¿Qué es la gestión de proyectos lean (LPM)?

LPM ayuda a los stakeholders y a los clientes a priorizar las iniciativas de desarrollo de productos y aplicaciones para centrarse en las soluciones que presentan el mayor valor empresarial.

En lugar del enfoque clásico del desarrollo de productos basado en tareas y recursos, un enfoque lean se centra en validar los resultados. Se basa en la filosofía de que ofrecer los componentes más valiosos de un producto es más eficiente y eficaz. Poner a más personas en un trabajo para entregar el producto general antes a menudo crea un mayor riesgo y coste.

LPM es una competencia central del enfoque de gestión empresarial lean, destinada a ayudar a las organizaciones a lograr la agilidad empresarial. El objetivo es alinear la estrategia, la financiación de la inversión, el gobierno y los operadores de portfolio ágiles de una organización para generar un mayor valor.

LPM permite a las empresas:

• Identificar y priorizar las actividades más valiosas e importantes
• Ofrecer un trabajo de ROI alto de forma rápida y con un mínimo de interrupciones
• Garantizar que las actividades de inversión estén alineadas con los objetivos de la empresa
• Validar eficazmente el trabajo al final de cada sprint

Un enfoque lean-ágil para las prácticas de gestión de portfolio de una organización es más adecuado para los cambios rápidos y la disrupción de los mercados modernos que un enfoque tradicional de portfolio de productos. El sistema lean-ágil puede abordar mejor las necesidades de los clientes al adherirse a estos principios básicos:

• Céntrese en el valor
• Entregar de forma incremental
• Descentralizar la toma de decisiones
• Ser más ágil
• Utilizar resultados objetivos
• Reevaluar y mejorar

Centrarse en el valor: en LPM, el enfoque general de los procesos empresariales es ofrecer valor a los clientes, en lugar de cumplir con un plazo, como es más común en la gestión tradicional de portfolios de proyectos. LPM pide a una organización que defina qué significa "valor" para toda la empresa, de modo que los proyectos puedan ofrecer exactamente lo que necesitan los clientes y los stakeholders.

Entregar de forma incremental: de acuerdo con otras competencias del marco ágil escalado (SAFe), LPM utiliza la entrega incremental, dividiendo los proyectos en partes pequeñas, que pueden completarse y entregarse más rápidamente que los proyectos enteros en la gestión de portfolios. Estos ciclos de financiación y desarrollo más cortos reducen el riesgo, permiten una implementación más regular del feedback de los clientes y hacen que los equipos (y los proyectos) sean más flexibles.

Descentralizar la toma de decisiones: permitir que los equipos sean más autónomos a la hora de cumplir los objetivos empresariales promueve la productividad y la resolución creativa de problemas. También ayuda a eliminar los cuellos de botella y a acortar los atrasos.

Ser más ágil: trabajar en sprints cortos y promover la autonomía individual y del equipo hace que los equipos sean más ágiles y más capaces de reevaluar y volver a priorizar continuamente los objetivos del portfolio, la estrategia y el backlog.  

Utilice resultados objetivos: los principios lean hacen hincapié en lograr los resultados deseados (entrega de valor y mejora de los flujos de valor) en lugar de limitarse a cumplir las métricas. Este enfoque permite a los equipos identificar indicadores clave de rendimiento (KPI) más útiles y alinear mejor los objetivos estratégicos con resultados que maximicen el valor para el cliente.

Reevaluar y mejorar: en la gestión de portfolios tradicional, las hojas de ruta y los objetivos empresariales pueden dejar de alinearse con las necesidades del mercado con el tiempo. LPM hace hincapié en recalibrar los objetivos con regularidad con las opiniones de los clientes y las partes interesadas. Estos ciclos de feedback crean guardarraíles para que las políticas y los procesos de financiación cumplan mejor los objetivos estratégicos.

LPM implica que la empresa gestione su portfolio de productos, identifique y priorice las propuestas de inversión con el mayor valor y financie esas propuestas. Con LPM, también se crean bucles de feedback, lo que ayuda a los gestores de portfolio a entregar productos o soluciones más rápido con una asignación eficiente de recursos.

Si se realiza correctamente, LPM crea un entorno que enfatiza la innovación y la mejora continua. Esto ocurre cuando la planificación, los procesos de financiación y la estrategia empresarial se alinean con los resultados comerciales deseados de la empresa.

Las características de LPM incluyen:

• La capacidad de identificar y priorizar las actividades más valiosas e importantes
• Entrega de trabajos de alto ROI rápidamente y con interrupciones mínimas
• Garantizar que las actividades de inversión estén alineadas con los objetivos de la empresa
• Validación eficiente del trabajo al final de cada sprint

Muchas organizaciones luchan por encontrar el éxito tras una transformación ágil debido a la incapacidad de mantener la alineación de los equipos en toda la organización. Centrarse en las diferentes dimensiones de la LPM puede ayudar a las organizaciones a mantenerse alineadas con los principios lean-ágil.

La financiación de estrategias e inversiones mantiene el portfolio alineado, asegurándose de que se prioriza en función del valor empresarial y el ROI, de modo que la empresa pueda desarrollar y mantener las soluciones que necesitan los clientes. Su función es dirigir la financiación de las inversiones a los proyectos más valiosos y asegurarse de que la organización pueda alcanzar sus objetivos empresariales más importantes.

Con la estrategia y la financiación de las inversiones, el equipo puede ajustarse y planificar continuamente de acuerdo con las cambiantes demandas y oportunidades del mercado. Los objetivos basados en resultados y los temas estratégicos deben establecerse y luego reevaluarse para cada portfolio. Estos pueden refinarse aún más con objetivos y resultados clave (OKR) para aclarar en qué debe invertir la empresa.

Las operaciones ágiles de portfolio organizan la ejecución de los programas descentralizados, apoyando y permitiendo el éxito de la operación. Las responsabilidades de las operaciones de portfolios ágiles incluyen:

• Coordinar los flujos de valor garantizando la cooperación entre las soluciones
  
  
• Apoyar la ejecución del programa a través de las principales partes interesadas que adoptan una nueva forma de trabajar
  
  
• Fomentar la excelencia operativa mediante la mejora de las prácticas, la eficiencia y los resultados

Las herramientas ágiles, como los tableros Kanban, pueden ayudar a los gestores de portfolio a visualizar el éxito de un portfolio en particular a lo largo de su ciclo de vida.

El gobierno lean se encarga de los gastos de medición, gasto, cumplimiento, auditoría y forecasting de la empresa. Requiere que los propietarios de las empresas, los trabajadores ágiles y los arquitectos empresariales se impliquen activamente en estas responsabilidades:

• Elaborar presupuestos y previsiones dinámicos que implican comprender los costes pasados y potenciales futuros de cada solución
  
  
• Crear métricas mínimas para cada portfolio para impulsar la implementación de la estrategia, los límites acordados están alineados con el gasto y los resultados mejoran continuamente

La elaboración de presupuestos lean es un enfoque LPM rentable para reducir los costes basados en proyectos, aumentar el rendimiento y mejorar la productividad de los equipos multifuncionales.

La elaboración de presupuestos lean prioriza los flujos de valor por sobre los proyectos y encarga a las empresas la tarea de definir los flujos de valor (por ejemplo, productos, sistemas o servicios) que más importan a sus clientes. Esto brinda a los equipos flexibilidad para cambiar los planes en función del feedback de los clientes y desarrollar nuevas ideas que beneficio a la empresa y sus objetivos generales. Esto ayuda a evitar que las organizaciones gasten dinero en iniciativas que no funcionan, optimizando el flujo de valor.

El Scaled Agile Framework (SAFe) es una base de conocimientos de principios, prácticas y competencias de organización y flujo de trabajo diseñada para ayudar a las organizaciones a implementar un modelo ágil a escala empresarial. En esencia, se trata de un modelo para alinear equipos ágiles en toda una organización.

SAFe incorpora metodologías lean, ágiles, DevOps y de pensamiento sistémico en un modelo singular y escalable. Se basa en siete competencias básicas de la agilidad empresarial: liderazgo lean-ágil, agilidad técnica y de equipo, entrega ágil de productos, entrega de soluciones empresariales, gestión de proyectos lean, agilidad organizativa y cultura de aprendizaje continuo.

LPM ayuda a los gestores de portfolio a alinear mejor los portfolios y la estrategia con las inversiones y la estrategia más amplia. Si se hace bien, ayuda a optimizar el flujo de valor del portfolio.

Al utilizar LPM de SAFe, las organizaciones pueden esperar:

• Estructura de red, donde todos en un entorno ágil se organizan en torno al valor en lugar de las jerarquías tradicionales.
  
  
• Cambios incorporados a través de flujos de valor financiero que crean equipos con mayor continuidad y mayor nivel de aprendizaje y velocidad de entrega.
  
  
• Equipos sincronizados en la red, planificando, presupuestando y tomando decisiones gradualmente en lugar del rígido enfoque de planificación y presupuestación anual.
  
  
• Los casos empresariales lean se utilizan para destacar y financiar los proyectos más valiosos para la organización.
  
  
• Entrega gradual del trabajo mientras se recopilan los comentarios de los clientes y se utilizan para determinar el próximo proyecto.
  
  
• Planes adaptables y basados en el valor que están diseñados para producir el mayor valor para el cliente.

Con una mayor alineación entre la gestión de portfolios, la estrategia y la inversión, las organizaciones pueden obtener estos beneficios:

Alineación estratégica: básicamente, LPM ayuda a garantizar que los proyectos estén alineados con la estrategia y los objetivos de la empresa. Esta alineación mantiene al equipo y a la organización centrados en las iniciativas que aportan el mayor valor a los clientes.

Mayor agilidad: los sprints cortos, los bucles de feedback y los procesos de revisión regulares que se integran en las prácticas ágil, en las que se basa la gestión de proyectos lean, permiten a los equipos pivotar y adaptarse rápidamente a las cambiantes condiciones del mercado y a las demandas de los clientes.

Tiempo de comercialización más rápido: debido a la mayor alineación entre la inversión y la estrategia y al enfoque en ofrecer las soluciones más valiosas, las organizaciones pueden reducir los esfuerzos desperdiciados y comercializar los productos más importantes con mayor rapidez.

Mejora continua: LPM promueve la mejora continua a través de sprints iterativos y la mejora basada en los comentarios de los clientes y el análisis de métricas y las evaluaciones periódicas de los objetivos y estrategias utilizados para alcanzarlos.

Menos cuellos de botella y menos residuos: los principios lean-ágil permiten a los gestores de portfolio tener un mayor control de su trabajo con menos dependencias e intervenciones. Esto proporciona autonomía para encontrar soluciones creativas a los problemas, eliminando cuellos de botella en el proceso de resolución.

Además, un mayor escrutinio de la asignación de recursos y el énfasis en los proyectos ayuda a las organizaciones a eliminar el gasto en proyectos que no añaden valor.