Estrategias de reducción de costes de adquisición

La reducción efectiva de costes se centra en disminuir los gastos relacionados con la adquisición de bienes y servicios, sin que ello afecte a la calidad, la eficiencia y las relaciones sólidas con los proveedores. Cualquier cambio en la fabricación o la adquisición debe preservar la integridad del producto final.

Más que una corrección a corto plazo, la reducción de costes debe ser una estrategia a largo plazo que garantice una eficiencia y una estabilidad financiera sostenibles. Al identificar oportunidades de ahorro mediante el análisis del gasto y la comparación con los estándares del sector, las organizaciones pueden contribuir a garantizar que las reducciones de costes sean tanto sostenibles como competitivas.

Más allá de las simples iniciativas de ahorro realizadas durante el proceso de compra, la reducción de los costes de adquisición requiere un planteamiento estratégico que abarque toda la organización. Algunas de sus estrategias clave son:

• Implementar la tecnología y la IA en las adquisiciones para agilizar los procesos y mejorar la toma de decisiones.
  
  
• Renegociar y revisar los contratos con los proveedores para garantizar mejores condiciones y precios.
  
  
• Reducir el gasto inconstante mediante el cumplimiento de las políticas de adquisición.
  
  
• Mejorar los procesos administrativos y operativos para aumentar la eficiencia.
  
  
• Optimizar la gestión de categorías y licitaciones para mejorar el abastecimiento y la selección de proveedores.
  
  
• Mejorar la gestión de riesgos para evitar pérdidas financieras e interrupciones en la cadena de suministro.

Gracias a la aplicación de estas estrategias, los equipos de adquisiciones pueden optimizar los flujos de trabajo, reducir los gastos innecesarios y maximizar la rentabilidad, todo ello sin perder de vista la calidad y la estabilidad.

Aunque el ahorro de costes de adquisición es el resultado más visible y cuantificable, los equipos de adquisiciones también deben centrarse en evitar costes, prevenir gastos innecesarios y mitigar los riesgos antes de que se produzcan. La reducción y la evitación de costes contribuyen a que la organización sea más eficiente, esté más financieramente estable y sea más competitiva.

La reducción de costes en las adquisiciones es esencial porque repercute directamente en los resultados de la empresa, lo que la convierte en un indicador clave de rendimiento (KPI) para los profesionales de este departamento. Dado que el gasto en adquisiciones representa una parte significativa de los gastos generales de la empresa, incluso pequeñas reducciones pueden suponer ahorros considerables.

Una mala gestión de costes puede debilitar una empresa y generar riesgos financieros. Centrarse en la reducción de costes ayuda a las empresas a mejorar su rentabilidad, aumentar su tesorería y mantener precios competitivos. Identificar y abordar estratégicamente los costes de adquisición ayuda a mejorar la rentabilidad, aumentar la tesorería, mantener precios competitivos y reforzar el proceso de adquisición.

Los costes de adquisición pueden ser directos o indirectos. Algunos ejemplos clave son:

Costes directos

• Precio de compra: coste de los bienes o servicios adquiridos. 
  
• Materias primas: coste de las materias primas utilizadas en la fabricación o producción. 
  
• Transporte y logística: costes asociados al traslado de los bienes o servicios desde el proveedor hasta el usuario final. 
  
• Costes laborales: costes de mano de obra por hora de los contratistas. 
  
• Impuestos y aranceles: cualquier impuesto o arancel aplicable a la compra. 

Costes indirectos

• Gestión de inventario: costes asociados al almacenamiento de inventario, incluidos el almacenamiento, los seguros y la obsolescencia. 
  
• Gastos administrativos: costes asociados a la gestión del proceso de adquisición, como los salarios del personal encargado, la formación y los softwares. 
  
• Control e inspección de calidad: costes asociados a la garantía de la calidad de los bienes o servicios. 

Un conocimiento claro de estos costes ayuda a las empresas a identificar oportunidades de gasto, a negociar mejores acuerdos con los proveedores y a desarrollar estrategias de adquisición eficaces.

Además de los beneficios financieros, la reducción de los costes de adquisición mejora la gestión de riesgos. Al tener unos costes más bajos, las empresas son más resistentes a las fluctuaciones económicas, las interrupciones en la gestión de la cadena de suministro y las incertidumbres del mercado.

La aplicación de estrategias de ahorro de costes en el proceso de adquisición permite a las organizaciones mantener la eficiencia y reducir el coste total de propiedad en todo el ciclo de vida de las adquisiciones.

En el ámbito de las adquisiciones, la gestión eficaz de los gastos requiere conocer bien las distintas estrategias de ahorro. Aunque la reducción, el recorte y la prevención de costes tienen como objetivo controlar el gasto, difieren en su enfoque e impacto.

El objetivo de la reducción de costes es disminuir los gastos de adquisición de manera permanente al optimizar los procesos e incrementar la eficiencia. Estos ahorros son sostenibles y no comprometen la calidad ni el servicio. Algunas medidas son la renegociación de contratos con proveedores, la mejora de los procesos de compra y el uso de la tecnología para racionalizar las adquisiciones. El objetivo es el ahorro a largo plazo y la mejora continua.

El recorte de costes es una forma rápida de reducir el gasto, que a menudo implica cambios drásticos. Estos cambios pueden incluir la reducción de compras no esenciales, el cambio a proveedores o materiales más baratos o la reducción temporal de operaciones. Aunque proporciona un ahorro rápido, puede afectar a la calidad, el servicio o las relaciones con los proveedores, por lo que no es sostenible a largo plazo. Por lo general, se adopta como respuesta a corto plazo a las presiones financieras.

La prevención de costes evita futuros aumentos de precios en lugar de reducir los costes actuales. Ayuda a mantener los gastos estables al gestionar los riesgos y evitar gastos innecesarios. Las estrategias incluyen mejorar la gestión de los contratos mediante la negociación de precios fijos, garantizar acuerdos a largo plazo con los proveedores y utilizar la tecnología para mejorar la eficiencia. A diferencia de la reducción de costes, la prevención de costes puede no mostrar ahorros inmediatos, pero ayuda a mantener la estabilidad financiera a largo plazo. A esta técnica se la suele denominar "ahorro indirecto", y son beneficios financieros indirectos como mejoras de procesos, mitigación de riesgos y aumento de la eficiencia. Reducen los costes futuros sin repercutir directamente en los estados financieros.

En resumen, la reducción de costes persigue un ahorro permanente, el recorte de costes es una medida más inmediata, a veces reactiva, y la prevención de costes ayuda a evitar futuros aumentos de costes. Cada una de ellas tiene su lugar en una estrategia de adquisiciones completa, en función de las circunstancias y objetivos de la organización.

Las estrategias de reducción de costes pueden clasificarse en función de su plazo de impacto: a corto, medio y largo plazo. Cada una de ellas implica un enfoque diferente para optimizar los gastos y mantener la calidad, la eficiencia y la alineación con las principales partes interesadas.

Negociar con los proveedores: revise los contratos en busca de términos obsoletos o costes ocultos. Negocie mejores precios o condiciones más favorables con los proveedores existentes para obtener ahorros inmediatos, como descuentos por compras al por mayor o plazos de pago ampliados.

Eliminar el gasto inconstante: se trata de compras no autorizadas que se realizan al margen de los contratos acordados. Este tipo de gasto puede incrementar los costes, especialmente en organizaciones que no cuentan con un proceso centralizado de compra a pago (P2P). Llevar a cabo un análisis del gasto ayuda a identificar el gasto incontrolado y permite implantar controles automatizados para minimizarlo.

Reducir los costes de transporte: negocie mejores tarifas de envío y optimice los métodos de entrega para que el envío de mercancías sea más rentable.

Utilizar sus datos: la limpieza de los datos es esencial para identificar oportunidades de ahorro. Analice las compras anteriores y el rendimiento de los proveedores para mejorar las negociaciones, gestionar los riesgos y evitar gastos innecesarios.

Buscar proveedores alternativos: desarrolle una estrategia de abastecimiento sólida para garantizar bienes y servicios de alta calidad a un precio más bajo. Utilice la gestión por categorías para evaluar los patrones de gasto y el rendimiento de los proveedores, y así identificar opciones más competitivas. Recurra a licitaciones competitivas o subastas inversas para garantizar la mejor relación calidad-precio.

Probar la IA: introduzca la IA en un área que tenga el mayor potencial de éxito. Por ejemplo, el 59 % de los CPO considera muy importante aplicar la IA generativa a los análisis predictivos de gastos y adquisiciones.  La IA generativa puede respaldar el sourcing estratégico y la negociación, ya que identifica patrones en los datos de mercado y descubre rápidamente oportunidades para agregar compras o reducir costes drásticamente que los empleados podrían pasar por alto.

Consolidar las compras: combine pedidos para beneficiarse de descuentos por volumen, reducir los gastos de envío y simplificar la gestión administrativa, y así aprovechar las economías de escala y aumentar el poder adquisitivo.

Mejorar la gestión del inventario: optimice los niveles de inventario para reducir los costes de almacenamiento y evitar desabastecimientos mediante estrategias como el inventario just-in-time.

Implantar la gestión por categorías: agrupe las compras relacionadas en categorías para desarrollar estrategias específicas de ahorro de costes y optimizar el gasto en todo el ciclo de vida de las adquisiciones. Este enfoque mejora la gestión de costes, ya que permite utilizar el gasto total para reducir los precios y eliminar el exceso de inventario.

Estandarizar productos y servicios: establezca unas condiciones estándar para negociar mejores precios con menos proveedores.

Adoptar la transformación digital: si ha implementado con éxito la IA en un proceso de adquisición, amplíe su inversión en software de gestión de adquisiciones y adquisiciones electrónicas para crear oportunidades de ahorro de costes. Estas herramientas utilizan IA generativa e IA agéntica para simplificar los flujos de trabajo, mejorar la eficiencia, hacer un seguimiento del gasto y automatizar tareas de adquisición como el procesamiento de órdenes de compra.

Implemente métricas para medir el rendimiento de las adquisiciones, a partir de datos en tiempo real y previsiones para responder rápidamente a los cambios en las condiciones del mercado. IBM, que opera en más de 170 países y cuenta con más de 13 000 proveedores, ha transformado sus propias operaciones de adquisición mediante la utilización de IA, automatización y blockchain. Gracias a esta transformación, su equipo de compras puede incorporar proveedores diez veces más rápido y realizar análisis de precios en diez minutos, frente a los dos días que este proceso llevaba antes.

Establecer relaciones a largo plazo con los proveedores: forme asociaciones sólidas y continuas con los proveedores para negociar mejores precios y condiciones contractuales con el tiempo.

Reducir el riesgo de aprovisionamiento: minimice riesgos como depender demasiado de un proveedor, subidas inesperadas de precios y problemas de calidad. Disponga de planes de contingencia para los suministros críticos y utilice estrategias para evitar que los costes aumenten innecesariamente.

Externalizar: subcontrate las funciones no esenciales o traslade las adquisiciones a regiones con costes más bajos para reducir los gastos a largo plazo.

Practicar la sostenibilidad y las adquisiciones ecológicas: adquiera productos sostenibles y trabaje con proveedores respetuosos con el medio ambiente para reducir los costes operativos a largo plazo.

Mejora de los márgenes de beneficio: la reducción de costes en las adquisiciones repercute directamente en los resultados al disminuir los gastos. Este ahorro puede reinvertirse en otras áreas de la empresa, lo que aumenta los márgenes de beneficio y el rendimiento financiero.

Mayor eficiencia operativa: mediante la implantación de un software de adquisiciones, la racionalización de las actividades de compra y la optimización de las relaciones con los proveedores, las organizaciones pueden reducir los residuos y mejorar la eficiencia de sus operaciones diarias. Esto se traduce en ciclos de adquisiciones y aprobaciones más rápidos.

Fortalecimiento de las relaciones con los proveedores: las estrategias de reducción de costes a largo plazo suelen implicar el fortalecimiento de las relaciones con los proveedores. Estas relaciones pueden dar lugar a mejores precios, a un mejor rendimiento por parte de los proveedores y a eficiencias compartidas con el tiempo.

Riesgo reducido: la reducción de costes puede implicar el análisis del gasto, la diversificación de proveedores o la negociación de precios fijos, lo que ayuda a mitigar los riesgos relacionados con las fluctuaciones de precios, la gestión de la cadena de suministro o la volatilidad del mercado.

Mayor control de calidad: la reducción de costes no siempre implica recortar gastos. Mediante el sourcing estratégico y la gestión de proveedores, las organizaciones pueden encontrar formas de reducir costes sin comprometer la calidad, lo que mejora el valor total del producto.