Gracias a IBM Planning Analytics, Notino ha transformado la planificación en un proceso colaborativo y basado en datos que integra la estrategia, la ejecución y la rentabilidad.
En toda Europa, los minoristas que operan a escala están bajo una presión creciente para planificar más rápido, alinear un número creciente de funciones y responder de forma más eficaz a la volatilidad del mercado. A medida que las organizaciones se expanden a nuevos mercados, los procesos de planificación que antes apoyaban bien al negocio suelen necesitar evolucionar, conectando perspectivas financieras y operativas mientras se preserva la coherencia, el control y la transparencia entre regiones.
El crecimiento de Notino siguió este camino. A medida que la empresa expandió su huella a 27 países europeos, el alcance y la complejidad de la planificación aumentaron significativamente. Los equipos financieros y empresariales debían coordinar los planes en múltiples funciones, mercados y dimensiones empresariales, manteniendo al mismo tiempo la precisión y la alineación. Con el tiempo, los procesos de planificación de Notino se volvieron cada vez más difíciles de gestionar. Los planes anuales y continuos se basaban en más de 130 archivos Excel separados, con un control de versiones limitado y un gran esfuerzo manual. La preparación de un plan único requería un extenso trabajo de consolidación y validación, lo que dejaba poco tiempo para el análisis o el modelado de escenarios.
Para seguir apoyando su trayectoria de crecimiento, Notino reconoció la necesidad de un enfoque de planificación más sólido e integrado. El objetivo no era simplemente acelerar los ciclos de planificación, sino establecer una base común que conectara los planes financieros y operativos, mejorara la visibilidad en toda la empresa y permitiera una toma de decisiones más rápida y segura a medida que evolucionaban las condiciones del mercado.
Para respaldar su siguiente fase de crecimiento, Notino llevó a cabo una evaluación estructurada de las soluciones de planificación, incluidas comparaciones de proveedores y visitas de referencia. La empresa seleccionó la solución APOLLO proporcionada por ADEOS s.r.o., un socio IBM Silver, basada en IBM Planning Analytics. Esta combinación ofrecía el rendimiento necesario para una planificación multidimensional compleja en tiempo real, al tiempo que aceleraba la implementación gracias a unos contenidos metodológicos contrastados.
APOLLO es una solución modular que se configura para el entorno del cliente como parte de un compromiso de consultoría. En lugar de empezar desde cero, Notino aprovechó los modelos de datos preempaquetados, la lógica de cálculo, los formularios de planificación, los informes y las vistas analíticas. Esto redujo significativamente la complejidad y la duración de la implementación, al tiempo que conservó la flexibilidad para responder a requisitos empresariales nuevos o ampliados a lo largo del tiempo. Con cada actualización, APOLLO continúa evolucionando con módulos adicionales probados en la práctica, ampliando el valor de la plataforma IBM.
La implementación se llevó a cabo en estrecha colaboración entre el equipo de control de Notino, los especialistas en BI y los consultores de ADEOS s.r.o. Como afirma Vladislav Hanák, CEO de ADEOS s.r.o.: "IBM Planning Analytics es una base potente y flexible, y APOLLO es una solución construida sobre ella que acelera el tiempo de obtención de valor. Juntos, ayudan a clientes como Notino a crear un entorno de planificación que evoluciona con el negocio".
El proyecto siguió un enfoque por fases, lo que permitió a los equipos adoptar nuevos procesos de planificación gradualmente y aplicar las lecciones aprendidas a lo largo del camino. En aproximadamente nueve meses, Notino implementó múltiples áreas de planificación, incluyendo la planificación de ventas y los estados financieros completos que cubrían resultados y pérdidas, balance y flujo de caja.
A medida que la planificación se alejó de las hojas de cálculo, los procesos se volvieron más colaborativos y descentralizados. Departamentos como los de marketing, logística y propietarios de centros de costes ahora introducen y gestionan sus planes directamente en el sistema, lo que mejora la propiedad, la calidad de los datos y la alineación en toda la organización.
Gracias a la implantación de IBM Planning Analytics, Notino cuenta ahora con un entorno de planificación totalmente integrado y completo que utilizan más de 80 usuarios activos de los departamentos de finanzas, ventas, marketing, logística y operaciones. Lo que antes era un proceso fragmentado y basado en hojas de cálculo se ha convertido en una única fuente de información fiable y coherente para la planificación y la previsión en toda la empresa.
El impacto más inmediato ha sido un importante ahorro de tiempo en todo el ciclo de planificación. La preparación de plantillas anuales de presupuesto, que antes requerían varios días de trabajo de configuración y distribución manual, ahora se gestiona mediante simples cambios de parámetros, reduciendo el esfuerzo de días a solo unas pocas horas. Vojtěch Hotárek, director de planificación y análisis financieros de Notino, explica: "No se trataba solo de avanzar más rápido, sino de trabajar de forma más inteligente. Con IBM Planning Analytics y APOLLO, liberamos a nuestros equipos de la conciliación de datos y les permitimos centrarse en lo que realmente importa: comprender el negocio y tomar mejores decisiones".
La mejora más notable se produjo en la consolidación y validación del presupuesto. Anteriormente, consolidar las entradas de más de 130 archivos de Excel y comprobar la coherencia de los datos llevaba entre varios días y una semana completa, y cualquier cambio obligaba a empezar de cero. Hoy en día, la consolidación se realiza automáticamente y la validación se completa en cuestión de minutos u horas, lo que permite iteraciones más rápidas y una planificación más ágil. Las transferencias de datos también se han optimizado: las cargas manuales, que antes podían llevar hasta un día entero, ahora están automatizadas, y los datos están disponibles en los sistemas de informes en cuestión de minutos. Como resultado, los ciclos de planificación que antes se prolongaban durante meses ahora se completan en semanas, lo que permite a Notino realizar previsiones más rápidamente y responder de forma más eficaz a los cambios.
De cara al futuro, la empresa tiene previsto ampliar la plataforma a ámbitos como la gestión avanzada de la rentabilidad y la planificación de almacenes, y seguir reforzando sus capacidades de planificación de negocio integrada a medida que crece.
Fundado en 2004, Notino es un minorista online líder en Europa especializado en productos de belleza y cuidado personal. La empresa opera en 27 países europeos y atiende a millones de clientes a través de un amplio portfolio de marcas y productos. Con sede en la República Checa, Notino emplea a aproximadamente 2300 personas y continúa creciendo rápidamente en los mercados internacionales.
ADEOS s.r.o es un IBM Business Partner con sede en la República Checa, especializado en soluciones de planificación empresarial, gestión del rendimiento y análisis de datos. Como miembro del programa IBM Partner Plus, ADEOS s.r.o ayuda a las organizaciones a modernizar su planificación financiera y operativa combinando una amplia experiencia empresarial con las tecnologías de IBM.
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Ejemplos presentados únicamente a título ilustrativo. Los resultados reales variarán en función de las configuraciones y condiciones del cliente y, por lo tanto, no se pueden ofrecer resultados esperados de forma general.