Qu’est-ce que l’automatisation du reporting financier ?

Grâce à l’automatisation du reporting financier, les équipes de FP&A peuvent automatiser les tâches fastidieuses de reporting et préparer les états financiers et les rapports en temps réel. Elles peuvent également automatiser les workflows, créer des pistes d’audit automatiques et gérer la consolidation et la vérification. Ce processus permet aux membres de l’équipe de se concentrer sur des initiatives plus stratégiques telles que l’analyse et le développement des relations.

Les dirigeants prennent conscience du pouvoir de l’IA dans la finance et commencent à adopter l’utilisation de l’automatisation par l’IA dans l’ensemble de leurs opérations financières, notamment par le biais des agents d’IA pour la finance et de l’IA dans la FP&A.

Une récente étude de l’IBM Institute for Business Value a révélé que 68 % des dirigeants, y compris des directeurs financiers (CFO), déclarent expérimenter l’automatisation par l’IA à mesure que les assistants numériques évoluent vers des agents autonomes prenant en charge les opérations financières en libre-service.

Par ailleurs, parmi les dirigeants sondés, 37 % prévoient de mettre en œuvre une automatisation sans contact dans les informations prédictives et 29 % dans l’analyse et le reporting financiers.

La mise en œuvre de l’IA dans la finance modifie le mode de fonctionnement des équipes de FP&A. La technologie apporte des gains importants en termes de précision, de facilité d’utilisation, d’efficacité et de stratégie métier. Ce bouleversement majeur transforme le secteur financier, passant d’une fonction réactive à une impulsion de changements proactifs et de prise de décision pour la planification, la budgétisation et les prévisions.

Les équipes automatisent le reporting financier grâce à un logiciel alimenté par l’IA qui peut s’intégrer aux systèmes financiers existants de l’entreprise. Parmi les systèmes existants, citons les logiciels de comptabilité, les feuilles de calcul Excel, les logiciels de FP&A, les outils de gestion des données financières et les systèmes de planification des ressources d’entreprise (ERP).

Les étapes suivantes décrivent la voie à suivre pour l’automatisation du reporting financier :

1. Collecte de données : un logiciel d’automatisation se connecte directement aux outils financiers et de reporting existants pour centraliser les données financières brutes. Cette étape du processus élimine la nécessité de saisir manuellement les données.
2. Traitement des données : le traitement de données et la validation des données s’effectuent grâce à l’automatisation robotisée des processus (RPA) et à d’autres outils d’automatisation qui valident les données et convertissent les documents physiques en texte numérique.
3. Génération d’analyses et d’informations : l’IA et le machine learning (ML) analysent les modèles et génèrent des rapports sur les écarts. Ces technologies peuvent détecter des anomalies, des risques liés aux fraudes et des tendances qu’un humain ne pourrait pas détecter.
4. Rapport : le système d’automatisation financière compile les données traitées dans des états financiers standard, y compris des états des recettes et des flux de trésorerie, des bilans et des rapports personnalisés. Ces états peuvent être formatés selon les besoins spécifiques de prévision et les tableaux de bord.
5. Examen : une fois le rapport généré, les rapports financiers peuvent être programmés pour être transmis automatiquement aux parties prenantes. Les utilisateurs peuvent également interroger le logiciel de reporting financier automatisé pour obtenir des informations en temps réel, suivre les transactions financières et conserver des pistes d’audit pour assurer la conformité réglementaire.

L’automatisation du reporting financier va bien au-delà des simples tâches et workflows répétitifs : elle peut transformer de nombreux aspects essentiels du processus de reporting.

Les logiciels d’automatisation aident les équipes de FP&A à préparer facilement les principaux états financiers, en réduisant le risque d’erreur humaine et en raccourcissant le temps de collecte des données.

Les systèmes de reporting automatisés peuvent extraire des informations financières de systèmes intégrés, améliorant la précision et l’évolutivité. En créant rapidement et avec précision des états financiers, ce système favorise une prise de décision davantage fondée sur les données.

L’automatisation du reporting financier permet aux équipes de FP&A de générer des rapports de gestion, de capitaux propres et de dépenses en utilisant des données en temps réel. Cette stratégie élimine le processus manuel de collecte des données et la complexité de la gestion de multiples sources de données. Les logiciels d’automatisation réduisent les erreurs et permettent une prise de décision plus éclairée.

Les logiciels de reporting automatisés appliquent également des règles de formatage et de comptabilité cohérentes et génèrent des rapports personnalisés pour les différentes parties prenantes. Parce que toutes les données sont centralisées, les directeurs financiers et les responsables peuvent avoir des discussions stratégiques au sujet des performances financières, car ils disposent tous des mêmes indicateurs et chiffres.

L’automatisation permet de rapprocher les transactions et de comparer des milliers de transactions provenant de différentes sources. Le rapprochement des comptes est une tâche manuelle source d’erreurs qui peut retarder les procédures de clôture mensuelle.

Les outils d’automatisation qui utilisent le machine learning (ML) peuvent apprendre des transactions historiques et s’adapter pour atténuer les futures activités frauduleuses.

Les professionnels de la finance doivent gérer des normes complexes de conformité réglementaire et des obligations fiscales. L’automatisation peut simplifier le processus de respect des exigences en matière de rapports et des normes comptables, en créant une source d’information unique pour tous les systèmes.

Les logiciels d’automatisation génèrent également automatiquement des rapports conformes aux normes établies par les autorités compétentes, y compris le Government Accounting Standards Board (GASB).

En utilisant la technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR), les systèmes capturent des données provenant de différentes sources, évitant ainsi la saisie manuelle des données. Le logiciel peut extraire des données de sources telles que les flux bancaires, les factures et les reçus.

La gestion des dépenses est un exemple illustrant l’utilisation de l’OCR. Une équipe financière peut passer des heures à examiner chaque rapport et à vérifier que le reçu correspond à la demande de remboursement des frais. Grâce à l’OCR, les employés n’ont qu’à prendre une photo du reçu avec leur téléphone pour extraire et classer les informations.

L’automatisation financière est un investissement rentable pour les entreprises qui souhaitent transformer leurs processus de gestion financière et leurs opérations quotidiennes. Voici quelques-uns de ses principaux avantages :

• Améliore la précision : les logiciels d’automatisation éliminent la nécessité de saisie humaine des données, ce qui permet des calculs plus précis et moins d’erreurs.
• Rationalise les workflows : l’automatisation des flux de travail aide les systèmes à éliminer les retards et à réduire le besoin de transferts manuels.
• Assure la cohérence : grâce à l’automatisation du reporting financier, les équipes de FP&A peuvent assurer la cohérence de toutes les tâches financières par le biais d’un traitement standardisé et de l’automatisation des tâches.
• Renforce le contrôle : les logiciels d’automatisation aident les équipes de FP&A à garder le contrôle en signalant automatiquement les activités ou les schémas inhabituels et en imposant une documentation complète des transactions.
• Permet des opérations flexibles et évolutives : les outils automatisés de reporting financier peuvent gérer les augmentations du volume de transactions, permettant aux équipes d’agir rapidement et d’adapter leurs opérations.

L’automatisation financière présente des avantages considérables, mais également quelques défis qu’il convient de souligner. Il est important pour une entreprise de comprendre les problèmes potentiels qui peuvent survenir et de préparer ses dirigeants à les affronter :

• Coûts initiaux élevés : les logiciels d’automatisation nécessitent un investissement initial important, notamment en termes de licences logicielles, de matériel, d’experts système et d’autres coûts permanents.

• Technologie complexe : bien que les outils d’automatisation soient conçus pour s’intégrer aux systèmes hérités, cela ne signifie pas que le processus sera simple. Le lancement du logiciel peut nécessiter une expertise technique approfondie.

• Besoins de conformité : les logiciels modernes nécessitent de suivre les réglementations et les mises à jour du système. Les équipes informatiques doivent consacrer des ressources au suivi de ces exigences de conformité, à la mise en place des contrôles d’accès et à la conservation des traces d’audit.

• Résistance des employés : l’automatisation peut être une menace pour les employés et semer la confusion lorsqu’il est clair que l’objectif est de réduire les coûts.

Les avantages liés à l’automatisation du reporting financier varient en fonction du type de logiciel d’automatisation utilisé. Cependant, toutes les options doivent offrir des capacités essentielles qui rationalisent les processus financiers et conduisent à une prise de décision plus stratégique.

Les outils d’automatisation de reporting financier se connectent aux systèmes sources et diffusent les données à mesure qu’elles changent. Les équipes financières consultent les transactions, les soldes et les indicateurs de performance en temps réel, et non après le traitement par lots. L’instantanéité des logiciels d’automatisation améliore la précision et réduit le rapprochement manuel.

En intégrant les données dans les plateformes de planification des ressources d’entreprise (ERP), de gestion des ressources clients (CRM) et dans les plateformes tierces, les entreprises conservent une vue unique et fiable de leurs opérations financières.

Des tableaux de bord et des modèles personnalisables présentent aux équipes financières les indicateurs les plus importants pour chaque rôle.

Les équipes financières peuvent adapter les vues pour suivre d’un coup d’œil les indicateurs clés de performance (KPI), les tendances et les exceptions. Les utilisateurs peuvent filtrer et explorer les données via une interface conviviale sans avoir besoin d’une expertise technique approfondie. Cette flexibilité améliore la compréhension et aligne les équipes sur des objectifs communs.

L’automatisation du reporting financier peut s’adapter à la croissance de l’entreprise. La plateforme gère l’augmentation des volumes de transactions, de nouvelles entités et l’expansion des zones géographiques sans perte de performance.

Les entreprises peuvent ajouter des utilisateurs et des sources de données tout en maintenant la gouvernance et le contrôle. Cette évolutivité protège les investissements à long terme et soutient l’innovation sans nécessiter de refonte du système.

Les outils de reporting financier automatisés s’intègrent facilement aux systèmes existants grâce à des interfaces de programmation d’applications (API) et à des connecteurs reconstruits. Les entreprises peuvent connecter les plateformes ERP, de gestion des salaires, d’approvisionnement et de services bancaires avec un minimum d’interruption.

L’intégration rapide permet de relever les défis et de réduire le temps de mise en œuvre, en diminuant les efforts informatiques et en accélérant le délai de rentabilisation.

Les responsables financiers doivent rester à la pointe et être proactifs lorsqu’ils mettent en œuvre les outils d’automatisation appropriés pour leur entreprise. Les éléments présentés ci-dessous sont des exemples de bonnes pratiques destinées à aider les entreprises à mettre en œuvre l’automatisation du reporting financier.

1. Fixer des objectifs clairs : commencez par définir ce que l’automatisation du reporting financier doit apporter à l’entreprise. Identifiez les rapports prioritaires, les niveaux de précision requis et les besoins en matière de conformité. Alignez les objectifs sur les résultats de l’entreprise, tels que des cycles de clôture plus rapides ou une amélioration des prévisions. En fixant des objectifs clairs, les équipes financières disposent de conseils sur le champ d’application et les indicateurs de réussite.
2. Privilégier l’intégrité des données : créez un outil d’automatisation sur des données précises, cohérentes et bien gouvernées. Normalisez les définitions des données et validez les sources afin de construire une structure de données solide pour le système automatisé. Une forte intégrité des données améliore la confiance dans les rapports et la préparation aux audits, tout en renforçant la prise de décision dans l’ensemble de l’entreprise.
3. Impliquer de multiples parties prenantes : mobilisez-les dans plusieurs fonctions de l’entreprise, notamment les finances, l’informatique, la conformité et les responsables. Chaque groupe apporte des informations critiques sur les exigences et les dépendances. Grâce à la collaboration, la conception du système s’améliore et des tâches telles que la modélisation financière et les prévisions financières n’ont pas besoin d’être retravaillées. La collaboration améliore la conception des systèmes, ce qui permet aux organisations d’élaborer de meilleurs processus et d’éviter de retravailler des tâches telles que la modélisation financière et les prévisions. L’implication des parties prenantes permet également de s’assurer que les rapports automatisés répondent aux besoins opérationnels et réglementaires.
4. Mettre l’accent sur la formation et le perfectionnement : dotez les équipes financières des compétences nécessaires pour utiliser et gérer les outils de reporting automatisés. Cette bonne pratique est d’autant plus importante que l’ampleur de l’IA générative dans la finance se développe. Dispensez une formation sur les tableaux de bord et les workflows en fonction des rôles, et faites appel à une équipe de gestion du changement lorsque les ressources le permettent. Le perfectionnement réduit la résistance au changement et maximise le retour sur investissement.
5. Procéder par étapes : adoptez une approche progressive pour réduire la complexité et les risques. Commencez par des rapports à fort impact et peu complexes. Une fois l’opération fructueuse, passez à des cas d’utilisation avancés. Cette méthode permet aux équipes financières de valider les résultats et d’affiner les processus avant de les étendre à l’ensemble de l’organisation.
6. Surveiller les progrès : suivez les performances par rapport aux objectifs définis lors de la phase initiale de mise en œuvre. Mesurez la précision, la durée du cycle, l’adoption par les utilisateurs et les taux d’exception. La surveillance continue permet aux équipes de FP&A d’identifier rapidement les problèmes et de confirmer que l’automatisation apporte les avantages escomptés.
7. Itérer et optimiser : considérez l’automatisation du reporting financier comme une capacité évolutive qui peut être modifiée à tout moment. Examinez régulièrement les processus et évaluez les retours des parties prenantes afin de les améliorer si nécessaire. Recherchez en permanence des opportunités d’optimisation pour améliorer l’efficacité et efforcez-vous d’obtenir des résultats de reporting plus pertinents.