¿Qué es el intercambio electrónico de datos?

El intercambio electrónico de datos (EDI) corresponde a la comunicación entre empresas mediante documentos de negocio en un formato estándar. La definición simple de EDI es la de un formato electrónico estándar que sustituye a documentos basados en papel como órdenes de compra o facturas. Gracias a la automatización de transacciones basadas en papel (PDF, 669 KB), las organizaciones pueden ahorrar tiempo y eliminar errores causados por el procesamiento manual que resultan costosos de arreglar.

Con las transacciones EDI, la información se mueve directamente de una aplicación de un ordenador en una organización a una aplicación de un ordenador en otra.¹ Los estándares de EDI definen la ubicación y el orden de la información en un formato de documento. Esta funcionalidad automatizada permite compartir los datos rápidamente, en lugar de las horas, días o semanas que requieren los documentos en papel u otros métodos.

Actualmente, en muchos sectores se utiliza la integración de EDI para compartir diversos tipos de documentos: desde órdenes de compra hasta facturas, solicitudes de presupuestos o aplicaciones de préstamo, entre otros. En la mayoría de los casos, estas organizaciones son socios comerciales que intercambian bienes y servicios, con frecuencia como parte de sus cadenas de suministro y redes B2B (business-to-business).

 

Guía de EDI

Todas las transacciones EDI están definidas por los estándares de mensajes EDI. Contar con procesos de gobierno adecuados es fundamental para garantizar la calidad de los datos. Cuando falta información o se encuentra en un lugar incorrecto, es posible que el documento EDI no se procese correctamente.

Los estándares son la base de las conversaciones EDI.² Varias organizaciones son las encargadas de definir los estándares de mensajes EDI, incluyendo ODETTE, TRADACOMS, GS1, Peppol y Accredited Standards Committee X12 (ASC X12).

En general, las transmisiones EDI se dividen en dos tipos básicos:

  • Conexiones directas o de punto a punto. Dos ordenadores o sistemas se conectan sin intermediarios a través de Internet, generalmente con protocolos seguros.
  • Red de valor añadido (VAN). Una red de terceros gestiona la transmisión de datos, normalmente con un paradigma de correo.

Los protocolos de transmisión de Internet de EDI incluyen SFTP (Secure File Transfer Protocol), Applicability Statement 2 o AS2, un protocolo basado en HTTPS, SOAP (Simple Object Access Protocol) y otros.

Los elementos de datos EDI incluyen el ID del remitente y el ID del destinatario. Los segmentos de datos combinan dos o más elementos relacionados para darles mayor significado, por ejemplo, FNAME y LNAME pueden combinarse para formar CUSTOMERNAME. Los sobres estructuran diferentes tipos de datos y llevan la información de la dirección del remitente y del destinatario.El flujo de documentos EDI o flujo de mensajes describe el movimiento de mensajes EDI a varias direcciones y departamentos de entrada y de salida para ejecutar un proceso de negocio o transacción.³

Los metalenguajes como XML (Extensible Markup Language) o JSON (JavaScript Object Notation) complementan, en lugar de sustituir, EDI. Las empresas deben estar preparadas para manejar el número cada vez mayor de formatos de documentos y opciones de transmisión. Un fabricante global intercambia diariamente unos 55 tipos de documentos diferentes con casi 2.000 socios. 

"Hasta el 20% de nuestras transacciones B2B generaban un error antes de empezar a utilizar IBM Supply Chain Business Network. Ahora se producen menos errores - por ejemplo, solíamos tener problemas con las órdenes de transferencia porque un cliente presentaba un código incorrecto, lo cual complicaba el trabajo de nuestro equipo de servicio al cliente. Ocurre probablemente un 80% menos ahora porque todo eso se hacía manualmente." Lea los casos que otros gestores de EDI cuentan a IDC sobre cómo impulsan el valor estratégico con IBM Sterling Supply Chain Business Network.

Ventajas de EDI

Las transacciones EDI son básicas para los procesos B2B y siguen siendo los medios preferidos para intercambiar documentos y transacciones entre empresas, pequeñas y grandes.

Existen cinco ventajas empresariales principales que la tecnología EDI ofrece a través de la automatización y la integración B2B: 

Para las grandes organizaciones, EDI permite la implementación de estándares entre los socios comerciales para lograr beneficios sistemáticamente. Para las organizaciones más pequeñas, la adhesión a EDI ofrece una mayor integración con las grandes empresas, que tienen presupuestos elevados y una fuerte influencia.

infografía que describe transacciones basadas en papel automatizadas

Implementación de EDI

Para algunas empresas, EDI puede ser difícil de implementar. Un motivo es la necesidad de estar al día con los constantes cambios en las regulaciones de gobierno, estándares y actualizaciones. También es inherentemente complejo, ya que tiene que adaptarse a las complejidades de las necesidades de negocio globales.   Por ejemplo, cada socio comercial de una red B2B puede presentar sus propios requisitos específicos. A pesar de que dos socios pueden ponerse de acuerdo sobre qué documento EDI utilizar, cada uno puede tener requisitos de formato exclusivos que deben ser soportados. Estos factores, entre otros, han llevado a muchas organizaciones a externalizar sus soluciones de EDI.

Independientemente de si se mantiene en la empresa o se externaliza, existen algunas condiciones básicas, funcionalidades y recursos necesarios para implementar EDI de forma efectiva. Además de factores como el acuerdo sobre los tipos de documentos, los métodos de transmisión segura y los requisitos de hardware y software, una implementación de EDI efectiva debe tener en cuenta:

  • Software de traducción o correlación. Toma campos como los nombres, direcciones, importes de divisa, números de pieza y cantidades, y los correlaciona desde los formatos de aplicación de negocio a documentos estandarizados y viceversa.
  • Funcionalidades de compilación y descompilación por lotes. Da soporte a lotes de mensajes EDI de gran tamaño para permitir que los remitentes y los destinatarios envuelvan y desenvuelvan transacciones que se pueden agrupar o dividir en varias divisiones o áreas de negocio de un socio comercial.
  • Mecanismos de direccionamiento de mensajes. Obligatorio una vez que un mensaje se descompila para ordenar los mensajes para distintos grupos y entregarlos a los destinos adecuados. La transformación de mensajes también puede ser necesaria para que el mensaje se convierta en el formato adecuado para su destino.
  • Acuerdos de socios comerciales (TPA). Clarifica los términos y condiciones, establece estándares para documentos de negocio y define los protocolos de comunicaciones y de negocio entre socios comerciales.

El futuro de EDI

Imagínese este escenario. Actualmente, un reembolso relacionado con un envío dañado se activa utilizando un documento EDI 214 -un mensaje de estado del envío del transportista. El material del envío es inutilizable o no vendible. Las disputas probablemente surgirán en torno al reembolso.

Pero en las cadenas de suministro del futuro, EDI será la funcionalidad central del intercambio de documentos que dará soporte a innovaciones como el Internet de las cosas (IoT), blockchain y la inteligencia artificial (IA).⁴ El EDI futuro utilizará:

  • Sensores de IoT. Incorporados en el embalaje del envío y vinculados a mensajes EDI 214 periódicos para mejorar la visibilidad de la condición del paquete prácticamente en tiempo real.
  • Tecnología de blockchain. Los flujos de información EDI subyacentes para los envíos puede ofrecer una versión compartida de la verdad, que ayuda a resolver rápidamente e incluso evitar las disputas de reembolso.
  • Agente de IA. Supervisa todos los sucesos e información relevantes relacionados con el envío y puede identificar un suceso que no esté en conformidad; determinar si es necesario un reenvío, analizar la fuente más eficiente de sustitución, iniciar un nuevo envío y una devolución autorizada.

Referencia

¹ “Electronic data interchange (EDI): An introduction, (enlace externo a ibm.com)” Roger Clark, Business Credit, octubre de 2001

² “Electronic data interchanges, (enlace externo a ibm.com)” Wikipedia

³ “EDI and B2B basics, (enlace externo a ibm.com)” Sriniedibasics, 20 de agosto de 2011

⁴ “The future of EDI: An IBM point-of-view, (PDF, 722 KB)” IBM Watson Supply Chain, octubre de 2018.