Pioneros del paradigma: liderando el camino hacia una plataforma de RR. HH. de servicio completo
El estado de Oregon implementa una nueva plataforma de RR. HH. con los servicios de consultoría IBM Workday

Introducido hace más de 60 años, el lenguaje de programación COBOL todavía funciona en sistemas mainframe para muchas organizaciones financieras y gubernamentales. Sin embargo, la mayoría de las universidades ya no enseñan COBOL, muchos programadores de COBOL se están jubilando y los usuarios de COBOL se preguntan cada vez más: ¿cuánto tiempo podemos seguir ejecutando COBOL antes de que el riesgo sea demasiado grande?

"Teníamos un sistema COBOL de 35 años para RR. HH.", dice Madilyn Zike, director de RR. HH. del estado de Oregón. “También teníamos una persona, la misma que lo diseñó, que era responsable de las operaciones y del mantenimiento. Sinceramente, nos enfrentábamos a un alto riesgo de que el sistema dejara de funcionar”.

Además de los problemas de soporte técnico, el sistema de RR. HH. de Oregón ya no ofrecía la adaptabilidad requerida por un gobierno estatal en crecimiento. "Teníamos un sistema de pantalla negra y letras verdes donde lo único que se podía cambiar era el color de la fuente", dice Twyla Lawson, directora de información y sistemas de RR. HH. para el estado de Oregón. “No había ninguna función autoservicio ni para los directivos ni para los empleados. Y necesitábamos encontrar una solución”.

A lo largo de los años, Oregon trató de modernizar su sistema de RR. HH. en cinco ocasiones, pero la complejidad del proyecto y la necesidad de alinearlo con ciclos de presupuestación estatales hicieron que se estancara la iniciativa repetidamente. "La gente se centraba cada vez más en los datos y se sentía más cómoda con la tecnología", afirma Zike. "Con presupuestos por fin disponibles, llegó el momento y el lugar oportunos para hacerlo realidad".

Amplia capacidad


La implementación de la plataforma Workday HR de los servicios de consultoría de IBM Workday presta servicios a más de 41.000 empleados estatales y a más de 90 agencias estatales

Incorporación más rápida


Modernizar la contratación con Workday ayuda a incorporar nuevos empleados un 50 % más rápido que antes, cuando se seguían los procesos basados en papel

Nuestra colaboración fue fantástica. Cuando surgieron problemas, se los tomaron muy en serio y se abordaron con colaboración. No hubiéramos podido hacer lo que hicimos sin la experiencia y el liderazgo de IBM. Twyla Lawson Directora de Sistemas de Recursos Humanos e Información estado de Oregon
Una convergencia de retos

Antes de dar el pistoletazo de partida para transformar su sistema de RR. HH., los gerentes del Departamento de Servicios Administrativos (DAS) de Oregón se enfrentaron a numerosos desafíos. El factor más importante fue el gran alcance del proyecto y la satisfacción de las necesidades de tantos stakeholders, incluidos 41.000 empleados, 18 organizaciones laborales y más de 90 agencias que representan a las tres ramas del gobierno. El estado también ordenó que cualquier nuevo sistema de RR. HH. debía cumplir con más de 800 requisitos y administrar más de 40 procesos comerciales cruciales.

"Nuestra herramienta heredada no era un sistema de RR. HH. propiamente dicho. Era realmente una base de datos que tenía información del personal", dice Zike. "La información de RR. HH. estaba dispersa e incompleta. Era muy difícil hacer las funciones de las actividades principales que harías como gran empresa empleadora. También era una pesadilla producir registros públicos y tener consistencia en nuestra práctica".

"No teníamos flexibilidad y era imposible introducir nuevos procesos", afirma Joyce Martínez, directora de proyectos del DAS del estado de Oregón. “Sólo unas pocas personas tuvieron acceso a él y no quedaban más espacios en las pantallas para insertar más campos. En ese momento, la mayoría de los procesos de RR. HH. se realizaban en papel en todas las agencias”.

"Era habitual que nos pidieran datos a nivel empresarial y que no pudieras responder a dicha demanda", dice Lawson. "Los asesores nos pedían información e informes y solo podríamos decir "podemos decirte esto, pero no lo tenemos". Satisfacer la necesidad de información en el momento oportuno fue un gran impulsor para el cambio".

Elegir socios de plataforma e integración

En cuanto el estado se hizo con un presupuesto para la transformación del sistema, los directores del DAS empezaron a buscar una plataforma de RR. HH. basada en la nube que pudiera cumplir con los requisitos actuales y escalar para el crecimiento futuro. "El estado de Oregón tiene un proceso de aprovisionamiento muy sólido, y encargamos a muchas personas la evaluación de muchas alternativas que nos presentaron", dice Zike. "También hablamos con otros gobiernos estatales y obtuvimos referencias. Así es como se eligió Workday”.

El equipo de DAS de Oregon reconoció que formar parte de la comunidad de usuarios de Workday también ofrecería ventajas operativas clave. "Poder hablar con otras entidades y explorar buenas prácticas fue un gran plus", dice Zike. "Y contar con un sistema que se actualiza regularmente con cambios normativos es mucho mejor que tener que averiguar cómo vamos a necesitar programar nuestro propio sistema para hacer los cambios".

Al elegir un socio para integrar la solución de RR. HH. Workday en el complejo entorno de sistemas de Oregón, DAS buscaba una empresa que hubiera colaborado previamente con el estado y que también se comprometiera con una relación de trabajo colaborativa. "Sabíamos que los empleados de IBM serían las personas con más conocimientos y, además, eran expertos", dice Martinez. "Pero dejaron claro que nos escucharían y lo haríamos juntos. Eso nos atrajo mucho”.

Otro factor que llevó a la selección de IBM como socio de integración de sistemas fue su experiencia en el trabajo con organizaciones gubernamentales. "Entender bien cómo el sistema podía respaldar al gobierno fue muy útil", dice Zike. "También quedaba muy clara la propuesta y la dirección que debíamos tomar".

Antes de la implementación, IBM organizó talleres de Design Thinking para contribuir a garantizar que la nueva plataforma de RR.HH. respondiera a las necesidades de clientes específicos. Se utilizaron métodos Kanban para visualizar y planificar los procesos y se crearon y probaron personas para orientar el desarrollo en torno a experiencias de usuario del mundo real. "Contábamos con un equipo diverso proveniente de diferentes agencias y tipos de trabajo", dice Lawson. "El Design Thinking nos ayudó a comprender sus perspectivas y fue una herramienta muy práctica".

La migración de los procesos manuales a un sistema automatizado representó un desafío importante para nuestra cultura de trabajo. "A muchos de nuestros gerentes nunca se les había exigido hacer nada en un sistema automatizado y confiaban en el papel para las gestiones relativas al personal", dice Zike. "Exigirles que entraran en un sistema como Workday y se formaran en el uso de la tecnología era algo realmente diferente para ellos, y ahí es donde se centró la necesidad de gestión del cambio."

"Una persona de IBM se dedicaba a la gestión del cambio, algo que fue de gran ayuda", dice Martinez. "Este proyecto fue un gran cambio de paradigma para el estado de Oregón. Antes éramos un sistema transaccional y ahora pasábamos a todo un sistema de procesos empresariales".

DAS implementaron los módulos de Workday por fases, empezando por Core HR, Compensation, Recruiting, Absence Management, Talent Suite y, más recientemente, Learning. "Cuando implantamos Workday Learning, fue la implementación más fácil que he vivido en mi carrera", dice Zike. "Estaba esperando a que algo saliera mal, y nada salió mal. Ha tenido muy buena acogida".

"Oregon hizo un muy buen trabajo sacando partido de todo lo que Workday puede ofrecerle al estado", dice Chad Duffer, director regional de ventas de Workday. "Los tres - Workday, IBM y DAS - trabajamos conjuntamente para determinar quién necesitaba participar, cómo esto abordaba sus necesidades y asegurarnos de que el estado veía el valor."

Oregon fue el primer estado en apostar por una solución completa de RR. HH. Workday para toda la empresa. Cuando escucho de diferentes personas de todo el estado, me dicen que lo mejor de este proyecto es el valor que obtienen de él. Chad Duffy Director Regional de Ventas Workday
Mejoras en el rendimiento de todo el sistema

Cuando la pandemia de COVID-19 afectó a Oregón en marzo de 2020, varios módulos de RR. HH. de Workday llevaban funcionando durante casi un año. Esto permitió al DAS respaldar a una gran plantilla de empleados estatales que trabajaban a distancia. "Si no hubiéramos tenido un sistema ea través del cual el personal hubiera podido comunicarse y procesar las transacciones, nos habríamos encontrado en un gran lío con todos esos formularios en papel yendo de un lado para otro", dice Zike. "Workday ha sido una gran herramienta, sobre todo porque muchos de nosotros seguimos trabajando desde casa".

Como resultado del trabajo en equipo entre DAS, Workday e IBM, las fases iniciales de la implementación de Workday se ajustaron al presupuesto. Y cuando el estado necesitó ocupar 1.000 puestos vacantes durante 2020 y 2021, la plataforma Workday ayudó al departamento de RR. HH. a incorporar a nuevos empleados aproximadamente un 50 % más rápido que antes, cuando todo se hacía a través de sistemas basados en papel.

"Los directivos y el equipo de gestión se sorprenden gratamente cuando necesitan datos o un informe para ver lo que sucede con su personal", dice Zike. "Podemos decirles dónde hacer clic o crearles un informe rápidamente. Algo que con el antiguo sistema habría tardado dos semanas, ahora tarda 20 minutos, así que estos son los puntos donde estamos teniendo mucho éxito".

Tras los tres primeros meses de implementación del sistema, DAS llevó a cabo una encuesta para medir el uso que hacían los empleados estatales de Workday. "Los resultados fueron muy buenos", dice Lawson. "Tenemos 40.000 empleados que inician sesión la mayoría de los meses, muchos de ellos varias veces. La prueba está en los datos».

Preparado para el crecimiento futuro y la expansión

En diciembre de 2022, el DAS tiene previsto completar su fase final de transformación del sistema de RR. HH. implementando los módulos Payroll (Nómina) y Time Tracking (Seguimiento del tiempo) de Workday. "Seguimos conectados a un sistema de remuneración de empleados que tiene 30 años de antigüedad, y que es la última función que se migrará", dice Lawson. "Estoy deseando mejorar nuestro proceso de contratación una vez que nuestro proceso de incorporación de empleados esté totalmente integrado en Payroll".

"Oregón fue el primer estado de EE.UU. en implantar una solución Workday de RR.HH. para toda la empresa", afirma Duffy. "Cuando escucho de diferentes personas de todo el estado, me dicen que lo mejor de este proyecto es el valor que obtienen de él."

Después de las iniciativas pioneras de Oregón en la transformación del sistema de RR. HH., otros gobiernos estatales están solicitando asesoramiento al DAS. «Sabemos lo difícil que es poner en marcha grandes proyectos con los gobiernos estatales y lo importante que es hacerlo bien», dice Martínez. «Estamos encantados en hablar con otros estados y poder ayudarles en el proceso».

Al analizar la iniciativa de implementación de Workday, Zike reflexiona sobre su colaboración con IBM. "La asociación fue clave para poder hacer crecer Workday y seguir mejorándolo a medida que avanzamos", afirma. «IBM siempre ha trabajado con nosotros y nunca nos ha dicho que "este sea un problema demasiado complicado" o "esto lo tienes que resolver tú'. Fue una asociación en la que nos proponían opciones. Asumieron este papel porque querían que tuviéramos éxito”.

Logotipo del estado de Oregón
Acerca del Estado de Oregón – Departamento de Servicios Administrativos (DAS)

DAS (el enlace está fuera de ibm.com) es la agencia administrativa central del gobierno estatal de Oregón e implementa políticas y decisiones financieras tomadas por el gobernador y la Legislatura. DAS apoya a las agencias estatales al proporcionar una infraestructura de administración sólida y estable y establece altos estándares de responsabilidad para garantizar que el estado de Oregón use el dinero procedente de los impuestos de manera productiva.

Workday

IBM Business Partner, Workday (el enlace está fuera de ibm.com) es un proveedor líder de aplicaciones empresariales en la nube para RR. HH. y finanzas, que ayuda a los clientes a adaptarse y prosperar en un mundo cambiante. Las aplicaciones de Workday para gestión financiera, RR. HH., planificación, gestión de gastos y analytics han sido adoptadas por miles de organizaciones de todo el mundo y en todos los sectores, desde empresas medianas hasta más del 50 % de las empresas Fortune 500.

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Producido en los Estados Unidos, Mayo de 2022.

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