Como resultado, el equipo de RR. HH. del NUHS estaba gestionando dos sistemas de RR. HH. diferentes para todo su personal en todas las entidades del NUHS. La elaboración de informes era extremadamente engorrosa y requería muchas hojas de cálculo diferentes para cada informe que se elaboraba. Esto supuso un esfuerzo y un tiempo considerables.

La existencia de dos sistemas de recursos humanos aislados también complicó la presentación de informes al Ministerio de Sanidad y a otras entidades gubernamentales. Dado que estos diferentes sistemas definen la información o los campos de datos de manera muy diferente, fue una tarea desafiante enviar cualquier información o estadísticas en un corto tiempo de respuesta.

Además, había que mejorar la experiencia del usuario de RR. HH. Los sistemas heredados estaban alojados en las instalaciones sin acceso móvil. Por lo tanto, el personal sanitario tenía que estar físicamente presente en los ordenadores centrales del lugar de trabajo para acceder al sistema de RR. HH. o ponerse en contacto con el personal de RR. HH. para solicitar ayuda. Los empleados móviles no podían enviar reclamaciones o solicitudes de permisos, y los responsables de RR. HH. externos no podían realizar las aprobaciones ni otras tareas.

Tras la reagrupación, los ejecutivos empezaron a consolidar los dos sistemas de RR. HH. en un único sistema basado en la nube, que también incluía una aplicación móvil de RR. HH. para permitir el autoservicio de los empleados. NUHS evaluó las distintas opciones y decidió optar por SAP SuccessFactors, una plataforma SaaS diseñada para ayudar a las organizaciones a optimizar y automatizar los procesos de RR. HH. Aun así, preocupaba el tiempo que podría llevar esta compleja transformación, ya que el NUHS necesitaba que el sistema estuviera en funcionamiento en menos de 12 meses.

Debido a la complejidad de trasladar dos sistemas de RR. HH. locales heredados diferentes a la solución SAP SuccessFactors basada en la nube, el NUHS buscó un colaborador de implantación con conocimientos de SAP y experiencia en el mercado sanitario público de Singapur. Una evaluación de los principales proveedores llevó a la selección de  IBM Consulting. Como integrador de sistemas, IBM tenía la experiencia necesaria y unos precios rentables. El NUHS necesitaba consultores que ofrecieran una solución a medida que satisficiera sus necesidades, e IBM comprendió estos requisitos.

IBM SAP SuccessFactors Consulting Services trabajó con el NUHS para desarrollar un plan bifásico. La primera fase se centró en las funciones críticas de RR. HH. relacionadas con las nóminas, como registros de empleados, permisos, reclamaciones y funciones de aprendizaje. La segunda fase se centró en las funciones estratégicas de RR. HH., como la gestión del rendimiento, la retribución, la contratación, la incorporación y la planificación de la sucesión. Se crearon herramientas y procesos para acceder a la tecnología más avanzada mediante actualizaciones en la nube.

Uno de los principales requisitos de la empresa era mantener los sistemas clave en las instalaciones, incluido el sistema de nómina con sus datos confidenciales. IBM construyó la plataforma en la nube de SAP para integrar a la perfección las aplicaciones principales de nómina con las soluciones SaaS de RR.HH. y PaaS de beneficios. Esto permite a los empleados acceder a todas las aplicaciones necesarias desde una única página de inicio.

IBM también colaboró con su socio comercial Synapxe para crear una arquitectura sin fisuras y sumamente segura. En ella, SAP Cloud Platform Integration, SAP Cloud Connector, SAP Web Dispatcher y Enterprise Service Bus vincularon el sistema de nómina de SAP con las aplicaciones de RR. HH. en la nube.

Para que los empleados pudieran iniciar sesión de forma segura, IBM colaboró estrechamente con Synapxe, la agencia HealthTech de Singapur, para implantar SAP Identity Authentication Services con autenticación de dos factores. NUHS también utilizó IBM Application Management Services for Hybrid Cloud para aumentar la eficiencia operativa.

Cuando se produjo la pandemia de COVID-19, el equipo de desarrollo se pasó al teletrabajo. Tanto IBM como el NUHS siguieron adelante a pesar de tener que soportar una gran carga de trabajo operativo relacionado con la Covid. Con el liderazgo y la orientación del Director de RR. HH. del Grupo NUHS, NUHS revisó el compromiso y la formación de los empleados para cumplir las medidas de distanciamiento seguro y superar las restricciones de separación.

El equipo de NUHS, Synapxe, SAP e IBM completó el proyecto en sólo 10 meses, convirtiendo a NUHS en Singapur en la primera agrupación sanitaria en ofrecer una solución de RRHH basada en la nube con capacidades de autoservicio móvil.

Tras su puesta en marcha en enero de 2021, la plataforma SAP SuccessFactors tuvo un impacto inmediato durante su primer mes. Más de 13 000 empleados del NUHS, es decir, el 92 % de todos los usuarios, se conectaron a la nueva plataforma myHR y otros 12 000 empleados activaron las aplicaciones móviles myHR. Desde entonces, la tasa de adopción de aplicaciones móviles ha aumentado a más del 90 %.

A través del autoservicio, la aplicación móvil permite a los empleados y gestores enviar, ver y editar registros personales. Ahora los empleados pueden acceder a sus propios documentos, editarlos e imprimirlos en cualquier momento y desde cualquier lugar. Esto ha mejorado enormemente la productividad de RR. HH., ya que los empleados ya no tienen que imprimir y entregar manualmente los documentos.

NUHS ha obtenido importantes beneficios de la plataforma SAP SuccessFactors HR. Es un gran paso adelante en la prestación de servicios de RR. HH. más ágiles y con mayor capacidad de respuesta.

El acceso móvil y las funciones de autoservicio mejoran la experiencia del usuario. Con un único sistema para todo el grupo, el NUHS ahora puede alinear las políticas y procesos de RR. HH. en todas las instituciones miembro. El equipo técnico puede crear una base de datos de RR. HH. única y compartida para respaldar el análisis de RR. HH. y la toma de decisiones. El equipo empresarial puede agilizar el flujo de trabajo de RR.HH. al eliminar los procesos manuales y el papeleo. Y la plataforma apoya la contratación introduciendo una experiencia digital para el candidato.

Además, con los nuevos y amplios datos de RR. HH. que se están recopilando, los responsables de RR.HH. pueden aprovechar ahora las potentes herramientas de elaboración de informes y análisis de la plataforma, lo que facilita enormemente la elaboración de informes presupuestarios y de planificación, ya que ahora los usuarios pueden realizar informes por sí mismos, sin tener que dirigirse al equipo de RR. HH.

La nueva plataforma también permite ahorrar costes al reducir las licencias locales de software SAP. Además, los empleados del NUHS ahorran tiempo gracias a la reducción de las curvas de aprendizaje y a la posibilidad de volver a probar nuevas funciones con mayor rapidez.

El Sistema Nacional Universitario de Salud (NUHS) (enlace externo a ibm.com) tiene como objetivo transformar la forma en que se previenen y gestionan las enfermedades mediante el descubrimiento de las causas de las mismas, el desarrollo de tratamientos más eficaces a través de la investigación multidisciplinar y los ensayos clínicos en colaboración, y la creación de mejores tecnologías y sistemas de prestación de cuidados en asociación con otras personas que comparten los mismos valores y visión.

Las instituciones del Grupo NUHS incluyen el Hospital Universitario Nacional, el Hospital General Ng Teng Fong, el Hospital Comunitario Jurong y el Hospital Alexandra; tres Centros Nacionales de Especialidades - el Instituto Oncológico Universitario Nacional de Singapur (NCIS), el Centro Cardiológico Universitario Nacional de Singapur (NUHCS) y el Centro Universitario Nacional de Salud Bucodental de Singapur (NUCOHS); las Policlínicas de la Universidad Nacional (NUP); el Centro Médico Jurong; y tres facultades de ciencias de la salud de la NUS: la Facultad de Medicina NUS Yong Loo Lin (incluido el Centro Alice Lee de Estudios de Enfermería), la Facultad de Odontología NUS y la Facultad de Salud Pública NUS Saw Swee Hock.

Con las instituciones miembros bajo una estructura de gobierno común, el NUHS crea sinergias para el avance de la salud integrando la atención al paciente, la educación en ciencias de la salud y la investigación biomédica. Como sistema de salud regional, el NUHS trabaja en estrecha colaboración con los socios de salud y asistencia social de todo Singapur para desarrollar e implementar programas que contribuyan a una población sana y comprometida en la parte occidental de Singapur.

Synapxe (enlace externo a ibm.com) es la agencia nacional HealthTech que inspira la salud del mañana. El nexo de HealthTech, conectamos a personas y sistemas para impulsar una Singapur más saludable. Junto con nuestros socios, creamos soluciones tecnológicas inteligentes para mejorar la salud de millones de personas cada día, en todas partes. Reinvente el futuro de la salud junto con nosotros en www.synapxe.sg.