Retelit

Reto de negocio

Al abrir nuevas líneas de negocio y operaciones internacionales, Retelit se dio cuenta de que sus procesos de elaboración de informes y planificación financiera basados en hojas de cálculo carecían de la flexibilidad necesaria para favorecer el crecimiento actual.

Transformación

En colaboración con SB Italia, Silver Business Partner de IBM, Retelit creó un modelo de elaboración de presupuestos centralizado en IBM Planning Analytics que permitió a la compañía prestar soporte con previsiones mensuales a sus responsables de tomar decisiones.

Resultados

Descripción del reto de negocio

Impulsar el crecimiento con información financiera

Con una red de fibra óptica que abarca unos 12 500 kilómetros, Retelit es uno de los principales proveedores de servicios de datos e infraestructura del sector de las comunicaciones de Italia. Durante los últimos años, Retelit ha ampliado su cartera de productos con servicios gestionados que se adaptan a las necesidades de los clientes empresariales, y ahora pretende ampliar sus ofertas de nube también a los mercados internacionales.

Marco Calzolari, director del departamento de control de Retelit, explica: "Nuestros nuevos servicios incluyen soluciones de almacenamiento en la nube, copia de seguridad y recuperación tras desastre, así como gestión de seguridad de red y punto final. A medida que ampliamos nuestra presencia hacia nuevas zonas geográficas, mantener un control estricto sobre los costes es más importante que nunca, y debemos equipar a nuestros responsables de tomar decisiones con los conocimientos que necesitan para dirigir el negocio de forma eficaz".

Antes, Retelit basaba su actividad de planificación financiera y elaboración de informes principalmente en procesos basados en hojas de cálculo, que dificultaban la capacidad de ofrecer información precisa y puntual sobre la rentabilidad de sus operaciones.

"Cada vez que un cliente se registra en uno de nuestros servicios en la nube, hay una serie de factores financieros clave que determinan el impacto que se produce en nuestros resultados finales", explica Calzolari. "Por ejemplo, la firma del contrato inicial y el proceso de incorporación pueden suponer unos ingresos puntuales, además de los ingresos mensuales que recibimos durante toda la vida del contrato. Sin embargo, también debemos tener en cuenta los costes operativos variables asociados a la obtención del negocio, la prestación de servicios a la cuenta y la oferta de soporte técnico".

"Antes, enviábamos hojas de cálculo de presupuesto a todos nuestros departamentos para que las completasen, y teníamos que recopilarlas manualmente para elaborar informes", continúa. "En consecuencia, el proceso de elaboración de nuestro presupuesto anual era un proceso lento y laborioso, y con el riesgo de error humano siempre presente".

"Éramos plenamente conscientes de que ofrecer previsiones mensuales escalonadas basadas en nuestro presupuesto sería extremadamente útil para los responsables de tomar decisiones, pero no disponíamos de los recursos suficientes para emprender esa tarea. Para superar este reto, buscamos una manera de acelerar nuestros procesos de elaboración de informes".

Descripción de la transformación

Crear un modelo presupuestario centralizado

Retelit seleccionó IBM Planning Analytics (anteriormente denominado IBM® Cognos TM1) como plataforma centralizada para sus procesos de elaboración de presupuestos, previsiones e informes. Para acelerar su despliegue, la empresa contrató el servicio experto de asistencia de SB Italia, Silver Business Partner de IBM.

"De todas las soluciones que nos planteamos, nos pareció que IBM Planning Analytics ofrecía la combinación óptima de potencia de herramientas de análisis y flexibilidad de prestaciones de modelado financiero", recuerda Calzolari. "Del mismo modo, estábamos seguros de que SB Italia poseía tanto la experiencia técnica como las habilidades de consultoría que necesitábamos para integrar IBM Planning Analytics de forma eficaz en nuestros flujos de trabajo de informes financieros".

Junto con el equipo dedicado de inteligencia empresarial y análisis de SB Italia, Retelit diseñó un modelo financiero empresarial para sustituir al enfoque basado en hojas de cálculo que utilizaban para la elaboración de planificaciones e informes financieros. Actualmente, los empleados de todo el grupo presentan sus datos de presupuesto y previsión directamente en IBM Planning Analytics.

"Nuestro nuevo modelo de presupuesto dispone de informes a cinco años vista, y se basa en varios submodelos muy detallados", explica Calzolari. "El modelo tiene en cuenta factores como el desgaste del cliente, lo que sirve para mejorar la precisión de nuestras previsiones. Además, como IBM Planning Analytics automatiza procesos importantes como la consolidación financiera, podemos reducir el riesgo de errores y mejorar la confianza en nuestros informes".

Y continúa: "La nueva forma de trabajar facilita la combinación de los datos de ingresos de pagos puntuales y mensuales con los costes de servicios como el soporte técnico. Mejor aún, podemos cambiar entre varias vistas distintas de nuestros datos en tiempo casi real, lo que nos ofrece información más detallada sobre nuestro rendimiento financiero en dimensiones tales como la zona geográfica, la unidad de negocio, la línea de productos o la industria del cliente, entre otras. De forma crucial, IBM Planning Analytics nos permite generar una previsión mensual escalonada que proporciona a la empresa datos puntuales que facilitan la toma de decisiones mejor informadas".

Descripción de los resultados

Ofrecer información puntual a los responsables de tomar decisiones

La transición a una previsión mensual ha situado a Retelit en una posición más firme para controlar los costes que genera su expansión internacional.

"Antes, nuestro equipo tardaba varios días en recopilar, limpiar y analizar nuestros datos financieros, pero gracias a IBM Planning Analytics hemos racionalizado y acelerado el proceso", señala Calzolari. "Ahora, nuestras previsiones mensuales nos permiten ver con claridad los factores financieros y los costes de todo nuestro negocio, de modo que podemos revelar oportunidades de mejora de la eficiencia operativa y aumentar nuestra rentabilidad".

Además del eficaz despliegue de IBM Planning Analytics para elaborar presupuestos y previsiones, Retelit ha adoptado la solución para facilitar otros aspectos de su negocio.

"Puesto que creemos que la calidad del servicio es un diferenciador clave, la gestión eficaz de nuestro talento es vital para ofrecer una experiencia de alta calidad a nuestros clientes", comenta Calzolari. "Antes, planificar la mejor manera de asignar nuestros recursos a cada compromiso con el cliente, monitorizando los costes asociados y calculando los reembolsos para los gastos de los empleados, como los viajes y el alojamiento, era una verdadera molestia para todos los implicados.

"Ahora, nuestros empleados pueden especificar el tiempo que pasan en la oficina de un cliente y registrar sus gastos directamente en IBM Planning Analytics. Una vez que el equipo de RR. HH. aprueba los datos, los ingresamos en nuestro sistema de nóminas y en nuestro modelo de presupuestos, lo que nos permite reembolsar gastos con mayor rapidez, reducir la carga de trabajo de RR. HH. y tener información más precisa de nuestros costes".

Y añade: "Ahora también estamos utilizando IBM Planning Analytics para realizar presupuestos basados en actividades. Al examinar los costes asociados a las diferentes actividades en todo el negocio, prevemos que podremos identificar nuevas oportunidades para mejorar la eficiencia operativa y generar operaciones más ágiles y eficaces, especialmente para nuestro negocio internacional".

Calzolari concluye: "A medida que avancen la expansión y la evolución de Retelit, la información sobre nuestros factores financieros clave adquirirá un papel aún más importante en nuestra planificación estratégica, y estamos seguros de que nuestra solución IBM Planning Analytics facilitará la toma de decisiones bien informadas durante los próximos años".

Retelit

Con sede en Milán, Italia, Retelit (enlace externo a ibm.com) es un destacado proveedor italiano de servicios de datos e infraestructura que pertenece al mercado de las telecomunicaciones. La infraestructura de fibra óptica de la compañía abarca aproximadamente 12 500 kilómetros, y conecta nueve redes de área metropolitana y 15 centros de datos en toda Italia. Retelit ofrece una amplia gama de servicios, que incluyen desde ofertas de infraestructura, telecomunicaciones y coubicación para operadores de red y proveedores de servicios hasta servicios gestionados y de alojamiento en la nube para clientes empresariales.

Componentes de la solución

• Cognos TM1
• Planning Analytics

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Con sede en Milán, Italia, SB Italia es un destacado proveedor de servicios de consultoría e integración de soluciones. SB Italia es un Silver Business Partner de IBM que cuenta con más de 20 años de experiencia en el espacio de la TI empresarial y ha prestado servicio a más de 1000 clientes en todo el país. Para obtener más información sobre los productos y servicios de SB Italia, visite: sbitalia.com (enlace externo a ibm.com).