Automatización del proceso de compra a pago (P2P)

El proceso de compra a pago tiene muchas partes móviles y, a medida que una empresa crece, la gestión manual de cada paso resulta cada vez más compleja. Con más solicitudes de compra, facturas e interacciones con los proveedores con las que hacer malabares, aumenta el riesgo de errores o pérdida de documentación. Las soluciones de software y la automatización del proceso de compra a pago reúnen todo en un sistema integrado y fluido que conecta las compras y las cuentas por pagar, lo que hace que todo el proceso sea más gestionable y eficaz.

Las tecnologías avanzadas como la inteligencia artificial (IA), el machine learning (ML) y la automatización de procesos robóticos (RPA) reducen los errores y los cuellos de botella y aumentan la productividad general. Las organizaciones que implementan la automatización del proceso de compra a pago pueden agilizar la gestión de proveedores, optimizar su proceso de compras y obtener una mayor visibilidad de sus transacciones financieras. La automatización de la cadena de suministro hace que la gestión de proveedores sea más sencilla y mejora la toma de decisiones a través de mejores datos.

Una ventaja clave de la automatización P2P es su capacidad para simplificar los procesos, crear coherencia e imponer el cumplimiento en todas las actividades de compras. Las comprobaciones integradas, como la comparación triple (comparación de órdenes de compra, facturas y recibos), ayudan a prevenir discrepancias y fraudes.

Por ejemplo, según un estudio reciente, solo alrededor de un tercio de las organizaciones utilizan herramientas de automatización en áreas como las compras (el 33 %) y las cuentas por pagar (el 35 %). Sin embargo, las empresas que han optimizado totalmente la automatización de las cuentas por pagar reciben un 33 % menos de pagos duplicados o incorrectos en comparación con las que no han hecho el cambio¹.

Los flujos de trabajo de aprobación automatizados ayudan a garantizar que las compras sigan las políticas de la empresa. Características como el procesamiento digital de facturas con tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) reducen la necesidad de introducir datos manualmente, lo que acelera el proceso de pago y mejora las relaciones con los proveedores a través de mejores notificaciones.

Los sistemas automatizados también proporcionan análisis en tiempo real y conocimiento sobre los patrones de gasto, lo que ayuda a las empresas a identificar oportunidades de ahorro de costes. La integración de la automatización P2P con la planificación de recursos empresariales (sistemas ERP) y las herramientas financieras ayuda a garantizar que las actividades de compras estén alineadas con las necesidades empresariales más amplias.

A medida que las empresas se esfuerzan por conseguir una mayor agilidad operativa, la automatización del ciclo de compra a pago se ha convertido en una iniciativa esencial para gestionar eficazmente el flujo de caja y las operaciones a largo plazo.

La automatización del proceso P2P es esencial para las organizaciones que buscan escalar eficazmente y operar con un mayor control. Al sustituir las tareas manuales por flujos de trabajo automatizados, la adquisición digital ayuda a las organizaciones a ir más allá de los sistemas obsoletos mediante la creación de flujos de trabajo más ágiles y conectados que favorecen la velocidad y la precisión.

Este cambio implica elegir la solución de compras adecuada que admita varios módulos adaptados a las necesidades de la organización. IBM, que opera en más de 170 países y cuenta con más de 13 000 proveedores, ha transformado sus propias operaciones de compras mediante la utilización de IA, automatización y blockchain. Esta transformación permitió a su equipo de compras incorporar proveedores diez veces más rápido y realizar análisis de precios en diez minutos en lugar de dos días².

Aun así, los directores de compras (CPO) podrían necesitar más convencimiento. Conocidos por ser cautelosos a la hora de tomar decisiones, tienen un 60 % más de probabilidades que otros ejecutivos de considerar que la IA generativa no es importante, sobre todo debido al escepticismo sobre el ROI. Pero no verán ningún ROI a menos que comiencen a usarlo. Los CEO pueden guiar a los CPO hacia las oportunidades de mayor impacto. Por ejemplo, el 59 % de los CPO cree que es muy importante aplicar la IA generativa a los análisis predictivos de gastos y abastecimiento.³. 

En un entorno empresarial dinámico, la capacidad de adaptarse rápidamente a los cambios del mercado es crucial. La automatización P2P elimina los silos al conectar las funciones de compras y cuentas por pagar, lo que ayuda a garantizar que los equipos de adquisiciones y las partes interesadas tengan acceso a la información correcta en el momento adecuado. Esto conduce a una toma de decisiones más rápida, operaciones más eficientes y una mayor alineación entre los objetivos financieros y estratégicos.

Además, automatizar el ciclo P2P es vital para mitigar los riesgos asociados con los errores humanos, el fraude y el incumplimiento. Los sistemas automatizados aplican procedimientos estandarizados y mantienen registros de auditoría detallados, lo que ayuda a garantizar la transparencia y la responsabilidad durante todo el ciclo de vida del proceso de adquisición. Esto protege los activos financieros de la organización y refuerza su reputación en el mercado.   

Y lo que es más importante, la automatización ayuda a reducir el riesgo. Confiar en procesos manuales deja espacio para el error humano y la actividad fraudulenta. Con la automatización P2P, las organizaciones pueden aplicar políticas coherentes, mantener registros de auditoría exhaustivos y ayudar a garantizar que cada paso del proceso de adquisición sea transparente y responsable.

La automatización del proceso de compra a pago (P2P) implica integrar la tecnología para agilizar y mejorar cada fase de la compra y el pago. Esta transformación reduce la intervención manual, minimiza los errores y ayuda a garantizar el cumplimiento de las políticas de la organización. Algunos ejemplos de automatización del proceso P2P son:​

El proceso comienza cuando un departamento reconoce la necesidad de bienes o servicios. En lugar de rellenar y enviar manualmente las solicitudes de compra, los sistemas automatizados permiten a los empleados enviar solicitudes de compra digitales, detallando los artículos y especificaciones requeridos. Este enfoque digital estandariza las solicitudes y proporciona un seguimiento en tiempo real.

Una vez que se envía una solicitud, los flujos de trabajo automatizados la envían a los gestores apropiados para su aprobación. Estos flujos de trabajo se pueden personalizar en función de factores como el departamento, el presupuesto o el tipo de artículo, lo que ayuda a garantizar un proceso de aprobación más rápido.

La automatización ayuda a evaluar proveedores potenciales mediante el análisis de criterios como precios, fiabilidad y calidad. Una vez seleccionados, los proveedores pueden utilizar portales de autoservicio para entrada y actualizar su información, lo que ayuda a agilizar el proceso de incorporación y mantener registros precisos. ​Muchos sistemas también admiten la gestión de contratos, lo que ayuda a garantizar que los acuerdos se controlen, actualicen y cumplan durante toda la relación.

Una vez que se aprueba un pedido, un sistema de automatización de compras para pagar o pedidos de compra puede generar al instante una orden de compra con detalles precisos y enviarla electrónicamente al proveedor. Esto elimina el riesgo de errores al crear órdenes de compra manuales y acelera el proceso de pedido.

En el momento de la entrega, los sistemas automatizados cotejan los bienes o servicios recibidos con la orden de compra correspondiente. Este paso verifica que el pedido esté completo y cumpla con los requisitos especificados.

Los proveedores envían facturas electrónicamente. La automatización de AP utiliza la tecnología OCR (reconocimiento óptico de caracteres) durante el procesamiento de facturas para escanear y extraer detalles clave, cotejando las facturas con las órdenes de compra y los recibos de entrega antes de la aprobación de la factura. Este paso de validación de correspondencia a tres bandas ayuda a garantizar que los pagos solo se realizan por los bienes y servicios que se han pedido y recibido, reduciendo las disputas y los posibles fraudes.  

Después de una coincidencia y aprobación exitosas, las empresas pueden usar el software de automatización para programar y procesar los pagos a los proveedores a tiempo y ayudar a garantizar que cumplan con los términos acordados. Los pagos pueden ejecutarse a través de varios métodos digitales, lo que reduce el riesgo de recargos por mora y fortalece las relaciones con los proveedores. La automatización también mejora la gestión del flujo de caja al proporcionar más visibilidad de las próximas obligaciones financieras.

Los sistemas P2P automatizados recopilan y analizan datos a lo largo del proceso de adquisición y ofrecen conocimiento sobre los patrones de gasto, el rendimiento de los proveedores y la eficiencia de los procesos. Estos análisis ayudan a mejorar la toma de decisiones y respaldan la mejora continua de los procesos.

Las tecnologías clave utilizadas en la automatización P2P incluyen:​

Inteligencia artificial y machine learning: la IA en la compra y los algoritmos de ML analizan los datos de compra para predecir tendencias, optimizar las decisiones de compra e identificar anomalías que podrían indicar problemas de fraude o cumplimiento. La IA generativa apoya el sourcing estratégico y la negociación descubriendo patrones en los datos de mercado, revelando oportunidades para agregar compras o reducir significativamente costes que de otro modo podrían pasar desapercibidos³. Estas tecnologías permiten que los sistemas aprendan de los datos históricos, mejorando la toma de decisiones con el tiempo. ​

Plataformas basadas en la nube: las soluciones modernas de adquisición a pago suelen utilizar plataformas basadas en la nube para integrar los flujos de trabajo de finanzas y adquisiciones en sistemas unificados. Estas soluciones de automatización P2P ofrecen escalabilidad, acceso a datos en tiempo real y una mejor colaboración entre departamentos y con socios externos. ​Por ejemplo, SAP Ariba cubre el proceso de origen a pago (S2P) desde el principio hasta el final, incluyendo el sourcing estratégico, la gestión de la cadena de suministro, la gestión de proveedores, el aprovisionamiento, la optimización del capital circulante, la gestión de facturas y la visibilidad de los gastos.

Automatización de procesos robóticos: la RPA automatiza las tareas repetitivas, como la entrada de datos, la creación de pedidos de compra y el procesamiento de facturas. Al imitar las acciones humanas, RPA reduce el esfuerzo manual, minimiza los errores y acelera el procesamiento de transacciones. ​

Reconocimiento óptico de caracteres: la tecnología OCR convierte diferentes tipos de documentos, como facturas escaneadas y entradas de mercancías, en texto legible por máquina. Esto ayuda a extraer e introducir datos automáticamente, lo que agiliza el procesamiento de facturas y reduce el trabajo manual.

Intercambio electrónico de datos (EDI): EDI permite el intercambio electrónico de documentos comerciales entre organizaciones en un formato estandarizado. En P2P, EDI facilita una comunicación fluida con los proveedores, gestionando automáticamente transacciones como órdenes de compra y facturas, mejorando la velocidad y la precisión.

Los beneficios clave de automatizar el proceso P2P incluyen:​

Mayor eficiencia y productividad: la automatización de tareas como el ingreso de datos y el procesamiento de facturas ayuda a reducir el trabajo manual. Esto les da a los equipos del departamento de compras y de finanzas más tiempo para centrarse en objetivos y estrategias generales.

Precisión mejorada y reducción de errores: la automatización minimiza la intervención humana en el manejo de datos. Con menos entrada manual, hay menos margen para errores. La automatización ayuda a mantener los datos financieros limpios y fiables, lo que ayuda a garantizar informes financieros precisos y mejora los procesos de toma de decisiones.​

Mayor cumplimiento y prevención del fraude: la digitalización del proceso P2P ayuda a garantizar el cumplimiento de las políticas internas y las normativas externas. Los sistemas automatizados aplican procedimientos estandarizados y mantienen registros claros, lo que reduce el riesgo de fraude. ​

Ahorro de costes: el uso de la automatización para agilizar las actividades de adquisición reduce los costes al reducir los gastos operativos asociados al procesamiento manual y mitigar los costosos errores causados por las ineficiencias. Un mejor cumplimiento y la prevención del fraude también ayudan a evitar multas o pérdidas.

Mejores relaciones con los proveedores: pagar a los vendedores a tiempo y mantener una comunicación eficaz genera confianza, lo que puede mejorar los procesos de pago y, potencialmente, conducir a condiciones, descuentos en los pagos y asociaciones más favorables.

Mayor visibilidad y control del gasto: los sistemas P2P automatizados proporcionan visibilidad en tiempo real de los patrones de gasto y las actividades de adquisición. Esta visibilidad permite a las organizaciones supervisar eficazmente los presupuestos, identificar las oportunidades de ahorro y tomar decisiones financieras con conocimiento de causa. ​