Ces dernières années, un célèbre fabricant de câbles en fibre optique public a rapidement augmenté sa part de marché et sa part de ventes par le biais de la modernisation industrielle. Au cours de ce processus, le département financier du fabricant a été confronté à de nombreux défis majeurs, dont l’un concernait la mise en place d’une équipe de services financiers efficace et compétitive afin de fournir les meilleurs services financiers, d’améliorer l’efficacité financière, de réduire les coûts de service et de réaliser des innovations dans le système financier.

En établissant un partenariat stratégique avec Fortune Technology Company, le célèbre fabricant de câbles optiques public a adopté les services de conseil et d’implémentation du robot financier RPA de Fortune Technology basés sur IBM® Cloud Pak for Automation pour optimiser ses processus financiers, réduire ses coûts et augmenter son efficacité. Dans le même temps, il a également favorisé la transformation de son organisation financière et posé des bases solides pour construire une finance numérique et intelligente à l’avenir.

Ces dernières années, un fabricant de câbles à fibre optique public bien connu a rapidement augmenté sa part de marché et son chiffre d’affaires grâce à la modernisation industrielle. Ce développement rapide s’est accompagné d’une augmentation constante du volume d’activité de son service financier, qu’il fallait désormais gérer efficacement.

Le personnel du centre de règlement, du centre de vente et du centre de fabrication du service financier était chargé de la gestion des créances et des dettes de l’entreprise envers ses clients et ses fournisseurs (téléchargement des relevés bancaires, ventilation des recettes, ventilation et comptabilisation des recettes et comptabilisation des paiements), de l’application de facturation, de la maintenance des informations relatives aux factures, de l’émission des effets bancaires, de la comptabilisation et de la saisie des effets, ainsi que d’autres opérations financières.

Son personnel financier avait l’habitude de se connecter et d’utiliser chaque jour plusieurs systèmes back-end et front-end, y compris les systèmes de banque en ligne de l’entreprise, le système OA, le système de stockage cloud de l’entreprise, le système financier, le système de gestion des fonds, le logiciel de gestion des impôts, le système d’approbation des processus, etc. Le personnel financier devait effectuer des opérations et des processus financiers fastidieux et complexes. Il était donc très gêné par une charge de travail importante et un manque d’efficacité, et devait souvent faire des heures supplémentaires les jours de semaine et à la fin de chaque mois. Par exemple, pour télécharger les relevés bancaires de l’entreprise sur Internet, le personnel du centre de règlement du département des finances devait se connecter aux systèmes bancaires de l’entreprise sur Internet de plus de 10 banques et les utiliser, ce qui impliquait plus de 100 comptes bancaires par jour. Le téléchargement des relevés bancaires était fastidieux et source d’erreurs, et il était particulièrement difficile de gérer les périphériques USB des différents systèmes de banque en ligne de l’entreprise.

L’entreprise avait donc impérativement besoin d’une solution intelligente pour l’aider à mettre en place une équipe de services financiers efficace et compétitive, afin de fournir des expériences de services financiers optimales, d’améliorer l’efficacité du travail et de réduire les erreurs humaines et les coûts de service.

Après l’adoption des processus opérationnels automatiques des robots financiers RPA, les tâches fastidieuses et répétitives peuvent désormais être effectuées 24 h/24 et 7 j/7, ce qui permet d’économiser considérablement le temps consacré par le personnel financier à divers processus. Par exemple, après avoir analysé les heures de travail des opérations de facturation existantes et des opérations de gestion des fonds du centre de règlement, les robots financiers RPA ont été introduits pour économiser respectivement 75 % et 73 % des heures de travail investies dans les deux scénarios métier. En outre, le temps consommé pour le traitement des données métier non structurées et l’examen manuel est désormais éliminé, ce qui permet effectivement d’économiser des coûts inutiles et d’améliorer la productivité des employés.

La rapidité et l’efficacité des réponses métier ont été améliorées

Après que la plupart des tâches répétitives ont été traitées par les robots financiers RPA, leur précision, leur efficacité et leur conformité ont été améliorées dans une large mesure. Par exemple, dans les processus de téléchargement des relevés bancaires et de comptabilité du centre de règlement du département des finances, les robots ont automatiquement téléchargé, trié et livré une grande quantité de données, ce qui a non seulement grandement amélioré l’efficacité, mais a également permis d’atteindre un taux de précision de 100 %. Le temps nécessaire à la préparation des rapports mensuels a été ramené de 10 à 6 jours.

Le problème de pénurie de personnel au sein du département financier a été résolu

Dans l’entreprise, de nombreux processus financiers complexes devaient être exécutés par le personnel du département financier, ce qui nécessitait beaucoup de main-d’œuvre et de ressources matérielles pour traiter les tâches répétitives et fastidieuses. Après l’introduction des robots financiers RPA, le personnel du département financier peut effectuer des tâches sans problème les jours de semaine et à la fin de chaque mois, et n’a plus besoin de faire des heures supplémentaires.

Le lancement des 9 robots financiers a permis de résoudre efficacement les principaux problèmes du département financier, de transformer les méthodes de travail et les concepts du personnel financier et de promouvoir la refonte de l’organisation financière, en exigeant du personnel qu’il améliore ses compétences et ses aptitudes. Par la suite, les robots financiers identifieront et mettront en œuvre davantage de scénarios d’application pour le département financier, reconnaîtront des scénarios métier représentatifs et utiles (en renforçant l’IA), découvriront des processus représentatifs pour les départements opérationnels front-end et back-end et lanceront des programmes pilotes, amélioreront l’utilisation des robots et les normes d’évaluation, développeront continuellement leurs capacités en matière de livraison, d’exploitation et de maintenance, sur la base desquels un centre d’excellence (CoE) robotisé sera mis en place.

L’automatisation robotisée des processus (RPA) est devenue une tendance généralisée du développement. À l’avenir, avec IBM® Cloud Pak for Business Automation, Fortune Technology Company aidera davantage d’entreprises à optimiser leurs processus financiers, à améliorer l’efficacité et la qualité des processus métier, à réduire les risques liés à la conformité financière, à allouer des ressources à des activités à plus forte valeur ajoutée, à promouvoir la transformation financière et à favoriser la réinvention numérique des entreprises à l’avenir.

Fondée en 2013, Fortune Technology Company (lien externe à ibm.com) (également appelée « Fortune Technology ») s’engage à fournir aux organisations et aux entreprises des ressources humaines numériques flexibles. Aboutissement de pratiques à long terme et d’années de développement, Fortune Technology a accumulé de riches expériences dans l’automatisation des systèmes de données et des systèmes d’information, et son champ d’activité couvre la vente de produits RPA de bout en bout, le consulting de projet, le développement de processus et l’implémentation de logiciels, l’exploitation et la maintenance de processus, ainsi que la formation technique. Fortune Technology possède des filiales basées à Guangzhou, Shanghai, Hong Kong et Dalian, ce qui lui permet de fournir à ses clients une assistance et des réponses localisées dans les meilleurs délais.