IBM transforma el proceso de cotización a cobro

Las organizaciones Finance y Quote to Cash de IBM dan soporte a más de 150 000 usuarios de ERP en todo el mundo en diversas unidades de negocio. Sus operaciones se ejecutaban en sistemas SAP ERP en una infraestructura heterogénea que incluía servidores IBM Power, IBM Z e Intel. La escala global de este panorama que se ejecuta en un entorno local hizo que su administración fuera compleja y costosa. También fue posible reducir la intervención manual en el proceso de cotización a cobro, que incluye los procesos de registro de contratos, facturación y cuentas por cobrar.

Los equipos de Finance y Quote to Cash de IBM se asociaron con la Organización del Director de sistemas de información (CIO) de IBM, un departamento dentro de IBM que gestiona las aplicaciones que mantienen la empresa en funcionamiento, IBM Consulting y SAP para transformar sus procesos de principio a fin con un enfoque Approach modernizado en la nube. IBM decidió pasar a SAP Cloud ERP utilizando RISE with SAP en IBM Power Virtual Server para llevar a cabo uno de los proyectos de transformación corporativa más grandes del mundo ¹, destinado a impulsar el crecimiento de la empresa y apoyar mejor a sus clientes.

Esta migración a SAP S/4HANA Cloud, el software ERP en la nube de próxima generación de SAP, mejoró los procesos empresariales, centralizó y estandarizó datos en todo el mundo y mejoró la toma de decisiones a través de IA y flujos de trabajo automatizados. Esto permitió a IBM acelerar su transformación empresarial en la nube, simplificar y agilizar las operaciones, pasando de una configuración local en IBM Power y SAP ECC a SAP S/4HANA Cloud en IBM Power Virtual Server. Las ganancias operativas de esta transformación también ayudaron al equipo de IBM a ofrecer una mejor experiencia al cliente.  La solución da soporte a más de 150 000 usuarios de ERP en 175 países. A pesar de la implementación global y la complejidad del alcance del programa para apoyar las necesidades de las diferentes unidades de negocio, la migración se completó en 18 meses. IBM logró una reducción del 30 % en los costes de infraestructura³ y las operaciones relacionadas desde el mover a SAP Cloud ERP². La coherencia de la arquitectura entre los entornos IBM Power on premise e IBM Power Virtual Server permitió reducir el tiempo de migración hasta en un 15-25 % en comparación con el paso heterogéneo de entornos Power a x86 en otras nubes, debido a la coherencia de la arquitectura entre ambos entornos y al rendimiento informático de los procesadores Power¹.

"Donde estamos ahora es lo que llamamos la empresa digital: la racionalización de los pasos de trabajo, la simplificación radical de los procesos globales y la automatización del uso de la IA a escala. SAP S/4HANA Cloud es el motor de este viaje", afirma David Ackerman, director de SAP S/4HANA Plataform en IBM. Sirish Gottimukkala, director de entrega de TI en IBM, agregó: "Esta actualización de SAP sienta las bases para la IA y la resolución de problemas más complejos. Mientras seguimos construyendo sobre esta base, los cimientos deben seguir siendo seguros y resilientes. Aquí es donde entra en juego la seguridad y la disponibilidad del panorama de SAP en IBM Power Virtual Server e IBM Cloud. Desde la puesta en marcha, hemos estado funcionando con un 100 % de disponibilidad y sin interrupciones”.

IBM Consulting lideró este trabajo de transformación de principio a fin, proporcionando los servicios técnicos, la implementación y la experiencia en servicios de gestión de aplicaciones necesarios para ayudar a mover y ejecutar de forma segura estas soluciones complejas. Como parte de la migración a SAP S/4 HANA Cloud, los equipos de IBM Finance y Quote to Cash lograron nuevos flujos de trabajo automatizados que agilizaron su proceso, que incluyen:

• Capacidad de estructuración de contratos, lo que permite la reestructuración automatizada de los términos del contrato y del proyecto para alinearlos con los requisitos de entrega.
• Funcionalidad básica de transferencia de ingresos y costes, lo que garantiza una alineación financiera precisa en todos los proyectos.
• Seguimiento y gestión integrales de las entradas de las hojas de horas, lo que agiliza el proceso de aprobación y disposición de las horas reclamadas.
• Paneles de control interactivos para los gestores de proyectos, que visualizan la capacidad presupuestaria frente a las órdenes de compra de los clientes.
• Gestión en tiempo real de las facturas (creación, simulación y liberación) y seguimiento de los vencimientos de facturación, mejorando la eficacia operativa.
• Un algoritmo de coincidencia con IA que analiza las transacciones de pago y reduce los esfuerzos de conciliación manual.

"Los paneles de control interactivos para gestores de proyectos y consultores permiten una mejor visualización del estado actual de cada cliente. Estos paneles de control realizan un seguimiento en tiempo real del progreso en términos de fechas de vencimiento y cuándo deben enviarse las facturas, lo que garantiza una alineación y sinergia óptimas", dice Carol Bruce, directora de Quote to Cash Consulting en IBM.

La migración de SAP ECC a SAP S/4HANA Cloud condujo a mejoras notables en el proceso de cotización a cobro en IBM. Algunos de estos resultados² incluyen:

• Reducción del 40 % en el tiempo de ciclo del proceso de registro de contratos.
• Reducción del 83 % en el tiempo del ciclo de generación de facturas para facturación.
• Aumento del 72 % en la coincidencia de pagos automáticos para el proceso de cuentas por cobrar.
• Reducción del 30 % en los costes de infraestructura y operaciones relacionadas.
• Reducción del 15 % de la consolidación de sistemas y la simplificación del panorama en todas las instancias.
• Reducción del 10 % de AIOps gracias a la automatización con correlación de eventos, deduplicación y gestión de alertas.
• Reducción del 5 % al pasar de un único equipo de servicio a un entorno de gestión centralizada.

De cara al futuro, IBM está evaluando la integración futura de herramientas como SAP Signavio y la solución de gestión financiera y gestión de la nube IBM Apptio para obtener conocimientos más profundos de los procesos e impulsar la optimización continua.

Al agilizar las tareas, simplificar los flujos de trabajo y aprovechar la automatización impulsada por la IA, IBM pretende mejorar aún más la eficiencia y la escalabilidad. Estas iniciativas y la larga colaboración con SAP garantizan que IBM siga siendo ágil y esté posicionada para ofrecer un valor aún mayor a sus clientes, reforzando su compromiso con la mejora continua y la innovación.

1. Más información sobre RISE to Power Virtual Server
2. Medición del equipo CIO de IBM de las mejoras operativas tras la migración a SAP Cloud ERP
3. Más información sobre el comunicado de prensa de RISE to Power Virtual Server

IBM es un proveedor líder de nube híbrida global e IA, y cuenta con experiencia en consultoría. Ayudamos a clientes de más de 175 países a aprovechar sus datos, agilizar sus procesos empresariales, reducir costes y obtener ventajas competitivas en su sector. Miles de gobiernos y entidades corporativas en áreas de infraestructura crítica como los servicios financieros, las telecomunicaciones y la sanidad confían en la plataforma en la nube híbrida de IBM y Red Hat OpenShift para afectar sus transformaciones digitales de forma rápida, eficiente y segura. Las revolucionarias innovaciones de IBM en IA, computación cuántica, soluciones en la nube específicas del sector y consultoría ofrecen opciones abiertas y flexibles a nuestros clientes. Todo ello está respaldado por el compromiso de larga data de IBM con la confianza, la transparencia, la responsabilidad, la inclusión y el servicio.