Qu’est-ce que le contrôle de la conformité ?

Le contrôle de la conformité est souvent considéré comme un élément important du système de gestion de la conformité et de la posture globale de cybersécurité d’une entreprise. En effet, le non-respect des exigences de conformité peut entraîner de graves conséquences, notamment des amendes, des perturbations de l’activité et même un risque accru de violation de données.

La plupart des autorités de régulation aux États-Unis et au Royaume-Uni exigent désormais une certaine forme de contrôle de la conformité. Par exemple, la Financial Conduct Authority du Royaume-Uni exige la présence d’un plan de contrôle de la conformité avant d’approuver l’entrée d’une entreprise sur les marchés financiers.

À l’heure actuelle, il n’existe pas de normes établies en matière de contrôle de la conformité, si bien qu’il appartient à chaque entreprise de mettre en place son propre programme dans ce domaine. Certaines d’entre elles optent pour un contrôle en interne, c’est-à-dire qu’elles assurent elles-même la gestion des risques de conformité en utilisant leurs propres politiques et outils internes, tandis que d’autres confient ce processus à des fournisseurs tiers.

Beaucoup considèrent que ces solutions et plateformes de sécurité gérées qui intègrent des tableaux de bord, des logiciels de conformité et un niveau élevé d’automatisation aident à rationaliser le processus de gestion de la conformité, offrent davantage de contrôle et accélèrent la résolution.

Pour comprendre l’importance du contrôle de la conformité, il suffit de considérer l’environnement réglementaire actuel. Partout dans le monde, les gouvernements, les autorités commerciales, les organismes de normalisation industrielle et même les entreprises ont créé un réseau d’exigences de conformité qui s’appliquent à toute entreprise opérant dans leur juridiction ou dans leur secteur d’activité, quel que soit son lieu d’implantation.

Le non-respect des exigences de conformité peut entraîner de lourdes amendes et des poursuites judiciaires. Par exemple, en mai 2023, l’autorité irlandaise de protection des données a infligé une amende de 1,3 milliard de dollars à la société californienne Meta pour non-respect du RGPD. 

En outre, les dirigeants et d’autres personnes sont personnellement responsables du respect de la réglementation. Par exemple, la loi Sarbanes-Oxley (SOX), une loi américaine qui vise à prévenir la fraude dans les entreprises, stipule que les dirigeants peuvent être condamnés à une amende d’un million de dollars et à dix ans de prison pour avoir certifié un rapport financier inexact.

En d’autres termes, la conformité est complexe, et cette complexité peut conduire les entreprises à enfreindre par inadvertance les règles de conformité dans leurs activités quotidiennes. Elles pourraient ne pas saisir toutes les nuances des exigences de conformité lorsqu’elles s’étendent à une nouvelle région, ou négliger les nouvelles lois sur la protection des données qui exigent la divulgation des politiques de confidentialité des données aux clients.

Le contrôle de la conformité aide les organisations à gérer ces risques et à rester au fait de l’évolution de l’environnement réglementaire. Il leur fait gagner du temps et de l’argent en leur permettant de détecter les violations en temps réel avant qu’elles ne deviennent des problèmes plus importants. Il accroît également l’efficacité de l’organisation en optimisant le processus complexe de reporting réglementaire.

Du point de vue de la sécurité, le contrôle de la conformité favorise également une meilleure gestion des risques et la transparence organisationnelle. Ces avantages sont d’autant plus importants que les clients sont de plus en plus préoccupés par la confidentialité des données et le risque de violation de données. En maintenant la conformité réglementaire, les entreprises non seulement se protègent, mais renforcent également la confiance de leurs parties prenantes.

Un contrôle efficace de la conformité nécessite une approche globale impliquant un éventail de parties prenantes, de politiques et de processus d’entreprise.

Voici quelques étapes classiques à prendre en compte lors de l’élaboration d’un plan de contrôle de la conformité :

Certaines organisations choisissent de réaliser un audit interne en plus de l’évaluation des risques. Contrairement à l’audit de conformité, qui est souvent effectué par un responsable de la conformité ou par l’équipe dédiée, les audits internes sont généralement réalisés par une société externe ou par le service d’audit interne de l’organisation, ce qui les rend totalement indépendants.

Grâce à cette indépendance, les audits internes peuvent apporter aux organisations, en particulier aux plus grandes d’entre elles, une rigueur supplémentaire et davantage de contrôles et d’équilibres. Ils peuvent également servir d’historique pour les activités de conformité et peuvent même être partagés avec les autorités réglementaires pour justifier de la responsabilité lors d’un audit.

Le contrôle de la conformité est un processus dynamique qui fait appel à des systèmes manuels et automatisés et implique souvent des audits et des évaluations.

Si elle présente de nombreux avantages, la mise en place d’un système efficace de contrôle de la conformité présente certains défis.

En voici quelques-uns :

• Manque de ressources : le contrôle de la conformité nécessite d’importantes ressources financières, humaines et techniques. Les petites entreprises peuvent avoir du mal à allouer des ressources suffisantes au contrôle de la conformité, ce qui rend difficile le respect des exigences réglementaires.

• Complexité des réglementations : le respect de la conformité avec les réglementations est un processus complexe et fastidieux. Le contrôle de la conformité exige des entreprises qu’elles maîtrisent des normes et des exigences complexes qui varient d’une juridiction à l’autre, en particulier les multinationales qui opèrent dans des environnements réglementaires différents.

• Processus manuels : le contrôle de la conformité peut prendre du temps. Les processus classiques de gestion de la conformité reposent largement sur des processus manuels, ce qui accroît la complexité, le nombre d’erreurs et les imprécisions et, au bout du compte, les cas de non-respect des exigences de conformité, les infractions à la réglementation et les perturbations opérationnelles.

• Manque de responsabilité : le contrôle de la conformité exige un haut degré de responsabilité, tant au niveau individuel qu’au niveau de l’organisation. Les employés doivent comprendre l’importance de la conformité et assumer la responsabilité de leurs actes, tandis que la direction doit donner la priorité à la conformité et réitérer continuellement sa politique en la matière.

• Complexité de l’intégration : la mise en œuvre d’un programme efficace de surveillance de la conformité nécessite la combinaison de données provenant de plusieurs systèmes d’entreprise, notamment des logiciels de gestion de la conformité, des logiciels d’analyse de données, des outils de reporting et des entrepôts de données. L’intégration complète de ces technologies peut s’avérer complexe et entraîner des problèmes d’exactitude des données, de duplication et de conformité.

Les formes les plus courantes de solutions de conformité sont les approches internes, tierces et hybrides.

Le contrôle interne de la conformité offre aux organisations un degré élevé de contrôle et de personnalisation de leurs initiatives en matière de conformité. Les entreprises peuvent développer des systèmes sur mesure qui correspondent à leurs besoins et contrôler librement la sécurité de leurs données.

Si la mise en place du système de contrôle de conformité entraîne des coûts initiaux, les dépenses courantes peuvent être réduites une fois qu’il est en place. Néanmoins, les organisations doivent investir dans la mise en place d’une surveillance et d’une expertise internes, ce qui peut représenter un engagement important en termes de ressources.

Les solutions tierces de contrôle de la conformité apportent une expertise spécialisée aux entreprises. Ces fournisseurs se tiennent informés de l’évolution des réglementations et des normes sectorielles et remettent régulièrement des rapports de conformité actualisés.

Les solutions de conformité des tiers sont également souvent plus évolutives, ce qui les rend adaptées aux entreprises de toutes tailles. Ces fournisseurs utilisent souvent des tableaux de bord et un contrôle continu pour aider les organisations à avoir une vision en temps réel de leur statut de conformité. Cette visibilité permet d’identifier et de traiter rapidement les cas de non-conformité, ce qui renforce la capacité de l’organisation à assumer ses responsabilités.

En outre, l’externalisation du contrôle de la conformité peut libérer des ressources internes, ce qui permet aux organisations de se concentrer sur leurs activités principales.

Les services gérés de gestion des informations et des événements de sécurité (SIEM) sont une forme populaire de logiciel de gestion de la conformité. Ces services offrent un grand nombre des avantages mentionnés ci-dessus et permettent souvent aux entreprises d’avoir accès à des experts en cybersécurité spécialisés dans le contrôle, l’atténuation et la réponse aux vulnérabilités et aux risques de non-conformité.

Certaines organisations pourraient également opter pour une approche hybride, combinant l’expertise interne avec des outils tiers, tels que des logiciels de conformité, afin de trouver un équilibre qui réponde à leurs besoins.