L'EDI, ou échange de données informatisé, est la communication inter-entreprise de documents commerciaux dans un format standard. La définition simple de l'EDI est un format électronique standard qui remplace les documents papier tels que les bons de commande ou les factures. En automatisant les transactions papier, les entreprises peuvent gagner du temps et éliminer les erreurs coûteuses liées au traitement manuel.
Dans les transactions EDI, les informations sont transférées directement d'une application informatique d'une entreprise vers une application informatique d'une autre. Les normes EDI définissent l'emplacement et l'ordre des informations dans un format de document. Grâce à cette fonctionnalité automatisée, la communication de données s'effectue rapidement au lieu de prendre des heures, des jours, voire des semaines, comme c'est le cas avec les documents papier ou d'autres méthodes.
Aujourd'hui, les différents secteurs d'activité utilisent l'intégration EDI pour partager de nombreux types de documents : bons de commande, factures, demandes de devis, demandes de prêt, etc. Dans la plupart des cas, ces entreprises sont des partenaires commerciaux qui échangent fréquemment des biens et des services dans le cadre de leurs chaînes d'approvisionnement et de leurs réseaux interentreprises (B2B).
Toutes les transactions EDI sont définies par les normes de message EDI. Il est essentiel de disposer des processus de gouvernance adéquats pour la qualité des données. Lorsque des informations sont manquantes ou placées au mauvais endroit, le document EDI risque de ne pas être traité correctement.
Les normes sont la base des conversations EDI.¹ Plusieurs entreprises définissent les normes de message EDI, notamment ODETTE, TRADACOMS, GS1, Peppol et l'Accredited Standard Committee X12 (ASC X12).
Il existe généralement deux types de transmissions EDI de base :
- Connexions point à point ou directes : deux ordinateurs ou deux systèmes se connectent sans intermédiaire via Internet, généralement à l'aide de protocoles sécurisés.
- Réseau à valeur ajoutée : un réseau tiers gère la transmission des données, généralement à l'aide d'un système de messagerie.
Les protocoles de transmission Internet EDI incluent le protocole (SFTP) (Secure File Transfer Protocol), l'Applicability Statement 2 ou AS2, protocole basé sur HTTPS, SOAP (Simple Object Access Protocol) et d'autres. Les éléments de données EDI incluent des éléments tels que l'ID émetteur et l'ID destinataire. Les segments de données combinent deux éléments connexes ou plus pour leur donner une plus grande signification. Par exemple, FNAME et LNAME peuvent se combiner pour former CUSTOMERNAME. Des enveloppes structurent les différents types de données et portent l'adresse de l'expéditeur et celle du destinataire. Le flux de documents EDI ou flux de messages décrit le déplacement des messages EDI vers diverses adresses et services entrants et sortants afin d'exécuter un processus ou une transaction commerciale.²
Les métalangages tels que XML (Extensible Markup Language) ou JSON (JavaScript Object Notation) complètent plutôt l'EDI qu'ils ne le remplacent. Les entreprises doivent être prêtes à traiter un nombre sans cesse croissant de formats de documents et d'options de transmission. Un fabricant international échange régulièrement quelques 55 types de documents différents, avec près de 2 000 partenaires.
« Jusqu'à 20 % de nos transactions B2B produisaient une erreur avant l'utilisation d'IBM Supply Chain Business Network. Désormais nous avons moins d'erreurs. Nous avions par exemple des problèmes avec les ordres de transfert si un client soumettait un code erroné. La situation était difficile à résoudre pour notre équipe du service client. La fréquence de ces erreurs a vraisemblablement baissé de 80 % à présent, parce que tout cela était fait manuellement. » Découvrez ce que d'autres responsables EDI ont confié à IDC à propos de la manière dont ils créent de la valeur stratégique en utilisant IBM Sterling Supply Chain Business Network.
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Les transactions EDI sont essentielles aux processus B2B et continuent d'être le moyen privilégié d'échanger des documents et des transactions entre entreprises, petites et grandes.
La technologie EDI offre cinq avantages métier clés grâce à l'automatisation et à l'intégration B2B :
- La technologie EDI permet de gagner du temps et de réduire les coûts via l'automatisation d'un processus précédemment exécuté manuellement avec des documents papier.
- Les solutions EDI améliorent l'efficience et la productivité , car un plus grand nombre de documents commerciaux sont partagés et traités plus rapidement avec une plus grande précision.
- Le transfert de données EDI réduit le nombre d'erreurs (PDF, 669 ko) du fait de la normalisation rigide qui permet de s'assurer que les informations et les données sont correctement formatées avant d'entrer dans les processus ou les applications métier.
- L'intégration de l'EDI améliore la traçabilité et la génération de rapports , car les documents électroniques peuvent être intégrés à un éventail de systèmes informatiques pour prendre en charge la collecte, la visibilité et l'analyse de données.
- L'automatisation de l'EDI favorise les expériences client positives en permettant une exécution efficace des transactions et une livraison rapide et fiable des produits et services.
Pour les grandes entreprises, l'EDI permet de mettre en place des normes pour tous les partenaires commerciaux afin d'obtenir des avantages de façon uniforme. Pour les plus petites entreprises, l'adhésion à l'EDI offre une plus grande intégration avec de grandes entreprises disposant de budgets importants et d'une forte influence.
Découvrir l'impact du passage des transactions papier sur l'EDI (669 ko)
Pour certaines entreprises, l'EDI peut être difficile à mettre en œuvre. L'une des raisons est la nécessité de suivre le rythme de l'évolution des réglementations gouvernementales, des normes et des mises à jour. L'EDI est également complexe par nature, car il doit tenir compte de la complexité des besoins des entreprises internationales. Par exemple, chaque partenaire commercial d'un réseau B2B peut présenter des exigences spécifiques. Même si deux partenaires se mettent d'accord sur le document EDI à utiliser, chacun d'entre eux peut avoir des exigences de formatage uniques qui doivent être prises en charge. Ces facteurs, et d'autres, ont conduit de nombreuses entreprises à externaliser leurs solutions EDI.
Que ce soit en interne ou de façon externalisée, certaines conditions, capacités et ressources de base sont nécessaires à l'implémentation efficace de l'EDI. En plus de facteurs tels que l'accord sur les types de documents, les méthodes de transmission sécurisées, le matériel et les logiciels requis, une implémentation efficace de l'EDI doit prendre en compte les éléments suivants :
Logiciel de conversion ou de mappage
Ce type de logiciel de transformation sélectionne des zones telles que les noms, les adresses, les montants en devise, les numéros de référence et les quantités, et convertit leurs formats d'application métier en documents standardisés correspondants et vice versa.
Fonctionnalités d'enveloppement ou de désenveloppement par lots
Ces fonctionnalités prennent en charge de grands lots de messages EDI en permettant aux expéditeurs et aux destinataires d'encapsuler et de désencapsuler les transactions. Les transactions peuvent alors être regroupées ou scindées en plusieurs divisions ou domaines d'activité d'un partenaire commercial.
Mécanismes de routage des messages
Une fois qu'un message est désenveloppé, des mécanismes de routage sont nécessaires afin de trier les messages en fonction de différents groupes et de les distribuer aux cibles adéquates. Une transformation de message peut également être nécessaire afin que le message soit au format exigé par sa destination.
Accords de partenariat commercial (TPA)
Un accord de partenariat commercial clarifie les conditions générales, établit des normes pour les documents commerciaux et définit les communications et les protocoles commerciaux entre partenaires commerciaux.
Découvrir les autres éléments essentiels qui composent une architecture B2B innovante
Examinons le scénario suivant : une facturation interne liée à une expédition endommagée est déclenchée à l'aide d'un document EDI 214, message sur le statut d'expédition d'un transporteur. Les marchandises expédiées sont inutilisables ou invendables. Des différends surgiront vraisemblablement en fonction de l'imputation des frais.
Dans les chaînes d'approvisionnement futures, l'EDI sera la principale fonctionnalité d'échange de documents pour soutenir des innovations telles que l'Internet des objets (IoT), la blockchain et l'intelligence artificielle (IA)³. L'EDI du futur utilisera :
- Des capteurs IoT incorporés à l'emballage des colis expédiés et liés à des messages EDI 214 réguliers pour améliorer la visibilité de l'état des colis en quasi temps réel.
- La technologie de blockchain en tant que technologie sous-jacente des flux d'informations EDI pour les expéditions, afin de partager les faits et de contribuer à résoudre rapidement les contestations liées à la refacturation, voire à les éliminer.
- Un agent IA afin de surveiller tous les événements et informations pertinents liés à une expédition et capable d'identifier un événement non conforme. Les agents IA peuvent également déterminer si une réexpédition est nécessaire, analyser la source de remplacement la plus efficace, lancer une nouvelle expédition et accepter un retour autorisé.
Lire la preuve de valeur : Quel est l'avenir de l'EDI ?
Coastal Pacific a migré de façon fluide 3,5 millions de transactions EDI vers IBM B2B Integrator, réduisant ainsi les exigences d'administration manuelle et évitant de multiplier par quatre les comptages EDI.
Greenworks a réduit de 40 % les coûts informatiques en confiant l'EDI au service clientèle, ce qui permet aux utilisateurs et au personnel de l'entreprise de connaître rapidement l'état des commandes.
MISUMI a accéléré la saisie des commandes des clients qui n'utilisent pas l'EDI en convertissant télécopies, appels téléphoniques et fichiers de courrier électronique au format EDI.
Saint-Gobain a économisé 92 % sur les coûts par ligne de commande et peut recevoir des documents 24 h/24, tous les jours de la semaine, en ayant remplacé les processus manuels par l'EDI.
Simplifiez l'exécution de la chaîne d'approvisionnement grâce à une connectivité sécurisée, transparente, sans friction et universelle, conçue pour évoluer avec l'IA embarquée pour détecter les anomalies avant des interruptions ne se produisent.
Consolidez l'ensemble de votre intégration et de votre traitement B2B et EDI complexe sur une passerelle unique, très sécurisée et reposant sur la technologie de cloud hybride.
Réduisez le temps et les ressources nécessaires à l'intégration de nouveaux partenaires tout en gérant et en maintenant les partenaires existants.
Automatisez la transformation et la validation complexes des données entre différents formats, structurés et non structurés, et les normes sectorielles à l'échelle de l'entreprise et sans codage.
Numérisez et automatisez les transactions de la chaîne d'approvisionnement avec les fournisseurs et clients qui n'utilisent pas l'EDI, afin réduire les erreurs et de gagner du temps en convertissant au format EDI les transactions papier, fax et téléphoniques.
Convertissez les documents non structurés tels que les télécopies, les courriers électroniques et les fichiers PDF dans un format EDI efficace grâce aux services de conversion.
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Découvrez pourquoi l'automatisation et l'optimisation des processus métier stratégiques peuvent vous permettre de travailler et d'échanger plus efficacement avec vos clients et vos fournisseurs.
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Citation
1 « Échange de données électroniques (lien externe à ibm.com) » Wikipédia
2 « EDI and B2B basics, (link externe à ibm.com) » Sriniedibasics, 20 août 2011
3 « The future of EDI: An IBM point-of-view (PDF, 490 Ko) » IBM Watson Supply Chain, oct 2018