Ressources fournisseurs Buy@IBM

Tirez parti des ressources pour vous inscrire et exercer votre activité sur la plateforme Buy@IBM, optimisée par SAP Ariba

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Premiers pas avec Buy@IBM en tant que fournisseur

En tant que fournisseur, la façon dont vous traitez avec IBM évolue. Avec Buy@IBM, la plateforme optimisée par SAP Ariba, les fournisseurs comme vous peuvent bénéficier d’un processus d’achat rationalisé. Découvrez les ressources disponibles pour gagner en efficacité, bénéficier d’informations en temps réel sur le processus d’achat et améliorer votre collaboration.

Guides des fournisseurs
Reportez-vous aux guides fournisseurs conçus pour aider les fournisseurs à comprendre comment s’inscrire et participer à des événements de sourcing sur la plateforme Buy@IBM, optimisée par SAP Ariba. 
Bons de commande et factures

Foire aux questions

Général

IBM passe à Buy@IBM, un nouveau système d’achat source-to-pay pour les biens et services indirects, hébergé par SAP Ariba. Ce déploiement est réalisé par IBM de façon progressive dans le pays d’achat, ce qui permettra à votre entreprise d’effectuer des transactions électroniques avec IBM via Ariba Network. À l’avenir, les bons de commande, les confirmations de commande, les avis d’expédition et les factures, lorsque la législation du pays en question l’autorise, seront transmis via Ariba Network.

Cette nouvelle solution vous offre de nouveaux moyens de réaliser des transactions avec IBM, notamment les événements de sourcing, les bons de commande en temps réel, les catalogues en ligne (le cas échéant) et l’automatisation des factures, lorsque la législation du pays en question l’autorise. En outre, cette solution accélère l’exécution des commandes et réduit les frais administratifs.

Oui, il vous faut rejoindre Ariba Network pour continuer à traiter avec IBM.

Il n’y a aucuns frais d’inscription. En outre, tous les frais liés aux transactions effectuées entre votre entreprise et IBM via Ariba Network sont automatiquement pris en charge par IBM. Toutefois, selon l’utilisation que vous faites de votre compte pour traiter avec d’autres clients, des frais peuvent s’appliquer. Pour en savoir plus sur les frais éventuellement applicables avec d’autres clients, veuillez consulter la page Abonnements et tarification SAP Ariba.

Une demande de relation commerciale, ou TRR, est un e-mail envoyé directement par Ariba Network au nom d’IBM, vous demandant d’accepter de réaliser des transactions avec IBM sur Ariba Network.

Expéditeur : ordersender-prod@ansmtp.ariba.com ;

Objet : Action requise : accepter la demande de relation commerciale d’IBM Corporation pour réaliser des transactions sur Ariba Network.

Il s’agit d’une action obligatoire pour accepter la relation commerciale entre votre entreprise et IBM, afin de réaliser les transactions depuis les Bons de commande jusqu'aux Factures sur Ariba Network avec IBM. Même si vous disposez déjà d’un compte Ariba Network, il est obligatoire d’accepter la relation commerciale. Si vous n’êtes pas la personne la mieux placée pour accepter la TRR, il vous suffit de transférer la notification par e-mail au bon contact afin qu’il puisse établir la relation.

Pour établir la relation commerciale avec IBM, veuillez prendre en compte les options suivantes :

Si vous possédez déjà un compte Ariba Network (ANID = ANxxxxxxxxxxx) à la suite d’une précédente inscription en tant que fournisseur IBM pour participer à des événements de sourcing, veuillez utiliser les identifiants de ce compte existant pour vous connecter et établir la relation commerciale.

Si vous ne possédez pas de compte ANID pour IBM, mais que vous souhaitez utiliser un compte préexistant pour effectuer des transactions avec IBM, veuillez utiliser les identifiants de ce compte pour vous connecter et établir la relation commerciale.

Si vous n’avez pas de compte ANID existant pour IBM ou si vous ne possédez pas de compte préexistant que vous souhaitez utiliser pour effectuer des transactions avec IBM, ou bien si vous utilisez Ariba Network pour la première fois, vous devrez créer un nouveau compte standard pour établir la relation commerciale.

Le compte standard est l’option d'habilitation disponible lorsque nous envoyons votre premier bon de commande par le biais d’un e-mail interactif directement dans votre boîte de réception. Vous devrez cliquer sur « Traiter la commande », ce qui vous permettra d’accepter la relation commerciale avec IBM et de créer votre compte.

Le compte standard est une option gratuite qui permet à votre entreprise d’effectuer des transactions sur le réseau. Nous souhaitons que vous soyez pleinement habilité pour pouvoir profiter de tous les avantages et fonctionnalités d’Ariba Network. Lors de la connexion à votre compte, veuillez le mettre à niveau vers un compte entreprise via le lien « Mise à niveau depuis un compte standard » en haut de la page. En cliquant sur le lien « En savoir plus », vous pourrez mieux comprendre les autres avantages découlant de la mise à niveau de votre compte, sans frais supplémentaires pour votre entreprise. Le compte standard a des fonctionnalités limitées et ne permet pas à l’utilisateur d’accéder à la boîte de réception, à la boîte d’envoi, à la fonctionnalité de catalogue en ligne ou aux rapports. Si vous conservez un compte standard, tous les futurs bons de commande continueront d’être envoyés directement dans la boîte de réception du destinataire, et non dans la boîte de réception du compte via un compte entreprise.

Pour plus d’informations sur la configuration d’un compte standard, veuillez consulter  2 - Configuration du compte : compte standard

Un compte entreprise est créé par la mise à niveau depuis un compte standard ou par la méthodologie d'habilitation à mesure que notre processus de déploiement par pays progresse. Dans la plupart des cas, IBM utilisera cette approche pour habiliter les fournisseurs en envoyant une demande de relation commerciale (TRR) directement depuis Ariba Network. Une fois que vous aurez accepté cette TRR, vous serez automatiquement habilité grâce à un compte entreprise.

Un compte entreprise offre l’ensemble des fonctionnalités d’Ariba Network, notamment une boîte de réception, une boîte d’envoi, un catalogue en ligne (le cas échéant) et des capacités de reporting. Lorsqu’IBM envoie des bons de commande par l’intermédiaire d’Ariba Network, ils arriveront directement dans la boîte de réception de votre compte au lieu d’être envoyés par e-mail à un seul destinataire de votre entreprise. Vous pourrez configurer les notifications sur votre compte pour informer automatiquement plusieurs personnes de la réception d’un nouveau bon de commande.

Pour plus d’informations sur la configuration d’un compte entreprise, veuillez consulter Configuration du compte : compte entreprise

Nous configurerons de nombreux systèmes back-end avec ce numéro de compte Ariba Network pour permettre à votre entreprise d’effectuer des transactions avec IBM. Compte tenu du travail conséquent qu’implique un changement de compte après sa création et sa configuration, nous vous demandons de continuer à utiliser ce compte pour vos transactions courantes avec nous.

Les bons de commande ne sont pas transférés vers Ariba Network, c’est pourquoi tous les bons existants continueront à être facturés via Web Order and Invoice (WOI) jusqu’à ce qu’ils soient épuisés.

Non. IBM va mettre fin aux processus hérités tels que WOI (Web Order and Invoice). À la date de mise en service pour les pays d’achats IBM, tous les nouveaux bons de commande et la facturation des nouveaux bons de commande ne pourront être traités que sur Ariba Network.

Le déploiement progressif est effectué par vagues selon les sites des pays d’achats IBM, et non selon l’emplacement physique du fournisseur.

En tant que fournisseur, si vous êtes situé aux États-Unis, mais que vous fournissez uniquement IBM Canada, vous ne serez pas intégré au déploiement américain qui intervient avant le déploiement canadien. Votre migration se fera en revanche au moment du déploiement d’IBM Canada.

Étant donné que les États-Unis sont le premier pays d’achat IBM concerné par le déploiement, si vous êtes situé aux États-Unis, mais que vous fournissez à la fois IBM U.S. et IBM Canada, vous serez autorisé à accéder à Ariba Network en même temps que cette vague américaine. Toutefois, vous ne pourrez effectuer des transactions qu’avec IBM U.S. sur Ariba Network, tandis que toutes les transactions avec IBM Canada resteront inchangées. Une fois le déploiement d’IBM Canada effectué dans le pays d’achat, votre accès à Ariba Network sera déjà actif et, au moment de la mise en service, vous pourrez également effectuer des transactions sur Ariba Network pour IBM Canada.

Oui, dans le cadre de nos communications concernant la mise en service, vous recevrez un lien pour accéder à l’inscription de notre formation fonctionnelle, environ une semaine avant la mise en service dans le pays.

Veuillez regarder cette vidéo pour découvrir comment ajouter d’autres utilisateurs à votre compte Ariba Network. 

Veuillez consulter ces documents :

Evénements de sourcing

Vous avez dû recevoir un e-mail de SAP Ariba vous invitant à vous inscrire à Ariba Network. Si vous avez besoin d’une assistance technique, veuillez contacter le support SAP Ariba.

Il existe deux façons d’accéder aux événements de sourcing IBM :

Cliquez sur le lien figurant dans l’e-mail d’invitation pour accéder directement à l’événement.

Accédez à la page fournisseurs SAP Ariba et sélectionnez votre liste d’événements RFx. Vous pourrez y choisir l’événement auquel vous souhaitez répondre.

Si vous avez besoin d’une assistance technique, veuillez contacter le support SAP Ariba.

Veuillez contacter votre interlocuteur chez IBM Global Procurement afin qu’il vous renvoie l’invitation.

Veuillez consulter les documents connexes dans la section Guides des fournisseurs

Facturation

Vous devriez recevoir une notification concernant les mises à jour du statut de votre facture pour les fournisseurs entièrement habilités dans votre boîte d’envoi et le tableau de bord Ariba Network, où vous pouvez consulter les factures que vous avez envoyées et leur statut. Pour plus d'informations concernant les statuts, veuillez consulter l’onglet Historique.

Pour tous les paiements ACH (EFT), IBM enverra une remise de règlement au réseau. Vous trouverez la remise de règlement dans votre boîte de réception. De plus, vous devriez voir le statut de la facture passer à Payée. Pour les fournisseurs entièrement habilités, vous pouvez consulter vos factures soumises et leur statut dans votre boîte d’envoi et tableau de bord Ariba Network. Pour les autres types de paiements, les informations relatives aux règlements se poursuivront selon le processus métier normal à mesure que les paiements sont effectués.

À l’heure actuelle, cette information n’est pas disponible. Vous pouvez déterminer la date d’échéance du paiement en comparant les modalités de votre commande avec la date à laquelle votre facture a été soumise. Par exemple, si votre facture a été soumise le 1er novembre et que les modalités de paiement du bon de commande stipulent 30 jours nets, le paiement de votre facture arrivera à échéance le 1er décembre. Les factures seront planifiées en utilisant les modalités de paiement figurant sur le bon de commande.

Pour les fournisseurs entièrement habilités, vous pouvez consulter vos factures soumises et leur statut dans votre boîte d’envoi et tableau de bord Ariba Network. Pour plus d'informations concernant les motifs du rejet, veuillez consulter l’onglet Historique. Vérifiez le motif du rejet et, si nécessaire, soumettez à nouveau une facture corrigée.

Contactez votre représentant des achats IBM pour voir si la commande doit être rouverte.

Il est possible que vous ayez envoyé la facture en sélectionnant le numéro de fournisseur du point de commande. Si vous êtes fournisseur de bons de commande convertis, veuillez vérifier votre profil de fournisseur sous « Paramètres de l’entreprise » → « Règlements » et corriger la sélection de l’identifiant de règlement. Après avoir effectué les corrections, veuillez soumettre à nouveau votre facture à l’aide de l’identifiant de règlement actualisé. Si vous ne connaissez pas l’identifiant de règlement à 10 chiffres à utiliser, veuillez contacter le support IBM ou l’équipe du service client Ariba.

Il est possible que vous ayez soumis la facture en sélectionnant un identifiant de règlement incorrect. Si vous êtes fournisseur de bons de commande convertis, veuillez vérifier votre profil de fournisseur sous « Paramètres de l’entreprise » → « Règlements » et corriger la sélection de l’identifiant de règlement en saisissant le bon identifiant à 10 chiffres. Après avoir effectué les corrections, veuillez soumettre à nouveau votre facture à l’aide de l’identifiant de règlement actualisé. Si vous avez besoin d’une assistance supplémentaire, veuillez contacter le support IBM.

Cela signifie que la facture a été à nouveau comptabilisée par les comptes fournisseurs en raison d’un problème interne. Aucune action n’est requise de votre part. Veuillez contacter le support IBM pour en savoir plus.

Cela signifie que les factures électroniques ne sont pas autorisées pour votre pays fournisseur et que vous devez envoyer des factures papier aux comptes fournisseurs d’IBM. Pour plus d’informations, veuillez vérifier les instructions de facturation sur le bon de commande ou cliquez ici pour les lire en ligne.

Veuillez saisir le numéro de la directive européenne, le numéro de l’article juridique ou tout autre texte applicable expliquant la raison de l’exonération de TVA. Les factures dépourvues des informations appropriées ne peuvent pas être acceptées par les comptes fournisseurs d’IBM.

Vous pouvez saisir ces informations comme texte de commentaire par défaut qui apparaîtra sur chaque facture. Dans votre compte Ariba Network, sous « Paramètres de l’entreprise », sélectionnez « Acheminement des factures électroniques ». Saisissez le texte dans la zone située sous « Saisir le texte de commentaire par défaut à afficher sur toutes les factures » et cliquez sur « Enregistrer ».

Veuillez contacter notre équipe de support IBM POP pour connaître votre bon identifiant « Remise au fournisseur ». Vous devrez ensuite mettre à jour l’identifiant de règlement dans vos paramètres Ariba Network.
Pour ce faire, veuillez sélectionner « Paramètres de l’entreprise » et choisir « Règlements » dans la liste.

Dans la section « Règlement EFT/Chèque », sélectionnez l’adresse applicable et choisissez « Modifier ».

Modifiez le numéro de l’« Identifiant de règlement » dans la case blanche à côté du nom de votre client.

Cliquez sur « OK », puis sur « Enregistrer ».

Veuillez consulter les documents connexes dans la section Guides des fournisseurs

Si vous soumettez une facture transfrontalière pour la fourniture de biens ou la prestation de services d’un pays de l’UE à un autre, elle est soumise à un certain nombre de règles différentes en matière de TVA. Le système ne peut autoriser qu’une TVA à 0 %. La facture doit être soumise à nouveau et une TVA à 0 % doit être appliquée à chaque ligne, en utilisant la « raison de l’exonération de TVA » appropriée (champ de description). Choisissez l’une des options suivantes :
Services exportés vers un autre pays
Biens exportés vers un autre pays.

Si vous soumettez une facture transfrontalière pour la fourniture de biens ou la prestation de services d’un pays de l’UE à un autre, choisissez l’une des options suivantes :

Services exportés vers un autre pays

Biens exportés vers un autre pays            

Si vous soumettez une facture nationale, choisissez l’une des options suivantes :

Exonération relative aux biens ou aux services

Autoliquidation domestique - équipements électroniques

Autoliquidation domestique - services de construction

Si vous soumettez une facture transfrontalière pour la fourniture de biens ou la prestation de services d’un pays à un autre, elle est soumise à un certain nombre de règles différentes en matière de TVA. Le système ne peut autoriser qu’une TVA à 0 %. La facture doit être soumise à nouveau et une TVA à 0 % doit être appliquée à chaque ligne, en utilisant la « raison de l’exonération de TVA » appropriée, les deux options fonctionneront.

Escompte dynamique - Programme de paiement anticipé d’IBM 

Le programme de paiement anticipé fait partie de l’initiative continue d’IBM visant à automatiser ses processus de facturation. En rendant notre processus de facturation plus efficace, nous sommes en mesure d’offrir à nos fournisseurs des paiements plus rapides. Le programme de paiement anticipé permet un paiement plus rapide des factures en échange d’un escompte convenu déduit du montant de la facture IBM. On parle également de gestion des escomptes, d’offre de paiement accéléré ou d’escompte dynamique.

Voici quelques-uns des avantages liés à la participation au programme de paiement anticipé d’IBM :

Accélération du flux de trésorerie : les fournisseurs participants peuvent s’attendre à accélérer la conversion de leurs créances en liquidités.

Réduction du DSO (Days Sales Outstanding) : en accélérant la conversion des créances en liquidités, les fournisseurs participants réduiront le DSO et libéreront un fonds de roulement pour d’autres besoins.

Contrôle des délais de paiement : les fournisseurs participants ont la possibilité de demander un paiement anticipé automatique de toutes les factures dès que l’autorisation de paiement a été donnée, ou un paiement dès réception de certaines factures lorsque les besoins de trésorerie l’exigent.

Si vous participez déjà au programme de facturation électronique d’IBM et que vous effectuez des transactions avec nous via Ariba Network, vous pouvez profiter des offres de paiement anticipé dès maintenant.

L’escompte est calculé en déterminant le nombre de jours entre le moment où le paiement est initié et la date d’échéance nette ordinaire de la facture. Le système applique ensuite un escompte conformément aux conditions convenues. Cet escompte peut correspondre à un pourcentage défini de la valeur nominale ou à un montant dégressif, selon l’offre de paiement anticipé acceptée. Par exemple, une offre de paiement anticipé acceptée avec des modalités de 2 % 10 net 30 équivaut à un escompte de 2 %, tant que la facture a été initiée pour être payée au plus tard le 10e jour suivant sa réception.

Si vous choisissez d’accepter des offres de paiement anticipé dynamiques, l’offre de paiement anticipé est par nature dynamique et peut changer en fonction de l’opportunité de facturation spécifique. Avec ce type d’offre, vous avez la possibilité d’examiner les offres de paiement anticipé pour chaque facture et vous devez les accepter avant d’initier le paiement anticipé.

IBM proposera à l’avenir des conditions permanentes de paiement anticipé. Si vous acceptez une offre de paiement anticipé permanent, celle-ci est fixée jusqu’à ce qu’IBM et vous conveniez de nouvelles conditions. Si vous acceptez un paiement anticipé à conditions permanentes avec barème dégressif, le montant de l’escompte est calculé au prorata de la date du paiement. De plus amples informations sur les conditions de paiement anticipé permanent seront disponibles dans la section Guides des fournisseurs dans les semaines à venir.

Les conditions de paiement anticipé dynamique sont des offres ponctuelles initiées par IBM qui s’appliquent à une facture ou à un groupe de factures spécifique. Si une offre de paiement anticipé est proposée, vous en serez informé par e-mail et vous recevrez une alerte sur Ariba Network. Vous pourrez ensuite examiner et accepter les conditions en ligne dans le compte Ariba Network, après quoi le paiement anticipé sera initié. Cet examen peut être effectué manuellement ou via les règles d’acceptation automatisées définies dans votre compte Ariba Network.

Les offres de paiement anticipé permanent s’appliquent à toutes les factures que vous soumettez et dont le paiement est approuvé dans les limites des conditions convenues. Si vous avez accepté des conditions de paiement anticipé, le paiement anticipé sera exécuté automatiquement dès que la facture sera entièrement approuvée pour le paiement, sans autre intervention de la part d’IBM ou de la vôtre. De plus amples informations sur les conditions de paiement anticipé permanent seront disponibles dans les semaines à venir.

Oui. Si vous souhaitez toujours accepter ou rejeter certaines dates calendaires et/ou conditions de paiement anticipé, Ariba Network vous permet de définir ces règles dans votre compte Ariba. Une fois les règles définies, seules les offres de paiement anticipé n’entrant pas dans ces paramètres devront faire l’objet d’un examen manuel par vos soins pour prendre effet.

Rien. Si vous n’examinez pas une offre de paiement anticipé, qu’elle soit permanente ou dynamique, ou si vous choisissez de ne pas donner suite à une offre de paiement anticipé, les factures seront payées conformément aux conditions nettes de chaque facture.

Oui. Il s’agit là d’un grand avantage pour nos fournisseurs faisant partie de l’initiative de facturation électronique d’IBM. Si vous êtes inscrit et envoyez vos factures à IBM via Ariba Network, vous pouvez facilement consulter le statut de votre facture et la date de règlement dans votre compte. En outre, vous pouvez utiliser l’outil d’optimisation des flux de trésorerie d’Ariba pour identifier et définir quelles factures seront payées et quand afin de répondre à vos besoins spécifiques en matière de trésorerie.

Oui. De temps à autre, IBM vous proposera une offre de paiement anticipé dynamique pour une facture ou un ensemble de factures, que vous pourrez examiner et accepter ou non en fonction des besoins de votre entreprise à ce moment-là.

Pour plus d’informations concernant la solution, veuillez consulter ce document.
Pour toute question relative au programme de paiement anticipé d’IBM ou à une opportunité de paiement anticipé spécifique, veuillez consulter nos options d’assistance

Ce programme de paiement anticipé est susceptible d’être modifié, prolongé ou retiré par IBM sans préavis. Il peut en outre ne pas être disponible pour toutes les factures ou tous les fournisseurs.

Ressources supplémentaires

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Nous sommes là pour vous aider

Si vous avez des questions concernant votre compte Ariba Network, y compris les fonctions de la plateforme, les paramètres ou la navigation, veuillez contacter le service client de SAP Ariba. Pour toute question relative aux processus métier IBM, tels qu’une RFx, contactez l’équipe de support d’IBM Procurement One Place (POP).

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