¿Qué es un proceso de incorporación?

By Talent Management

Integre a los nuevos contratados en su organización para el éxito a largo plazo

¿Qué es un proceso de incorporación?

La incorporación es un proceso que introduce a los nuevos empleados en una organización y en su cultura. La incorporación les ayuda a integrarse y adquirir los conocimientos adecuados para llevar a cabo sus nuevas responsabilidades. Las estrategias para ayudar al trabajador a integrarse van desde la orientación, formación, tutorización hasta eventos sociales para el empleado.

Entre bastidores, los responsables de contratación también se encargan de la administración y logística de las incorporaciones, como por ejemplo, definir los beneficios y las nóminas, así como equipar a los nuevos empleados.

Muchas organizaciones tienen algún tipo de proceso de incorporación. No obstante, puede variar ampliamente en enfoque y complejidad, en función del tamaño de la empresa y los requisitos de contratación.

La incorporación puede ser simplemente una entrevista ad-hoc, una visita por el edificio y la firma de algunos documentos. Por otro lado, las grandes organizaciones pueden gestionar miles de trabajadores y depender de software de incorporación, portales de empleados, programas de orientación, etc. para integrar el nuevo talento.

Además, algunos sectores tienen que gestionar su fuerza de trabajo según las fluctuaciones de la demanda de servicios, como las compras en comercios durante las vacaciones o la temporada de impuestos. Cuando se necesita contratar a corto plazo para cubrir las demandas, la retención pasa a un segundo plano. Lo que cuenta es conseguir que los trabajadores se pongan al día rápidamente.

Aquellas organizaciones que formalizan y automatizan los programas de incorporación han experimentado mejoras en la eficiencia y costes inferiores al agilizar los procesos, reduciendo el papeleo y aumentando la productividad. Otra de las ventajas es que los directores disponen de más tiempo para centrarse en actividades de incorporación de valor añadido, las cuales pueden beneficiar más a un nuevo empleado.

Según Aberdeen Group, el 54 por ciento de las organizaciones con un proceso de incorporación formal comprueban que los nuevos contratados son más productivos, y el 50 por ciento también experimenta una mayor retención de los nuevos trabajadores. [1]

Desde la búsqueda de trabajo hasta la incorporación: En cualquier momento, en cualquier lugar y en cualquier dispositivo Descubra cómo proporcionar una experiencia transparente y con capacidad de respuesta a los que buscan empleo, desde la búsqueda de trabajo hasta la incorporación, en cualquier dispositivo que elija el usuario. Vea el vídeo

¿Por qué es tan importante el proceso de incorporación?

Un proceso de incorporación efectivo ayuda a los nuevos empleados y los prepara para que tengan éxito en el trabajo. Cuanto antes se adapten a sus nuevas responsabilidades, antes empezarán a aportar valor al negocio.

Atraer talento es el primer paso. El segundo es mantener a los trabajadores una vez que se hayan incorporado. Como término medio, las empresas pierden el 17 por ciento de sus nuevas contrataciones en los tres primeros meses. [2] Esto se traduce en pérdida de inversión y productividad.

Las experiencias de incorporación positivas son la clave de la retención de los trabajadores. Cuando los empleados lamentan haber aceptado su trabajo actual, tienen tres veces más probabilidades de querer irse, afirma en IBM Smarter Workforce Institute. Por el contrario, la incorporación de empleados positiva puede reducir dichos resultados.

Otras investigaciones sugieren que las organizaciones deberían dedicar hasta un año en ayudar a los empleados a ponerse al día y rentabilizar las habilidades y conocimientos que aportan a la empresa. En algunos casos, los programas de incorporación eficaces no solo ayudan a retener a las nuevas contrataciones, sino que consiguen incrementar los beneficios. [3]

Los procesos de incorporación de calidad reconocen el valor de la retención del empleado a largo plazo. Permiten que las organizaciones integren a nuevos contratados y crean el entorno adecuado para su éxito a largo plazo.

https://www.ibm.com/blogs/watson-talent/wp-content/uploads/2018/02/Data-Graphic-1_with-legend.png

Características clave de un proceso de incorporación efectivo

Un entorno positivo, en el que los trabajadores puedan contribuir y ser valorados, se asocia con una mayor productividad. Y los empleados con las experiencias más positivas tienen tres veces menos probabilidades de buscar un trabajo nuevo. [4]

Al implicar e integrar a los nuevos contratados desde un principio, las empresas pueden ayudarles a convertirse en valiosos colaboradores. Teniendo eso en cuenta, aquí hay algunas mejores prácticas de incorporación que las empresas deben considerar:

Fomentar un sentido de comunidad entre los nuevos contratados: los responsables de contratación controlan regularmente los primeros días y asignan a determinados empleados de la plantilla que sean los mentores.

Poner las herramientas y recursos adecuados en su lugar: es posible que recursos humanos quiera proporcionar una forma para compartir información con los nuevos contratados antes de la fecha de inicio. Asimismo, pueden explicar brevemente las herramientas y los procesos que están disponibles para ayudarles.

Entrenar a los responsables sobre la importancia de la incorporación y del impacto de sus acciones: cuando los responsables dedican tiempo durante la primera semana a sus nuevos contratados, se reducen las lamentaciones.

Utilizar la tecnología para mejorar la experiencia de incorporación: un software de incorporación y comunidad online puede suavizar y agilizar el proceso de transición.

Casos prácticos:

Dave & Buster’s encuentran entretenido el proceso de contratación con IBM Kenexa

Dave & Buster’s necesitaban un socio para ayudarles a encontrar “Fun Ambassadors” que garantizasen que todos los invitados tuviesen la mejor experiencia posible. La renovación de personal es alta en el sector de la hostelería, y la empresa está constantemente buscando talento. El software de talento de IBM Kenexa ayuda a las organizaciones a encontrar la persona adecuada con la personalidad apropiada.

El proceso de aplicaciones resulta fluido para los aspirantes. Tan pronto como van a la página de empleo de la empresa, pueden solicitar el empleo online. Los encargados de selección del personal también pueden llevar a cabo evaluaciones online para los miembros del equipo y ver los resultados de las evaluaciones directamente en la aplicación de talentos.

“Enviamos las solicitudes automáticamente para realizar una verificación de antecedentes y posteriormente moverlas automáticamente a la incorporación. Todo ello consigue simplificar el proceso sin necesidad de tener que pulsar ningún botón.” Kerri Walters, Directora de HRIS, Dave & Buster’s Lea el caso de éxito

H&R Block incrementa al máximo la contratación en un día

H&R Block utiliza procesos de contratación temporal para contratar a 80.000 colaboradores para sus oficinas de impuestos para la temporada de impuestos. Con la ayuda de IBM, la empresa utiliza el seguimiento y automatización de solicitantes para descentralizar las tareas de contratación. Los responsables de contratación pueden acceder al sistema y revisar sus propios candidatos y ampliar las ofertas ellos mismos.

La empresa también ha sido capaz de implementar una iniciativa de contratación el mismo día. Esta solución permite a miles de asociados solicitar un trabajo, recibir una oferta y completar su incorporación en 24 horas.

“Antes de implementar estas herramientas, teníamos a muchas personas sentadas pulsando botones para cambiar el estado de un candidato de recursos humanos o bien para enviar una comunicación o verificar el estado. Ahora hemos implementado bastantes automatizaciones que nos han permitido reutilizar estos equipos de operaciones de back-office para actividades de mucho más valor.” Katie Waldo, Directora, Adquisición de talentos, H&R Block Vea el vídeo

Red Lobster: Encontrar, atraer y fomentar el talento

Red Lobster buscaba la forma de reducir el proceso de contratación y encontrar mejores candidatos. Dado que los responsables de contratación no son encargados de selección del personal profesionales, era importante minimizar la cantidad de tiempo dedicado al proceso de revisión de solicitudes.

Con la ayuda del software IBM Kenexa, la empresa ha podido desplegar herramientas y recursos de aplicaciones que ayudan a agilizar la contratación en diferentes áreas de la organización, incluidos los trabajadores por horas.

“Queríamos conseguir más con menos. Para reducir el tiempo que empleábamos en un candidato, pero conseguir una mayor previsibilidad de quiénes eran los mejores candidatos del proceso. IBM nos orientó en todo el proceso.” Jim Hughes, Director senior de Recursos humanos, Red Lobster Seafood Company Vea el vídeo

Blogs de IBM:

Productos:

Recursos:

¿Debería quedarme o mejor me voy? Adquiera información de valor sobre cómo las organizaciones pueden conseguir nuevos talentos y qué elementos pueden hacer que los talentos se vayan. Léalo ahora

Atraiga a los que buscan empleo en su primera interacción Descubra cómo generar confianza y compromiso en la primera interacción de un empleado nuevo con su empresa. Vea el vídeo

Fuentes:

[1] http://aberdeenessentials.com/hcm-essentials/perfecting-onboarding-funnel/

[2] https://www.shrm.org/resourcesandtools/hr-topics/talent-acquisition/pages/onboarding-key-retaining-engaging-talent.aspx

[3] https://hbr.org/2017/06/your-new-hires-wont-succeed-unless-you-onboard-them-properly

[4] https://public.dhe.ibm.com/common/ssi/ecm/lo/en/low14354usen/collaboration-and-talent-solutions-ibm-collaboration-solutions-white-paper-external-low14354usen-20180606.pdf