contribue à réduire les risques. Le recours à des processus manuels laisse de la place aux erreurs humaines et aux activités frauduleuses. Grâce à l’automatisation, les entreprises peuvent appliquer des politiques cohérentes, maintenir des pistes d’audit détaillées et garantir que chaque étape du processus d’approvisionnement est transparente et responsable.

L’automatisation du Procure-to-Pay (P2P) nécessite d’intégrer des technologies afin de rationaliser et d’améliorer chaque phase d’approvisionnement et de paiement. Cette transformation réduit les interventions manuelles, minimise les erreurs et contribue à garantir la conformité aux politiques de l’organisation. Voici quelques exemples d’automatisation du processus P2P :​

Le processus débute lorsqu’un service identifie des besoins en biens ou en services. Au lieu de remplir et d’envoyer manuellement les demandes d’achat, les systèmes automatisés permettent aux employés de soumettre des demandes d’achat numériques, détaillant les articles et les spécifications requis. Cette approche numérique standardise les demandes et permet un suivi en temps réel.

Une fois la demande soumise, des workflows automatisés la redirigent vers les responsables concernés pour approbation. Ces workflows peuvent être personnalisés en fonction de facteurs tels que le département, le budget ou le type d’article, afin d’accélérer le processus d’approbation.

L’automatisation permet d’évaluer les fournisseurs potentiels en analysant des critères tels que la tarification, la fiabilité et la qualité. Une fois sélectionnés, les fournisseurs peuvent utiliser des portails en libre-service pour entrer et mettre à jour leurs informations, permettant de rationaliser le processus d’intégration et de tenir des registres précis. ​De nombreux systèmes prennent également en charge la gestion des contrats, permettant de s’assurer que les accords sont suivis, mis à jour et respectés tout au long de la relation.

Une fois la demande approuvée, un système d’automatisation des bons de commande peut instantanément générer un bon de commande avec des détails précis et l’envoyer au fournisseur par voie électronique. Cela permet d’éliminer le risque d’erreurs liées à la création manuelle de bons de commande et d’accélérer le processus de commande.

Au moment de la livraison, les systèmes automatisés comparent les biens ou services reçus avec le bon de commande correspondant. Cette étape permet de vérifier que la commande est complète et répond aux exigences spécifiées.

Les fournisseurs envoient leurs factures par voie électronique. L’automation de la comptabilité fournisseurs utilise la technologie OCR (reconnaissance optique de caractères) lors du traitement des factures pour scanner et extraire les informations clés, en associant les factures aux bons de commande et aux reçus de livraison appropriés avant leur approbation. Cette étape de rapprochement à trois facteurs permet de garantir que les paiements ne sont effectués que pour les biens et services commandés et reçus, réduisant ainsi les litiges et les fraudes potentielles.  

Une fois le rapprochement et l’approbation effectués, les entreprises peuvent utiliser un logiciel d’automatisation pour planifier et traiter les paiements des fournisseurs à temps et s’assurer qu’ils respectent les conditions convenues. Les paiements peuvent être réalisés par diverses méthodes numériques, ce qui réduit le risque de frais de retard et renforce les relations avec les fournisseurs. L’automatisation améliore également la gestion des flux de trésorerie en offrant une meilleure visibilité sur les obligations financières à venir.

Les systèmes P2P automatisés collectent et analysent les données tout au long du processus d’approvisionnement, offrant ainsi des informations sur les habitudes de dépenses, les performances des fournisseurs et l’efficacité des processus. Ces analyses permettent d’améliorer la prise de décision et favorisent l’amélioration continue des processus.

Les principales technologies utilisées dans l’automatisation P2P sont les suivantes :​

Intelligence artificielle et machine learning : l’IA dans l’approvisionnement et les algorithmes de ML analysent les données d’approvisionnement pour prédire les tendances, optimiser les décisions d’achat et identifier les anomalies susceptibles de signaler une fraude ou des problèmes de conformité. L’IA générative soutient le sourcing stratégique et la négociation en identifiant des schémas dans les données de marché, puis en découvrant des possibilités de regrouper les achats ou de réduire considérablement les coûts, opportunités qui pourraient autrement passer inaperçues.³ Ces technologies permettent aux systèmes d’apprendre à partir des données historiques, améliorant ainsi la prise de décision au fil du temps. ​

Plateformes cloud : les solutions P2P modernes utilisent souvent des plateformes cloud pour intégrer les workflows financiers et les workflows d’approvisionnement dans des systèmes unifiés. Ces solutions d’automatisation du P2P offrent l’évolutivité, un accès aux données en temps réel et une meilleure collaboration entre les services et avec les partenaires externes. ​Par exemple, SAP Ariba couvre le processus Source-to-Pay (S2P) de bout en bout, y compris le sourcing stratégique, la gestion de la chaîne d’approvisionnement, la gestion des fournisseurs, les achats, l’optimisation du fonds de roulement, la gestion des factures et la visibilité sur les dépenses.

Robotic Process Automation : la RPA automatise les tâches répétitives telles que la saisie de données, la création de bons de commande et le traitement des factures. En imitant les actions humaines, la RPA réduit l’effort manuel, minimise les erreurs et accélère le traitement des transactions. ​

Reconnaissance optique des caractères : la technologie OCR convertit différents types de documents, tels que les factures numérisées et les reçus de marchandises, en texte lisible par machine. Ce processus permet d’extraire et de saisir automatiquement les données, ce qui accélère le traitement des factures et réduit le travail manuel.

Échange de données informatisé (EDI) : l’EDI permet l’échange électronique de documents commerciaux entre organisations dans un format normalisé. Dans le cadre du P2P, l’EDI permet une communication transparente avec les fournisseurs, en traitant automatiquement les transactions telles que les bons de commande et les factures, pour une rapidité et une précision améliorées.

Les principaux avantages de l’automatisation du processus P2P sont les suivants :​

Efficacité et productivité accrues : l’automatisation des tâches telles que la saisie des données et le traitement des factures permet de réduire le travail manuel. Ainsi, le service des achats et les équipes financières ont plus de temps pour se concentrer sur les objectifs et les stratégies plus vastes de l’entreprise.

Précision accrue et réduction des erreurs : l’automatisation minimise les interventions humaines dans le traitement des données. Avec moins d’entrées manuelles, il y a moins de place pour les erreurs. L’automatisation permet de maintenir la propreté et la fiabilité des données financières, garantissant la précision des rapports financiers et améliorant les processus de prise de décision.​

Conformité et prévention de la fraude améliorées : la numérisation du processus P2P permet de garantir le respect des politiques internes et des réglementations externes. Les systèmes automatisés appliquent des procédures normalisées et tiennent des registres clairs, réduisant ainsi le risque de fraude. ​

Réduction des coûts : le recours à l’automatisation pour rationaliser les activités d’approvisionnement permet de réduire les coûts en diminuant les dépenses opérationnelles associées au traitement manuel et en atténuant les erreurs coûteuses causées par les inefficacités. Une meilleure conformité et une meilleure prévention de la fraude permettent également d’éviter les sanctions ou les pertes.

Meilleures relations avec les fournisseurs : payer les fournisseurs à temps et maintenir une communication efficace avec eux permet d’instaurer un climat de confiance, ce qui peut améliorer les processus de comptabilité fournisseurs et potentiellement conduire à des conditions de paiement, à des escomptes et à des partenariats plus favorables.

Visibilité et contrôle améliorés des dépenses : les systèmes P2P automatisés offrent une visibilité en temps réel sur les habitudes de dépenses et les activités d’approvisionnement. Cette visibilité permet aux entreprises de surveiller efficacement les budgets, d’identifier les possibilités d’économies et de prendre des décisions financières éclairées. ​