Qu'est-ce que l'EDI ?

L'EDI (Electronic Data Interchange) est une méthode utilisée par les entreprises pour se transmettre des documents métier dans un format standard. Grâce à l'EDI, les informations sont transférées directement de l'application informatique d'une entreprise vers l'application d'une autre entreprise.¹ Les normes EDI, qui spécifient à quel endroit les informations doivent être placées dans un document ou un message EDI, évitent de devoir ressaisir manuellement des informations pour les faire valider. Cette fonction automatisée permet de partager rapidement les informations, alors que plusieurs heures, jours ou semaines sont nécessaires avec des documents papier ou d'autres méthodes.

Les entreprises utilisent l'EDI pour intégrer et partager toute une gamme de types de document allant des bons de commande aux factures, en passant par les demandes de devis et les dossiers de demandes de prêt, etc. Dans la plupart des cas, ces entreprises sont des partenaires commerciaux qui échangent fréquemment des biens et des services dans le cadre de leurs supply chain et de leurs réseaux interentreprises (B2B).

Présentation de l'EDI

Toutes les transactions EDI sont définies par les normes de message EDI. Il est important d'avoir mis en place de bons processus de gouvernance de la qualité des données. Lorsque des informations sont manquantes ou placées au mauvais endroit, le document EDI risque de ne pas être traité correctement.

Les normes sont la base des conversations² EDI. Il existe plusieurs entreprises chargées de définir les normes de message EDI, dont ODETTE, TRADACOMS, GS1, PEPPOL et Accredited Standards Committee X12 (ASC X12).

En général, les transmissions EDI peuvent être classées en deux types de base :

  • Connexions point à point ou connexions directes. Deux ordinateurs ou systèmes se connectent sans intermédiaire sur Internet, généralement via des protocoles sécurisés.
  • Réseau à valeur ajoutée (VAN). Un réseau tiers gère la transmission des données, généralement en utilisant un système de messagerie.

Les protocoles de transmission EDI sur Internet sont le protocole SFTP (Secure File Transfer Protocol), Applicability Statement 2 (AS2), un protocole basé sur HTTPS, le protocole SOAP (Simple Object Access Protocol) et d'autres protocoles.

Les données EDI sont constituées d'éléments de données tels que l'ID de l'émetteur et l'ID du destinataire. Les segments de données combinent deux éléments associés ou plus pour leur donner une plus grande signification. FNAME et LNAME peuvent par exemple se combiner pour former CUSTOMERNAME. Les enveloppes structurent différents types de données et transmettent l'adresse de l'émetteur et du destinataire.

Les flux de documents ou de messages décrivent les transferts de messages EDI vers des adresses et des services entrants et sortants pour exécuter un processus métier ou une transaction.³

Pourquoi l'EDI est important

Le monde tel que nous le connaissons utilise l'EDI, une technologie B2B globale et fondamentale, et en est tributaire. L'EDI a été largement adopté dans les entreprises du monde entier qui l'ont choisi comme moyen privilégié d'échange de documents dans le cadre du processus des transactions B2B.

En tant que technologie d'automatisation, l'EDI offre des avantages commerciaux fondamentaux :

  • Il vous fait gagner du temps et de l'argent. Il automatise un processus qui était auparavant exécuté manuellement et qui faisait appel à des documents papier.
  • Il améliore l'efficacité et la productivité. Un plus grand nombre de documents métier sont partagés et traités plus rapidement.
  • Il réduit les erreurs. La normalisation très stricte de l'EDI garantit que les informations et les données sont correctement formatées avant d'accéder aux processus métier ou aux applications.
  • Il améliore la traçabilité et la génération de rapports. Les documents électroniques peuvent être intégrés à toute une gamme de systèmes informatiques pour la collecte, la visibilité et l'analyse des données.
  • Il offre des expériences client positives. Il permet une exécution efficace des transactions et une livraison rapide et fiable des produits et des services.

L'EDI est important tant pour les grandes que les petites entreprises. Dans les grandes organisations, l'EDI permet de mettre en place des normes entre partenaires commerciaux et offre systématiquement des avantages. Dans les petites entreprises, l'adoption de l'EDI permet une plus grande intégration aux grandes entreprises disposant de gros budgets et d'une forte influence.

Les métalangages tels que Extensible Markup Language (XML) ou JavaScript Object Notation (JSON), ainsi que l'intégration de l'interface de programme d'application (API) complètent l'EDI au lieu de s'y substituer. Les entreprises doivent être prêtes à gérer un nombre toujours croissant de formats de documents et d'options de transmission. Un fabricant international échange régulièrement environ 55 types de document différents avec près de 2 000 partenaires.

Efficacité de l'EDI

Pour certaines entreprises, l'EDI peut être difficile à mettre en œuvre. L'une des raisons est l'obligation de rester en phase avec l'évolution des réglementations, des normes et des actualisations gouvernementales. Son implémentation est en outre difficile en soi, car elle doit tenir compte de la complexité des exigences métier globales. Par exemple, chaque partenaire commercial d'un réseau B2B peut avoir des exigences uniques. Même si deux partenaires se mettent d'accord sur le document EDI à utiliser, chacun d’entre eux peut avoir des exigences de formatage uniques qui doivent être prises en charge. Ces facteurs, ainsi que d'autres, ont amené de nombreuses entreprises à externaliser leurs opérations EDI.

Que la gestion se fasse en interne ou soit externalisée, il existe des conditions, des capacités et des ressources de base indispensables à une mise en œuvre efficace de l'EDI. En plus des facteurs évidents comme l'accord sur les types de documents, les méthodes de transmission sécurisée et la configuration matérielle et logicielle requise, une mise en œuvre efficace de l'EDI doit prendre en compte les éléments suivants :

  • Logiciel de traduction ou de mapping. Sélection de zones telles que les noms, adresses, montants en devise, numéros de référence et quantités, et mapping de ces zones à partir de formats d'application métier pour les convertir en documents standardisés, et vice-versa.
  • Fonctions de création ou de retrait d'enveloppes par lots. Prise en charge des lots volumineux de messages EDI afin de permettre aux émetteurs et aux destinataires d'encapsuler et de désencapsuler des transactions qui peuvent ensuite être regroupées à partir de plusieurs divisions ou zones de l'activité métier d'un partenaire commercial, ou réparties suivant ces divisions et zones.
  • Mécanismes de routage des messages. Requis lorsqu'un message a été retiré de son enveloppe, afin de trier les messages pour différents groupes et de les livrer aux cibles appropriées. Une transformation de message peut également être nécessaire pour que le message soit au format exigé par sa destination.
  • Accords de partenaires commerciaux (TPA). Clarifie les modalités, établit des normes pour les documents d'affaires et définit les communications et les protocoles métier entre les partenaires commerciaux.

L'avenir de l'EDI

Considérons le scénario suivant. De nos jours, une imputation des frais liée à une expédition endommagée est déclenchée à l'aide d'un document EDI 214 (Message d'état de l'expédition d'un transporteur). Les marchandises expédiées sont inutilisables ou invendables. Des différends surgiront en toute probabilité en fonction de l'imputation des frais.

Mais dans les supply chain de demain, l'EDI sera le principal outil d'échange de documents qui prendra en charge les technologies nouvelles telles que l'Internet des objets (IoT), la blockchain et l'intelligence artificielle (IA). L'EDI de demain utilisera :

  • Des capteurs IoT. Ces capteurs seront incorporés aux emballages des produits expédiés et seront connectés à des messages EDI 214 réguliers pour améliorer la visibilité de l'état de l'expédition en quasi temps réel.
  • La technologie de la blockchain. La blockchain, en tant que technologie sous-jacente des flux d'informations EDI pour les expéditions, permet le partage des faits et contribue à résoudre rapidement, voire même à éviter les conflits d'imputation des frais.
  • Un agent d'intelligence artificielle. Il surveille l'ensemble des événements et informations pertinents liés à l'expédition, et peut identifier un événement non conforme, déterminer si une réexpédition est nécessaire, analyser la source de remplacement la plus efficace, lancer une nouvelle expédition et un retour autorisé.

Source

¹“Electronic data interchange (EDI): An introduction,” Roger Clark, Business Credit, oct. 2001

² “Electronic data interchanges,” Wikipedia

³ “EDI and B2B basics,” Sriniedibasics, 20 août 2011

The future of EDI: An IBM point-of-view,” IBM Watson Supply Chain, oct. 2018. (PDF, 1 Mo)