Trabajar de forma más inteligente para mantener los edificios en condiciones óptimas
HFL renueva su enfoque de gestión de propiedades con MaxLogic e IBM Maximo
Plano de representación de un edificio

Los edificios son algunos de los activos más grandes y caros que las organizaciones deben gestionar, por lo que muchas empresas del Reino Unido confían en la experiencia de HFL Building Solutions para mantener sus propiedades seguras, cómodas y eficientes.

HFL se especializa en servicios de mantenimiento, servicios integrados de instalaciones y servicios ambientales de edificios. Su misión es garantizar que las instalaciones de los clientes se gestionen de la manera más eficiente y rentable posible. Para ello, la empresa confía en una visión clara de las actividades de sus ingenieros y de la infraestructura integrada que gestionan y mantienen.

Mark Roberts, Director Financiero de HFL, explica: "El trabajo que hacemos es relativamente sencillo, la complejidad viene del volumen de nuestras operaciones. Empleamos a 150 personas, que operan en más de 400 sitios, generando alrededor de 4.000 órdenes de trabajo cada mes".

Cada vez que un ingeniero visita un sitio para llevar a cabo una orden de trabajo, como realizar una verificación de estado de mantenimiento preventivo o proporcionar trabajos de reparación correctiva a un sistema de calefacción, agrega un informe escrito sobre el trabajo en un libro de registro mantenido en el sitio.

Cada cuaderno de registro proporciona un registro vital del trabajo realizado para un cliente, junto con documentos de soporte importantes, que incluyen un planificador comercial, diseños, certificados y más. HFL depende del fácil acceso a esta información para llevar a cabo el trabajo diario con eficacia, hacer un seguimiento de los costes corrientes y mantener informados a los clientes sobre el estado de sus instalaciones. En muchos casos, la información también es crítica para que los clientes demuestren que están cumpliendo con sus requisitos regulatorios y legales en torno a las instalaciones corporativas.

Anteriormente, HFL utilizaba libros de registro físicos y se basaba en procesos basados en hojas de cálculo para administrar los flujos de trabajo de soporte. Este enfoque provocaba retrasos en la cumplimentación de los informes de las órdenes de trabajo, mientras que el papeleo a menudo se archivaba mal o se perdía, lo que se traducía en largas repeticiones y un mayor riesgo para la empresa y sus clientes. Con la expansión de las operaciones, HFL estaba interesada en encontrar una forma más sostenible y segura de gestionar las órdenes de trabajo.

Gestión simplificada



HFL ha reducido su número de órdenes de trabajo abiertas en un 95% para simplificar la gestión

Plataforma de confianza

 

Maximo proporciona una plataforma única y fiable para gestionar el trabajo en más de 400 ubicaciones de clientes.

Es posible ver cómo un sitio específico cumple con el contrato al que originalmente subimos el precio. ¿Estamos obteniendo ganancias? ¿Los costos son más altos o más bajos de lo que estimamos? Estas son ideas que simplemente no teníamos antes de trabajar con MaxLogic. James Kissane Director of Business Development HFL Building Solutions
Con nuestro servicio gestionado MaxLogic, asumimos la responsabilidad de gestionar IBM Maximo y cualquier infraestructura de soporte. Trabajamos en colaboración con HFL para configurar el sistema y les ayudamos a aplicar las mejores prácticas en torno a los flujos de trabajo y los procesos comerciales. Este enfoque les permite tener el control total del diseño y los resultados de la solución, al mismo tiempo que los libera de la carga de la administración de TI, lo que creemos que es realmente beneficioso para todos. Ed Cohn CEO and Co-Founder MaxLogic
Sacar más provecho de Maximo

Aunque un despliegue inicial de la solución IBM Maximo EAM SAAS Flex Maximo resultó eficaz para ayudar a la empresa a abordar sus casos de uso más básicos, HFL quería llevar las cosas al siguiente nivel.

Mark Roberts afirma: "Estábamos decididos a hacer que este sistema fuera un éxito, por lo que volvimos a analizar el mercado en busca de un socio que no solo tuviera un buen conocimiento de las soluciones de Maximo, sino que también tuviera una experiencia comprobada trabajando con empresas de nuestro sector. Esa búsqueda nos llevó a MaxLogic".

HFL ahora aprovecha todo el potencial de IBM Maximo, utilizando el Servicio Gestionado MaxLogic (MMS) para sacar el máximo partido de la solución con menos esfuerzo administrativo y de gestión. El proceso de transformación de los procesos empresariales de la empresa ya está en marcha, empezando por su base de planificación e ingeniería, incluida la gestión de órdenes de trabajo, y ampliándose también a la gestión de cuentas y contratos.

Roberts afirma: "MaxLogic examinó desde una nueva perspectiva todo lo que hacemos, ayudándonos a llevar a cabo una revisión y reinvención muy exhaustivas de nuestros procesos. No tenían miedo de arremangarse y empezar a trabajar con nosotros. Otra cosa estupenda del equipo de MaxLogic es que, obviamente, son especialistas técnicos que conocen Maximo al dedillo, pero combinan eso con una trayectoria en nuestro sector, por lo que entienden el trabajo que hacemos y los requisitos que tenemos".

Un paso importante en la transformación de HFL consistió en reunir la información de cientos de centros de clientes en un almacén de datos digital compartido, con el apoyo de IBM Maximo Application Suite. La empresa ha reemplazado montañas de papeleo por libros de registro virtuales, junto con una plantilla estandarizada para configurar sitios y órdenes de trabajo en Maximo.

Para que esta información digital esté disponible para los equipos en el campo, MaxLogic introdujo HFL a Maximo Mobile en una de las primeras implementaciones conjuntas de Maximo Application Suite y Maximo Mobile en Europa. Con este cambio, los ingenieros pueden acceder a las órdenes de trabajo, así como a los documentos de soporte, en cualquier momento y desde cualquier lugar, lo que les ayuda a trabajar con mayor eficacia.

Roberts describe cómo funciona el nuevo enfoque: "En cuanto un ingeniero abre una orden de trabajo en Maximo Mobile, puede ver lo que vence en esa fecha y las tareas específicas pertinentes. La solución también pide a los usuarios que pasen por sus tareas y confirmen que han completado cada una. Una vez que se completa una lista de tareas para una orden de trabajo, la solución fecha la orden de trabajo, crea un informe y lo guarda en el libro de registro virtual.

En la actualidad, los usuarios de toda la empresa, incluidos los equipos de soporte empresarial y los gestores de contratos, disfrutan de un acceso inmediato a estos archivos digitales a través de Maximo. HFL también ha creado un portal web que, por primera vez, permite a los clientes acceder en autoservicio a los libros de registro pertinentes.

Ahora que HFL ha transformado los fundamentos de la gestión de órdenes de trabajo, la empresa centra su atención en la optimización de los procesos de planificación y análisis más complejos.

James Kissane, Director de Desarrollo Empresarial de HFL, señala: "Con la captura inmediata de las órdenes de trabajo y la unificación de toda la información de las instalaciones y operaciones de nuestros clientes en un único sistema, podemos responder a nuevos tipos de preguntas con nuestros datos". Por ejemplo, es posible ver cómo se entrega un sitio específico en relación con el contrato que cotizamos originalmente. ¿Estamos obteniendo ganancias? ¿Los costos son más altos o más bajos de lo que estimamos? Estas son ideas que simplemente no teníamos antes de trabajar con MaxLogic".

Nuevas perspectivas, nuevas posibilidades

Gracias a su colaboración con MaxLogic, HFL ha mejorado sustancialmente la calidad de la información disponible para sus equipos y clientes, lo que ayuda a impulsar una mejor toma de decisiones.

Roberts confirma: “Nuestra comprensión de nuestros datos y la forma en que los gestionamos no era ideal cuando presentamos Maximo por primera vez. Originalmente, teníamos 200.000 órdenes de trabajo abiertas en Máximo; con la ayuda de MaxLogic, lo hemos reducido a menos de 20.000 registros en directo. Han empoderado a nuestro equipo para comprender exactamente qué datos estamos capturando y conservando, así como para crear mejores reglas de limpieza en torno a ellos".  

Y añade: "Estos datos serán clave para comprender mejor nuestro desempeño, no solo desde el punto de vista operativo, sino también financiero. En la actualidad, conocemos nuestro margen global, nuestra línea superior y nuestra línea inferior; lo que Maximo añadirá a esto es una visión muy detallada de la rentabilidad a nivel de centro. Con eso, podemos comprender los costos a nivel del sitio y tomar medidas más específicas para controlar los costos en el trabajo, lo que genera ahorros muy importantes para nosotros y nuestros clientes finales”.

Esta sólida base de datos e información, junto con procesos altamente optimizados en torno a la gestión de órdenes de trabajo y contratos, permitirá a HFL gestionar un negocio más ágil y alcista.

"Estamos muy cerca de hacer todo dentro de Maximo", dice Roberts. "Esto no solo simplifica las cosas para nuestros equipos, sino que les ayuda a reaccionar más rápido cuando los planes cambian. Por ejemplo, un ingeniero planea visitar un sitio de cliente, pero recibe una llamada de urgencia de última hora para ir a otro sitio, por lo que no está disponible para el trabajo original. Con Maximo, podemos mantenernos al día con estos cambios a medida que se producen, de modo que no nos quedemos atrapados con un pie atrás y podemos organizar nuestros recursos para minimizar las interrupciones en nuestro trabajo.

"Del mismo modo, ahora que los ingenieros gestionan las órdenes de trabajo en tiempo real en Maximo, podemos cerrar las órdenes de trabajo más rápidamente y comunicárselo a los clientes con mayor rapidez. Cuanto más rápido podamos hacer los trabajos, mejor, y nuestros clientes estarán mucho más contentos por ello".  

De cara al futuro, Maximo proporcionará un trampolín para mejoras e innovaciones aún mayores en HFL. Al continuar su colaboración con MaxLogic, la empresa tiene previsto introducir nuevas funciones de monitorización inteligente de activos y mantenimiento predictivo para aumentar el tiempo de actividad de los activos y la productividad de los trabajadores.

Roberts concluye: "Una de las cosas más valiosas que hemos obtenido al trabajar con MaxLogic es entender exactamente de qué es capaz Maximo. Ahora que sabemos las posibilidades, estamos dispuestos a utilizar aún más capacidades de la solución. Nos ayudará a gestionar mejor nuestro negocio y a ofrecer aún mejores niveles de servicio a nuestros clientes".

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Acerca de HFL

HFL Building Solutions (enlace externo a IBM.com) es una empresa líder en servicios de construcción con sede en Manchester, Inglaterra. Presta servicios técnicos, operativos y de gestión de edificios a cientos de clientes de todo el Reino Unido, en centros comerciales, instalaciones de ocio, centros educativos y propiedades comerciales.

 

Logotipo de MaxLogic
Acerca de MaxLogic

El socio comercial de oro de IBM, MaxLogic, es una empresa de soluciones y consultoría con una pasión por la transformación digital y un enfoque en la gestión de activos empresariales. La empresa se fundó en 2020 y opera desde su oficina central en Leeds, Reino Unido.

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Producido en los Estados Unidos de América, octubre de 2022.

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