¿Qué es la gestión ágil de portfolio?

Este método se centra en optimizar el flujo de valor a través de una organización asegurándose de que los recursos se asignan de manera efectiva, las prioridades se alinean con los objetivos estratégicos y se enfatiza la mejora continua. Los conceptos básicos de la gestión ágil de portfolio incluyen:

Flexibilidad: la capacidad de adaptarse rápidamente a los cambios.

Visibilidad: mayor transparencia en el progreso del proyecto y el portfolio.

Colaboración: mejora de la comunicación y el trabajo en equipo en todos los proyectos.

Entrega de valor: un enfoque continuo en la entrega de valor a los clientes y partes interesadas.

Creado por un grupo de desarrolladores de software en 2001, ágil es una filosofía que eleva los valores de eficiencia, comunicación y flexibilidad al servicio de la creación de productos superiores. Como se describe en el Manifiesto ágil inicial, los cuatro valores de la filosofía son:

-              Individuos e interacciones sobre procesos y herramientas

-              Software de trabajo sobre documentación completa

-              Colaboración con el cliente sobre la negociación de contratos

-              Responder a los cambios en lugar de seguir un plan

La metodología ágil no es una metodología específica, sino más bien un enfoque, y muchas metodologías diferentes se agrupan a menudo bajo el paraguas de los procesos de gestión ágiles o inspirados en ellos. Estas metodologías incluyen Scrum, programación extrema (XP), Disciplined Agile, Kanban y más.

Un portfolio es un grupo de proyectos y programas dentro de una organización que se relacionan y gestionan juntos para lograr objetivos estratégicos y resultados empresariales. La gestión tradicional de portfolio suele implicar un enfoque rígido y jerárquico con una planificación a largo plazo y procesos estrictos.

Los métodos más antiguos anteriores a la metodología ágil a menudo se basaban en un sistema conocido como "cascada", que requiere un estricto conjunto de pasos que deben completarse en orden secuencial. Este método puede tardar en adaptarse a la nueva información o a los cambios en el entorno empresarial.

Por el contrario, la gestión ágil del portfolio hace hincapié en la flexibilidad, la planificación iterativa y la retroalimentación continua mediante el uso de entradas como las métricas y el feedback de los clientes. Prioriza los flujos de valor y la entrega rápida de valor, la capacidad de ajuste basada en nueva información y un enfoque colaborativo de la gestión de portfolio de proyectos (PPM).

La capacidad de adaptarse y responder al cambio es crucial en las empresas modernas. La gestión de portfolios ágil permite a las organizaciones pivotar con rapidez y reorientar recursos hacia las iniciativas más valiosas y estratégicamente alineadas.

Este enfoque en la alineación estratégica mejora la eficiencia al promover una mejor colaboración y agilizar los procesos, lo que en última instancia conduce a una obtención de resultados más rápida y eficaz. Además, al centrarse en la entrega continua de valor en las operaciones de portfolio, las organizaciones pueden satisfacer mejor las necesidades de los clientes, lo que genera una mayor satisfacción y lealtad a la marca.

Una filosofía ágil puede aplicarse a muchos tipos de trabajo, en todos los niveles organizativos:

La gestión ágil de proyectos es la aplicación de principios ágiles a un proyecto individual. Este proyecto puede incluir varias tareas discretas y varios equipos de desarrollo que trabajan al servicio de un único objetivo, ya sea un único producto, una actualización o una nueva característica.

La gestión de programas ágil lleva la agilidad un paso más allá en la organización. La gestión ágil de programas es la aplicación de esos mismos principios ágiles a un grupo de proyectos. Esto puede requerir algunas técnicas y metodologías nuevas, como la creación de nuevos equipos ejecutivos, una acumulación compartida de recursos y una mayor comunicación entre los equipos individuales.

Una gestión de portfolios ágil debe coordinar diferentes programas, posiblemente en diferentes departamentos dentro de una organización. La gestión de portfolios se preocupa más por las preocupaciones estratégicas generales y la agilidad empresarial que los otros tipos de gestión, y las organizaciones ágiles deben considerar los objetivos generales para ayudar a garantizar que los proyectos y los programas se alineen.

La gestión de portfolios ágil incluye varios pilares clave que sirven como columna vertebral de la filosofía. Tener en cuenta estos principios puede ayudar a los jefes de equipo a organizar y fortalecer los planes de portfolio.

La gestión de portfolios ágil se ocupa de las directivas desde la parte superior de la organización. Es vital que los gestores ágiles de portfolio se aseguren de que la estrategia de una organización esté alineada con los aspectos prácticos de la ejecución individual.

La gestión de portfolios ágil mantiene la tendencia de la filosofía ágil a la planificación y mejora continuas mediante la iteración. Las estrategias deben ser ágiles y las partes interesadas deben estar preparadas para el cambio, ya provenga de fuerzas internas o externas.

La capacitación, la transparencia y la honestidad radical son pilares fundamentales de la gestión de portfolios ágil. Las ideas y la orientación pueden venir de cualquier parte, y un buen gestor de portfolios es capaz de empoderar a los desarrolladores y gestores de proyectos para que hablen.

La evaluación continua del valor empresarial de los proyectos y los portfolios es una de las tareas más importantes de un gestor de portfolios ágil. Hay varias formas de hacerlo; uno de los más comunes se denomina análisis del coste del retraso (CoD).

CoD es un cálculo simple que proporciona una cifra que indica la importancia de la finalización a tiempo de los proyectos individuales. Desde el punto de vista de un gestor de portfolio, CoD puede ser extremadamente útil para la priorización.

La gestión de portfolios ágil en sí misma no incluye ni requiere metodologías o herramientas específicas, pero existen varias metodologías y marcos ágiles que se asocian comúnmente o se utilizan en la gestión de portfolios ágil. Para implementar la gestión de portfolio ágil de manera efectiva, es útil comprender diversas metodologías ágiles, marcos, herramientas y técnicas ágiles.

Scrum es un marco para el trabajo colaborativo en equipo, llamado así por el juego de rugby en el que todos los jugadores se unen y dan un gran impulso. Promueve el desarrollo iterativo a través de ciclos cortos y manejables llamados sprints, que pueden escalarse para gestionar múltiples proyectos dentro de un portfolio.

Scrum generalmente incluye reuniones diarias, o stand-ups, y “sprints”, que son tramos de trabajo coordinados. Al final de cada sprint, se revisa y analiza el trabajo del sprint y los planes para los futuros sprints se ajustan según sea necesario para cumplir con las necesidades de la organización y sus clientes.

Kanban es una metodología para el seguimiento de tareas individuales dentro de un proyecto, generalmente presentada como un tablero, ya sea físico o digital. Se centra en visualizar flujos de trabajo y gestionar el flujo de trabajo para identificar cuellos de botella y mejorar la entrega continua.

Un tablero Kanban incluye varias columnas: en su forma más básica, "por hacer", "en proceso" y "completado". En un tablero Kanban físico, las notas adhesivas se mueven continuamente de una columna a otra a medida que las tareas avanzan en el proceso de realización.

SAFe (Scaled Agile Framework) es una base de conocimientos de principios, prácticas y competencias organizativas y de flujo de trabajo que integra principios de Scrum, Kanban y Lean para escalar prácticas ágiles en grandes empresas. Está diseñado para alinear múltiples proyectos y ayudar a garantizar la multifuncionalidad y la interoperabilidad. SAFe ofrece un enfoque estructurado para gestionar amplias portfolios de trabajo.

Estas metodologías ayudan a alinear los proyectos con la estrategia empresarial y los objetivos estratégicos, mejoran la comunicación y la colaboración entre equipos ágiles y promueven la asignación eficiente de recursos basada en prioridades. 

Se utilizan diversas técnicas y términos para respaldar la gestión de portfolios ágil. Estas técnicas facilitan el seguimiento de tareas, la gestión de sprints y la organización de backlogs, impulsando la transparencia y la colaboración dentro de los equipos y entre ellos.

Para comprender los retrasos y el progreso de los proyectos, los equipos ágiles deben estar familiarizados con los siguientes conceptos:

Características: una función específica de un producto que ofrece valor a los usuarios.

Épicos: grandes cuerpos de trabajo que pueden dividirse en tareas más pequeñas o historias de usuario. Ayudan a organizar y priorizar el trabajo de alto nivel dentro del portfolio.

Historia de usuario: descripción general de una característica desde la perspectiva del usuario. Describe qué es la característica y por qué el usuario la necesita.

Temas: amplias áreas de interés que guían las iniciativas estratégicas de la organización. Ayudan a alinear los proyectos y programas con los objetivos empresariales generales, asegurándose de que el portfolio aporte el máximo valor.

Familiarizarse con estos conceptos es una buena base para las organizaciones que comienzan su proceso de transformación ágil.

La adopción de una gestión ágil de portfolio ofrece numerosas ventajas que mejoran la capacidad de una organización para gestionar proyectos y programas de forma eficaz. Al centrarse en la flexibilidad, la colaboración, la asignación eficiente de recursos y la transparencia, las organizaciones pueden lograr mejores resultados e impulsar la mejora continua en sus portfolios.

Mayor flexibilidad: responda rápidamente a los cambios y reasigne los recursos según sea necesario para alinearse con los objetivos estratégicos.

Mejora de la colaboración: fomente una mejor comunicación y cooperación entre múltiples proyectos y equipos.

Mejor asignación de recursos: optimice el uso de los recursos, asegurándose de que se destinan a las iniciativas más valiosas.

Mayor transparencia: obtenga conocimientos claros sobre el progreso y la salud del portfolio, lo que le permitirá una mejor toma de decisiones.

Aunque la gestión de portfolios ágil ofrece beneficios significativos, las organizaciones pueden enfrentar varios desafíos en su implementación. Comprender y abordar estos desafíos es crucial para una adopción exitosa y una eficacia sostenida.

Resistencia cultural: uno de los principales desafíos es superar la resistencia cultural dentro de las organizaciones. Las metodologías ágiles exigen un cambio de mentalidad y prácticas, que puede encontrarse con el escepticismo y la reticencia de los empleados acostumbrados a los enfoques tradicionales. Abordar esta resistencia implica una gestión eficaz del cambio y fomentar una cultura ágil en toda la organización.

Alineación con los objetivos de la organización: promover la alineación de las prácticas ágiles con los objetivos y la estrategia empresariales generales es crítico. Sin esta alineación, existe el riesgo de que se desvíen los esfuerzos y los recursos. Es esencial mantener un vínculo claro entre las actividades de gestión de portfolio y los objetivos estratégicos de la organización para promover el progreso cohesivo y la entrega de valor.

Lagunas de competencias: la implementación de una gestión de portfolios ágil suele poner de manifiesto la existencia de lagunas de competencias en la organización, sobre todo en el nivel de gestión de carteras. Los equipos podrían necesitar formación y desarrollo adicionales para adoptar eficazmente las prácticas ágiles. Es necesario invertir en la formación continua y el desarrollo de habilidades para crear un personal competente y ágil.

Integración de herramientas: la integración de herramientas ágiles con los sistemas empresariales existentes puede ser un proceso complejo. Impulsar la compatibilidad y la integración perfecta es vital para evitar interrupciones y maximizar los beneficios de las herramientas ágiles. Las organizaciones deben planificar y ejecutar cuidadosamente el proceso de integración, considerando los aspectos técnicos y operativos para lograr una transición fluida.