Qu’est-ce que la gestion de portefeuille agile ?

Cette approche se concentre sur l’optimisation du flux de valeur à travers l’entreprise en garantissant une allocation pertinente des ressources, une cohérence des priorités avec les objectifs stratégiques et une importance accordée à l’amélioration continue. Les principes fondamentaux de la gestion agile des portefeuilles sont les suivants :

Flexibilité : capacité à s’adapter rapidement aux changements.

Visibilité : meilleure transparence sur l’avancement des projets et des portefeuilles.

Collaboration : renforcement de la communication et de l’esprit d’équipe au sein des projets.

Création de valeur : l'accent est mis en permanence sur la création de valeur pour les clients et les parties prenantes.

Née en 2001 de l’initiative d’un collectif de développeurs de logiciels, l’agilité est une philosophie qui privilégie l’efficacité, la communication et la flexibilité dans le but de concevoir des produits d’excellence. Selon la description du Manifeste Agile initial, les quatre valeurs de cette philosophie sont les suivantes :

-              Les individus et les interactions via les processus et les outils

-              Logiciel de travail sur documentation complète

-              Collaboration avec le client dans le cadre de la négociation des contrats

-              Réagir au changement plutôt que de suivre un plan

Agile n’est pas une méthodologie spécifique. Il s’agit plutôt d’une approche, et de nombreuses méthodologies différentes sont souvent regroupées sous l’égide de processus de gestion agile ou inspirés par Agile. Parmi ces méthodologies, citons Scrum, Extreme Programming (XP), Disciplined Agile, Kanban, entre autres.

Un portefeuille désigne un groupe de projets et de programmes interconnectés au sein d’une entreprise, pilotés de manière coordonnée en vue de la réalisation d’objectifs stratégiques et de résultats commerciaux. La gestion de portefeuille traditionnelle implique souvent une approche rigide et hiérarchique, avec une planification à long terme et des processus stricts.

Les approches précédentes, qui ont précédé l’agilité, suivaient fréquemment un modèle connu sous le nom de « cascade », impliquant une succession rigoureuse d’étapes à réaliser dans un ordre précis. Cette approche peut manquer de réactivité face à de nouvelles données ou à des évolutions du contexte économique.

À l’inverse, la gestion de portefeuille agile privilégie la flexibilité, la planification itérative et les commentaires continus en s’appuyant sur des éléments comme des indicateurs de performance avancés et les commentaires des clients. Elle met l’accent sur les flux de valeur et la livraison rapide de valeur, la faculté de s’ajuster en fonction de nouvelles données, ainsi qu’une approche collaborative de la gestion de portefeuille de projets (PPM).

Dans le paysage économique actuel, l’aptitude à s’adapter et à répondre au changement est primordiale. Grâce à la gestion de portefeuille agile, les entreprises peuvent rapidement changer de cap et réallouer les ressources aux initiatives les plus importantes et les mieux alignées sur leur stratégie.

Cette focalisation sur l’alignement stratégique renforce l’efficacité en favorisant une meilleure collaboration et en rationalisant les processus, ce qui conduit en fin de compte à une livraison des résultats plus rapide et plus efficace. Par ailleurs, en mettant l’accent sur la création continue de valeur dans les activités de portefeuille, les entreprises peuvent mieux combler les besoins de leur clientèle, ce qui favorise une satisfaction et une fidélisation à la marque supérieures.

Les principes de l’agilité peuvent être mis en œuvre dans divers domaines d’activité, à tous les échelons de l’entreprise :

La gestion de projet agile est l'application des principes agiles à un projet individuel. Ce projet peut englober diverses tâches spécifiques et mobiliser plusieurs équipes de développement œuvrant toutes à la réalisation d’un seul but, qu’il s’agisse d’un produit unique, d’une mise à jour ou d’une nouvelle fonctionnalité.

La gestion de programme agile porte l’agilité à un niveau organisationnel supérieur. La gestion de programme agile est l’application de ces mêmes principes agiles à un ensemble de projets. Il peut être nécessaire d’adopter de nouvelles techniques et méthodologies, par exemple la création de nouvelles équipes de direction, un backlog de ressources mutualisé et une communication intensifiée entre les équipes.

Il incombe à la gestion de portefeuille agile de coordonner des programmes distincts, parfois situés dans différents services d’une entreprise.. Contrairement aux autres formes de gestion, la gestion de portefeuille est davantage axée sur les préoccupations stratégiques d’ensemble et l’agilité de l’entreprise ; les organisations agiles doivent considérer les objectifs globaux pour garantir la cohérence des projets et des programmes.

La gestion de portefeuille agile comprend plusieurs piliers clés qui forment l’ossature de cette approche. Avoir ces principes en tête peut aider les chefs d’équipe à structurer et à consolider les plans de portefeuille.

La gestion de portefeuille agile s’intéresse aux orientations stratégiques définies par la direction de l’entreprise. Il est primordial que les gestionnaires de portefeuille agile veillent à ce que la stratégie de l’entreprise soit en phase avec les détails de l’exécution individuelle.

La gestion de portefeuille agile conserve la propension de la philosophie agile à la planification et l’amélioration continues par itération. Les stratégies doivent être véloces et les parties prenantes doivent être préparées au changement, qu’il provienne de forces internes ou externes.

Le pouvoir d’agir, la transparence et une franchise totale sont des éléments essentiels de la gestion de portefeuille agile. Les suggestions et les orientations peuvent provenir de n’importe où, et un bon gestionnaire de portefeuille sait encourager les développeurs et les chefs de projet à prendre la parole.

Une des responsabilités majeures d’un responsable de portefeuille agile est d’évaluer constamment la valeur commerciale des projets et des portefeuilles. On peut employer différentes approches pour cela ; l’une des plus fréquentes est l’analyse du coût des données différées.

Le coût des données différées est un calcul simple qui fournit une valeur chiffrée illustrant l’importance d’une exécution dans les délais pour chaque projet. Pour un gestionnaire de portefeuille, le coût des données différées peut s’avérer particulièrement pertinent pour établir les priorités.

La gestion de portefeuille agile, en tant que telle, n’intègre ni ne requiert de méthodologies ou d’outils particuliers, mais il existe plusieurs méthodologies et cadres agiles fréquemment associés à la gestion de portefeuille agile ou mis en œuvre dans ce cadre. Pour mettre en œuvre efficacement la gestion de portefeuille agile, il est utile de comprendre diverses méthodologies, cadres, outils et techniques agiles.

Scrum est un cadre de travail collaboratif, dont le nom s’inspire de la mêlée au rugby, où tous les joueurs s’unissent dans un effort collectif. Il encourage le développement itératif par le biais de cycles brefs et structurés, les sprints, dont la portée peut être étendue pour gérer plusieurs projets au sein d’un portefeuille.

Scrum comprend généralement des réunions quotidiennes, appelées « stand-ups », ainsi que des « sprints », qui sont des périodes de travail coordonnées. Une fois chaque sprint terminé, le travail réalisé est examiné et fait l’objet d’une discussion, et la planification des sprints ultérieurs est modifiée au besoin pour répondre aux impératifs de l’entreprise et de ses clients.

Kanban est une méthode pour le suivi des tâches individuelles dans un projet, souvent visualisée par un tableau, physique ou numérique. Elle met l’accent sur la visualisation des workflows et la gestion de la progression du travail pour identifier les points de blocage et optimiser la livraison continue.

Un tableau Kanban comporte plusieurs colonnes : dans sa forme la plus simple, « à faire », « en cours » et « terminé ». Sur un tableau Kanban matériel, les notes autocollantes sont déplacées sans cesse d’une colonne à l’autre à mesure que les tâches suivent leur cycle de réalisation.

SAFe (Scaled Agile Framework) est un ensemble structuré de principes, de pratiques et de compétences organisationnels et de workflow, intégrant des éléments de Scrum, Kanban et Lean, conçu pour déployer l’agilité à grande échelle dans les entreprises. Son objectif est d’aligner divers projets et de garantir la fonctionnalité croisée et l’interopérabilité. SAFe propose une méthode structurée pour gérer des portefeuilles de travail de grande envergure.

Ces méthodologies aident à aligner les projets sur la stratégie et les objectifs stratégiques de l’entreprise, à améliorer la communication et la collaboration entre les équipes agiles, et à favoriser une allocation efficace des ressources en fonction des priorités. 

Différentes techniques et expressions sont employées pour faciliter la gestion de portefeuille agile. Ces approches aident au suivi des tâches, à la gestion des sprints et à l’entreprise du backlog, stimulant la transparence et la collaboration au sein des équipes et entre elles.

Afin de bien appréhender les backlogs de projet et la progression, les équipes agiles devraient se familiariser avec les notions suivantes :

Fonctionnalités : une fonction spécifique d’un produit qui apporte de la valeur aux utilisateurs.

Epics : blocs de travail importants qui peuvent être segmentés en tâches ou en histoires d’utilisateur plus petites. Cela contribue à structurer et à ordonner par priorité le travail de niveau supérieur au sein du portefeuille.

Témoignage d’utilisateur : description générale d’une fonctionnalité du point de vue de l’utilisateur. Cela précise la fonctionnalité et justifie le besoin de l’utilisateur.

Thèmes : domaines d’intérêt généraux qui guident les initiatives stratégiques de l’entreprise. Cela aide à aligner les projets et les programmes sur les objectifs commerciaux globaux, en s’assurant que le portefeuille offre une valeur maximale.

Se familiariser avec ces concepts est une excellente première étape pour les entreprises qui amorcent leur démarche de transformation agile.

L’adoption de la gestion de portefeuille agile offre de nombreux avantages qui améliorent la capacité d’une entreprise à gérer efficacement ses projets et ses programmes. En mettant l’accent sur la flexibilité, la collaboration, l’allocation efficace des ressources et la transparence, les entreprises peuvent obtenir de meilleurs résultats et favoriser une amélioration continue de leurs portefeuilles.

Flexibilité accrue :  répondre rapidement aux changements et réallouer les ressources au besoin pour s’aligner sur les objectifs stratégiques.

Collaboration : renforcement de la communication et de l’esprit d’équipe au sein des projets.

Meilleure allocation des ressources : optimiser l’utilisation des ressources en s’assurant qu’elles sont affectées aux initiatives les plus importantes.

Transparence accrue : acquérir une vision claire de la progression et de l’état général du portefeuille, ce qui favorise une prise de décision éclairée.

Bien que la gestion de portefeuille agile offre des avantages considérables, les entreprises peuvent rencontrer plusieurs défis lors de sa mise en œuvre. Comprendre et surmonter ces défis est essentiel pour une adoption réussie et une efficacité durable.

Réticence culturelle :  un des défis primordiaux est de dépasser la réticence culturelle au sein des entreprises. Les méthodologies agiles exigent un changement de mentalité et de pratiques, ce qui peut susciter scepticisme et réticence chez les employés habitués aux approches traditionnelles. Surmonter cette résistance nécessite une gestion du changement efficace et la promotion d’une culture agile dans toute l’entreprise.

Alignement sur les objectifs organisationnels :  il est essentiel de promouvoir l’alignement des pratiques agiles sur les objectifs commerciaux et la stratégie globale de l’entreprise. Sans cette concordance, les efforts et les ressources pourraient être mal employés. Il est essentiel de maintenir un lien clair entre les activités de gestion de portefeuille et les objectifs stratégiques de l’entreprise afin de favoriser une progression cohérente et la création de valeur.

Écarts de compétences : l’adoption de la gestion de portefeuille agile révèle souvent des manques de compétences au sein de l'entreprise, plus particulièrement au niveau de la gestion de portefeuille. Il se peut que les équipes aient besoin de formations et d’un développement accru pour intégrer efficacement les pratiques agiles. Investir dans la formation continue et le développement des compétences est nécessaire pour bâtir une main-d’œuvre compétente et axée sur l’agilité.

Intégration des outils : L'intégration des outils agiles dans les systèmes d'entreprise existants peut être un processus complexe. Il est vital de garantir la compatibilité et une intégration transparente afin de prévenir les interruptions et d’optimiser les bénéfices des outils agiles. Les entreprises doivent planifier et exécuter soigneusement le processus d’intégration, en tenant compte des aspects techniques et opérationnels pour réussir une transition en douceur.