¿Qué es el intercambio electrónico de datos?

El intercambio electrónico de datos (EDI) es la comunicación entre compañías de documentos de negocio en un formato estándar. Con EDI, la información se mueve directamente de una aplicación de un ordenador de una organización a una aplicación de otra.¹ Estándares de EDI, que especifican qué información va en un documento o mensaje de EDI, eliminan la necesidad de redefinir manualmente la información para que se pueda aceptar. Esta funcionalidad automatizada permite compartir la información rápidamente, en lugar de las horas, días o semanas que requieren los documentos en papel u otros métodos.

Las empresas utilizan EDI para integrar y compartir diversos tipos de documentos: desde las órdenes de compra hasta las facturas o las solicitudes de presupuestos o solicitudes de préstamo, entre otros. En la mayoría de los casos, estas organizaciones son socios comerciales que intercambian bienes y servicios, con frecuencia como parte de sus cadenas de suministro y redes B2B (business-to-business).

Descripción general de EDI

Todas las transacciones EDI están definidas por los estándares de mensajes EDI. Es importante establecer buenos procesos de gobierno para garantizar la calidad de los datos. Cuando falta información o se encuentra en un lugar incorrecto, es posible que el documento EDI no se procese correctamente.

Los estándares son la base de las conversaciones EDI.² Hay varias organizaciones que definen los estándares de mensajes EDI, incluyendo ODETTE, TRADACOMS, GS1, PEPPOL y Accredited Standards Committee X12 (ASC X12).

En general, las transmisiones EDI pueden dividirse en dos tipos básicos:

  • Conexiones directas o de punto a punto. Dos ordenadores o sistemas se conectan sin intermediarios a través de Internet, generalmente con protocolos seguros.
  • Red de valor añadido (VAN). Una red de terceros gestiona la transmisión de datos, normalmente con un paradigma de correo.

Los protocolos de transmisión de Internet de EDI incluyen SFTP (Secure File Transfer Protocol), Applicability Statement 2 o AS2, un protocolo basado en HTTPS, SOAP (Simple Object Access Protocol) y otros.

Los datos EDI están formados por elementos de datos como el ID del remitente y del destinatario. Los segmentos de datos combinan dos o más elementos relacionados para darles mayor significado, FNAME y LNAME pueden combinarse para formar CUSTOMERNAME, por ejemplo. Los sobres estructuran diferentes tipos de datos y llevan la información de la dirección del remitente y del destinatario.

El flujo de documentos EDI o flujo de mensajes describe el movimiento de mensajes EDI a varias direcciones y departamentos de entrada y de salida para ejecutar un proceso de negocio o transacción.³

Por qué EDI es importante

El mundo tal y como lo conocemos se ejecuta y depende de EDI, una tecnología B2B global y fundacional. Se ha asentado como el medio preferido en todo el mundo para intercambiar documentos en el proceso de transacciones B2B.

Como una tecnología de automatización, EDI proporciona las siguientes ventajas de negocio principales:

  • Ahorra tiempo y dinero. Automatiza un proceso que antes se ejecutaba manualmente con documentos en papel.
  • Mejora la eficiencia y la productividad. Se comparten y se procesan más documentos de negocio en menos tiempo.
  • Reduce los errores. La estandarización rígida de EDI ayuda a garantizar que la información y los datos se formatean correctamente antes de que entren en procesos o aplicaciones de negocio.
  • Mejora la rastreabilidad y la creación de informes. Los documentos electrónicos se pueden integrar con una gama de sistemas de TI para dar soporte a la recopilación, la visibilidad y el análisis de datos.
  • Promueve experiencias del cliente positivas. Permite la ejecución eficiente de las transacciones, así como la entrega puntual y fiable de productos y servicios.

EDI es importante tanto para las grandes empresas como para los pequeños negocios. Para las grandes organizaciones, EDI permite la implementación de estándares entre los socios comerciales para lograr beneficios consistentemente. Para las organizaciones más pequeñas, la adhesión a EDI ofrece una mayor integración con las grandes empresas, que tienen presupuestos elevados y una fuerte influencia.

Los metalenguajes como XML (Extensible Markup Language) o JSON (JavaScript Object Notation), y la integración de la interfaz de programación de aplicaciones (API) complementan, en lugar de sustituir, EDI. Las empresas deben estar preparadas para manejar el número cada vez mayor de formatos de documentos y opciones de transmisión. Un fabricante global intercambia diariamente unos 55 tipos de documentos diferentes con casi 2.000 socios.

EDI efectivo

Para algunas empresas, EDI puede ser difícil de implementar. Un motivo es la necesidad de estar al día con los constantes cambios en las regulaciones, estándares y actualizaciones de gobierno. También es inherentemente complejo, ya que tiene que adaptarse a las complejidades de las necesidades de negocio globales. Por ejemplo, cada socio comercial de una red B2B puede presentar sus propios requisitos específicos. A pesar de que dos socios pueden ponerse de acuerdo sobre qué documento EDI utilizar, cada uno puede tener requisitos de formato exclusivos que deben ser soportados. Estos factores, entre otros, han llevado a muchas organizaciones a externalizar su EDI.

Independientemente de si se mantiene en la empresa o se externaliza, existen algunas condiciones básicas, funcionalidades y recursos necesarios para implementar EDI de forma efectiva. Además de factores obvios como el acuerdo sobre los tipos de documentos, los métodos de transmisión segura y los requisitos de hardware y software, una implementación de EDI efectiva debe tener en cuenta:

  • Software de traducción o correlación. Toma campos como los nombres, direcciones, importes de divisa, números de pieza y cantidades, y los correlaciona desde los formatos de aplicación de negocio a documentos estandarizados y viceversa.
  • Funcionalidades de compilación y descompilación por lotes. Da soporte a lotes de mensajes EDI de gran tamaño para permitir que los remitentes y los destinatarios envuelvan y desenvuelvan transacciones que se pueden agrupar o dividir en varias divisiones o áreas de negocio de un socio comercial.
  • Mecanismos de direccionamiento de mensajes. Obligatorio una vez que un mensaje se descompila para ordenar los mensajes para distintos grupos y entregarlos a los destinos adecuados. La transformación de mensajes también puede ser necesaria para que el mensaje se convierta en el formato adecuado para su destino.
  • Acuerdos de socios comerciales (TPA). Clarifica los términos y condiciones, establece estándares para documentos de negocio y define los protocolos de comunicaciones y de negocio entre socios comerciales.

El futuro de EDI

Imagínese este escenario. Actualmente, un reembolso relacionado con un envío dañado se activa utilizando un documento EDI 214 -un mensaje de estado del envío del transportista. El material del envío es inutilizable o no vendible. Las disputas probablemente surgirán en torno al reembolso.

Pero en las cadenas de suministro del futuro, EDI será la funcionalidad central del intercambio de documentos que dará soporte a innovaciones como el Internet de las cosas (IoT), blockchain y la inteligencia artificial (IA).⁴ El EDI futuro utilizará:

  • Sensores de IoT. Incorporados en el embalaje del envío y vinculados a mensajes EDI 214 periódicos para mejorar la visibilidad de la condición del paquete prácticamente en tiempo real.
  • Tecnología de blockchain. Los flujos de información EDI subyacentes para los envíos puede ofrecer una versión compartida de la verdad, que ayuda a resolver rápidamente e incluso evitar las disputas de reembolso.
  • Agente de IA. Supervisa todos los sucesos e información relevantes relacionados con el envío, y puede identificar un suceso que no esté en conformidad, determinar si es necesario un reenvío, analizar la fuente más eficiente de sustitución, iniciar un nuevo envío y una devolución autorizada.

Referencia

¹ “Electronic data interchange (EDI): An introduction,” Roger Clark, Business Credit, octubre de 2001

² “Electronic data interchanges,” Wikipedia

³ “EDI and B2B basics,” Sriniedibasics, 20 de agosto de 2011

⁴ “The future of EDI: An IBM point-of-view,” IBM Watson Supply Chain, octubre de 2018. (PDF, 1 MB)