Stratégies de réduction des coûts d’approvisionnement

Une réduction efficace des coûts consiste à diminuer les dépenses liées à l'acquisition de biens et de services tout en maintenant la qualité, l'efficacité et de solides relations avec les fournisseurs. Toute modification apportée à la fabrication ou à l’approvisionnement doit préserver l’intégrité du produit final.

Plutôt que de constituer une solution à court terme, la réduction des coûts devrait être une stratégie à long terme qui contribue à garantir une efficacité durable et la stabilité financière. En identifiant les possibilités d'économies grâce à l'analyse des dépenses et à l'étalonnage par rapport aux normes du secteur, les organisations peuvent s'assurer que les réductions de coûts sont à la fois durables et compétitives.

Au-delà des simples initiatives de réduction des coûts mises en œuvre dans le processus d'achat, la réduction des coûts d'approvisionnement nécessite une approche stratégique à l'échelle de l'organisation. Voici quelques-unes de ses principales stratégies :

• Intégrer la technologie et l’IA dans le processus d’approvisionnement pour rationaliser les processus et améliorer la prise de décision.
  
  
• Renégocier et réviser les contrats avec les fournisseurs afin de garantir de meilleures conditions et de meilleurs tarifs.
  
  
• Réduire les dépenses improvisées en veillant à la conformité aux politiques d’approvisionnement.
  
  
• Améliorer les processus administratifs et opérationnels afin d'accroître l'efficacité.
  
  
• Optimiser la gestion des catégories et des appels d’offres pour un meilleur approvisionnement et une meilleure sélection des fournisseurs.
  
  
• Améliorer la gestion des risques pour prévenir les pertes financières et les perturbations de la chaîne d’approvisionnement.

En mettant en œuvre ces stratégies, les équipes d'approvisionnement peuvent optimiser les workflows, réduire les dépenses inutiles et maximiser la rentabilité tout en maintenant la qualité et la stabilité.

Si les économies réalisées sur les coûts d'approvisionnement constituent le résultat le plus visible et le plus mesurable, les équipes chargées des achats doivent également s'efforcer d'éviter les coûts, de prévenir les dépenses inutiles et d'atténuer les risques avant qu'ils ne surviennent. Ensemble, la réduction et la prévention des coûts contribuent à rendre l'organisation plus efficace, plus stable financièrement et plus compétitive.

La réduction des coûts d’approvisionnement est essentielle, car elle a un impact direct sur les résultats d’une entreprise, ce qui en fait un indicateur clé de performance (KPI) pour les professionnels de l’approvisionnement. Étant donné que les dépenses liées à l’approvisionnement représentent une part importante des dépenses globales de l’entreprise, même de petites réductions peuvent se traduire par des économies considérables.

Une mauvaise gestion des coûts peut affaiblir une entreprise et créer des risques financiers. Le fait de se concentrer sur la réduction des coûts aide les entreprises à améliorer leur rentabilité, à augmenter leurs flux de trésorerie et à maintenir une tarification compétitive. Identifier et gérer stratégiquement les coûts d'approvisionnement aide les entreprises à améliorer leur rentabilité, à augmenter leur trésorerie, à maintenir des prix compétitifs et à renforcer leur processus d'approvisionnement.

Les coûts d'acquisition peuvent être directs ou indirects. Voici quelques exemples majeurs :

Coûts directs

• Prixd’achat : coût des biens ou services achetés. 
  
• Matières premières : coût des matières premières utilisées dans la fabrication ou la production. 
  
• Transport et logistique : coûts associés au transport des biens ou des services du fournisseur à l’utilisateur final. 
  
• Coûts de main-d'œuvre : coûts salariaux horaires pour les sous-traitants. 
  
• Taxes et droits : toutes taxes ou droits applicables à l'achat. 

Coûts indirects

• Gestion de stock: coûts associés au stock, y compris l’entreposage, l’assurance et l’obsolescence. 
  
• Frais administratifs : coûts associés à la gestion du processus de passation des marchés, tels que les salaires du personnel chargé des achats, la formation et les logiciels. 
  
• Contrôle de la qualité et inspection : coûts associés à l’assurance de la qualité des biens ou des services. 

Une bonne connaissance de ces coûts aide les entreprises à identifier les opportunités de dépenses, à négocier de meilleurs accords avec les fournisseurs et à élaborer des stratégies d’approvisionnement efficaces.

Outre les avantages financiers, la réduction des coûts d’approvisionnement renforce la gestion des risques. La réduction des coûts rend les entreprises plus résilientes face aux fluctuations économiques, aux perturbations de la chaîne d'approvisionnement et aux incertitudes du marché.

La mise en œuvre de stratégies de réduction des coûts dans le domaine des achats permet aux entreprises de rester efficaces tout en réduisant le coût total de possession tout au long du cycle d’approvisionnement.

Dans le domaine des achats, une gestion efficace des dépenses nécessite une compréhension claire des différentes stratégies de réduction des coûts. Si la réduction, les coupes et la prévention des coûts visent toutes à contrôler les dépenses, elles diffèrent toutefois par leur approche et leur impact.

La réduction des coûts vise à réduire de manière permanente les dépenses d’approvisionnement en rationalisant les processus d’approvisionnement et en augmentant l’efficacité. Ces économies sont durables et réalisées sans compromettre la qualité ou le service. Parmi les exemples, citons la renégociation des contrats avec les fournisseurs, l’amélioration des processus d’achat et l’utilisation de la technologie pour rationaliser les achats. L’objectif est d’économiser sur le long terme et de s’améliorer en continu.

Les coupes sont un moyen plus rapide de réduire les dépenses, souvent en procédant à des changements radicaux. Ces changements peuvent inclure la suspension des achats non essentiels, le recours à des fournisseurs ou à des matériaux moins coûteux, ou la suppression temporaire de certaines activités. S'ils permettent de réaliser des économies rapides, ils peuvent avoir une incidence sur la qualité, le service ou les relations avec les fournisseurs, ce qui les rend moins durables que la réduction des coûts. Il s’agit généralement d’une réponse à court terme aux pressions financières.

La prévention des coûts permet d’éviter les hausses de prix futures (et non de réduire les coûts actuels). Elle permet de maintenir les dépenses stables en gérant les risques et en évitant les dépenses inutiles. Les stratégies comprennent l’amélioration de la gestion des contrats en négociant des prix fixes, la sécurisation d’accords avec les fournisseurs à long terme et l’utilisation de la technologie pour améliorer l’efficacité. Contrairement à la réduction des coûts, la prévision des coûts ne se traduit pas nécessairement par des économies immédiates, mais permet de maintenir la stabilité financière au fil du temps. La prévention des coûts est souvent qualifiée d'économies douces, car il s'agit d'avantages financiers indirects tels que l'amélioration des processus, l'atténuation des risques et les gains d'efficacité. Elle permet de réduire les coûts futurs sans affecter directement les bilans financiers.

En bref, la réduction des coûts vise à réaliser des économies permanentes, les coupes sont une mesure plus immédiate, parfois réactive, et la prévision des coûts permet d’éviter les augmentations futures des coûts. Chacune d'entre elles a sa place dans une stratégie d'achat bien équilibrée, en fonction de la situation et des objectifs de l'organisation.

Les stratégies de réduction des coûts peuvent être classées en fonction de leur délai d’impact : à court terme, à moyen terme et à long terme. Chaque catégorie implique des approches différentes pour optimiser les dépenses tout en maintenant la qualité, l’efficacité et l’alignement avec les principales parties prenantes.

Négociez avec les fournisseurs : consultez les contrats pour détecter les conditions obsolètes ou les coûts cachés. Négociez de meilleurs prix ou des conditions plus favorables avec les fournisseurs existants pour des économies immédiates, telles que des remises sur les achats en gros ou des conditions de paiement prolongées.

Supprimez les dépenses improvisées : les dépenses improvisées sont des achats non autorisés effectués en dehors des contrats convenus. Elles peuvent augmenter les coûts, en particulier dans les entreprises qui n'ont pas de processus centralisé d'achat au paiement (P2P). Une analyse des dépenses permet d’identifier les dépenses non contrôlées et de mettre en place des contrôles automatisés pour les minimiser.

Réduisez les coûts de transport : négociez de meilleurs tarifs d'expédition et optimisez les méthodes de livraison pour une expédition plus rentable des marchandises.

Utilisez vos données : des données propres sont essentielles pour identifier les opportunités d’économies. Analysez les achats antérieurs et la performance des fournisseurs pour améliorer les négociations et la gestion des risques et éviter les dépenses inutiles.

Recherchez d'autres fournisseurs : développez une solide stratégie d'approvisionnement afin de garantir des biens et services de haute qualité à moindre coût. Utilisez la gestion des categories pour évaluer les habitudes de dépenses et les performances des fournisseurs, afin d’identifier des options plus compétitives. Utilisez des appels d'offres concurrentiels ou des enchères inversées pour obtenir un meilleur rapport qualité-prix.

Donnez une chance à l'IA : introduisez l'IA dans un domaine qui a le plus de chances de réussir. Par exemple, 59 % des directeurs des achats pensent qu'il est très important d'appliquer l'IA générative à l'analyse prédictive des dépenses et des achats.  L'IA générative peut faciliter l'approvisionnement stratégique et les négociations en identifiant des modèles dans les données de marché, puis en découvrant rapidement des opportunités d'agrégation des achats ou de réduction spectaculaire des coûts que les employés pourraient manquer.

Consolidez les achats : combinez les commandes pour avoir un avantage sur les remises de volume, réduire les frais d'expédition et minimiser les efforts administratifs, en profitant des économies d'échelle et en augmentant le pouvoir d'achat.

Optimisez la gestion des stocks : optimisez les niveaux de stock pour réduire les coûts de stockage et éviter les ruptures de stock en utilisant des stratégies telles que le juste-à-temps.

Mettez en œuvre la gestion des catégories : regroupez les achats connexes en catégories pour élaborer des stratégies de réduction des coûts ciblées et optimiser les dépenses tout au long du cycle d’approvisionnement. Cette approche améliore la gestion des coûts en utilisant le total des dépenses pour obtenir de meilleurs prix et réduire les surplus de stocks.

Standardiser les produits et les services : standardisez les achats pour négocier de meilleurs prix de gros et de meilleures conditions avec un nombre réduit de fournisseurs.

Adoptez la transformation numérique : si vous avez réussi à implémenter l’IA dans un processus d’approvisionnement, développez votre investissement dans les logiciels d’e-procurement et de gestion des achats pour réaliser des économies. Ces outils utilisent l'IA générative et l'IA agentique pour simplifier les workflows, améliorer l'efficacité, suivre les dépenses et automatiser les tâches d'approvisionnement telles que le traitement des bons de commande.

Mettez en œuvre des indicateurs pour mesurer les performances des achats, en utilisant des données et des prévisions en temps réel pour répondre rapidement à l'évolution des conditions du marché. IBM, qui opère dans plus de 170 pays et compte plus de 13 000 fournisseurs, a transformé ses propres opérations d’achat en utilisant l’IA, l’automatisation et la blockchain. Cette transformation a permis à l’équipe d’approvisionnement d’intégrer les fournisseurs 10 fois plus rapidement et de réaliser une analyse de la tarification en seulement 10 minutes (contre 2 jours auparavant).

Établissez des relations à long terme avec vos fournisseurs : formez des partenariats solides et durables avec vos fournisseurs afin de négocier de meilleurs prix et conditions contractuelles au fil du temps.

Limitez les risques liés à l’approvisionnement : minimisez les risques tels que le fait de trop dépendre d’un seul fournisseur, les augmentations de prix inattendues et les problèmes de qualité. Élaborez des plans d'urgence pour les fournitures essentielles et adoptez des stratégies visant à éviter les coûts afin d'empêcher toute augmentation inutile des dépenses.

Externalisez : sous-traitez les fonctions non essentielles ou délocalisez les achats vers des régions à moindre coût afin de réduire les dépenses à long terme.

Pratiquez le développement durable et les achats écologiques : recherchez des produits durables et travaillez avec des fournisseurs respectueux de l'environnement pour réduire les coûts opérationnels à long terme.

Des marges bénéficiaires améliorées : la réduction des coûts d’approvisionnement a un impact direct sur les résultats en diminuant les dépenses. Ces économies peuvent être réinvesties dans d’autres domaines de l’entreprise, augmentant ainsi les marges bénéficiaires et les performances financières.

Efficacité opérationnelle accrue : en mettant en œuvre un logiciel d'approvisionnement, en rationalisant les activités d'approvisionnement et en optimisant les relations avec les fournisseurs, les organisations peuvent réduire le gaspillage et améliorer l'efficacité de leurs opérations quotidiennes. Il en résulte des cycles d'approbation et d'approvisionnement plus rapides.

Meilleures relations avec les fournisseurs : les stratégies de réduction des coûts à long terme impliquent souvent de meilleurs partenariats avec les fournisseurs. Ces relations peuvent conduire à une meilleure tarification, à une amélioration des performances des fournisseurs et à des gains d'efficacité partagés au fil du temps.

Réduction des risques : la réduction des coûts peut impliquer l’analyse des dépenses, la diversification des fournisseurs ou la négociation de prix fixes, ce qui permet d’atténuer les risques liés aux fluctuations de prix, à la gestion de la chaîne d’approvisionnement ou à la volatilité du marché.

Contrôle qualité amélioré : la réduction des coûts ne signifie pas toujours faire des économies. Grâce à l’approvisionnement stratégique, les entreprises peuvent trouver des moyens de réduire les coûts sans compromettre la qualité, améliorant ainsi la valeur globale du produit.