Construir una base sólida para operaciones inteligentes

En un mercado impulsado por la precisión y la velocidad, incluso las pequeñas ineficiencias pueden tener grandes consecuencias. Oiki, un productor y distribuidor líder de aceros inoxidables y aleaciones especiales, se dio cuenta de que su proceso de gestión de pedidos necesitaba ser perfeccionado para apoyar el compromiso estratégico en lugar de verse atascado por pasos administrativos. La mayoría de los pedidos de los clientes llegaban por correo electrónico, lo que obligaba a los comerciales a interpretar manualmente los mensajes y a buscar la información en los sistemas internos. Este flujo de trabajo repetitivo consumía un tiempo valioso y retrasaba las respuestas, lo que limitaba la escalabilidad y la satisfacción del cliente.

Aunque el proceso no planteaba un riesgo operativo inmediato, representaba una oportunidad perdida de eficiencia y crecimiento. La oportunidad era clara: transformar un proceso manual en un flujo de trabajo racionalizado e inteligente que mejore la eficiencia y eleve la experiencia del cliente.

Para modernizar su proceso de gestión de pedidos, Oiki se asoció con IBM y BlueIT, un IBM Business Partner, para crear una solución con IA que aproveche el ecosistema watsonx. Basado en IBM® watsonx.ai, un estudio de desarrollo de IA e impulsado por el modelo de lenguaje de gran tamaño (LLM) de IBM Granite, la solución extrajo detalles críticos como códigos de producto y cantidades de pedidos por correo electrónico. Esta capacidad se integró en los flujos de trabajo de OIKI a través de IBM Cloud, lo que garantiza la escalabilidad y la conectividad segura con las bases de datos de documentos y ERP existentes.

La solución también incorporaba módulos específicos para la gestión y el gobierno de los datos, lo que garantizaba que la automatización fuera fiable y cumpliera las normas. Un agente de IA, creado con IBM watsonx Orchestrate, interpretó la intención, validó los datos y activó las acciones posteriores. Combinada con la metodología de acelerador de IA de BlueIT y la integración de Microsoft Teams, la solución creó un entorno automatizado. Este cambio hizo que el equipo de ventas pasara de la organización manual de los datos al compromiso estratégico, lo que permitió respuestas más rápidas y sentó las bases para una adopción más amplia de la IA en todo el negocio de Oiki.

La solución con IA introdujo un proceso semiautomatizado de admisión de pedidos que sustituyó al laborioso trabajo manual. Los representantes de ventas cargan ahora los correos electrónicos entrantes en una interfaz específica donde el sistema analiza los mensajes, identifica la intención y extrae los detalles clave. Este cambio liberó al equipo de las tareas repetitivas, lo que le permitió centrarse en actividades de valor añadido, como la elaboración de ofertas personalizadas y la validación de pedidos. Los flujos de trabajo internos se hicieron más eficientes y los tiempos de respuesta mejoraron considerablemente, lo que optimizó la experiencia general del cliente.

El tiempo medio de procesamiento se redujo de 30 minutos a 12, lo que supone una reducción del 60 %. La gestión de ofertas ahorró hasta 180 minutos al día, y se esperan más ganancias del 45 % a medida que avance la integración del ERP. Además de las eficiencias mensurables, la solución mejoró la precisión y la coherencia, lo que permitió al equipo ofrecer un servicio más rápido y fiable. Estos cambios fortalecen las relaciones con los clientes y posicionan a Oiki para escalar sus operaciones con confianza mientras miran hacia el futuro para expandir la IA a flujos de trabajo adicionales con un impacto empresarial aún mayor.

Oiki Acciai Inossidabili SpA, fundada en 1966 y con sede en Parma, Italia, es un productor y distribuidor líder de aceros inoxidables y aleaciones especiales. Durante más de 50 años, Oiki se ha especializado en el procesamiento y suministro de acero inoxidable en diversas formas, incluidas piezas fundidas, chapas, barras, tubos y ángulos, sirviendo a clientes industriales de toda Europa.

BlueIT es un proveedor de servicios de TI y una empresa de beneficios con sede en Italia que tiene la misión de acelerar de forma segura los viajes de transformación digital de sus clientes a través de sus soluciones digitales, servicios de ciberseguridad y servicios gestionados cognitivos.