Le coût de l’utilisation des feuilles de calcul pour les notations ESG

Chaque année, les équipes chargées de la durabilité des entreprises se lancent dans un processus de plusieurs mois pour collecter et déclarer leurs données ESG (environnement, social, gouvernance). De nombreuses entreprises effectuent leur comptabilité carbone annuelle et le calcul de leur notation ESG à l’aide de feuilles de calcul, ce qui augmente les risques et nuit à la productivité, en particulier pour les entreprises complexes et internationales qui doivent se conformer à plusieurs cadres réglementaires.

Voici les risques que vous courez lorsque vous utilisez des feuilles de calcul pour calculer vos notations ESG, et comment un logiciel peut vous aider.

Les indicateurs nécessaires au calcul des notations ESG doivent être collectés et consolidés à partir de différentes sources, telles que vos factures d’énergie (souvent gérées par le service financier), ou les agents de données de compteur, les compteurs intelligents et les systèmes matériels et logiciels propriétaires (souvent gérés par les équipes opérationnelles et techniques), ce qui les rend difficiles d’accès. Les logiciels de durabilité peuvent automatiser la collecte de données directement auprès des fournisseurs d’énergie, de vos équipements (compteurs à intervalles, capteurs et systèmes photovoltaïques solaires) et des systèmes de gestion et d’automatisation des bâtiments, ce qui permet de gagner du temps et d’éliminer les silos.

Après avoir retrouvé vos données ESG sous-jacentes, vous devez calculer manuellement les émissions en fonction de différents coefficients d’émission, limites de déclaration et méthodes de calcul, mais aussi effectuer les conversions d’indicateurs entre les régions.

Les logiciels de durabilité peuvent gérer un moteur de coefficients d’émission pour les tableaux de données sur les coefficients d’émission de carbone reconnus au niveau national : Australian National Greenhouse Accounts, DEFRA (Royaume-Uni) (lien externe à ibm.com), US EPA (Climate Leaders) (lien externe à ibm.com), e-GRID USA (lien externe à ibm.com), IEA National Electricity Factors (lien externe à ibm.com), ministère néo-zélandais de l’Environnement (lien externe à ibm.com) et GIEC (lien externe à ibm.com). En outre, ils peuvent dériver des calculs d’émissions basés sur des normes internationalement reconnues.

Les plateformes de déclaration d’informations en matière de durabilité telles qu’Envizi permettent de produire des déclarations incluant plusieurs pays, devises et indicateurs, de saisir des données dans les unités de mesure et les devises locales, et de les convertir en unités standard.

La production de déclarations financières pour les notations ESG nécessite une auditabilité à chaque étape du processus, depuis la collecte à la source jusqu’à la production des déclarations. La saisie manuelle des données augmente le risque d’incomplétude en raison des erreurs humaines. Les logiciels de durabilité permettent de garantir que toutes les données saisies sont reliées à la transaction d’origine, et incluent une piste d’audit fiable pour toute modification apportée ultérieurement à ces données.

Les émissions de référence doivent être recalculées en cas de changements structurels modifiant la limite de stock (par exemple une acquisition ou une cession). Les logiciels de durabilité aident les utilisateurs à définir et à affiner leur hiérarchie organisationnelle et à créer des groupes de déclaration afin de simplifier le processus de recalcul des références.

Avec les feuilles de calcul, votre équipe peut rencontrer des problèmes lorsqu’elle doit prendre en charge plusieurs utilisateurs simultanément. Le contrôle des versions devient un problème et peut entraîner des pertes de données et des erreurs. Les fichiers qui ne sont pas stockés et sauvegardés régulièrement dans le cloud peuvent également entraîner des pertes de données. Enfin, il est possible qu’il existe plusieurs copies des mêmes fichiers, ce qui crée un risque que les utilisateurs accèdent à la mauvaise version.

Avec un logiciel de déclaration d’informations en matière de durabilité, tous les utilisateurs peuvent accéder à leurs données et les consulter simultanément, et toutes les modifications sont tracées jusqu’à leur source et sauvegardées régulièrement.

Les données doivent être régulièrement mises à jour afin de permettre des comparaisons entre les périodes de déclaration, de sorte que les entreprises puissent voir où elles en sont par rapport à leurs objectifs. Avec des feuilles de calcul statiques, il est difficile de suivre et de gérer vos performances en matière de durabilité de manière continue. Un logiciel de déclaration d’informations en matière de durabilité doté d’une capacité de suivi des objectifs permet une gestion continue des performances.

Même si vous maîtrisez votre processus de notation ESG cette année, votre équipe est-elle prête à s’adapter à chaque mise à jour du cadre ESG ? Le recours à un fournisseur de logiciels ESG spécialisé peut accélérer la mise en conformité avec les nouvelles exigences, telles que les nouvelles méthodes de calcul basées sur le marché pour les émissions de Scope 2. Les fournisseurs de logiciels de durabilité sont souvent informés à l’avance des changements à venir dans les obligations et les processus de déclaration, et peuvent donc intégrer leur expertise dans leurs logiciels.