King Living Pty. Ltd.

Enjeu commercial

Après avoir connu une croissance mondiale récente, King Living Pty. Ltd. éprouvait des difficultés à établir des rapports financiers de routine. Et bien trop souvent, ces dossiers contenaient des chiffres obsolètes.

Transformation

L'entreprise, en collaboration avec Octane, a lancé une plateforme centralisée de production de rapports qui rassemble les données financières et ERP des différents départements et continents.

Résultats

L'enjeu commercial

Se mondialiser

Déjà reconnue dans toute l'Australie comme une source de premier ordre pour le mobilier d'intérieur, l'entreprise King Living a capitalisé sur ce succès en étendant ses activités au niveau mondial au cours des 18 derniers mois, et en ouvrant de nouvelles salles d'exposition à Singapour, en Nouvelle-Zélande, en Malaisie, au Canada et en Chine.

Si cette évolution a permis à l'entreprise de s'affirmer en tant qu'acteur mondial sur le marché de l'ameublement, elle a également engendré un certain nombre de défis pour l'entreprise, en particulier concernant l'établissement de rapports financiers réguliers.

« Tout était dans Excel », explique Tim Farag, analyste principal de l'entreprise. « Mais Excel ne pouvait pas contenir toutes les informations relatives à nos transactions. Nous avons dû consolider différentes feuilles de calcul, convertir d'autres devises en dollars australiens. L'extraction des informations prenait beaucoup de temps et, avec autant d'étapes manuelles, il y avait différents pièges dans lesquels on pouvait tomber. Parfois, nous ne savions pas si les données que nous communiquions étaient fiables. »

« Il est devenu très difficile de fournir rapidement les informations demandées par notre propriétaire et PDG », ajoute Rajnesh Prasad, responsable mondial des finances chez King Living. « Nous préparons des dossiers de gestion mensuels pour nos cadres. Nous produisons des rapports sur les activités de fabrication et de vente. Et à chaque petit changement, nous étions obligés de réexécuter toutes les requêtes. »

Pour mieux gérer cette croissance et renforcer ses capacités de prévision et de budgétisation, l'entreprise s'est mise à la recherche d'une nouvelle plateforme de production de rapports. « Nous avions besoin d'un outil capable de mesurer les performances et de fournir les données dont notre équipe de direction avait besoin pour prendre les bonnes décisions », explique Farag. « Nous devions être en mesure de déterminer si, par exemple, il fallait ouvrir un nouveau magasin ou une nouvelle salle d'exposition dans un pays donné, à un endroit donné. Ou encore si nous devions reporter l'ouverture en raison des performances actuelles. »

Parcours de transformation

Quantités connues

Après avoir envisagé plusieurs options, King Living a rapidement choisi de normaliser ses efforts de production de rapports de back-office sur le logiciel IBM® Planning Analytics.

« Nous voulions disposer d'une seule source de vérité », explique Prasad. « Nous sommes désormais une entreprise mondiale et nous avions besoin d'une vision globale de nos activités. J'avais déjà travaillé avec Planning Analytics. C'est un outil mondialement connu dans le domaine de la finance, et je savais qu'il pouvait nous apporter ce dont nous avions besoin. »

Et pour mettre en place la nouvelle architecture de production de rapports, Prasad s'est tourné vers un autre partenaire de confiance : Octane Software Solutions, spécialiste de la veille stratégique et partenaire commercial IBM. « Il se trouve que j'avais déjà travaillé avec eux », explique-t-il. « Octane a très vite compris nos besoins et notre activité. Je savais qu'ils nous permettraient de faire les économies et d'obtenir la qualité que nous recherchions. »

L'équipe d'Octane a commencé par une série d'ateliers de découverte pour mieux comprendre les processus et les besoins existants du client. À partir de ces discussions, Octane a élaboré un plan visant à automatiser plusieurs tâches courantes et à rationaliser les efforts de production de rapports.

Outre le déploiement du logiciel IBM, Octane a également mis en place un tableau de bord des ventes qui offre une vue directe sur la plateforme SAP ERP récemment mise à jour, permettant à l'entreprise de programmer des rapports réguliers ou de générer des requêtes ad hoc capables d'analyser et d'organiser les données de diverses manières.

« Vous pouvez le couper et le découper à votre guise », ajoute Farag. « Par produit. Par catégorie. Nous disposons d'outils de production de rapports des ventes qui permettent de comparer les emplacements, la superficie et le trafic. Nous disposons de rapports sur les salaires, ce qui nous permet de visualiser les heures sur une base hebdomadaire, jusqu'au niveau de la personne. »

Il poursuit : « Nous avons des rapports ad hoc. Nous pouvons analyser les données par jour, par semaine, par mois, par année – toutes ces données financières que nous aimons consulter. Et nous appliquons cela à notre budgétisation, qui passe également par Planning Analytics. Nous pouvons comparer ce que nous faisons actuellement avec ce que nous avons fait par le passé. »

Résultats

Les bonnes données. Tout de suite.

Ces efforts de rationalisation des rapports ont rendu les informations beaucoup plus facilement accessibles aux décideurs clés et ont réduit les charges de travail associées. Prasad explique : « Par exemple, nous préparons un rapport sur le retour sur investissement par employé, ce qui nous prenait auparavant une semaine. Aujourd'hui, cela se fait en cinq minutes. »

Et d'ajouter : « De la même façon, l'ensemble des rapports mensuels destinés à notre PDG est désormais réalisé via Planning Analytics. Auparavant, cela prenait environ trois jours – si tout se passait bien. Et il ne s'agissait pas de données en temps réel. Aujourd'hui, il faut à peu près une demi-journée pour tout mettre en place. De plus, il s'agit de données en temps réel, si bien qu'une modification tardive peut être actualisée rapidement. »

Il poursuit : « Cela nous donne plus de temps pour analyser les chiffres au lieu de juste les préparer. Et grâce au logiciel IBM, nous pouvons être sûrs que les chiffres que nous examinons sont corrects. »

Outre des données financières et ERP globales plus facilement accessibles et assimilables, King Living est mieux préparée pour les prévisions, la planification budgétaire et les discussions relatives à la croissance.

« Octane nous a fourni exactement ce qu'il nous fallait », conclut Prasad. « Désormais, avec Planning Analytics, nous pouvons obtenir les états financiers consolidés de l'ensemble du groupe sur une seule page, juste en appuyant sur un bouton. »

King Living Pty. Ltd.

Société fondée en 1977, King Living (lien externe à ibm.com) est reconnue comme l'un des principaux concepteurs et détaillants de meubles en Australie. L'entreprise, dont le siège se trouve à Sydney et qui est spécialisée dans le mobilier de maison moderne, exploite actuellement 15 salles d'exposition dans tout le pays. Ces dernières années, elle a également ouvert des salles d'exposition à Singapour, en Malaisie, au Canada, en Chine et en Nouvelle-Zélande.

À propos d'Octane Software Solutions

Octane (lien externe à ibm.com) propose, en région Asie-Pacifique, des solutions de gestion de la performance et de veille commerciale de premier plan. L'entreprise, basée à Sydney (Australie), propose également des services de conseil, de formation et de bilan de santé.

Composant de la solution

• Planning Analytics

Pour aller plus loin

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Pour plus d'informations sur les solutions d'aide à la décision d'Octane Software Solutions et pour découvrir ce que l'entreprise peut faire pour vous, visitez le site : Octane(lien externe à ibm.com).