Robertson Group

Enjeu commercial

Robertson Groups'appuyait sur des feuilles de calcul pour consolider, rapporter et prévoir les données financières de l'entreprise. Avec 22 jeux de rapports financiers provenant de trois systèmes différents, l'entreprise avait besoin d'éliminer la saisie manuelle et d'améliorer la fiabilité.

Transformation

Avec l'aide de Spitfire Analytics et Planning Analytics optimisé par TM1, Robertson Group permet à son équipe financière et aux autres départements de collaborer de manière transparente et sécurisée, et produit des prévisions et des rapports de façon rapide et précise.

Résultats

L'enjeu commercial

Besoin d'une base analytique plus fiable

Basée au Royaume-Uniet spécialisée dans la construction, l'infrastructure et les services de support, l'entreprise Robertson Group utilisait principalement des feuilles de calcul autonomes pour la consolidation financière, la production de rapports, la planification et les prévisions. Elle devait consolider des données provenant de 22 secteurs d'activité et produire 22 séries de rapports financiers à partir de trois systèmes financiers différents. L'entreprise n'avait pas investi dans des systèmes d'information de gestion depuis plusieurs années.

Le transfert des données n'étant pas automatisé, les données étaient susceptibles d'avoir été endommagées. La majorité des feuilles de calcul étaient stockées sur des PC locaux sans aucune sauvegarde, et chacune des plus de 1 000 feuilles de calcul constituait un îlot de données.

Au fur et à mesure de sa croissance, l'entreprise a passé de plus en plus de temps à consolider et à élaborer manuellement ses rapports comptables. Avec autant de versions et autant de personnes apportant des modifications, la gestion des rapports était devenue presque impossible et l'exactitude des données était peu fiable.

En outre, en raison du volume élevé de données, sept comptables hautement qualifiés étaient détournés de tâches d'information de gestion à plus forte valeur pour saisir manuellement des données dans des feuilles de calcul pendant environ deux semaines par mois. Cela entraînait inévitablement des retards et des difficultés au niveau du contrôle des versions, créait des duplications et faisait de la gestion des données un problème.

Phil Talbot, directeur financier de Robertson Group, note que l'entreprise utilisait des feuilles de calcul pour ses rapports mensuels sur la valeur des coûts (CVR), qui sont des comptes de pertes et profits détaillés, pour chacun de ses contrats. Les CVR servent également de prévision pour chacun des contrats de l'entreprise. Huit ans plus tôt, l'entreprise n'avait qu'une soixantaine de contrats et utilisait une feuille de calcul indépendante pour rendre compte des performances financières de chacun d'entre eux ; aujourd'hui, Robertson Group compte environ 150 contrats.

Selon Talbot, le principal problème lié à l'utilisation de feuilles de calcul était que les utilisateurs corrompaient fréquemment ces feuilles. « En d'autres termes, elles devaient être ramenées et corrigées par quelqu'un avant d'être rééditées », explique-t-il. « Et comme il ne s'agissait pas d'une solution en réseau, il arrivait que le disque dur de quelqu'un tombe en panne et que nous perdions le CVR du mois en question, ce qui nous obligeait à repartir de zéro. »

Talbot ajoute qu'en raison de la multiplicité des sources et des lieux d'origine des données financières, la centralisation des données a également posé problème. « Évidemment, l'amélioration de la feuille de calcul a toujours été un véritable défi, car il fallait passer de la soixantaine de contrats individuels à la feuille de calcul, apporter 60 fois des modifications, puis renvoyer la feuille de calcul », explique-t-il. « Les données contenues dans les feuilles de calcul pouvaient uniquement être consultées pour le contrat en question, de sorte que la consolidation des données était impossible. Ce n'était tout simplement pas pratique. »

Parcours de transformation

Une solution sur laquelle s'appuyer

Confronté à des feuilles de calcul saisies manuellement et révisées par de nombreuses personnes et unités commerciales, Robertson Group avait besoin de trouver une solution automatisée qui pourrait être mieux gérée sans mobiliser ses précieux comptables.

« Nous voulions un système qui nous permette de centraliser nos feuilles de calcul dans un modèle unique, sur un réseau pouvant être utilisé pour un certain nombre de contrats », explique Talbot. « Ce système devait être évolutif, car notre organisation connaît une croissance rapide. Il devait également être flexible afin que nous puissions apporter des modifications à ce modèle au fil du temps, pour l'améliorer en continu. Et nous devions le faire sans perturber l'activité de l'entreprise. »

Robertson Group a donc fait appel à Spitfire Analytics pour réaliser une preuve de concept (POC). L'entreprise a testé une simple application de consolidation à l'aide du logiciel Planning Analytics. L'idée était de développer un modèle capable de prendre les données de l'entreprise de construction — ainsi que de la demi-douzaine d'autres unités commerciales qui détiennent chacune les données financières de l'entreprise et effectuent des transactions financières — pour les additionner et rendre compte des performances financières de l'ensemble du groupe.

« L'opération s'est déroulée sans problème et elle est encore utilisée aujourd'hui », explique Talbot. « Nous avons commencé par là et nous avons augmenté le nombre d'applications dans le système, la plus importante étant notre modèle de banque de données, qui est un résumé du bilan et du flux de trésorerie pour nos contrats individuels. »

Talbot note que Spitfire Analytics a aidé le groupe Robertson à adopter le logiciel IBM Planning Analytics sur IBM Cloud. Il explique que cette décision a été motivée par le fait que l'entreprise utilisait un serveur sur site dans un autre endroit, ce qui n'était pas très fiable. « Nous étions constamment frustrés par des problèmes de connexion et de vitesse », explique-t-il.

« Nous utilisons l'outil Planning Analytics pour tous nos rapports mensuels, qu'il s'agisse de rapports sur les flux de trésorerie, sur l'exécution réelle des contrats ou sur les performances de l'entreprise, ainsi que pour la planification ou la prévision des bénéfices en espèces et des prévisions de bilan », explique Talbot.

Simon Bradshaw, directeur général de Spitfire Analytics, constate que, si le contrôle des versions des feuilles de calcul posait problème auparavant, une personne qui accède désormais au système peut gérer les versions financières en cliquant sur un bouton depuis le tableau de bord de Planning Analytics. « Le tableau apporte des informations provenant de l'ensemble du système Planning Analytics et c'est ainsi que les données sont présentées à tous les membres de Robertson ou à d'autres parties prenantes intéressées », explique-t-il.

Talbot explique pourquoi la solution Planning Analytics a été le bon choix pour la transition des rapports financiers de son entreprise : « Pour nous, il s'agissait avant tout de connecter les données. En d'autres termes, rassembler les données en un seul endroit et les structurer de manière à pouvoir établir des rapports sur les données relatives aux contrats, aux entreprises, et de manière cohérente. Il s'agit de réunir les données réelles et budgétaires ainsi que les prévisions, quelle que soit la période de temps. »

Commentant le partenariat avec Spitfire Analytics, Talbot ajoute : « Simon et Spitfire sont vraiment passionnés par le logiciel et répondent rapidement à nos questions incessantes. C'est un excellent partenariat, et je souhaite qu'il se poursuive. » Il ajoute également qu'IBM répond rapidement aux demandes et que son logiciel cloud est très fiable.

Résultats

Un cycle de production de rapports plus rapide et précis

Dans l'ensemble, la technologie Planning Analytics permet à Robertson Group de fusionner intelligemment plusieurs sources de données en un seul emplacement centralisé, ce qui permet une analyse automatisée et complexe. Résultat net : les prévisions sont simplifiées, les comptables peuvent désormais se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée qui stimulent l'activité, et les dirigeants peuvent profiter d'une modélisation rapide et de scénarios de planification précis.

« Nous pouvons très rapidement trouver des solutions qui nous permettent de modéliser différents scénarios de flux de trésorerie et le type de scénarios de simulation que nous avons commencé à utiliser », explique Talbot. Il note que, si le passage à la solution Planning Analytics ne permet de gagner que deux ou trois jours lors de la production d'un rapport, il considère que ce gain est significatif car les données produites sont consolidées à partir de toutes les entités de production de rapports de l'entreprise, ce qui les rend beaucoup plus fiables. « L'outil de planification et de production de rapports a remplacé Excel pour toutes sortes de tâches de production de rapports essentielles. Nous ne pouvions pas revenir aux feuilles de calcul. »

Il ajoute que, lorsqu'il a précédemment examiné les chiffres figurant dans les rapports, il a trouvé des chiffres qui n'auraient pas dû y figurer. La multiplicité des versions dans des feuilles de calcul non protégées peut entraîner des erreurs importantes. Mais grâce au logiciel Planning Analytics, Talbot fait désormais confiance aux chiffres.

« En tant que directeur financier, vous devez pouvoir compter sur l'exactitude des chiffres », explique-t-il. « Vous avez besoin de savoir qu'il existe un processus solide qui garantit l'exactitude des chiffres communiqués. L'absence d'inconnues dans nos applications me permet de dormir sur mes deux oreilles. »

Talbot constate que le logiciel Planning Analytics aide à clarifier les données. Il permet à Robertson Group de fournir précisément ce dont les parties prenantes ont besoin, en temps opportun, avec un processus solide à l'appui, pour qu'elles puissent se fier à l'exactitude des données déclarées.

Talbot ajoute que le passage à la technologie Planning Analytics a permis de réaliser des économies au niveau de la comptabilité. La solution permet à son équipe de comptables de se consacrer à l'analyse des données commerciales et à la création de valeur pour l'entreprise, plutôt que de saisir manuellement les données dans des feuilles de calcul.

L'adoption de la solution Planning Analytics a également permis d'éviter le recrutement de deux contrôleurs financiers supplémentaires qui auraient été nécessaires pour soutenir la croissance. L'introduction de cette solution permettra également de réaliser des économies de main-d'œuvre supplémentaires au fil du temps.

Selon Talbot, les rapports financiers produisent des données pour Robertson Group beaucoup plus riches qu'auparavant. Et ils sont plus largement déployés dans l'ensemble de l'organisation. Il ajoute que d'autres secteurs de l'entreprise, notamment la gestion des installations, envisagent également d'utiliser le logiciel Planning Analytics.

Talbot indique que Robertson Group commence à « s'initier à IBM Planning Analytics Workspace ». Et Bradshaw d'ajouter « À présent que l'utilisateur est dans Planning Analytics, Planning Analytics Workspace est disponible et fait partie de la feuille de route. Nous allons commencer à amener les utilisateurs à s'engager dans Planning Analytics Workspace. »

Robertson Group

Fondée en 1966 et basée à Stirling, en Écosse, Robertson Group (lien externe à ibm.com) est l'une des plus grandes entreprises familiales du Royaume-Uni dans le domaine de la construction, des infrastructures et des services de support. En collaboration avec ses clients, l'entreprise investit, développe, construit et gère l'ensemble de l'environnement immobilier, y compris de grands projets et des projets résidentiels et commerciaux. Robertson Group propose des services de développement immobilier, de fabrication de cadres temporels, de projets d'investissement et de construction de nouvelles maisons, ainsi que la gestion d'installations pour des clients à l'échelle nationale. L'entreprise déclare un chiffre d'affaires d'environ 600 millions d'euros et dispose d'une cinquantaine d'unités d'exploitation. Elle travaille en permanence sur 150 contrats ou plus.

À propos de Spitfire Analytics Limited

Situé à Handforth, dans le Cheshire au Royaume-Uni, Spitfire Analytics (lien externe à ibm.com) est un partenaire commercial IBM composé de quatre professionnels de la finance qui savent qu'une planification précise et automatisée peut positionner une équipe financière au cœur de l'activité d'une organisation. L'entreprise associe sa compréhension détaillée de l'importance de la planification financière à ses compétences et à son expérience dans la mise en œuvre de la solution IBM Planning Analytics. Elle est spécialisée dans la conception, la mise en œuvre, la gestion et le support du logiciel Planning Analytics pour la production de rapports, la budgétisation, la planification, la prévision et l'analyse. Spitfire Analytics a été fondée en 2016.

Composants de la solution

• Cloud & Data Platform
• Planning Analytics

Passer à l'étape suivante

Pour en savoir plus sur les solutions IBM de cette référence client, veuillez contacter votre représentant IBM ou votre partenaire commercial IBM.