Qu'est-ce que l'EDI ?

L'échange de données informatisé (EDI) est une communication inter-entreprise de documents commerciaux dans un format standard. La définition simple de l'EDI est un format électronique standard qui remplace les documents papier tels que les bons de commande ou les factures. L' automatisation des transactions papier (PDF, 669 Ko), permet de gagner du temps et élimine les erreurs du traitement manuel dont la résolution est souvent coûteuse.

Avec les transactions EDI, l'information passe directement de l'application d'un ordinateur dans une organisation à l'application d'un ordinateur dans une autre organisation.¹ Les normes EDI définissent l'emplacement et l'ordre des informations dans un format de document. Cette fonction automatisée permet de partager rapidement les données au lieu de passer des heures, des jours voire des semaines avec des documents papier ou d'autres méthodes.

Aujourd'hui, les différents secteurs d'activité utilisent l'intégration EDI pour partager de nombreux types de documents  : bons de commande, factures, demandes de devis, demandes de prêt, et bien plus. Dans la plupart des cas, ces entreprises sont des partenaires commerciaux qui échangent fréquemment des biens et des services dans le cadre de leurs chaînes d'approvisionnement et de leurs réseaux interentreprises (B2B).

 

Guide de l'EDI

Toutes les transactions EDI sont définies par les normes de message EDI. Pour assurer la qualité des données, il est essentiel de disposer de processus de gouvernance corrects. Lorsque des informations sont manquantes ou placées au mauvais endroit, le document EDI risque de ne pas être traité correctement.

Les normes sont à la base des échanges EDI.² Plusieurs organisations définissent les normes de message EDI, dont ODETTE, TRADACOMS, GS1, Peppol et l'ASC X12 (Accredited Standards Committee X12).

Il existe deux types de transmissions EDI :

  • Connexions point à point ou connexions directes. Deux ordinateurs ou systèmes se connectent sans intermédiaire sur Internet, généralement via des protocoles sécurisés.
  • Réseau à valeur ajoutée (VAN). Un réseau tiers gère la transmission des données, généralement en utilisant un système de messagerie.

Les protocoles de transmission Internet EDI incluent le protocole SFTP (Secure File Transfer Protocol), l'Applicability Statement 2 ou AS2, un protocole basé sur HTTPS, le protocole SOAP (Simple Object Access Protocol) et d'autres.

Les éléments de données EDI incluent des éléments tels que l'ID d'émetteur et l'ID de destinataire. Les segments de données associent deux éléments connexes ou plus pour une plus grande signification, par exemple, FNAME et LNAME peuvent se combiner pour former CUSTOMERNAME. Des enveloppes structurent les différents types de données et transportent l'adresse de l'expéditeur et celle du destinataire. Le flux des documents EDI ou le flux des messages décrivent les transferts des messages EDI vers des adresses et des services entrants et sortants pour exécuter un processus métier ou une transaction.³

Les métalangages tels que Extensible Markup Language (XML) ou JavaScript Object Notation (JSON) viennent compléter plutôt que remplacer l'EDI. Les entreprises doivent être prêtes à traiter un nombre sans cesse croissant de formats de documents et d'options de transmission. Un fabricant international échange régulièrement environ 55 types de document différents avec près de 2 000 partenaires. 

« Jusqu'à 20 % de nos transactions B2B produisaient une erreur avant l'utilisation d'IBM Supply Chain Business Network. Nous avons moins d'erreurs maintenant. Nous avions par exemple des problèmes avec les ordres de transfert si un client soumettait un code erroné. La situation était difficile à résoudre pour notre équipe du service client. Ce type d'erreur a probablement été réduit de 80 % maintenant. Avant, nous faisions tout cela manuellement. Lire ce que d'autres responsables EDI déclarent à IDC sur la manière dont ils augmentent la valeur stratégique à l'aide d'IBM Sterling Supply Chain Business Network.

Les avantages de l'EDI

Les transactions EDI sont essentielles pour les processus B2B et restent le moyen privilégié pour échanger des documents et des transactions entre entreprises, petites et grandes.

La technologie EDI offre cinq avantages métier clés grâce à l'automatisation et à l'intégration B2B : 

Pour les grandes organisations, l'EDI permet de mettre en place des normes pour tous les partenaires commerciaux afin d'obtenir des avantages de façon uniforme. Pour les plus petites organisations, l'adhésion à l'EDI offre une plus grande intégration avec de grandes entreprises disposant de budgets importants et d'une forte influence.

Implémentation de l'EDI

Pour certaines entreprises, l'EDI peut être difficile à mettre en œuvre. L'une des raisons est la nécessité de suivre le rythme de l'évolution des règlementations gouvernementales, des normes et des mises à jour. Son implémentation est en outre difficile en soi, car elle doit tenir compte de la complexité des exigences métier globales. Chaque partenaire commercial d'un réseau B2B peut par exemple présenter des exigences spécifiques. Même si deux partenaires se mettent d'accord sur le document EDI à utiliser, chacun d’entre eux peut avoir des exigences de formatage uniques qui doivent être prises en charge. Ces facteurs, et d'autres, ont amené de nombreuses organisations à externaliser leurs solutions EDI.

Que ce soit en interne ou de façon externalisée, certaines conditions, capacités et ressources de base sont nécessaires à la mise en œuvre efficace de l'EDI. Outre des facteurs tels que l'accord sur les types de documents, les méthodes de transmission sécurisées et le matériel et les logiciels requis, une mise en œuvre efficace de l'EDI devrait tenir compte de :

  • Logiciel de traduction ou de mappage. Sélection de zones telles que les noms, adresses, montants en devise, numéros de référence et quantités, et mappage de ces zones à partir de formats d'application métier pour les convertir en documents standardisés, et vice-versa.
  • Capacités d'enveloppage ou de désenveloppage par lots. Prise en charge des lots volumineux de messages EDI afin de permettre aux émetteurs et aux destinataires d'encapsuler et de désencapsuler des transactions qui peuvent ensuite être regroupées à partir de plusieurs divisions ou zones de l'activité métier d'un partenaire commercial, ou réparties suivant ces divisions et zones.
  • Mécanismes de routage des messages. Requis lorsqu'un message est désenveloppé pour trier les messages pour différents groupes et les distribuer aux cibles appropriées. Une transformation de message peut également être nécessaire pour que le message soit au format exigé par sa destination.
  • Accords de partenaires commerciaux (TPA). Clarifie les modalités, établit des normes pour les documents d'affaires et définit les communications et les protocoles métier entre les partenaires commerciaux.

L'avenir de l'EDI

Considérons le scénario suivant. De nos jours, une imputation des frais liée à une expédition endommagée est déclenchée à l'aide d'un document EDI 214 (Message d'état de l'expédition d'un transporteur). Les marchandises expédiées sont inutilisables ou invendables. Des différends surgiront en toute probabilité en fonction de l'imputation des frais.

Dans les chaînes d'approvisionnement futures, l'EDI sera la capacité essentielle d'échange de documents pour soutenir des innovations telles que l'Internet des objets (IoT), la blockchain et l'intelligence artificielle (IA). L'EDI futur utilisera :

  • Des capteurs IoT. Ces capteurs seront incorporés aux emballages des produits expédiés et seront connectés à des messages EDI 214 réguliers pour améliorer la visibilité de l'état de l'expédition en quasi temps réel.
  • La technologie de la blockchain. La blockchain, en tant que technologie sous-jacente des flux d'informations EDI pour les expéditions, permet le partage des faits et contribue à résoudre rapidement, voire même à éviter les conflits d'imputation des frais.
  • Un agent d'intelligence artificielle. Surveille toutes les informations et tous les événements pertinents connectés à une expédition et peut identifier un événement non conforme. Peut déterminer si une réexpédition est nécessaire, analyser la source de remplacement la plus efficace et initier une nouvelle expédition et un retour autorisé.

Source

¹ “Electronic data interchange (EDI): An introduction, (lien résidant en dehors de  ibm.com) ”  Roger Clark, Business Credit, Oct 2001

² “Electronic data interchanges, (lien résidant en dehors de  ibm.com) ” Wikipedia

³ “EDI and B2B basics, (lien résidant en dehors de  ibm.com” Sriniedibasics, 20 août 2011

⁴ “The future of EDI: An IBM point-of-view, (PDF, 722 KB)” IBM Watson Supply Chain, Oct 2018.