Transformar servicios, desbloquear valor con Oracle nube

El gobierno escocés (SG) es responsable de desarrollar la política y la agenda legislativa con los ministros. Como elemento central del sector público escocés, SG patrocina y financia muchos de los organismos públicos responsables de la prestación de servicios a los cinco millones de habitantes de Escocia.

Para trabajar eficazmente con muchos otros organismos públicos, SG debe funcionar sin problemas entre bastidores. No siempre ha sido una tarea fácil, especialmente dada la tecnología fragmentada y obsoleta.

Esta era la realidad a la que se enfrentaban los departamentos de recursos humanos (RR. HH.) y finanzas de SG. Durante décadas, sus equipos habían estado utilizando dos sistemas Oracle E-Business independientes para las finanzas y las compras, y para los recursos humanos y las nóminas.  Estos sistemas heredados no habían seguido el ritmo del crecimiento de la organización ni del cambio tecnológico, lo que obligaba a los usuarios a recurrir a hojas de cálculo y soluciones manuales para realizar su trabajo.

Como afirma Brian Reid, director de transformación corporativa: "Era un caso clásico de tecnología obsoleta que ya no satisfacía las necesidades de la organización. En lugar de ser una ayuda, nuestros sistemas impedían que las personas trabajaran de manera eficiente y obtuvieran el conocimiento que necesitaban. También trajeron consigo un gran riesgo operativo. Se estaba volviendo muy difícil mantener la nómina, por ejemplo, en nuestra plataforma anterior".

SG tenía la aspiración duradera de llevar las finanzas y los recursos humanos a una plataforma de servicios compartidos para estandarizar procesos, reducir costes y mejorar las experiencias tanto para los funcionarios públicos como para los ciudadanos.  

Reid señala: "Con más de 30 organismos públicos que funcionan con los sistemas heredados, ya era efectivamente un servicio compartido. Pero la plataforma nunca había estado a la altura de la visión original de SG de datos comunes, procesos optimizados y ahorros compartidos. Nuestra aspiración es hacer crecer ese modelo de servicios compartidos y aprovecharlo realmente en beneficio de los empleados del sector público y del pueblo de Escocia".

A las tres semanas de su puesta en marcha, SG realizó su primera prueba importante de la nueva plataforma Oracle: ejecutar la nómina mensual de 20 000 empleados. La solución fue aprobada con gran éxito y desde entonces ha ayudado a SG a completar varios meses de procesamiento exitoso de nóminas mensuales.

“Hemos superado muchos hitos importantes desde la puesta en marcha, evitando todos los problemas potenciales que más nos preocupaban”, afirma Reid. “Conseguir que los procesos críticos, como la nómina, los pagos y la presentación de informes financieros, funcionaran correctamente fue un primer paso fundamental. Las aplicaciones de Oracle Cloud nos proporcionan la sólida coherencia, transparencia y control que estábamos buscando.

Como se anticipó desde el principio, el proyecto no ha estado exento de desafíos. No todas las partes del sistema y los procesos asociados son aún óptimos. Reid también señala que algunos stakeholders todavía están haciendo la transición a nuevas formas de trabajar, y que la organización está experimentando los inevitables problemas posteriores a la puesta en marcha comunes en un cambio de esta escala y complejidad. Como resultado, no todas las partes de SG reconocen aún los beneficios de la transformación. Sin embargo, Reid confía en que la organización tiene la plataforma central y las capacidades que necesita para construir y optimizar. La escala del cambio es muy grande. Reid afirma que la mejora continua, las actualizaciones periódicas y las alianzas con Oracle e IBM permitirán abordar aquellas áreas que aún no son óptimas.

"El equipo de IBM ha desempeñado un papel crucial en el soporte posterior a la puesta en marcha, dándonos continuidad de experiencia y transferencia continua de conocimientos", dice Reid. "Juntos, hemos actuado rápidamente para abordar los problemas posteriores a la puesta en marcha, revalidando las decisiones clave de diseño en un entorno de 'modo en vivo' y garantizando que la solución y la plataforma permitan a todos los usuarios obtener todo el valor de la transformación".

Aunque queda mucho trabajo por hacer, en SG, los equipos ya pueden obtener una visión unificada de los datos financieros y de recursos humanos en la nube, lo que está impulsando una mejor toma de decisiones.

Reid señala: “Con IBM y Oracle, hemos habilitado la clásica versión única de la verdad. Ahora tenemos la capacidad de ejecutar informes y análisis en un conjunto de datos completo, en lugar de trabajar con dos conjuntos de datos separados. El impacto será significativo. Antes, las personas y el dinero no se unían; ahora sí lo hacen. Esa es la clave para permitirnos tomar decisiones mucho mejor informadas desde una perspectiva de gestión”.

Continúa: “Trabajar en una estrategia común ha acercado a los compañeros de RR. HH. y finanzas para comprender y mejorar los datos, gestionar los cambios en la plataforma e integrar controles. Ya podemos ver muchas oportunidades para seguir mejorando, gracias a la tecnología compartida, un conjunto de datos común y el deseo de que el modelo operativo funcione lo mejor posible”.

Según Reid, "Tenemos transparencia sobre los datos financieros en Oracle a un nivel mayor que el que teníamos en el sistema anterior. Los profesionales de las finanzas pueden profundizar en el libro mayor y el plan de cuentas para ver cada factura y cada partida de gastos. Por supuesto, se necesita tiempo para aprender estas nuevas herramientas y construir una amplia familiaridad, pero ya hay señales de que la calidad de los datos proporcionará un conocimiento mucho más rápido y claro de cómo se gasta el dinero".

Asimismo, la adopción de soluciones estándar del sector y el seguimiento de las buenas prácticas para el diseño de procesos está comenzando a aportar mayor rigor a las operaciones, reduciendo costes y presentando opciones para el crecimiento departamental y organizacional.

“Los controles integrados en el sistema funcionan bien y la organización puede disfrutar de inmediato de sus beneficios”, confirma Reid. “Eso es un gran potencial positivo desde el punto de vista de la auditoría. También respalda una mayor diligencia debida en torno a la gestión financiera diaria. “Sabemos que las personas siguen procesos coherentes, en lugar de hacer las cosas a su manera”.

Con modernas aplicaciones en la nube y procesos estandarizados, SG está en el camino de hacer realidad su ambición de servicios compartidos eficaces. La organización está trabajando ahora con IBM en una serie de sesiones de descubrimiento con otras agencias, con el objetivo de atraer a más organismos públicos de Escocia a la misma plataforma de servicios compartidos.

Reid comenta: “Cada uno de esos organismos públicos tiene que gestionar la nómina, los registros de RR. HH., las finanzas y las cuentas de informes. La opción de trabajar con nosotros y unirse a una plataforma compartida ya está disponible, lo que significa que los organismos públicos individuales pueden evitar internalizar todo el problema y todos los costes. La oportunidad de deduplicar y trabajar juntos para construir y madurar servicios tecnológicos a escala ahora es real. Si esas entidades se incorporaran a nuestra plataforma compartida, obtendrían los beneficios de un cambio acelerado y menores costes de ejecución. Ese es nuestro objetivo final”.

En segundo plano, SG ha continuado trabajando con IBM en el perfeccionamiento de los nuevos sistemas y prácticas de trabajo. Reid concluye: "Los problemas son inevitables en un gran proyecto como este. La clave es cómo se resuelven esos problemas, mantener la calma y mantener un espíritu de equipo sólido. Es crucial contar con un socio que mantenga el rumbo, trabaje en armonía con sus equipos internos para el beneficio colectivo y reconozca cuándo necesita orientación para tomar las decisiones correctas. Creo que IBM ha sido ese socio y estamos felices de tenerlos de nuestro lado mientras Continuamos nuestro viaje".

El gobierno escocés (SG) es responsable de desarrollar la política y la agenda legislativa con los ministros. Como elemento central del sector público escocés, SG patrocina y financia muchos de los organismos públicos responsables de la prestación de servicios a los cinco millones de habitantes de Escocia.