Digitaliser l’expérience de planification des informations personnelles

La planification par incréments de programme (PI) est un élément clé des méthodologies agiles à l’échelle de l’entreprise. Bien qu’elle ait d’abord été popularisée par le Scaled Agile Framework (SAFe), qui continue d’en faire évoluer les bonnes pratiques, la planification PI bénéficie désormais d’une reconnaissance universelle comme activité de planification. Elle est adoptée même par des organisations qui ne se sont pas engagées pleinement dans le cadre SAFe.

Reprenant les principes des activités agiles à l’échelle des équipes, la planification PI mettait initialement l’accent sur la collaboration en présentiel et l’utilisation de supports physiques comme des tableaux ou des post-its. La pandémie de COVID-19 a accéléré la transition vers une planification PI à distance, permettant à des effectifs entièrement en télétravail de poursuivre le développement et la livraison de produits numériques. L’efficacité de ces événements de planification s’est souvent détériorée, les aspects collaboratifs étant ceux qui en ont le plus pâti.

La plupart des organisations fonctionneront durablement avec un modèle mixte : travail à distance, en mode hybride ou sur site. Bien que les responsables de portefeuille et les équipes produit disposent de quelques outils validés à la hâte pour assurer le minimum nécessaire à la planification PI, un retour définitif au présentiel reste incertain.

C’est pourquoi il est crucial que les dirigeants s’engagent dans une démarche coordonnée pour évaluer et sélectionner la plateforme idéale afin de digitaliser l’expérience de PI planning. Même lorsque la planification PI en présentiel reste une option pour les équipes produit, la bonne plateforme peut enrichir cette activité. Elle permet aux différentes équipes d’exécuter les plans avec plus d’agilité et d’intégrer la planification du programme dans la stratégie globale de l’entreprise.

Les programmes agiles doivent partager beaucoup d’informations entre plusieurs équipes. Cela signifie qu’une planification efficace des informations personnelles nécessite des données partageables et accessibles, ce qui n’est pas facile lorsque différents outils accèdent à différents entrepôts de données. Les informations sont souvent enfermées dans des silos ou des outils départementaux, ce qui rend difficile la présentation d’informations transversales aux équipes du programme agile.

Une plateforme idéale pour la planification des informations personnelles à distance agit comme une source d’information unique pour toutes les équipes. Elle doit capturer et afficher les informations relatives à des équipes spécifiques et les intégrer dans les vues appropriées au programme. Cela permet aux différentes équipes, à distance et en personne, de travailler et de partager des informations lors de l’événement de planification tout en regardant le programme prendre forme.

Le développement du program board, un des livrables clés de la planification PI, en est un bon exemple. Ces tableaux s’appuient sur des informations relatives à la capacité et la disponibilité des équipes, aux listes de fonctionnalités, aux idées, aux priorités stratégiques et aux feuilles de route, afin de planifier visuellement le programme. Ils présentent les engagements en matière de livraison de fonctionnalités, les dépendances et les jalons.

Ensuite, des sessions de travail en sous-groupes utilisent une vue adaptée à chaque équipe pour planifier et gérer leurs récits utilisateur (user stories), fonctionnalités et dépendances à travers différents tableaux et listes. Cela permet aussi aux équipes de déplacer, trier et modifier rapidement les éléments. 

Un exemple est la capacité de visualiser l’information rendue possible par une plateforme numérique. Une plateforme numérique de planification des informations personnelles peut accélérer les efforts de planification avant le programme en permettant aux équipes de faire l’entrée de leur capacité pour les incréments à venir, d’ajuster les délais d’incrémentation, etc.

La planification PI est une activité collaborative : elle l’a toujours été et le restera. Mais les événements de planification en présentiel, avec leurs silos d’information, n’étaient pas aussi collaboratifs qu’ils auraient pu l’être. Si une source d’information unique constitue un socle pour la collaboration, il reste des marges de progression que l’expérience numérique peut combler.

Par exemple, une plateforme de planification à distance des informations personnelles doit favoriser la communication d’équipe par le biais de commentaires sur des éléments d’information tels que les stories des utilisateurs, les tâches et les backlogs. La prise en charge des commentaires « @mention » alerte efficacement les équipes grâce aux messages et e-mails ainsi qu’à d’autres outils collaboratifs. Le vote de confiance, les enquêtes et les rétrospectives sont également autant d’éléments essentiels de la planification et de l’exécution des informations personnelles qui peuvent être améliorées grâce à l’expérience en ligne.

En utilisant une plateforme numérique pour la planification des IP à distance, toutes les informations de l’activité de planification sont dans le système pour que les équipes commencent à exécuter immédiatement après l’événement de planification. Les vues spécifiques à l’équipe d’une source unique d’informations créent des tableaux de bord, calculent les indicateurs de flux et équipent les équipes de meilleures pratiques DevOps pour gérer l’exécution du programme. Une source d’information unique offre également de l’agilité à l’exécution du programme en permettant aux équipes de s’adapter rapidement aux changements.

Cela contraste avec la saisie des décisions de planification sur des actifs physiques et la saisie manuelle des données dans des ensembles d’outils cloisonnés après l’événement de planification. Ces mêmes outils cloisonnés limitent également l’agilité de l’équipe et sa capacité à réagir aux changements lors de l’exécution des activités du programme. Ces défis peuvent être relevés en adoptant la bonne plateforme pour la planification des IP.

Par le passé, la planification des programmes agiles était axée sur la capacité disponible des équipes et sur les fonctionnalités et les témoignages d’utilisateurs intégrés à la prochaine version du programme. Les considérations financières se limitaient aux coûts de main-d’œuvre.

Alors que les entreprises poursuivent le déploiement de pratiques agiles à grande échelle, elles constatent l’impact de la livraison agile sur le coût total de possession (TCO), les dépenses globales et les revenus. Une nouvelle fonctionnalité peut avoir un impact sur tous les aspects de l’activité : revenus et abonnements, consommation de services cloud, coûts de support et de contrats, coûts unitaires, investissements en capital requis, ou encore coûts opérationnels à long terme.

L’ajout d’une visibilité financière globale à l’activité de planification des IP à distance n’est généralement pas une préoccupation prioritaire pour les équipes produit lors de la planification des IP. Par conséquent, il ne s’agit pas d’une capacité couramment prise en charge sur la plupart des plateformes fournisseurs, mais cela peut avoir un impact significatif sur les plans qui en résultent et la valeur livrée. À l’avenir, toute opportunité d’intégrer des données financières dans la planification agile devrait représenter une priorité absolue pour les entreprises.

Pour la plupart des entreprises d’aujourd’hui, en particulier celles dont le personnel est réparti sur plusieurs sites, la numérisation des activités de planification des IP est essentielle. La bonne plateforme peut aider à faciliter et à améliorer la planification des IP locales et à distance, et à renforcer les éléments collaboratifs de l’activité de planification. Une plateforme numérique pour la planification des IP peut éliminer les silos d’informations, combler les lacunes en matière de connaissances et permettre à toutes les équipes d’être sur la même longueur d’onde lors de l’exécution d’un programme complexe.