HTOP Hotels es una compañía que gestiona miles de reservas al día en sus 16 hoteles repartidos en la geografía catalana. Fue una de las compañías pioneras en introducir el concepto de “todo incluido” a finales de la década de los 90, un modelo de negocio que a día de hoy supone coordinar un gran número de empleados repartidos en diferentes departamentos: desde el servicio de limpieza de habitaciones, hasta los camareros de los restaurantes y, con tareas de planificación clave para el funcionamiento diario de los hoteles, como la estimación de un mayor o menor número de comidas, la contratación de un determinado número de empleados de limpieza y su planificación de habitaciones o la realización de pedidos a proveedores en función de la afluencia de turistas.

Hasta ahora, la compañía contaba con un ecosistema para la gestión de personal donde relacionaban directamente los ratios de participación del cliente con la planificación de empleados en cada área a través de hojas de cálculo en las que trabajaban varias personas de distintos departamentos de HTOP Hotels. Sin embargo, este sistema no correspondía con la filosofía de la compañía ni de su propietaria, Mónica López, que siempre ha apostado por la innovación en sus operaciones y que necesitaba una tecnología que permitiera tomar decisiones en tiempo real, de manera colaborativa y que optimizara los costes.

Consciente de esta necesidad, Integra, Business Partner de IBM, desarrolló una solución innovadora para el grupo HTOP Hotels con IBM Planning Analytics. Este software permite planificar y predecir los recursos requeridos por cada hotel en función de las próximas reservas, facilitando una toma de decisiones proactiva. Además de las previsiones de demanda, la herramienta cuenta con una función de planificación de escenarios que ayuda a tomar decisiones rápidas, sencillas y coordinadas sobre el personal necesario para cada área y momento, en función de las reservas que se vayan a realizar.

Gracias a IBM Planning Analytics, que analiza los datos en tiempo real, HTOP Hotels ha podido comenzar a recoger y analizar dinámicamente la información de sus diversos hoteles. Esta información en tiempo real no sólo sirve para responder con rapidez a las fluctuaciones del mercado, sino que también ayuda a afinar las estrategias operativas e ir mejorando las previsiones conforme la herramienta avanza en el aprendizaje basado en los datos.

La incorporación de IBM Planning Analytics en el día a día de la gestión hotelera del grupo, les ha permitido revolucionar la forma en la que gestionaban los recursos, reduciendo en un 30% el tiempo de planificación y llevando consigo una toma de decisiones más ágil y proactiva.

También lograron disminuir un 75% la brecha existente entre la demanda y la disponibilidad del personal, lo que garantiza una cobertura óptima durante los periodos de mayor afluencia de huéspedes.

Al mismo tiempo, de cara a la obtención de resultados, el grupo ha podido obtener una reducción significativa a la hora de realizar informes, pasando de días a minutos y pudiendo así contar con información valiosa en tiempo real para llevar una administración eficaz.

Asimismo, HTOP Hotels obtuvo beneficios a la hora de poner el foco en los empleados, empoderando al personal dedicado a la gestión de plantillas y pudiendo seguir un enfoque más centrado en los trabajadores.

Más allá de los beneficios operativos, la implantación de IBM Planning Analytics ha fomentado la colaboración entre los diferentes departamentos de HTOP Hotels, ya que la plataforma centralizada para la planificación colaborativa y el análisis de datos ha mejorado la comunicación y la sinergia entre los responsables de la toma de decisiones, creando un flujo de trabajo más cohesionado y eficiente para la planificación colaborativa y el análisis de datos ha mejorado la comunicación y la sinergia entre los responsables de la toma de decisiones, creando un flujo de trabajo más cohesionado y eficiente.

La apuesta de HTOP Hotels por la tecnología de vanguardia le ha permitido ser un ejemplo de innovación y eficiencia en la industria hotelera, situándose a la vanguardia en la gestión de recursos y, en definitiva, pudiendo ofrecer una mayor excelencia en el servicio a sus clientes.

HTOP Hotels (el enlace se encuentra fuera de ibm.com) es la empresa líder en España en el sector de los hoteles vacacionales todo incluido y la primera cadena privada en Cataluña. Con más de 35 años de historia, la cadena dispone de 17 hoteles magníficamente ubicados muy cerca de las mejores playas, en los principales destinos de la Costa Brava, Costa Maresme/Barcelona y Costa Daurada.

Integra (el enlace se encuentra fuera de ibm.com) es una consultora especializada en tecnología y estrategia con más de 35 años de trayectoria, cuyo propósito es escuchar para crear progreso, integrando tecnología y conocimiento. Con un equipo profesional de más de 800 personas, su propuesta de valor abarca seis áreas de servicio alrededor de las necesidades de sus clientes: Estrategia, Talento, Servicios y Sistemas IT, Soluciones de Negocio, Data Services y Marketing Digital. Es partner destacado de los principales fabricantes tecnológicos (IBM, Microsoft, Salesforce, Lenovo, Sage y Fortinet, entre otros) y estratégicos (Club de Excelencia de Gestión y Denison). Entre sus reconocimientos destaca el haber sido galardonada con el premio Empresa Familiar del Año de Aragón, Partner Innovador del año por IBM o Partner Microsoft del año en Sostenibilidad, entre otros.