Melton Renewable Energy UK

Reto de negocio

MRE quería acelerar y cohesionar sus funciones de elaboración de planificaciones e informes financieros. Para aumentar la velocidad de elaboración de informes y reducir el riesgo de pérdida de datos, quería dejar de utilizar hojas de cálculo.

Transformación

MRE UK desplegó una solución de gestión del rendimiento financiero basada en IBM Planning Analytics que permite generar rápidamente cuentas de gestión, previsiones y presupuestos para activos de toda la empresa.

Resultados

Descripción del reto de negocio

Mayor velocidad y cohesión en las previsiones mensuales

Las fuentes de energía renovable desempeñan un papel muy importante en la reducción de la dependencia que el Reino Unido tiene del carbono. Melton Renewable Energy UK es uno de los principales productores independientes de energía renovable del país, y su cartera de activos cuenta con una capacidad instalada de 170 MW.

En el sector energético, se realizan proyectos a largo plazo con inversiones a gran escala, y los períodos de amortización se suelen medir en décadas y años, en lugar de días y meses. Para dirigir sus operaciones de forma eficaz, MRE UK debe mantener un estricto control sobre sus presupuestos; durante muchos años, la compañía ha utilizado previsiones de flujo de caja y de pérdidas y ganancias mensuales (P&L) para medir el rendimiento con precisión.

Jamie Lawton, director de informes del grupo de Melton Renewable Energy UK, explica: "A través de nuestra división de biomasa, poseemos y dirigimos una cartera de cinco centrales eléctricas de biomasa ubicadas en el Reino Unido, con una capacidad neta total instalada de 111 MW. A través de nuestra división de gas de vertedero, poseemos y gestionamos activos de generación de electricidad propulsados por metano en 23 vertederos en todo el Reino Unido, que representan 59 MW de capacidad instalada. La previsión mensual es una herramienta muy útil en la gestión financiera de nuestro negocio.

"El proceso que llevamos a cabo a final de mes no se limita a crear informes de nuestros resultados en relación con un presupuesto anual, sino que creamos informes de nuestras estadísticas mensuales y volvemos a crear la previsión todos los meses. La precisión es un objetivo clave; mejorar la cohesión y la precisión es una búsqueda constante a la hora de prever el flujo de caja y las ganancias antes de intereses, impuestos, depreciaciones y amortizaciones (EBITDA)".

Antes, MRE UK utilizaba modelos de hojas de cálculo independientes para cada una de sus plantas de producción y para la división de gas de vertedero, y los preparaban los directores financieros a principios de mes. Este método incrementaba el riesgo de perder los datos históricos si las hojas de cálculo se borraban accidentalmente.

"La velocidad, la coherencia y la precisión son muy importantes para cumplir los plazos de presentación de informes", añade Jamie Lawton. "Vimos la oportunidad de alejarnos de las hojas de cálculo y adoptar una plataforma central para elaborar previsiones y presupuestos, y buscamos una solución que nos ayudase a lograr ese objetivo".

Descripción de la transformación

Adopción de una plataforma central

MRE UK seleccionó una solución de gestión del rendimiento financiero basada en IBM Planning Analytics, una plataforma integrada y automatizada de elaboración de presupuestos, planificaciones, previsiones y análisis que ofrece toda la funcionalidad de las hojas de cálculo y a la vez elimina la necesidad de realizar tareas manuales.

"De todas las soluciones que nos planteamos, IBM Planning Analytics nos pareció la más completa en términos de cobertura de nuestros procesos financieros", recuerda Jamie Lawton. "Estábamos dispuestos a automatizar todos los procesos de planificación posibles, e IBM Planning Analytics nos ofrecía las prestaciones que estábamos buscando".

Para ayudar a acelerar su despliegue, MRE UK contrató a Aramar (enlace externo a ibm.com), Gold Business Partner de IBM. En colaboración con Aramar, MRE UK implementó IBM Planning Analytics para suministrar una planificación de P&L basada en factores clave, con automatización del flujo de caja y los informes de balance en todas las previsiones mensuales, los presupuestos y el plan a largo plazo del grupo.

"Quedamos realmente impresionados con el compromiso que demostró Aramar para crear una solución capaz de pasar los datos de P&L a los balances y los informes de caja de una manera tan fluida y rápida", explica Jamie Lawton.

"Ahora, los directores financieros pueden presupuestar y prever el EBITDA, y especificar la información de KPI y los retrasos del flujo de caja, y Planning Analytics se encarga de efectuar los cálculos necesarios en tiempo real para automatizar el balance y el flujo de caja, un proceso que ahorra tiempo y mejora la coherencia en todo el grupo. Si modificamos una variable, como por ejemplo el precio, podemos ver inmediatamente cómo afecta al balance y al flujo de caja, de modo que resulta mucho más sencillo entender el impacto financiero en su totalidad. Mejor aún: gracias a IBM Planning Analytics, nuestros equipos pueden crear informes de autoservicio con diversos KPI o indicadores financieros y obtener así la información que necesitan más rápido que antes".

Uno de los aciertos clave del proyecto de MRE UK fue adoptar un enfoque de formación y mentorización. Si bien es cierto que formar a un equipo de cinco personas (en lugar de a un solo superusuario) sumó algo de tiempo al principio del proyecto, también redujo la necesidad de la empresa de depender de un experto en la materia, y permitió minimizar el riesgo. Al haber adquirido en equipo los conocimientos sobre IBM Planning Analytics, ahora MRE UK es capaz de resolver la mayoría de las cuestiones técnicas sin recibir soporte externo.

"Una de las ventajas de adquirir competencias propias en Planning Analytics es que acabamos recuperando ciertas ideas que al principio creímos que habría que dejar fuera por ser demasiado complejas", señala Jamie Lawton. "Por ejemplo, dejamos de crear los modelos de pago de regalías de la división de gas de vertedero en hojas de cálculo y los trasladamos a Planning Analytics, y ahora nos estamos planteando proyectos similares para nuestros cálculos de intereses y préstamos internos".

Jamie Lawton añade: "En el transcurso de nuestro despliegue de Planning Analytics, creamos una estrecha relación laboral con el equipo de Aramar. Aramar dedicó el tiempo que fue necesario a entender el funcionamiento de nuestro negocio, y esa perspectiva contribuyó, sin duda, a crear una solución que respondiese a nuestras necesidades operativas específicas".

Descripción de los resultados

Informes más rápidos y coherentes

Hoy en día, MRE UK utiliza IBM Planning Analytics para generar todas sus cuentas de gestión, sus previsiones y sus presupuestos, desde una escala de grupo hasta los activos individuales. Al sustituir sus modelos de hoja de cálculo por una plataforma central y de clase empresarial, la empresa ha logrado acelerar y cohesionar sus informes.

"Antes, una parte de nuestras previsiones mensuales se basaba en procesos manuales laboriosos, y a finales de año teníamos que anotar todos los costes que debían quedar contemplados en la hoja de cálculo del año siguiente", relata Jamie Lawton. "Gracias a IBM Planning Analytics, todo eso ha cambiado; ahora podemos pasar los costes al año siguiente con suma facilidad, y de ese modo nos aseguramos de que estén contemplados todos los costes conocidos.

"Nuestro proceso de previsión mensual también es bastante más rápido ahora, y los implicados en los presupuestos pueden completar sus planes con rapidez. Además, al haber optimizado y acelerado el proceso, podemos empezar a elaborar las previsiones mensuales una semana antes, lo que a su vez nos ayuda a cumplir los plazos de presentación de informes".

Mediante la creación de una fuente única y coherente de datos de informes financieros, MRE UK abre la posibilidad de realizar análisis de situaciones hipotéticas que antes habrían resultado muy laboriosos y habrían estado expuestos a los errores de las hojas de cálculo.

Jamie Lawton comenta: "Antes, si queríamos crear un modelo de un cambio de precio en todo el grupo, teníamos que modificar ese precio en todos los modelos de hojas de cálculo independientes. Ahora, basta con indicar la cifra una sola vez y ya se propaga automáticamente por todo el modelo. Durante un reciente ejercicio presupuestario anual, completamos media docena de situaciones hipotéticas en solo dos horas; antes, habríamos tardado todo un día en hacerlo. Las solicitudes ad hoc, que son más sencillas, suelen ser más rápidas, y somos capaces de realizar varias de ellas en cuestión de minutos".

Jamie Lawton concluye: "Trabajar con Aramar para desplegar IBM Planning Analytics ha tenido un impacto notable en las capacidades de elaboración de informes financieros de la empresa. Nuestra solución de IBM proporciona previsiones coherentes y precisas en todo el grupo, , incluso cuando realizamos cambios significativos en los factores clave de negocio subyacentes. Ahora estamos desarrollando una nueva cultura de análisis en todo el equipo de finanzas, y percibimos un tremendo potencial de uso de IBM Planning Analytics para mejorar también otros procesos".

Melton Renewable Energy UK

Con sede en Londres, Inglaterra, Melton Renewable Energy UK (MRE UK; enlace externo a ibm.com) es uno de los principales productores independientes de energía renovable del Reino Unido y cuenta con una cartera de activos generadores con una capacidad neta total instalada de 170 MW. La compañía, que cuenta con una flota de motores propulsados por metano que operan desde 23 vertederos en todo el Reino Unido, además de 5 centrales eléctricas de biomasa, convierte en electricidad 1 millón de toneladas de combustibles de biomasa al año en la región.

Componentes de la solución

• Planning Analytics

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Aramar (enlace externo a ibm.com) ofrece soluciones de gestión de rendimiento en relación con la consolidación, la planificación, la creación de informes, los análisis y la divulgación. Aramar, Gold Business Partner de IBM, ayuda a organizaciones de todos los tamaños y sectores a planificar, conocer y controlar el rendimiento de su negocio y, por consiguiente, a tomar mejores decisiones. Para obtener más información sobre Aramar, visite: www.aramar.co.uk (enlace externo a ibm.com).

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